建筑公司文件管理制度

　　1.目的

　　為適應當前信息系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司文件采用E四建網站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。

　　2.適用范圍

　　適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。

　　3.職責

　　3.1董事長負責批準企業綜合管理手冊。

　　3.2總經理負責批準各系統管理分手冊。

　　3.3公司各分管領導對本系統文件進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標準有關內容。

　　3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發統一控制管理。

　　3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性，負責E四建網站及飛信平臺上發布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

　　3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。

　　3.7各職能部門識別出適用的法律法規標準規范及其他要求，盡量在網絡中查找，并下載，由企業管理部上傳到E四建網站，資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年發布一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。

　　3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發放等管理；

　　3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。

　　3.10 項目部對接收到的公司、分公司、建設單位、監理單位、政府和其他相關部門的通知、來往函件及文件進行管理。并以交底、傳閱或組織學習等形式向相關人員傳達。

　　4.工作程序

　　編制→審核→審批→發放→接收→學習→執行→修訂→換版→作廢

　　4.1 文件編制、審核和審批

　　4.1.1 企業管理部編制《企業綜合管理手冊》，組織討論，董事長審批。

　　4.1.2 公司職能部門編制本系統的管理手冊，企業管理部組織討論，總經理審批。

　　4.1.3 公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實施細則、作業指導書等管理性文件，由部門領導審核，經相關部門會簽，公司分管領導審批。

　　4.1.4 分公司編制的管理規定、制度等文件，由主管經理審核，分公司經理審批。

　　4.1.5 項目部編制的施工組織設計、專項方案、交底等技術性文件按照有關法規和《施工組織設計及專項施工方案管理辦法》中的審批要求進行管理。

　　4.1.6 對內審報告、管www.zonexcapitaltr.com理評審報告、會議紀要等記錄性文件按照各系統管理手冊中要求進行審批。

　　4.1.7電子文件起草完成后，分管領導在紙張文件原稿上審批，文件管理部門留存原稿。

　　4.2 文件的接收和發放

　　4.2.1公司各部門、分公司、項目部均應配置至少一臺電腦，并與互聯網連接，設置一個固定的郵箱地址或QQ號碼，向公司企業管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。

　　4.2.2企業管理部定期發布各部門、分公司的郵箱地址或QQ號碼，文件發放均以該郵箱地址為收件人，分公司主管文件人員建立各項目的郵箱地址，并以此郵箱地址為收件人進行文件發放。

　　4.2.3公司各部門、分公司、項目部均明確一名文件管理員，每天必須查看郵箱，在5日內完成文件的傳遞工作。

　　4.2.4各職能部門規章制度方面的文件按照企業管理部確定的郵箱地址進行發放，并向公司相關領導發放一份紙質文件。

　　4.2.5日常通知類文件可在E四建網頁上公布，對需要在網上發布的文件，經分管領導審批后，由編制部門通過企業管理部在公司網頁上發布，網管員以飛信平臺的形式通知各單位辦公室及各部門，防止沒有接到通知延誤工作。

　　4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后，要及時給發文部門回復確認文件收悉情況。

　　4.2.7企業管理手冊、規章制度文件或需企業管理保密的電子文件，以郵件形式發放，或在E四建網頁上設置公司內部文件平臺，設置密碼，只有公司內部人員方可登陸。

　　4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后，文件管理員填寫《文件傳閱處理單》交主管領導審閱，如需傳閱或轉發，批注傳閱或發放范圍，傳閱人員簽注姓名和時間，轉發的文件填寫《文件發放記錄》。

　　4.2.9分公司主管領導在《文件傳閱處理單》上標注電子文件的發放范圍，文件管理員以發放組群形式發放，做好《文件發放記錄》，收到電子郵件后，接收方要進行回復確認，發放方在《文件發放記錄》中打鉤確認。

　　4.2.10分公司接到電子文件后，及時向項目部發放。對沒有連接網絡或無電腦的項目部可將文件進行拷貝或打印成紙張文件進行發放。發放部門（科室）填寫《文件發放記錄》，接收人簽字。

　　4.2.11各有關部門、單位可將所需文件從網頁或郵件中下載，復制到本地電腦專項文件夾中，建立《文件接收記錄》方便查找。文件管理員對文件修訂過程進行跟蹤，確保使用文件處獲得有效版本。

　　4.2.12企業管理手冊分為受控和非受控，提供給認證中心和公司內部使用要對其修訂狀態進行管理，提供給建設單位或社會有關部門的文件為非受控版本。

　　4.2.13凡對體系運行具有關鍵作用的崗位，都應得到或學習適用文件。

　　4.2.14 接收到文件的部門、分公司、項目部利用每周會議學習文件有關內容，并做好會議紀要。

　　4.3文件的評審

　　4.3.1在管理評審輸入資料中，各職能部門對主管的文件提出評審意見。

　　4.3.2 企業管理部每年對管理性文件組織評審，需修訂或更新的在企業管理手冊中進行修改。

　　4.4文件的修訂、更新、作廢

　　4.4.1文件起草部門對電子文件進行修訂時，重新起草文件，并用紅顏色字體標明修改部位，經審批后，標明原文件作廢或修訂狀態，進行發放。

　　4.4.2 對文本文件修改時，填寫《文件更改通知單》，經審批后按照原文件發放范圍發放。

　　4.4.3當文件修訂或更新時，及時進行發放管理，通知原文件管理員更換原有文件。

　　4.4.4 文件作廢時，在紙張文件上注明"作廢"，作廢的電子文件及時從有效文件夾中撤出，在文件接收記錄中標識作廢。

　　4.5 文件的存檔

　　4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件，人事任免文件打印5份紙質文件，分別由人力資源部留一份，個人檔案裝一份，用人單位存一份，辦公室留存兩份。

　　4.5.2分公司辦公室對接到的電子文件輸出一份紙張文件，進行傳閱、學習并存檔。

　　4.6網頁的維護

　　4.6.1企業管理部負責對公司網站進行維護，確保網絡暢通。

　　4.6.2企業管理部積極宣傳公司網站，在各種雜志、文件中體現公司網址。

　　4.7文件的編號和排版

　　4.7.1 公司文件分為企業管理手冊、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會文件等類型。

　　4.7.2公司紅頭文件按照傳統文件編碼由經理辦公室統一編號。（如晉四建×字[××××]××號）

　　4.7.3 公司便函文件編碼由經理辦公室統一編號。（如晉四建函[××××]××號）

　　4.7.4黨委文件、工會文件紅頭采用本系統的編號方法。

　　4.7.5各部門編制的電子版文件按附錄要求格式設置。

　　4.7.6分公司文件編號采用SJ/×F·××-20××。

　　4.8文件管理的其他要求

　　4.8.1各部門報刊、信件由專人領取分發。凡屬領導親啟的函件，要交領導拆封。其它行政信函由公司辦公室主任或秘書拆封，對外來www.zonexcapitaltr.com已拆封的文件拒絕簽收。

　　4.8.2搞好企業內外文件、信件的收發和傳遞工作。對急件隨接隨送，立即處理，不得積壓拖延時間。做到登記清楚，不丟失，不拆封，收件人必須有簽字。對帶有編號的外來件，收發登記后再予分發。

　　4.8.3凡以企業名義發出的文件，要按文稿格式擬稿。經分管領導審查同意簽字后，由辦公室主任核稿登記打印，核準無誤后方準發出。

　　4.8.4文件起草部門、分公司、項目部均要留存各種文件審批底稿，并報辦公室留存蓋章后正式文稿一份。

　　4.8.5除中心組學習及黨政聯席會會議等重要會議的紀要外，其它會議紀要以電子版文件形式下發，由文件起草部門按照公司企業管理部公布的各部門、各單位郵件地址發放，在公司大屏幕滾動通知文件管理員通過電子郵箱查閱、傳遞,各單位或各部門收到文件后，要及時給發文部門回復確認文件收悉情況。

　　4.8.6除存檔的紙張文件外，均應使用已單面使用過的廢棄紙張，包括呈送公司相關領導的紙質文件。

　　4.8.7公司、分公司、項目部對接收到的建設單位、監理單位、政府和其他相關部門的通知、來往函件及文件進行編目管理，并及時向相關部門傳遞信息。

　　4.8.8所有的會議紀要均要寫明時間、地點、主持人、參加人、請假人及缺席情況，要寫明會議主要內容及會議安排事項。

　　4.8.9所有文件均應反映出文件名稱、審批過程、編制單位、編制日期的內容。

　　5.記錄

　?。?1 文件接收記錄

　?。?2 文件發放記錄

　?。?3 文件傳閱處理單

　?。?4 文件更改通知單

　　6.流程圖

　?。?1文件收發工作流程圖

篇2：公司藥業文件管理制度

　　**藥業文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發等事務正常、順利進行，規范文件管理，特制定本規定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應根據本制度制定細則并報總公司批準后執行。

　　3.權責說明：總經辦管理公司的收發文工作，各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發文

　　4.1公司發文由公司總經理(或其授權人)簽發，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發布的文件。

　　4.2公司發文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經分管領導同意后起草，交總經辦核稿后呈送總經理簽發。

　　4.2.2總經理簽發后由總經辦制作文件，并將總經理簽發原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經辦辦理發、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發的文件，總經辦按收文分類登記;簽發后的文件按發文分類登記?？偨涋k需做好收文及發、送、呈登記，并將有總經理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發文分類、編號：西藏藥業〔20**〕××號。

　　4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴肅和正規，格式附后。

　　4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發文

　　5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。

　　5.2公司部門發文主要分為總經辦發文和其他部門發文。

　　5.2.1總經辦發文：在管理制度內制訂的實施細則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發布的文件，原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發生效。

　　5.2.2其他部門發文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文，經部門經理、部門分管領導簽發后，在公司內部有效。

　　5.3公司部門發文格式附后。

　　5.4部門發文超出部門職權范圍，又不應由公司發文的，須由相關部門共同簽發，經分管領導批準后行文。

　　5.5公司內部發文按以下辦法分類、編號：

　　西藏藥業(總經辦、信息部、***)發〔20××〕××號

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業務管理部門行文、合作、協作單位行文等，同時填寫《收發文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應在接件后立即報送。

　　6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發文、收文部門負責人應注明文件密級或者"不得復印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業等文件，公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。

　　7.1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。

　　7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章，必須按規定嚴格辦理，并做好登記，嚴禁未經同意私自處理。

　　7.5收發文處理不當或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經辦負責解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

　　8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。

　　3.總經理批辦的公文，根據批示，由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員，并進行簽收登記。

　　4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規定程序辦理借閱手續，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領導均不得攜離酒店。

　　5.各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限及時辦理，不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。

　　6.各部門均應實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文負有催辦義務，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。

　　7.公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調動和離職時，應將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調動和離職手續;參加會議帶回的文件，應及時交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒有保存價值的文件，經過鑒別和行政辦公室主任的批準，予以定期銷毀。