公司電話管理規定

　　1.目的

　　規范公司電話管理與使用，提高電話使用率，降低辦公費用。

　　2.范圍

　　本規定適用于集團各公司辦公室電話管理。

　　3.職責

　　3.1人力資源及行政部負責對公司所有電話的管理監督。

　　3.2財務部對電話費用行使稽查權。

　　3.3各部門經理負責對部門所屬的電話使用進行監督。

　　3.4信息部負責公司辦公電話整體規劃、配布及日常維護。

　　4.公司電話配布

　　4.1總經理或以上高層管理人員開通國際直拔電話功能。

　　4.2副經理、經理、高級經理、副總經理、總經理秘書等開通國內直拔電話功能。

　　4.3其他各分機開通本市市話功能，如需拔打長途可通過前臺轉接。

　　4.4其他人員因工作需要開通國內或國際長途直拔專線的，須由總經理(副總裁)批準。

　　5.使用規定

　　5.1所有直線電話分別設立責任人，責任人職責包括呼出控制、密碼控制及電話機/傳真機的維護保養。

　　5.2通話內容應言簡意賅、長話短說，如遇事情復雜、內容較多，可事先擬好相應提綱。

　　5.3傳真機不能作電話使用，傳真內容較多時應考慮電腦掃描后用郵件形式發送。

　　5.4當電話機或傳真機發生故障時應通知信息部派人維修，嚴禁擅自拆卸。

　　5.5直拔長途電話前應加拔IP號(17909或96688)。

　　5.6各分機拔打長途電話均由總機轉撥，通話時間原則上要求不超過五分鐘;轉接國際長途需說明事由，否則總機有權不予授話。

　　5.6接聽電話一般最遲不得超三聲鈴響。

　　5.7傳真機不能作電話使用，傳真內容較多時應考慮電腦掃描后用郵件形式發送。

　　5.8當電話機或傳真機發生故障時應通知信息部派人維修，嚴禁擅自拆卸。

　　5.9各分機拔打長途電話均由總機轉撥，通話時間原則上要求不超過五分鐘;轉接國際長途需說明事由，否則總機有權不予授話。

　　6.前臺電話管理

　　6.1樹立良好的企業形象，對外來電話應及時接聽，最遲不得超三聲鈴響，規范用語：“您好!****，請問您找哪位?請問哪里找?好的，請稍等”;如遇當事人不在，應問明對方需要轉告與否。

　　6.2無特殊情況，不準他人在前臺撥打及接聽電話。

　　6.3所撥出的長途電話一律造冊登記，必須照實填寫。

　　6.4對需撥打的外線電話，按登記先后順序撥出，同時盡量保持一條線空置，以便外線打入。

　　6.5嚴禁利用前臺電話拔打私人電話;

　　6.6前臺工作人員下班時應將前臺電話用密碼控制呼出功能，調至自動轉接功能。

　　6.7前臺文員定于每月5日前匯總上月各長途電話登記表交人力資源及行政經理審核。

　　7.對擅自拔打與公司無關的電話或聲訊臺(聊天)電話的，將相關追究責任人，由責任人承擔該部分話費。

篇2：公司電話管理規定（9）

　　公司電話管理規定(九)

　　第一條 本公司的電話，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業務之用，不提倡員工在公司內打私人電話。

　　第二條 員工打電話，用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間。

　　第三條 總機接外線電話至分機時，一般電話鈴聲響五次無人接聽，即掛聽，即掛線。

　　第四條 總臺文員接聽外線電話的標準用語為：“您好，**公司”當方告知分機電話時，說：“請稍等!”如分機占線，說“電話占線，請稍后再打!”接聽內線電話的用語為：“您好，總臺!”其他內容視情回答，總的要求是規范、簡潔、禮貌。

　　第五條 公司不允許員工在公司掛私人長途電話。有外線電話的貿易部門不得到總臺掛長途電話。行政、管理部門因工作需要掛長途電話的，需親自填寫長途電話申請單，注明部門、通話人、對方地區及單位、因何業務通話等，并經該部門負責人簽字同意后方予掛撥。負責人不在的，應由主管領導簽字同意，部門負責人及主管領導均不在，又確因業務需要掛長途電話的，通過總辦同意可先行掛撥，但事后通話一定要三日內補辦審批手續，逾期不補辦者視為掛私人電話，電話費由其本人雙倍負責。

　　第六條 值班人員不按上述第三條的規定，手續不全即幫他人掛長途電話的，除電話費由其負責外，每發現一次罰款50元。屢教不改的，視情節給予扣發獎金直至辭退處理。

　　第七條 員工不經同意即私掛國內長途電話，或以公事為由騙掛國內人長途電話的，每次罰款50元;私掛香港或澳門的，每次罰款100元;私掛國外長途電話的，每次罰款500元。屢教不改的，視情節給予扣發獎金，直至辭退處理。

　　第八條 公司可為高層領導住宅裝電話并報電話費。部門正職負責人，經申請可報銷電話費。其他員工公司不予考慮電話問題。

篇3：公司電話管理規定（10）

　　公司電話管理規定(十)

　　一、話機管理：

　　1、為了提高工作效率，公司為全體員工配備了電話機，每個員工都要做好話機的維護與保養工作。

　　2、電話機自然損壞的需做書面申請，寫明損壞原因和內容并上報行政人事部，待分管領導批準后由行政人事部進行更換或購買。

　　3、電話機人為損壞的，由當事人照價賠償電話機一部。

　　二、內線電話管理：

　　1、公司的內線電話統一使用電話交換機，由辦公室主任負責，進行安裝，維護及調整。行政人事部定期制作最新的員工通訊錄，發給各部門經理，由部門經理下發給公司員工，使公司員工隨時掌握最新的通信情況。

　　2、公司的內線電話由辦公室主任負責調整、安裝，未經分管領導、總經理批準不得在交換機上開通任何外線電話(前臺除外)，否則，按話費明細對電話開通人和使用人進行處罰。

　　三、外線電話管理：

　　1、公司所有外線電話均作為日常辦公使用，嚴禁辦理個人業務。

　　2、撥打電話時，語音要清晰、禮貌。嚴禁出言生硬、強加他人等不禮貌的現象出現。

　　3、由辦公室主任負責對外線電話維護或安排，其他任何部門不得私自進行更改。

　　4公司傳真機均作為日常辦公使用，嚴禁辦理私人業務。

　　5、公司領導可根據對違反上述條例的員工進行相應的處罰。處罰金額為每次20元。