人文學院檔案管理辦法

　　總則

　　第一條 為了加強我校檔案工作，提高各類檔案的管理水平，有效地保護和利用檔案，為學校各項工作服務，為社會服務。根據《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》、《上海市檔案條例》、《高等學校檔案管理辦法》(27號令)、《上海市民辦普通高等學校檔案管理辦法》，結合學校的實際，特制定本辦法。

　　第二條 學校檔案是指在辦學過程中師生員工從事教學、科研和學校管理等各項活動所形成的有保存價值的各種載體形式的文件材料。

　　第三條 學校檔案工作是辦好學校的基礎工作之一，是我校各項工作的組成部分，是反映和維護學校歷史真實面貌的一項重要事業。學校應把檔案工作納入事業發展規劃、工作計劃，制訂有關管理制度，列入有關人員的工作職責和考核范圍，并提供條件，落實責任，嚴格督查，保障檔案工作有效開展。

　　管理體制與職責

　　第四條 學校由一位校長分管檔案工作，各院部、處、室、中心、館等部門應當由一位負責人分管本部門的檔案工作，并確定兼職檔案人員具體負責本部門檔案材料的收集、整理和歸檔工作。

　　第五條 學校檔案室是主管全校檔案工作的職能部門，負責保管和提供利用學校檔案，并指導學校各部門檔案材料的管理，對所屬機構檔案工作進行監督和指導。

　　學校檔案室履行以下工作職責：

　　(一)宣傳和貫徹執行黨和國家關于檔案工作的法律、法規、方針、政策，規劃學校的檔案工作。

　　(二)建立健全并組織實施學校檔案工作的規章制度。

　　(三)指導學校各部門檔案材料的收集、整理、歸檔工作和學校所屬機構的檔案工作。

　　(四)對各類檔案進行接收、整理、保管、鑒定、統計，確保檔案的完整和安全。

　　(五)負責檔案提供利用及相關的服務工作，配合學校中心任務積極開展檔案編研工作。

　　(六)運用先進技術和手段加強檔案現代化管理。

　　(七)組織學校專兼職檔案人員的業務培訓，開展檔案學術研究。

　　(八)完成校領導交辦的其他任務。

　　第七條 學校各部門檔案人員，要配合校檔案室宣傳、貫徹執行國家關于檔案工作的法令、政策、規定及本校的檔案工作規章;實施學校檔案工作計劃、規劃;負責本部門形成的檔案材料的收集積累，整理、立卷和向校檔案室移交檔案等工作。

　　檔案材料管理

　　第八條 學校各部門和個人在從事黨群、行政、教學、科研、設備、外事、財務等活動中形成的各種載體的文件材料，必須向本部門兼職檔案人員移交，經本部門領導審核認定后，對應歸檔的文件材料進行整理并交學校檔案室歸檔。任何部門和個人不得將屬于學校歸檔范圍的材料據為己有。

　　第九條 學校的各類檔案材料應當由形成或承辦部門收集齊全，并按照檔案材料的形成規律進行系統整理。

　　第十條 學校檔案材料的歸檔范圍

　　黨政檔案

　　主要內容包括黨政、工會、團委、婦聯等組織的各種會議文件、會議記錄和紀要，黨政部門的工作計劃、規劃、方案、匯報、總結、領導講話、會議紀要、規則章程、統計報表等，特別是全局性、綜合性的文件材料及上級來文中針對學校的指令性、指導性的文件。

　　(二)學生檔案

　　主要內容包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登

　　計表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

　　(三)教學檔案

　　主要內容包括綜合管理、學科與實訓室建設、招生、學籍管理、課堂教育與實踐、學位工作、畢業生工作、教材等方面反映教學管理、教學實踐和教學研究活動中形成的文件材料，特別是教學實踐各環節活動中形成的不同載體的文件材料。

　　(四)科研檔案

　　主要內容包括綜合管理、科研準備、科研成果、總結鑒定、申報獎勵等方面活動中形成的文件材料。重點是本校承擔的科研項目，特別是研究階段形成的作為研究結果依據的原始材料。

　　(五)設備檔案

　　主要內容包括綜合管理、儀器設備項目依據性材料，開箱驗收、安裝調試、運行維修隨機圖樣等文件材料，特別是價值50萬元以上的儀器設備項目各環節形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機技術文件。

　　(六)外事檔案

　　主要內容包括綜合管理材料，本校人員出國(境)與外籍和港澳臺專家教師來校在任教、講學、進修、訪問、考察，參加國際會議、國際合作，特別是重大的涉外和國際合作項目等活動中形成的不同載體的文件材料。

　　(七)財會檔案

　　主要內容包括綜合管理文件、會計帳簿、會計報表、工資注冊等。

　　第十一條 學校文件材料的歸檔時間

　　(一)黨、政部門和能按年度歸檔的部門，在每年6月底以前完成上一年度各種載體文件材料的歸檔工作。

　　(二)教學部門產生的文件材料在次學年寒假前歸檔。

　　(三)科研項目文件材料在科研項目完成后及時歸檔。

　　(四)設備儀器文件材料在開箱驗收登記后及時歸檔。

　　(五)財務檔案在會計年度終了一年后歸檔。

　　第十二條 學校有關部門在組織科研、貴重儀器設備等項目驗收、鑒定時，應當通知學校檔案室參加，對應歸檔文件材料進行檢查驗收，并指導監督有關部門按時做好文件材料的歸檔工作。凡未經檔案人員驗收或驗收不合格的，或者項目承辦部門不按歸檔將文件材料歸檔的，項目不予驗收、鑒定，不予上報成果、評獎，設備不得進行固定資產登記及財務報銷。

　　第十三條 歸檔文件材料應當內容完整、書寫工整(藍黑墨水書寫)，聲像清晰、材質優良、格式規范、整理有序，符合有關技術標準和業務規范要求。

　　第十四條 文件材料移交歸檔時，歸檔部門與檔案室應當嚴格辦理交接手續。

　　檔案管理

　　第十五條 檔案室應當對保管的檔案進行分類、編號、上架排列、編制檢索工具。

　　第十六條 學校應當設置專用的檔案庫房，配備溫濕度調控設施，加強檔案防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防有害生物等的安全防護工作。

　　第十七條 檔案室用房應當符合國家有關規定，力求做到庫房、閱檔室、辦公室三分開。

　　第十八條 學校應當成立檔案鑒定工作小組，對超過保管期限的檔案及時進行鑒定，對確無繼續保存價值的檔案經學校主管領導批準后銷毀。

　　第十九條 學校檔案室應對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計分析，并編制檔案工作統計報表。

　　第二十條 學校應當積極推進檔案室現代化管理，建立檔案信息管理系統，逐步實現檔案數字化和網絡化管理。

　　第二十一條 學習檔案室應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為學校領導、有關部門以及各項工作提供及時、有效的服務。

　　第二十二條 查閱利用本校檔案必須遵循下列規定：

　　(一) 本校人員查閱本人所形成的檔案或其他非密級檔案時，辦理查閱登記手續后，即可查閱。

　　(二) 本校人員查閱其他部門的檔案，須經校辦主任或檔案形成部門領導同意。

　　(三) 本校人員查閱其他保密檔案，須經定密單位和校辦主任同意，方可查閱。

　　(四) 校外人員前來查閱檔案均需持單位介紹信。查閱某些文書檔案和要求出具證明材料者，須持基層黨委以上黨組織開具的介紹信，方可查閱和出具證明。

　　(五) 外國組織或個人利用本校已經開放的檔案，應經市有關主管部門介紹和校辦主任同意。

　　(六) 利用者要求復印檔案等由學校檔案室負責辦理，并按規定收費。

　　第五章 獎勵和處罰

　　第二十三條 學校應當加強對檔案工作的檢查考核工作，切實將文件材料歸檔和檔案管理工作作為學校對各部門進行總結、考核、評估的重要內容，對工作成績突出的部門和人員給予表彰和獎勵。

　　第二十四條 學校檔案管理中凡發現違反規定拒絕向檔案室移交應當歸檔的文件材料，涂改、偽造和擅自贈送、出售檔案或者泄露檔案內容，以及其他檔案違法行為，由學校和有關主管部門依法追究當事人的責任。

　　第六章 附則

　　第二十五條 本辦法自發布之日起執行。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：長春市城市建設檔案管理條例(2014)

　　長春市城市建設檔案管理條例(20**)

　?。?0**年10月30日長春市第十四屆人民代表大會常務委員會第六次會議通過20**年11月29日吉林省第十二屆人民代表大會常務委員會第五次會議批準20**年12月13日長春市人民代表大會常務委員會公告[十四屆]第7號公布自20**年1月1日起施行）

　　長春市城市建設檔案管理條例

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強城市建設檔案的管理，發揮城市建設檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，根據有關法律、法規，結合本市實際，制定本條例。

　　第二條 本條例適用于本市行政區域內城市建設檔案的管理。

　　本條例所稱城市建設檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

　　第三條 市、縣（市）建設主管部門負責本轄區城建檔案管理工作，其檔案業務受同級檔案主管部門的監督、指導。

　　有關部門應當按照各自職責，依法做好城建檔案管理的相關工作。

　　第四條 市、縣（市）城建檔案管理機構受同級建設主管部門委托，負責下列城建檔案管理工作：

　?。ㄒ唬┙邮蘸捅９軕斢谰煤烷L期保存的城建檔案；

　?。ǘ┦占驼骷匾某墙n案；

　?。ㄈ┎捎矛F代科技手段修補、完善、管理城建檔案；

　?。ㄋ模┚幹聘鞣N檢索工具，開展城建檔案的利用工作；

　?。ㄎ澹┍O督和指導城建檔案業務工作，培訓業務人員；

　?。﹨⒓咏ㄔO工程竣工檔案驗收；

　?。ㄆ撸┙M織和參與城建檔案學術研究活動；

　?。ò耍┬麄髫瀼爻墙n案工作的法律、法規和規章；

　?。ň牛┢渌婕俺墙n案管理的工作。

　　第五條 市、縣（市）人民政府應當加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，建立健全城建檔案管理機構。確定必要的人員編制，統籌安排城建檔案事業所需經費。

　　第六條 對在城建檔案管理工作中做出突出貢獻的單位或者個人，應當按照國家和省有關獎勵規定給予表彰獎勵。

　　第二章 報送、移交、接收

　　第七條 下列城建檔案應當向城建檔案管理機構報送或者移交：

　?。ㄒ唬┕I建筑、民用建筑、市政基礎設施、公用基礎設施、交通基礎設施、園林建設、風景名勝建設、市容環境衛生設施建設、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（機密級以上的工程除外）等建設工程檔案；

　?。ǘ┏鞘械叵陆ǎ嫞┲镆约肮┧?、排水、燃氣、熱力、電力、電信、有線電視等各類管線工程檔案及地下管網普查、補測、補繪成果檔案。軍事工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖；

　?。ㄈ┙ㄔO系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案；

　?。ㄋ模┯嘘P城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

　　第八條 建設單位在辦理建設工程規劃許可證前，應當向城建檔案管理機構登記，并與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書。

　　相關部門在核發建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證時，應當查驗建設工程檔案報送責任書。

　　第九條 建設單位編制建設工程檔案應當與工程進度同步，保證建設工程檔案真實、準確、完整。因建設單位提供虛假檔案，給利用單位或者個人造成損失的，由檔案提供單位依法承擔賠償責任。

　　城建檔案管理機構應當向建設單位提出報送工程檔案的具體要求，并及時進行檢查、指導。

　　第十條 報送城建檔案應當符合下列要求：

　?。ㄒ唬n案資料應當是原件。依照有關規定可以報送副本或者復制件的，復制件上應當注明原件的保存處，并加蓋原件保存單位印章；

　?。ǘ┙ㄔO工程文件、圖紙簽字不得使用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具；

　?。ㄈn案資料應當真實、齊全、完整、字跡清楚、規格統一；

　?。ㄋ模┙ㄔO工程竣工圖圖樣清晰，與工程實體相符，并加蓋竣工圖章；

　?。ㄎ澹└鞣N管線工程竣工圖應當以竣工測量成果為依據。

　　建設單位在報送建設工程項目紙質檔案的同時，應當將工程聲像、電子檔案一并報送城建檔案管理機構。

　　第十一條 建設單位在申請辦理建設工程規劃許可證前，應當到城建檔案管理機構查詢并取得施工地段的地下建（構）筑物、管線工程現狀資料；沒有現狀資料的，應當委托具有相應資質的測繪單位進行補測、補繪，并及時將測繪成果報送城建檔案管理機構。

　　第十二條 建設單位在組織工程竣工驗收前，應當向城建檔案管理機構申請建設工程檔案預驗收。

　　城建檔案管理機構應當自收到建設單位預驗收申請之日起十個工作日內預驗收完畢。建設工程檔案符合要求的，出具建設工程檔案認可文件；不符合要求的，建設單位應當按照城建檔案管理機構提出的要求補充、完善，并重新提請預驗收。

　　未進行建設工程檔案預驗收或者預驗收不合格的，建設單位不得組織竣工驗收。

　　建設主管部門在辦理工程竣工驗收備案時，應當查驗城建檔案管理機構核發的建設工程檔案認可文件。

　　政府投資主管部門組織或者委托組織進行竣工驗收的重大固定資產投資項目，由同級檔案管理部門組織工程檔案驗收。

　　第十三條 建設單位應當自建設工程竣工驗收合格之日起三個月內，向城建檔案管理機構報送建設工程檔案。

　　地下建（構）筑物、管線工程竣工驗收前，建設單位應當組織竣工測繪，形成竣工測繪成果，并在竣工驗收合格之日起十五日內，向城建檔案管理機構報送測繪成果。

　　第十四條 停建、緩建工程的檔案，暫由建設單位保管。建設單位被撤銷或者注銷的，建設工程檔案應當向上級主管機關或者城建檔案管理機構報送。

　　第十五條 改建、擴建的工程項目，建設單位應當組織勘察、設計、施工和監理單位據實修改、補充原建設工程檔案。凡結構和平面布置等改變的，應當重新編制建設工程檔案，并在工程竣工驗收后三個月內向城建檔案管理機構報送。

　　第十六條 地下管線普查、補測、補繪形成的檔案，應當在普查、測繪結束后三個月內報送或者移交城建檔案管理機構。

　　第十七條 城建檔案管理機構在收到符合規定要求的建設工程檔案后，應當在五個工作日內向建設單位核發建設工程檔案合格證。

　　第十八條 建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案，以及其他單位形成的具有永久保存價值的城建檔案，應當在三年內全部向城建檔案管理機構移交。

　　第十九條 縣（市）城建檔案管理機構應當在每年第一季度，向市城建檔案管理機構報送上年度城建檔案目錄。

　　第二十條 開發區的建設工程檔案由所在地市、縣（市）城建檔案管理機構接收；跨市、縣（市）的建設工程檔案，由市城建檔案管理機構接收。

　　第二十一條 市、縣（市）人民政府應當組織相關單位，有計劃地收集、征集、恢復、完善缺失的以及具有保存價值的歷史城建檔案。

　　第三章 保護、利用

　　第二十二條 市、縣（市）人民政府應當加強城建檔案保護利用設施建設，建立城建檔案信息動態管理系統。

　　城建檔案信息動態管理系統的基礎地理信息數據由城市規劃主管部門負責提供并及時更新。

　　第二十三條 城建檔案管理機構應當將建設工程檔案信息及時導入城建檔案信息動態管理系統，實現城建檔案信息的動態管理。

　　第二十四條 城建檔案管理機構應當遵守下列規定：

　?。ㄒ唬n案館館庫選址、設計、建設符合國家規定的建設標準；

　?。ǘ┡渲眠m宜安全保存檔案的專門庫房，配備恒溫、恒濕、防盜、防火、防蟲、防磁、防塵、防有害生物和防污染等必要設施；

　?。ㄈ┬枰谰帽４娴臋n案，采取光盤、磁盤及其他現代技術手段備份保存和保護；

　?。ㄋ模╇娮訖n案的存放，符合信息安全要求，具備載體存放環境。同時進行異地備份；

　?。ㄎ澹┙n案資料信息庫、目錄庫，匯編檔案綜合信息。

　　第二十五條 城建檔案形成單位，應當建立健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，做好城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、報送、移交和利用工作。

　　第二十六條 城建檔案管理機構出具的載有本單位印章的檔案復制品，具有與檔案原件同等的效力。

　　第二十七條 城建檔案管理機構應當按照國家有關規定，向社會公開館藏檔案結構、案卷目錄信息，方便社會公眾利用。

　　第二十八條 向城建檔案管理機構移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，城建檔案管理機構應當維護其合法權益。

　　第二十九條 公民、法人和其他組織持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的城建檔案。

　　利用城建檔案應當遵守有關規定，不得有損毀、涂改等行為。

　　第三十條 城建檔案管理機構依照有關規定?？梢允杖〕墙n案服務費。其服務費標準由價格主管部門核定。

　　第四章 法律責任

　　第三十一條 違反本條例第十三條、第十五條、第十六條規定的，由建設主管部門責令改正，并按照下列規定予以處罰；

　?。ㄒ唬┯馄谌齻€月以下的，處一萬元以上三萬元以下罰款；

　?。ǘ┯馄谌齻€月以上六個月以下的，處三萬元以上五萬元以下罰款；

　?。ㄈ┯馄诹鶄€月以上九個月以下的，處五萬元以上八萬元以下罰款；

　?。ㄋ模┯馄诰艂€月以上的，處八萬元以上十萬元以下罰款；

　?。ㄎ澹┙o予單位罰款處罰的，對單位直接負責的主管人員處單位罰款額的百分之五以上百分之十以下罰款。

　　第三十二條 違反本條例第二十九條第二款規定的，由建設主管部門處一千元以下的罰款；造成損失的，應當依法賠償。

　　第三十三條 建設單位有下列情形之一的，由建設主管部門責令限期改正；逾期未改正的，由建設主管部門記入建設行為不良信用記錄：

　?。ㄒ唬┪磁c城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書的；

　?。ǘ┪窗凑展こ踢M度編制、收集建設工程檔案材料的；

　?。ㄈ﹫笏偷慕ㄔO工程檔案不符合本條例規定的；

　?。ㄋ模┪丛谝幎〞r間內報送建設工程檔案的。

　　第三十四條 城建檔案管理工作人員有下列行為之一的，按照有關規定給予處理；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

　?。ㄒ唬p毀、丟失城建檔案的；

　?。ǘ┥米蕴峁?、抄錄、公布、銷?城建檔案的；

　?。ㄈ┩扛?、偽造城建檔案的；

　?。ㄋ模┟髦４娴臋n案面臨危險而不采取措施，造成城建檔案損失的；

　?。ㄎ澹┢渌婧雎毷?、濫用職權、徇私舞弊的。

　　第五章 附則

　　第三十五條 本條例施行前已驗收合格的建設工程，其建設工程檔案未向城建檔案管理機構報送的，建設單位應當按照本條例的有關規定報送。

　　第三十六條 房地產權屬檔案的管理，按照國家有關規定執行。

　　第三十七條 本條例自20**年1月1日起施行。