公司檔案管理制度

　　1.目的

　　規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于集團各公司各類檔案的管理。

　　3.職責

　　3.1由總經理審批檔案的借閱申請及清單。

　　3.2人力資源及行政部經理監督管理的實施工作。

　　3.3人力資源及行政部行政助理負責對檔案文件的分類、登記、編號、保存等管理工作。

　　4.檔案分類及編號

　　4.1檔案按其內容及關聯部門可分為六大類：

　　4.1.1行政類

　　4.2.2財務類

　　4.3.3人事類

　　4.4.4業務類

　　4.5.5工程類

　　4.6.6資源類

　　4.7.7合同類

　　4.2機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第三節第二條。

　　4.3檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。

　　4.4歸檔后須填寫《檔案管理登記表》

　　5.機要檔案

　　5.1機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

　　5.2劃分標準

　　5.2.1絕密檔案包括

　　公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議等重大合同。

　　5.2.2機密檔案包括

　　●財務資料;

　　●公司重要會議紀要;

　　●公司經營情況;

　　●人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;

　　●技術資料。

　　5.2.1秘密檔案包括：

　　●重要項目資料;

　　●項目合同協議。

　　6.檔案的裝訂

　　6.1以左方裝訂為原則,右上角標明檔案號。

　　6.2文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

　　7.保存期限

　　檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：

　　7.1永久保存

　　●公司章程

　　●股東名簿

　　●股東會、董事會、監事會會議紀要

　　●公司證照

　　●各級批文

　　●印鑒

　　●公司年度經營計劃

　　●公司年度經營總結

　　●年度財務報表

　　●技術資料

　　●不動產所有權狀及其他債權憑證

　　●人事資料

　　●大型活動圖片、音像資料

　　●其他核定須永久保存的文書

　　7.2十五年保存：會計憑證、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定和公司財務管理制度規定執行)

　　7.3五年保存：期滿或解除的合同協議、完結后的項目方案、其他經核定須保存五年的文書。

　　7.4一年保存：部門工www.zonexcapitaltr.com作計劃及工作總結、完結后的部門請求報告、完結后無長期保存必要文書。

　　7.5公司規章制度由總經理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。

　　8.保管部門

　　8.1財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。

　　8.2人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

　　8.3股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書或法務部保管。

　　8.4其他檔案均由總經辦指派專人保管。

　　9.檔案移交

　　9.1公司各類證照、批文在頒發之日起移交總經辦。

　　9.2公司章程，股東會、董事會、監事會會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交總經辦。

　　9.3合同協議應在簽訂之日移交總經辦。

　　9.4財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

　　9.5其余檔案半年移交一次，時間為每年的1月和7月。

　　9.6檔案移交須填寫《檔案移交清冊》。

　　9.7《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經辦留存一份。

　　10.檔案調閱

　　10.1因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》，并經相應核準人核準后方可調閱。

　　10.2行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案、市場類檔案的調閱須部門經理核準，跨部門檔案調閱須總經辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。

　　10.3檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。

　　10.4調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

　　10.5《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

　　10.6檔案借閱時間最長不超過8個工作時，如借閱時間需要超過8小時，應在說明理由，并經部門負責人批準。

　　10.7如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。

　　11.檔案的銷毀

　　11.1超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

　　11.2需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》，經相應核準人核準后方可銷毀。

　　11.3部門內部檔案由部門經理核準銷毀;機要檔案由總經理核準銷毀;其余檔案由主管副總經理核準銷毀。

　　11.4銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經辦指定專人監督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。

　　11.5檔案銷毀每半年進行一次，即每年的1月和7月。

　　11.6《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經辦一份。

　　12.其他

　　12.1檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

　　12.2所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。

　　12.3所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。

　　12.4本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。

　　12.5以上表格均由行政部統一編號。

　　12.6各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。