電子文件管理制度

　　1.目的和適用范圍

　　為保證我公司計算機網絡安全順利運行，提高工作效率特制定本辦法。

　　本辦法規定計算機電子文件的編制、批準、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。

　　本辦法的規定適用于我公司局域網電子文件的管理。

　　2.術語

　　電子文件：相對于紙質文件而言，凡將儲存、編輯、使用于計算機媒體的信息，如文件、表單、記錄等，均稱為電子文件。

　　3.職責

　　3.1人事行政部負責局域網的建立和系統運行的維護管理，以及各部門計算機的維護管理。

　　3.2各部門按本規定執行。

　　4.管理內容和要求

　　4.1局域網操作系統和應用軟件的建立

　　4.1.1操作系統的應用

　　a)服務器安裝WindowsNT4.0

　　b)客戶機安裝Windows98第二版，需要時可安裝Windows2000/*P/Me等。

　　4.1.2基本應用軟件

　　a)Office2000/*P辦公自動化軟件

　　b)AutoCAD2000計算機輔助設計軟件

　　4.1.3操作系統和應用軟件的安裝必須由人事行政部微機維護技術員同意或在其指導下方可進行安裝和卸載。

　　4.2網絡軟件的建立和應用

　　4.2.1我公司局域網電子文件的傳輸采用MicrosoftMail電子郵局進行管理，該軟件安裝在Windows98啟動組程序中，隨系統自行啟動，各部門必須保證郵件箱在工作時間內開放，任何單位不得自行改動。

　　4.3網上鄰居的管理

　　4.3.1網上用戶的設置具體見附表1《計算機局域網編號及用戶名稱對稱表》

　　4.3.2網上鄰居中各部門在服務器中設專用文件夾，各部門把有關文件分類歸檔。

　　4.3.3設定訪問權限分類控制。

　　4.4電子文件的管理

　　4.4.1電子文件的管理不能違背質量體系文件、技術文件和資料、質量記錄等控制程序的規定，編制必須以擴展名為.txt、.doc、.*ls、.eml、.dwg文件方式進行編寫。

　　4.4.2電子文件的發放采用局域網郵件進行發放，審核、審批處加蓋受權為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。

　　4.4.3各部門收到電子文件后，必須進行文件回復以確保你部門正常收到電子文件。

　　4.4.4作好電子文件收發登記工作，發放文件有專用文件夾，接收文件有專用文件夾，作廢文件由使用者按時刪除。

　　4.4.5電子文件不允許自行進行更改，必須由編制單位提請《文件更改申請單》報品質管理小組審核、管理者代表批準后，由品質管理小組進行整體更改。

　　4.4.6電子文件有效性由文件發放部門對文件的有效性進行檢查，并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。

　　4.4.7由發文部門負責把回復存到專用文件夾中，做為收發文登記。

　　4.4.8上級部門郵www.zonexcapitaltr.com件的處理方式，當收到上級部門發來的郵件時由人事行政部網關計算機負責轉發給相關部門，相關部門要對文件的有效性進行反饋，最后按文件要求發回上級部門。

　　4.4.9對于標準、顧客圖樣和技術條件等外來文件和資料必須在5個工作日內進行評審和轉化，并填寫《外來文件和資料評審表》。

　　4.5局域網質量體系文件的控制

　　4.5.1電子文件不違背《質量體系文件和資料控制程序》、《質量記錄控制程序》要求，以“電子文件為主、紙質文件為輔”的原則。

　　4.5.2質量體系文件和資料、質量記錄樣式均以質量檢驗科計算機中《網上鄰居－正式版QMS文件》為有效受控版本，其他部門和單位計算機中復制的文件和記錄表樣均為非受控版本，不得在體系運行中使用。如需要，必須經綜合辦確認同意，管理者代表批準，印制紙質文件，并加蓋受控印章后下發到使用部門和人員。

　　4.5.3計算機中與質量管理體系相關的所有文件夾和文件名稱的命名應采用實名、全稱或簡稱的方式，避免采用數字、字母代號和個性化的名稱；以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。

　　4.5.4對于保密和未經授權不得閱讀的文件和資料，必須進行文檔加密和標識。

　　4.5.5對于重要文件和資料必須設置為“只讀”屬性，以避免無意中被修改。

　　4.6計算機網絡安全

　　4.6.1每臺計算機必須安裝瑞星20**、金山毒霸、KV3000等正版殺毒軟件；并定期進行查毒和殺毒，需要時，由人事行政部微機維護技術員進行。

　　4.6.2對一些保密的電子文件要進行加密處理，可使用Office2000文件加密工具或者其他Windows98操作系統下的文件加密工具。

　　4.7電子文件的備份

　　4.7.1客戶機要每季度對電子文件進行備份，其備份方式可視情況自行確定。

　　4.7.2服務器中歸檔后的重要文件要在半年內或服務器儲存空間接近臨界容量時，要刻錄光盤備份，并進行分類保管。

　　5.相關文件和記錄

　　《電子文件有效性檢查記錄》

篇2：某學校電子文件歸檔制度

>　　學校電子文件歸檔制度4

　　為進一步加強學校電子檔案管理工作，有效維護電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案實施辦法》，特制定本制度。

　　一、職責分工

　　電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管必須實行全過程管理，并由專人負責。

　　1.學校各科室形成的電子文件，由各科室負責電子文件的收集、積累、鑒定和整理工作，并對電子檔案的管理工作提供協助和支持。

　　2.信息中心負責電子檔案管理工作的技術環境、相關軟件版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等方面的技術指導和支持。

　　3.綜合檔案室負責電子檔案的保管、保密、借閱、統計工作。

　　二、歸檔范圍

　　1.凡是反映學校工作活動，具有查考利用價值的電子文件及支持性軟件。

　　2.在計算機中產生和處理的各種文件、圖像、聲像等。

　　3.信息及計算機程序類文件。包括軟件任務開發書、需求分析說明、系統分析報告、鑒定證書、軟件文件、原程序、編寫說明、測試報告、修改記錄、安裝使用維護說明等。

　　三、歸檔時間

　　歸檔時間可隨形成時間實時進行(如：聲、像檔案等)，也可以與電子文件內容相同的紙質文件在次年八月底前完成并移交綜合檔案室實行集中統一管理。

　　四、歸檔要求

　　1.具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件，歸檔時，電子文件與紙質文件一并歸檔。

　　2.將帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝到耐久性的載體上，一式兩份，一份封存保管，一份供查閱使用。對于加密電子文件，應解密后再完成上述工作。

　　3.軟磁盤不可作為歸檔電子文件長期保存的載體。

　　4.存儲電子文件的載體應貼標簽，標簽內容包括編號，名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等。

　　5.電子文件的機讀目錄、相關軟件、說明等應一并歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

　　6.原電子文件數據載體在完成電子文件歸檔后保留一年。

　　五、收集整理

　　1.在電子文件收集、積累過程中，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。在電子文件的運行中采用簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫措施等保證電子文件信息的準確性、原始性、完整性。

　　2.建立電子檔案庫的數據備份制度。必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，或通過計算機網絡將電子文件轉存到受檔案部門控制的存儲器上。

　　3.對脫機保存的電子檔案，按照保管期限、歸檔科室進行組盤、并建立盤內文件目錄。

　　4.對電子檔案載體的著錄內容包括載體類型、盤號、保管期限、歸檔科室、備注等。

　　載體類型：磁帶、磁盤、光盤

　　盤 號：按不同的載體類型分別編制流水號

　　保管期限：記錄該載體內電子文件的保管期限

　　歸檔科室：記錄歸檔科室名稱

　　備 注：記錄該載體內文件的大致內容及有關說明

　　5.對電子檔案文件的著錄內容包括：文號、責任者、文件題名、文件日期、歸檔日期、相關文號、保管期限、主題詞、密級、盒號、文件頁數、借閱范圍、歸檔號、文件來源、備注等對文件的著錄項目可從電子文件的形成、運轉中繼承，由檔案部門給定保管期限，并由計算機自動生成件號。

　　六、鑒定銷毀

　　(一)電子文件的鑒定：歸檔前，電子文件的形成部門在檔案部門的協助下，對歸檔的電子文件的內容進行鑒定。具體包括：

　　1.對文件的原始性、真實性進行鑒定：確定歸檔電子文件是否形成時的或通過審批更改的、有效的電子文件、是否是組成完整的系統的檔案文件。

　　2.確定電子文件的價值和保存期限。并據此刪除已收集積累但無保存價值的電子文件。

　　3.在鑒定工作的同時，對電子文件、記錄載體及計算機軟硬件平臺進行檢測。

　　(二)對電子檔案的鑒定：內容包括對已有保管期限的電子檔案重新審查、鑒定，把失去保存價值的電子檔案剔除銷毀。

　　(三)電子檔案的銷毀：應辦理審批手續后方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除;屬機密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同儲存載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。

　　七、質檢與移交

　　1.對電子檔案質量檢驗：歸檔前應由文件形成單位對電子文件的原始性、有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如文件形成單位采用某些技術方法保證電子文件的有效性、完整性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給檔案部門;檔案部門在接收電子文件時，應檢驗每個文件能否正常讀取、打開或運行;有無被感染計算機病毒;內容是否完整，是否與歸檔移交清單一致。

　　2.電子檔案的移交：歸檔電子文件經檔案部門檢查合格后，在電子檔案入庫移交登記表上登記。檔案入庫移交登記表一式兩份，由文件形成部門、檔案部門分別保存。紙質文件一同歸檔。

　　八、保管、統計與利用

　　1.電子檔案的保管應有專用的裝具，立放、避光、防變形、防潮、防老化、防劃傷，并應由專人負責定期檢查、復制。

　　2.電子檔案的統計：按年度對電子檔案的歸檔、保管、利用情況、銷毀情況進行統計。并生成電子檔案統計表。

　　3.電子檔案的利用：嚴格按照借閱范圍、借閱制度，履行借閱、批準手續。超過借閱規定時限的，自動收回。

　　電子檔案保管期限表

　　序號　歸檔部門　歸檔范圍　保管期限

　　1各科室　本科室應歸檔的文書、業務永久檔案　永久

　　2本科室應歸檔的文書、業務長期檔案　長期

　　3本科室應歸檔的文書、業務短期檔案　短期