機關大院檔案管理規定

　　根據《中華人民共和國檔案法》和區有關檔案管理的規定，為了加強檔案業務建設，進一步提高和規范檔案管理水平，更好地為本局和局屬各單位各項工作服務，結合本局實際，制訂本管理規定。

　　一、管理機構

　　本局各類檔案實行集中統一管理，辦公室負責檔案室管理，配備兼職檔案管理員一名，負責檔案室的日常管理和各項具體的檔案業務工作。為便于集中統一管理，保證檔案完整安全，各科室設兼職檔案材料收集員一名，定期收集整理本科室工作中形成的原始檔案、資料，交局辦公室歸檔。

　　二、檔案人員的職責任務

　　(一)負責編制本局檔案檢索工具，以及檔案文件資料的收集、分類整理和立卷歸檔工作，熟練掌握和應用計算機管理，做好檔案保管、檢索工作，提高工作效率。

　　(二)負責接收、保管和提供利用等日常業務工作。

　　(三)負責接收整理本局在工作和業務活動中形成的文件材料，對有保存價值的文件材料，立卷歸檔。

　　(四)定期對檔案的保管質量，保管期限進行檢查。

　　(五)負責對各科室檔案工作進行監督指導。

　　(六)負責對失去保存價值的檔案資料進行處理、銷毀。

　　三、文件資料的收集整理

　　(一)凡本局各項工作中形成的有保存價值，能夠全面、系統地反映工作情況、精神風貌以及成長歷史的各種檔案材料，包括公文、會議材料、合同書、責任狀、圖表、圖片、基建設計圖紙、基建施工及驗收資料、維修資料、土地紅線圖、會計資料、說明書等，其原始資料均交檔案室統一負責管理。

　　(二)以局名義印發的各類文件資料，須送兩份至檔案室存檔，檔案人員在每年年底以前，將各類會議的記錄本、發文編號目錄等歸檔保存。

　　(三)本局工作人員因公外出參加會議結束后，辦公室及時將會議文件資料安排傳閱后歸檔保存。

　　(四)局各科室應將打印文件有關資料的備份轉盤定期送交局辦公室歸檔保存。

　　(五)檔案人員應對各類資料進行詳細登記編號，按內容分類保管，及時為本局各項工作的開展做好參考資料以及為后勤歸檔工作做好準備。

　　四、檔案資料的借閱

　　(一)本局工作人員有保護檔案的義務。

　　(二)查閱檔案資料須首先填寫《查閱檔案登記表》，未履行登記手續者，檔案室拒絕提供檔案資料。

　　(三)外單位查閱檔案資料，必須持所在單位介紹信，注明利用者身份和利用檔案的目的、范圍，經分管領導審批同意后，予以查閱。

　　(四)查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經批準，不得將案卷帶出本局。

　　(五)要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字，嚴禁明煙。

　　(六)嚴守黨和國家機密，不得翻閱摘抄利用以外的檔案。

　　(七)查閱檔案應統一抄錄在16開紙上，不準隨意摘抄在筆記本，如需復印(部分或全部)應事先在申請單上說明，按復印有關要求辦理。

　　(八)查閱檔案、資料者應及時將利用效果反饋檔案室，以利探索和總結檔案利用工作規律，更好地為機關工作服務。

　　(九)調離本局的工作人員，必須清理移交檔案資料后方可辦理調離手續。

　　五、檔案鑒定和銷毀

　　(一)根據檔案的使用價值，可將其保存期限分為一年至五年及長久保存等幾個類型。檔案人應定期對檔案的保存期限重新做出鑒定意見，并報局檔案鑒定小組(局檔案鑒定小組由分管局長，辦公室負責人和檔案管理員組成)審批，以確定過期檔案并進行銷毀。日常鑒定工作由檔案管理員負責。

　　(二)檔案銷毀時，由檔案員列出需銷毀檔案的清單和撰寫報告并報局檔案鑒定小組審批后方可進行。

　　(三)銷毀檔案時，要有兩人以上監銷，監銷人員在銷毀前應認真清查核對，在銷毀清冊上鑒章，并將銷毀情況報告局領導，銷毀清冊應列入檔案保存。

篇2：公司會計檔案管理規定

　　公司會計檔案管理規定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據，財務部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

　　4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經有關負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經財務部經理批準后，才能辦理登記查閱手續。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復印的，須經財務部經理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經酒店領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：廣告公司檔案管理規定

　　廣告傳媒公司檔案管理規定

　　(一)公司的檔案范圍

　　1、企業行政文書檔案：包括法規性文件;各種合同及協議書;會議文件;工作計劃、規劃和工作總結;有關人員的任免、獎勵和處分、調配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

　　2、企業管理檔案：包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。

　　3、企業技術檔案：包括技術研究檔案、項目方案、樣片等。

　　4、企業會計檔案：包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

　　5、企業業務檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據等。

　　6、企業聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　(二)公司檔案管理體制

　　1、公司檔案管理機構：辦公室統一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。

　　2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。

　　(三)立卷歸檔制度

　　1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦(理)完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當事人、部門負責人留復印件備查。

　　(3)凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　(4)項目、科研課題，鑒定，驗收后，兩個月內歸檔。

　　4、歸檔要求

　　(1)材料完整齊全。

　　(2)系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，并區分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

　　(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。

　　(4)在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

　　(5)由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續，雙方在移交清冊上簽字。

　　5、部門歸檔要求

　　(1)編制立卷項目，將辦(理)完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

　　(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。

　　(3)一個客戶一個立卷，一個項目立一個卷，一個檔案盒。

　　(4)貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

　　(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。

　　7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統一用A4紙。

　　(四)、檔案管理工作

　　1、檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位;分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀;銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　(五)、檔案利用工作

　　1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復印件;提供文獻索引資料。

　　3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。

　　4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。