百貨采購的特點
◎ 貨源廣泛
百貨生產的工藝相對簡單,技術要求也不是特別高,因此其生產廠家眾多,貨源十分廣泛。就我國目前的百貨生產及集散地主要在珠江三角洲,蘇南經濟圈及以義烏為中心的浙江等地。

◎ 價格差異大
由于生產廠家,用料、工藝及技術的不同,百貨采購的價格差異很大。例如,同是一件西服,有幾十元的、幾百元的、進口的名牌西服則高達幾萬元。

◎ 品種繁多
百貨采購總的特點是雜。百貨的種類多,同一品牌的型號,花色也很多。

◎ 技術性較強
這是由于百貨的自然屬性所決定的。商品結構復雜,品種繁多,因為在經營上、保管運輸上等都要求有一定的技術性。例如,玻璃制品必須要有很好的防震措施,衣服必須要有較好的保管條件,對于衣服的采購,采購人員必須有豐富的經驗,對流行趨勢、色彩具有很高的把握能力。

百貨采購的方式
百貨采購的方式是根據商品的銷售情況,商品本身的特點和市場供求情況來確定的,百貨的采購方式主要有以下幾種:
◎ 訂購
訂購也稱訂貨,超市和供應商,通過簽訂合同方式預先進行訂購,也可以提供樣品進行訂購,供應商則按照合同規定的商品品種、規格、質量、數量、交貨時間等進行交貨。采取訂購方式所收進的商品也都是比較重要的商品,訂購一般要付給供應商一定的定金。

◎ 選購
選購是指超市根據需要向供應商選購商品,超市在進貨上有充分的自主權,供應商也比較自由,這種方式能按需訂購,避免商品的積壓或脫銷。訂購、選購應是超市向供應商采購商品的主要方式。

◎ 進口商品
超市還根據國家的政策,結合市場需要,向國外供應商訂購。訂購時要說明商品的名稱、數量、規格以及交貨時間、運輸方式等,集中送交外貿部門審批,并由有關進口公司據此向國外訂貨,然后根據國家規定的程序辦理進貨手續。我國加入WTO后超市進口商品的手續將會越來越簡單。

◎ 分配、調撥
由超市總部向各分店分配、調撥百貨,也是超市的主要采購進貨方式。

◎ 企業代銷
指商品銷售以后再辦理結算手續。這一形式是在市場商品日趨豐富,有些商品產大于銷的形勢下出現的。超市對于一些不收購、不訂購、不選購的商品,以及正在打開銷路的新產品等,由供應商委托代銷,付給一定的手續費或給予一定的價格折率,這可使超市不擔風險,放手銷售,既有利于開拓商品的銷路,促進工業生產的發展,又有利于擴大商業自身的采購業務,增加企業的收益。

◎ 聯營聯銷
這一形式使工商、商商雙方利益發生了內在聯系,根據工商、商商雙方各司其責,利益均沾、風險同擔的原則實行聯營聯銷。
百貨采購的作業程序
百貨采購的作業程序主要包括制定采購計劃、下達訂貨單及驗收處理。這里以實例形式介紹訂單處理的作業程序。

◎ 例行訂單的作業程序
本作業程序適用于如下商品:
較無季節性的商品
貨源穩定的商品
價格穩定的商品

由百貨部門的營業組長來執行續訂貨程序,其作業程序如下:
(1) 組長查核訂單建議表,如有修改,則在旁邊注明。
(2) 交由經理審核。
(3) 行政組于17:00以前收集訂單建議表,將內容輸入電腦。
(4) 第二天8:00以前,www.zonexcapitaltr.com電腦部會自動打印出正式訂單,行政組負責核對。在中午12:00以前傳真給供應商。
(5) 供應商收到訂單后回電告知行政組已收到訂單。
(6) 驗收組收貨時,憑供應商的訂單復印件,輸入電腦即可打印訂單作為依據。
◎ 經常性訂單作業程序
本作業程序適用周轉率高的商品(期間30天,周轉6次以上)。大件商品:如衛生紙、家具,因體積大,沒有很多空間可以儲藏,因此只能訂8天左右的數量。由食品及百貨部門的各組組長來執行續訂貨程序。在下廣告促銷品訂單時,須與采購組協調有關事項。

其作業流程內容如下:
(1) 組長填寫訂貨申請單。
(2) 交給副經理、經理審批。
(3) 行政組于15:00以前收集續訂貨申請單并輸入電腦完成正式訂單,并將正式訂單的號碼填入續訂貨申請單,于17:00以前將續訂貨申請單交給供應商,傳真后的續訂貨申請單作為追蹤的依據保存。
(4) 供應商:供應商收到訂單后回電告知行政組。
(5) 收貨組:收貨時,供應商告知收貨組訂單號碼,輸入訂單號碼即可找出訂單以作為依據。
◎ 百貨緊急訂單作業程序顧客大量購買或訂貨系統估計錯誤導致缺貨時。由食品及百貨部門的營業組長執行緊急訂貨程序。其作業程序如下:
(1) 組長填寫緊急訂貨申請單。
(2) 立即交由副經理、經理審核。
(3) 行政組將資料輸入電腦完成正式訂單,將訂單號碼填入緊急訂貨申請單,立即傳真給供應商,并同時通過電腦聯絡確認。
(4) 收貨組:供應商送貨時告知訂單號碼;收貨組輸入訂單號碼后,優先收貨并同時通知賣場,等收貨完成后立即送入賣場。

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。