公司文件管理制度范本（5）
1目的
為了加強對文件的控制，樹立文件的嚴肅性，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司管理體系文件（含管理類文件、技術類文件、圖紙資料、記錄表式）的控制。
3職責
3.1公司辦負責本制度的監督執行。
3.2各文件使用部門負責按本制度要求對所使用的文件進行管理。
3.3文件領取人負責對文件進行妥善保管。
3.4公司辦文件管理員負責管理體系電子文件的管理。
4管理體系文件管理
4.1本制度是依據《文件控制程序》制訂的，是《文件控制程序》的進一步細化。
4.2文件編寫
4.2.1文件編號、編制、審批規定按《文件控制程序》執行。
4.2.2文件格式
4.2.2.1頁邊距規定：上2.2cm，下2.2cm，左3cm，右2.2cm。
4.2.2.2頁眉、頁腳規定：頁眉1.6cm，頁腳1.6cm。
4.2.2.3標題規定：標題為三號字，字體為黑體。
4.2.2.4正文規定：正文為小四號、宋體字，正文條款號及一級條款內容為黑體，條款號與其后內容之間空兩格，正文行間距為22磅，同時一級條款段前0.5行、段后0.5行；如最后一頁內容較少，可適當縮小行間距，以減少一頁；文字居左對齊；無條款號的段落段前空兩格。
4.2.2.5頁碼規定：頁碼為五號字，居中。
4.2.2.6文件編號及版次格式：文件編號為五號黑體字。
4.2.2.7內容格式及要求
a）一般情況文件分為6個一級條款，“1目的”描述本文件的目的，“2適用范圍”描述本文件適用的控制范圍，“3職責”描述本文件中各相關部門各自承擔的職責，“4管理內容”描述文件控制的要求，標題“管理內容”可根據文件主題更改為其他標題，“5相關文件”列出本文件編制過程中引用的文件名稱，“6記錄”列出本文件所涉及的記錄表式。一級條款數量可根據文件內容具體情況確定。
b）二級條款，如一級條款有若干下一層次內容，應采用二級條款，如：4.2、4.3、…；
c）三級條款，如二級條款有若干下一層次內容，應采用三級條款，如：4.2.1、4.2.2、…；
d）四級條款，如三級條款有若干下一層次內容，應采用四級條款，如：4.2.2.1、4.2.2.2、…，也可以a）、b）、…、表示；條款號最多為四位。
e）文件頭（含標題、文件編號）可采用程序文件格式，也可采用本文件格式，采用本文件格式時，文件應有“編制、校對、審核、批準、發布日期、實施日期”。
4.2.3文件封面的要求
a)文件可采用封面，也可不采用，如采用封面文件封面應統一；
b)文件封面應有文件名稱、文件編號、編制、審核、批準、發布日期、實施日期等信息；
c)文件封面應有受控狀態標識，發放時應有發放編號；
d)文件封面應有公司辦統一編制。
4.2.4文件類型
所有編寫的文件（含記錄表式）應采用“WORD”或“E*CEL”類型。
4.2.5各部門在編寫文件時，文件格式應符合要求，文件審核人在審核時，應對文件格式進行審查。
4.3文件發放
4.3.1所有文件由公司辦統一發放，發放管理應符合《文件控制程序》要求。
4.3.2發放前，由公司辦確定文件發放范圍，經管理者代表確認后，實施發放。
4.3.3文件下發時，應收回作廢文件，作廢文件管理按4.9條款執行。
4.3.4《管理手冊》、《程序文件》發放至部門級，相關作業文件發放至作業現場，發放時應在文件封面加蓋“受控”章、注明發放編號、標明使用部門，如文件無封面，則在文件首頁上加蓋“受控”章、注明發放編號、標明使用部門。
4.4現場文件管理
4.4.1現場使用的管理體系文件必須是現行有效版本，不得使用無效版本文件，以下情況之一可視為無效版本文件：
a)無批準；
b)無文件編號；
c)無受控狀態；
d)無實施日期。
4.4.2文件領取人不得在非工作時間持有文件，不得將文件帶出公司外，不得復印。
4.4.3文件領取人應妥善保管領用文件，因保管不善導致文件丟失，其責任由文件領取人負責。
4.4.4公司所有下發的文件，應保持清晰，不得亂涂亂畫。
4.5文件評審
4.5.1文件在執行過程中或新文件發布前，如需進行評審，由公司辦組織相關部門、確定組織評審人員對文件進行評審。
4.5.2文件評審過程中，評審人員對評審后文件的充分性和適宜性負責，評審后應對所評審文件存在的主要問題及隨后應采取的措施進行記錄。
4.5.3評審時，由原文件編制部門記錄評審意見，并執行評審意見的更改。
4.6文件更改
4.6.1本公司文件采取換頁或換版方式更改。
4.6.2文件在執行過程中，如需更改，應明確更改的文件名稱、編號、更改的條款及更改后條款內容。
4.6.3更改應詳細說明更改理由，涉及工藝更改的，應有更改后工藝驗證的記錄。
篇2：公司藥業文件管理制度
**藥業文件管理制度
1.目 的：為確保文件收發等事務正常、順利進行，規范文件管理，特制定本規定。
2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應根據本制度制定細則并報總公司批準后執行。
3.權責說明：總經辦管理公司的收發文工作，各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發文
4.1公司發文由公司總經理(或其授權人)簽發，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發布的文件。
4.2公司發文程序
4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經分管領導同意后起草，交總經辦核稿后呈送總經理簽發。
4.2.2總經理簽發后由總經辦制作文件，并將總經理簽發原件一起送印鑒管理員蓋章。
4.2.3蓋章完畢后，由總經辦辦理發、送、呈、存檔事宜。
4.2.4未簽發的文件，總經辦按收文分類登記;簽發后的文件按發文分類登記?？偨涋k需做好收文及發、送、呈登記，并將有總經理簽字的原件存檔。
4.3公司發文分類、編號：西藏藥業〔20**〕××號。
4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴肅和正規，格式附后。
4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。
5.公司部門發文
5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。
5.2公司部門發文主要分為總經辦發文和其他部門發文。
5.2.1總經辦發文：在管理制度內制訂的實施細則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發布的文件，原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發生效。
5.2.2其他部門發文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文，經部門經理、部門分管領導簽發后，在公司內部有效。
5.3公司部門發文格式附后。
5.4部門發文超出部門職權范圍，又不應由公司發文的，須由相關部門共同簽發，經分管領導批準后行文。
5.5公司內部發文按以下辦法分類、編號：
西藏藥業(總經辦、信息部、***)發〔20××〕××號
6.收文
6.1公司以外單位送、發給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業務管理部門行文、合作、協作單位行文等，同時填寫《收發文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應在接件后立即報送。
6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。
6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發文登記表》一起存檔。
7.其他
7.1文件的發文、收文部門負責人應注明文件密級或者"不得復印"、"不得攜出"字樣。
7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業等文件，公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。
7.1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。
7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。
7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。
7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章，必須按規定嚴格辦理，并做好登記，嚴禁未經同意私自處理。
7.5收發文處理不當或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻50元愛心基金。
8.附則
8.1 本制度由總經辦負責解釋。
8.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。
8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。
附：
篇3：酒店文件管理制度（6）
酒店文件管理制度(六)
1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。
2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。
3.總經理批辦的公文，根據批示，由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員，并進行簽收登記。
4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規定程序辦理借閱手續，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領導均不得攜離酒店。
5.各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限及時辦理，不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。
6.各部門均應實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文負有催辦義務，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。
7.公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。
8.的所有人員調動和離職時，應將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調動和離職手續;參加會議帶回的文件，應及時交欄案室登記和保管。
9.行政辦公室沒有保存價值的文件，經過鑒別和行政辦公室主任的批準，予以定期銷毀。