建筑公司文件管理制度
1.目的
對與公司質量/環境/職業健康安全綜合管理體系要求有關的文件進行控制，確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別，并在使用處可獲得有關版本的適用文件。
2.適用范圍
適用于公司與質量/環境/職業健康安全綜合管理體系有效運行有關的文件的控制。
3.相關文件
3.1《記錄控制管理程序》
4.定義
5.責任領導
5.1責任領導
本制度的責任領導是總工程師，其職責為：負責本制度實施的監督指導。
5.2本制度的責任部門是辦公室，其職責為：負責本制度實施的監督檢查，建立受控文件總清單。
5.3相關部門
本制度的相關部門是公司各職能部門，其職責為：負責本部門文件的使用和管理；建立本部門受控文件清單；負責規定的文件的編制、發放管理。
5.4執行層
本制度的執行層是項目部，其職責為：負責本項目部文件的使用和管理，建立本部門受控文件清單；負責規定的文件的編制。
6.工作程序
6.1質量/環境/職業健康安全綜合管理體系中使用的文件類型：
6.1.1第一類型：質量/環境/職業健康安全綜合管理手冊：向組織內部和外部提供關于綜合管理體系的一致信息的文件。
6.1.2第二類型：質量/環境/職業健康安全綜合管理目標指標、管理方案等：表述綜合管理體系的目標指標和如何實現和應用于特定產品、項目或合同的文件。
6.1.3第三類型：規范：闡明要求的文件。
6.1.4第四類型：指南性文件：這類文件闡明推薦的方法或建議。
6.1.5第五類型：形成文件的程序、作業指導書和圖樣：這類文件提供如何一致地完成活動和過程的信息。
6.1.6第六類型：管理記錄：這類文件為完成的活動或達到的結果提供客觀證據。
6.2文件的編號
6.2.1綜合手冊的編號
MD/SC -20**
批準年號
手冊
明大公司代號
6.2.2綜合管理體系程序文件編號
MD/C*-**-20**
批準年號
程序編號
程序文件
明大公司代號
6.2.3各部門/項目部產生的文件（如：指導書、指南、規章制度等）
MD/ GL（GY）-**-****
批準年號
順序號
工藝技術文件代號
管理文件代號
明大公司代號
6.2.4記錄編號
見《記錄控制管理程序》
6.2.5部門簡稱
工程部（工）、經營經營預算部（經）、辦公室（辦）。
6.2文件的受控狀態
6.2.1文件分為受控與非受控兩種，受控文件加蓋唯一分發號進行標識并標明其版序號。如：A/0版、B/0版等。
6.2.2所有受控文件應分類編制受控文件清單，并對受控文件實施動態管理，及時獲得本行業最新的標準規范，以及本單位編制或更新的文件，并有效控制作廢文件，以確保文件現行修訂狀態得到識別。
6.4文件和資料的編制和審批
6.4.1綜合管理手冊由辦公室組織編制，管理者代表審核，總經理批準。
6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門按章節內容分別編制，組織會審后，由主管副經理審核，管理者代表審批。
6.4.3其它需編制的文件由各需要部門/項目部編制，根據文件性質由公司各業務主管部門審批（其它文件有特殊規定審批權限者，執行相應文件）。
6.4.4對于外來文件的適用性，應由各業務主管領導進行審批。
6.5文件的發放
6.5.1對綜合管理體系要求的文件在發布前應由規定的人員對文件的充分性和適宜性進行審批，審批后方可進行發放。
6.5.2文件經審批后，由編制部門根據審批發放范圍填寫《文件發放登記表》，保證文件發至所需要的各個場所，確保在使用處可獲得有關版本的適用文件。
6.5.3當對原文件有新的需求時，可填寫《文件復制（領用）申請表》，經批準后領用文件或復印件。
6.6文件的更改
在綜合管理體系活動中必要時對文件重新進行評審與更新，對更新文件再次批準。
6.6.1當文件的內容、形式需要更改時，由申請人填寫《文件更改申請表》，由原文件審批人簽發，當原審批人不在職時，由現任領導審批，但必須獲得原審批文件的前景資料。
6.6.2文件更改審批后，應通知使用有效文件的各場所，按審批內容更改，保持文件的有效狀態。
6.6.2當文件經過多次修改或發生大幅度變動時，由原編制部門提出申請，換版發行，同時收回所有舊版文件，以防誤用。
6.6.4對于作廢的文件，由原編制部門回收并記錄，辦理銷毀手續進行銷毀。出于積累知識或其它正當理由而保留的作廢文件，必須加蓋"作廢"標識，由原編制部門登記。
6.7應確保文件保持清晰，不得任意涂改、亂寫亂畫，并易于識別文件的有效性。
6.8外來文件包括政府頒布的外部標準、規范、法規以及顧客圖紙等,為確保外來文件得到識別，應按照文件控制要求進行受控和發放。
篇2：公司藥業文件管理制度
**藥業文件管理制度
1.目 的：為確保文件收發等事務正常、順利進行，規范文件管理，特制定本規定。
2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應根據本制度制定細則并報總公司批準后執行。
3.權責說明：總經辦管理公司的收發文工作，各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發文
4.1公司發文由公司總經理(或其授權人)簽發，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發布的文件。
4.2公司發文程序
4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經分管領導同意后起草，交總經辦核稿后呈送總經理簽發。
4.2.2總經理簽發后由總經辦制作文件，并將總經理簽發原件一起送印鑒管理員蓋章。
4.2.3蓋章完畢后，由總經辦辦理發、送、呈、存檔事宜。
4.2.4未簽發的文件，總經辦按收文分類登記;簽發后的文件按發文分類登記?？偨涋k需做好收文及發、送、呈登記，并將有總經理簽字的原件存檔。
4.3公司發文分類、編號：西藏藥業〔20**〕××號。
4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴肅和正規，格式附后。
4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。
5.公司部門發文
5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。
5.2公司部門發文主要分為總經辦發文和其他部門發文。
5.2.1總經辦發文：在管理制度內制訂的實施細則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發布的文件，原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發生效。
5.2.2其他部門發文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文，經部門經理、部門分管領導簽發后，在公司內部有效。
5.3公司部門發文格式附后。
5.4部門發文超出部門職權范圍，又不應由公司發文的，須由相關部門共同簽發，經分管領導批準后行文。
5.5公司內部發文按以下辦法分類、編號：
西藏藥業(總經辦、信息部、***)發〔20××〕××號
6.收文
6.1公司以外單位送、發給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業務管理部門行文、合作、協作單位行文等，同時填寫《收發文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應在接件后立即報送。
6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。
6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發文登記表》一起存檔。
7.其他
7.1文件的發文、收文部門負責人應注明文件密級或者"不得復印"、"不得攜出"字樣。
7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業等文件，公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。
7.1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。
7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。
7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。
7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章，必須按規定嚴格辦理，并做好登記，嚴禁未經同意私自處理。
7.5收發文處理不當或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻50元愛心基金。
8.附則
8.1 本制度由總經辦負責解釋。
8.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。
8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。
附：
篇3：酒店文件管理制度（6）
酒店文件管理制度(六)
1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。
2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。
3.總經理批辦的公文，根據批示，由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員，并進行簽收登記。
4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規定程序辦理借閱手續，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領導均不得攜離酒店。
5.各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限及時辦理，不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。
6.各部門均應實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文負有催辦義務，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。
7.公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。
8.的所有人員調動和離職時，應將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調動和離職手續;參加會議帶回的文件，應及時交欄案室登記和保管。
9.行政辦公室沒有保存價值的文件，經過鑒別和行政辦公室主任的批準，予以定期銷毀。