長沙市總工會機關檔案管理制度

　　(一)立卷歸檔范圍

　　1、具在查考利用價值的，能反映市總工會職能活動的各類文件、會議材料、會議記錄、聲像、統計報表、調研報告等;

　　2、重要的來信來訪材料等;

　　3、市總工會財務和機關財務的各種帳簿、憑證、報表;

　　4、總工會編印的各類刊物(包括反映各項活動的定期或臨時出版的刊物、匯編、簡報)和史志等資料;

　　5、市總工會固定資產原始憑證，包括各種文件、圖紙、說明書等;

　　6、反映工會工作和開展活動情況的照片、錄音帶、錄像帶及輔以文字說明的文字材料等;

　　7、市總工會干部任免、調配培訓、聘任、干部職工花名冊、工資轉移等。

　　(二)歸檔時間和要求

　　1、各部門、各產業工會要做好各種文件、資料的收集立卷工作，于第二年六月份以前將整理裝訂好的案卷移交檔案室。

　　2、歸檔的案卷必須達到質量要求，做到：

　　(1)文件收集齊全;

　　(2)立卷要保持文件之間的歷史聯系;

　　(3)準確劃定案卷的保管期限;

　　(4)按照規定進行編目和排列。

　　(三)檔案利用要求

　　1、機關檔案員要熟悉所藏檔案情況，了解各部門、產業工會的職能和分工，根據需要提供檔案資料，為領導服務，為機關服務，為基層工會服務。

　　2、機關檔案員根據需要編制案卷目錄、文件級目錄、字號索引等檢索工具，并科學、系統地排放。

　　3、搞好案卷利用登記，注明內容、所查案卷的年代及利用目的。在利用檔案結束后，由利用者如實填寫《檔案利用效果登記表》。

　　4、市總工會工作人員利用檔案，原則上在閱文室查閱，需要借出的應辦理借閱手續。外單位查閱檔案需持介紹信，但檔案一律不外借。閱卷時不得勾劃、批注、涂改或污損。

　　5、機關檔案室要開展檔案史料的編研工作，配合有關部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、發文匯集和專題文件匯集等。

　　(四)機關檔案保管辦法

　　1、設置檔案專用庫房和檔案柜。定時測量庫房內溫濕度并做好記錄。定期檢查案卷，發現蟲霉現象及時處理。檔案室配備消防器材，安裝防盜設施，并按設備要求定期檢查、更換。

　　2、檔案室建立全宗卷，以積累存儲機關案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。全宗卷單獨整理保存。

　　3、每月對檔案保管狀況進行全面檢查，做好檢查記錄，發現問題及時報告并采取有效措施加以解決。

篇2：機關大院檔案管理規定

　　機關大院檔案管理規定

　　根據《中華人民共和國檔案法》和區有關檔案管理的規定，為了加強檔案業務建設，進一步提高和規范檔案管理水平，更好地為本局和局屬各單位各項工作服務，結合本局實際，制訂本管理規定。

　　一、管理機構

　　本局各類檔案實行集中統一管理，辦公室負責檔案室管理，配備兼職檔案管理員一名，負責檔案室的日常管理和各項具體的檔案業務工作。為便于集中統一管理，保證檔案完整安全，各科室設兼職檔案材料收集員一名，定期收集整理本科室工作中形成的原始檔案、資料，交局辦公室歸檔。

　　二、檔案人員的職責任務

　　(一)負責編制本局檔案檢索工具，以及檔案文件資料的收集、分類整理和立卷歸檔工作，熟練掌握和應用計算機管理，做好檔案保管、檢索工作，提高工作效率。

　　(二)負責接收、保管和提供利用等日常業務工作。

　　(三)負責接收整理本局在工作和業務活動中形成的文件材料，對有保存價值的文件材料，立卷歸檔。

　　(四)定期對檔案的保管質量，保管期限進行檢查。

　　(五)負責對各科室檔案工作進行監督指導。

　　(六)負責對失去保存價值的檔案資料進行處理、銷毀。

　　三、文件資料的收集整理

　　(一)凡本局各項工作中形成的有保存價值，能夠全面、系統地反映工作情況、精神風貌以及成長歷史的各種檔案材料，包括公文、會議材料、合同書、責任狀、圖表、圖片、基建設計圖紙、基建施工及驗收資料、維修資料、土地紅線圖、會計資料、說明書等，其原始資料均交檔案室統一負責管理。

　　(二)以局名義印發的各類文件資料，須送兩份至檔案室存檔，檔案人員在每年年底以前，將各類會議的記錄本、發文編號目錄等歸檔保存。

　　(三)本局工作人員因公外出參加會議結束后，辦公室及時將會議文件資料安排傳閱后歸檔保存。

　　(四)局各科室應將打印文件有關資料的備份轉盤定期送交局辦公室歸檔保存。

　　(五)檔案人員應對各類資料進行詳細登記編號，按內容分類保管，及時為本局各項工作的開展做好參考資料以及為后勤歸檔工作做好準備。

　　四、檔案資料的借閱

　　(一)本局工作人員有保護檔案的義務。

　　(二)查閱檔案資料須首先填寫《查閱檔案登記表》，未履行登記手續者，檔案室拒絕提供檔案資料。

　　(三)外單位查閱檔案資料，必須持所在單位介紹信，注明利用者身份和利用檔案的目的、范圍，經分管領導審批同意后，予以查閱。

　　(四)查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經批準，不得將案卷帶出本局。

　　(五)要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字，嚴禁明煙。

　　(六)嚴守黨和國家機密，不得翻閱摘抄利用以外的檔案。

　　(七)查閱檔案應統一抄錄在16開紙上，不準隨意摘抄在筆記本，如需復印(部分或全部)應事先在申請單上說明，按復印有關要求辦理。

　　(八)查閱檔案、資料者應及時將利用效果反饋檔案室，以利探索和總結檔案利用工作規律，更好地為機關工作服務。

　　(九)調離本局的工作人員，必須清理移交檔案資料后方可辦理調離手續。

　　五、檔案鑒定和銷毀

　　(一)根據檔案的使用價值，可將其保存期限分為一年至五年及長久保存等幾個類型。檔案人應定期對檔案的保存期限重新做出鑒定意見，并報局檔案鑒定小組(局檔案鑒定小組由分管局長，辦公室負責人和檔案管理員組成)審批，以確定過期檔案并進行銷毀。日常鑒定工作由檔案管理員負責。

　　(二)檔案銷毀時，由檔案員列出需銷毀檔案的清單和撰寫報告并報局檔案鑒定小組審批后方可進行。

　　(三)銷毀檔案時，要有兩人以上監銷，監銷人員在銷毀前應認真清查核對，在銷毀清冊上鑒章，并將銷毀情況報告局領導，銷毀清冊應列入檔案保存。

篇3：局機關檔案管理制度

　　局機關檔案管理制度

　　一、辦公室負責管理綜合類和人事檔案，各科室業務類檔案由本科室保管。

　　二、檔案管理人員要認真學習《檔案法》、《保密法》等法律法規，嚴格遵守檔案保密紀律，及時做好檔案的收集整理鑒定和統計工作。

　　三、機關各科室應在規定的時間內，將具有保存價值的文件資料移送檔案室歸檔。

　　四、歸檔的文書檔案資料，應符合下列要求：

　　1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶等都必須齊全完整。

　　2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫，出現上述情況，歸檔管理人員應及時要求有關科室人員進行重抄或復制。

　　3、歸檔資料分為外來文件和本單位形成的文件，要建立《移交檔案文件目錄》和有關專用目錄。

　　五、各科室移送檔案要嚴格履行，移交，接收等手續。

　　六、查閱檔案文件必須履行審批手續，不論是上級下發的文件，還是本單位的文件及其復制文件，須報主管領導書面批準后方可查閱。需借閱并帶出檔案室的，須報請主管領導和主要領導審批同意，履行借閱手續，方可帶出。

　　七、檔案的銷毀，須先編制銷毀清冊，經主要領導批準簽字后派專人監銷方能銷毀。

　　八、檔案管理員要加強檔案室管理，做到防火、防塵、防強光、防高溫、防潮、防蟲蛀、防有害氣體、防盜。

　　九、檔案管理員要確保安全保密。做到不丟失、不積壓、不泄密、不失密。對擅自抄錄、復制、偽造、涂改、撕(換)頁、外傳或外送、公布檔案的，或者人為原因造成損毀、丟失的，要根據《檔案法》及有關規定，對當事人和直接領導人予以嚴肅處理。