物業服務二手項目管理應用:考察接待

　　第六章：委托人代表參觀考察接待：

　　物業服務企業接待未來二手項目轉手委托人代表參觀考察時，應本著尊重、簡潔、坦誠的原則進行。使整個接待過程可以展現出主人細制、有序、注重效率的工作作風。

　　一、參觀考察接待準備：

　　1、由項目拓展人員負責落實參觀考察目期、約定委托人到達時間，確認參觀考察來訪人數，問清參觀考察人員姓名/職務，詢問是否安排車輛接送，是否安排用餐。

　　2、制定參觀考察日程，明確參觀考察日期、時間、人數、職務、是否安排車輛接送后呈報企業總經理審批。并將總經理批示傳達至配合參觀考察接待部門經理，對總經理指定要求參加接待工作的企業高級管理人員要親自通知。

　　3、由企業辦公室下達歡迎參觀考察通知，要求企業總部及被指定考察項目職工穿工服在來訪人員到達前20分鐘在門口列隊集合，交待注意事項、檢查著裝、預習歡迎儀式。(不含工程、保潔及非指定上崗保安職工)

　　4、由項目拓展人負責與來訪人員保持聯系，確定行車是否通順、并在對方到達約定位置時馬上告之辦公室下達集合通知。

　　5、由企業辦公室負責提前準備會議室，準備電腦、投影議，并做好宣傳展示資料試播、調試工作。準備茶水、杯子，準備會議桌上擺放花籃，按會議人數準備相應數量的記錄紙、筆，確定來賓、陪同座位。準備照、錄相機，指定專職負責人員并要求其對照、錄設備進行檢查。

　　6、由項目拓展人員按總經理批示劃定參觀路線，確定考察項目，通知相關部門經理完成參觀路線、考察項目的衛生保潔，協調其他部門經理承擔檢查責任。

　　7、由項目拓展人員通知保安部在規定時間前為來訪賓客騰空方便車位。對自駕車來訪賓客車輛可安排本企業司機在來訪賓客進入參觀區后，將來賓車輛外觀擦拭干凈。

　　8、由項目拓展人員通知總經理指定介紹企業情況人員準備介紹提綱。通知參加接待陪同人員準備個人名片。

　　9、在需要安排用餐時由辦公室提前預定用餐地點，提前點好菜肴。菜單應提前呈總經理或分管高層領導進行確認。

　　10、建議用餐不要飲用白酒，不要準備禮品。

　　二、參觀考察考接待：

　　1、項目拓展人員在約定參觀考察日前一天晚上與來訪帶隊人進行來訪到達時間確認，并就參觀考察日程與對方迸行簡要溝通。并按約定通知本企業司機第二天與自己會合時間、地點。對自己駕車到達的來訪賓客，需再次講清企業所在位置，約定從來賓出發時及到達途中某個地點時用電話通知自己。

　　2、項目拓展人員當晚9點之前，要將與參觀考察帶隊人最后確認的參觀考察日程調整，向總經理匯報并通知辦公室。對總經理指定參加接待工作的企業高層領導由自己親自電話通知。

　　3、參觀考察當日上班后，項目拓展人員就要首先提醒企業辦公室依照參觀考察準備分工檢查準備工作完成情況，在通知被考察項目的項目經理檢查準備情況。

　　4、辦公室在逐項檢查接待準備工作完成后，應向企業總經理進行匯報，并通知被指定參加接待工作的企業高管對會議室準備情況進行復檢及熟悉會場安排。同時向項目拓展人員進行工作反饋。

　　5、由辦公室下達接待集合通知，并檢查保安禮儀及來賓車位準備情況。

　　6、項目拓展人員在接待參觀考察當日上班后，按與參觀考察帶隊人約定按時迎接參觀考察來賓或在企業等待迎候。

　　7、項目拓展人員在來賓到達約定路途地點時，通知企業辦公室來賓準確到達時間，并請總經理及參加接待工作的高管人員在準確到達前5分鐘到企業門口迎候來賓。

　　8、在來賓車輛到達企業門前可視范圍時，辦公室應最后檢查企業歡迎人員的站隊情況，并要求禮儀保安馬上站在規定位置指揮來賓車輛到規定位置準確停泊。

　　9、在來賓車輛駛向規定位置停泊位置時，辦公室應馬上要求參加接待迎賓人員鼓掌歡迎，禮儀保安在車輛停穩后按禮儀規定為來賓打開車門，在來賓下車后輕輕關緊車門。指揮車輛保安引導來賓車輛停在指定專用車位。

　　10、企業總經理及參加接待高管和來賓握手，項目拓展人員為雙方做介紹，由總經理引領來賓步入企業，按約定路線引領來賓參觀企業，并做出逐項介紹。

　　11、在引領來賓進入會議室后，由企業高管安排來賓和總經理入座。在總經理再次介紹參加接待企業團隊人員后，由來賓帶隊人對來賓做介紹。企業總經理可通過聊天活躍會談氣份，然后致歡迎詞。

　　12、在企業高管做企業介紹后，聽取參觀考察來賓參觀考察意見/感想，由企業總經理表達參加競聘來賓物業服務意愿，希望對方支持。

　　13、項目拓展人員在會議結束后，應采用介紹朋友的方式將跟進項目經理私下介紹給參觀考察帶隊人，要求跟進項目經理為參觀考察帶隊人提供物業法規及相關程序專業幫助，跟進項目經理可明確表示認可并將自己名片呈給對方。跟進項目經理此后可不再參加后面接待陪同工作。

　　14、參觀考察會議結束后，辦公室對日程中有用餐計劃安排的要通知定餐飯店客人到達時間，提前上好冷菜、飲料，在客人到達后馬上安排熱菜。接待標準以中檔為好。

　　15、飯后，企業總經理可與客人告別，改由企業高管陪同來賓考察企業在管項目。項目拓展人員需全程陪同。

　　16、項目拓展人員在來賓離開企業前往考察項目時，應馬上通知被考察項目的項目經理大約到達時間，并在到達約定地點時再次通知項目經理。

　　17、被考察項目經理在接到項目拓展人員再次通知后，可馬上帶領本項目客服、工程、保安經理及兩名客服代表到約定入口迎候考察來賓。(迎候人員一定不要過多，其他職工只需在崗正常工作。)

　　18、來賓到達后項目經理可親自為來賓打開車門，待所有來賓下車后，由項目拓展人員將項目經理介紹給來賓，并將來賓介紹給項目經理。項目經理應將自己的管理團隊人員逐一介紹給參觀考察來賓，并代表本項目全體員工對來賓參觀考察表示歡迎。

　　19、由被考察項目經理及客戶服務經理陪同來賓按計劃路線參觀考察，并作項目基本情況介紹。其他人員在向來賓表示歉意后返回工作崗位。

　　20、被考察項目經理介紹內容可包括：項目規模、小區居民戶數、建筑棟數、項目承接時間、職工人數及各專業所占人數、采用服務程序方式、服務質量監督/檢查、本企業對本項目的監督/檢查方式、職工生活保障/職工培訓等。

　　21、項目參觀考察時間不要過長，最好控制在1個小時之內。

　　22、項目拓展人員在陪同來賓參觀考察時，可選時機當著來賓的面詢問項目經理計劃讓某某幫助來賓提供物業法規及相關程序專業幫助是否合適。項目經理可配合項目拓展人員及力推薦跟進項目經理，并承諾利用自己與跟進項目經理的私人關系私下幫助說服對方。

　　23、參觀考察結束后項目經理和項目拓展人員應將來賓送至車前幫助打開車門，待來賓上車后與來賓告別并歡迎再次光臨本項目參觀指導后，幫助來賓車輛關好車門，目送來賓離去。

　　24、項目拓展人員應在參觀考察后第二天給參觀考察帶隊人電話，詢問歸途是否順利，并表示有時間會再次登門拜訪。

篇2：接待參觀考察活動管理規程

　　接待參觀考察活動管理規程

　　1．0目的

　　規范參觀考察活動接待的各項程序，樹立管理處整體形象。

　　2．0適用范圍

　　適用于**醫院管理處接待參觀考察活動的各項管理。

　　3．0職責

　　3．1保安部負責茶水、椅子等后勤保障工作。

　　3．2清潔部負責接待現場的清潔及物品擺放工作。

　　3．3管理處主管全面負責接待工作。

　　4．0相關規定

　　4．1管理處主管負責接待上級領導、同行朋友到**醫院視察、參觀、來訪等活動。

　　4．2保安部、清潔部接到通知后必須在20分鐘內完成所有準備工作。

　　4．3清潔部加強對廣場、門診大堂、通道等各公共部位的保潔。

　　4．4保安部各崗位提高警惕，隨時準備迎接工作，樹立良好的形象。

　　4．5負責接待的工作人員，必須做到服務規范、言行規范。

　　4．6接待活動結束，由管理處主管負責收集接待資料（包括照片、會議記錄等），并做好接待場地清理工作。事后在《管理處工作記錄表》上做好記錄。

　　4．7接待活動產生的資料由管理處負責統一保存。

　　5．0記錄

　　5．1《管理處工作記錄表》QR/27Z-001