職校檔案管理規定

　　為了保證檔案室的整潔和安全，制定規定如下：

　　一、檔案室管理

　　(一)檔案室是機要部門，無關人員不得隨意進入室內閑談、聊天或做與檔案工作無關的事情。

　　(二)檔案室內要切實做好“六防”工作。即防火、防盜、防潮、防蟲害、防灰塵、防鼠。

　　(三)平時要搞好檔案室內外衛生，并依據季節天氣變化搞好室內、檔案箱內的通風工作，半年對檔案箱內清掃一次，定期在檔案箱內加放防蟲蛀藥劑。

　　(四)檔案室內要嚴禁吸煙，出入檔案室要關鎖好門窗，如發現問題，要保護好現場，及時向有關領導或部門匯報。

　　(五)定期和不定期地對檔案進行檢查，如發現問題應及時處理。

　　二、借閱

　　1.檔案組卷后，不得隨意借閱，如確因工作需要，必須經主管部門批準后，嚴格履行借閱手續，接交清楚，歸回時經核對無誤再注銷。

　　2.查閱人事檔案必須是黨員干部，但不得查閱和借閱本人或親屬的檔案。借閱會計檔案要辦借閱手續，做好利用登記，并對歸還的會計檔案進行檢查。本單位工作人員，因工作需要可直接到檔案室辦借閱手續。外單位如需查閱會計檔案時，需持單位正式介紹信，經檔案部門或財務部門主要負責人批準，方可查閱，不準借出。

　　3.借卷人必須愛護檔案，嚴格遵守保密制度，嚴禁損壞涂改、圈劃、撤換、翻印或轉借他人，不得向無關人員泄露和對外公布檔案內容。查閱時，必須保持室內整潔，不準吸煙，保障檔案的安全性。

　　4.查閱檔案人員，要在本室內查閱，不得帶出室外，確因工作需要借出，必須經主管領導批準，履行登記手續后，方可借出。

　　5.外單位查閱檔案，必須持閱檔介紹信，介紹信要符合上級的有關規定，否則不予查閱。

　　三、立檔標準

　　為使檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計的利用規范化，不斷地改善案卷質量，提高檔案的管理水平，根據本校文書檔案工作的特點，特制定本文書檔案質量標準：

　　(一)歸檔文件，齊全完整

　　凡本單位行政、教學、后勤、生產等工作活動中形成并辦理完畢的，又具有保存價值的文件材料，都應立卷歸案。如收發文件、電報、各種會議記錄、電話會議記錄，各類計劃、統計報表、名冊、學校及部門的規章制度、調查研究材料、工作總結及本校編印的出版物原稿、圖表、簿冊、照片、?？染鶓占R全完整，立卷歸檔。

　　(二)分門別類，系統組卷

　　1.應根據本校內部機構設置，職責范圍，業務分工，文件特點采用年度一問題分類法。

　　2.立卷分工：

　　(1)本單位的收文、發文和內部自產文件，業務部門主辦，學校名義批發的文件，由校辦公室立卷(同時主辦業務部門也應留底存查)。

　　(2)臨時機構的文件，由臨時機構的執行任務中隨時整理，待工作完成后負責立卷，并交檔案室存查。

　　3.立卷的基本要求：

　　按照文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯系，注意區分文件的保管價值，便于保管和利用，其具體要求：

　　(1)根據文件的特點，將具體聯系密切保管期限相同的文件組合一起立卷，如把一項工作、一個問題、一次會議、一個案件和同一類型的文件材料，組合在一起立卷。

　　(2)學校有關教學方面的自產文件、資料、數據、圖表、圖片以及各種課程標準，教學執行計劃、授課進度計劃、教學日歷、課表、任課教師安排、教師工作量統計、教師聽課記錄、學生學籍、各班教學日志，學生出勤，各種進修計劃，進修考核情況，以及全校有關教學方面的統計資料等，均由教務部門統一分門別類，按教學年度整理立卷。

　　(3)按文件年度組卷時，要注意區別文件制成和處理日期所屬年度，一般應遵照如下規定：

　　年度計劃、總結、報表、預算、決算及行政、教學、后勤、生產等的業務文件、資料等，放在針對的年度立卷，總結和計劃寫在一起的文件，應視文件內容的主次和中心來定，跨年轉時間，確定年屬年代立卷;跨年度的請示與批復，來文與復文按本機關的文件時間立卷;專門為某項特定工作或會議收集的有關文件材料，隨特定工作會議所屬時間立卷;跨年度會議文件，放在舉行會議的年度立卷。

　　(三)保密期限，劃分標準

　　根據國有檔案局頒發的《全國文書檔案保管期限的規定》和上級主管部門下發的文書檔案保管期限表，制定本校文書檔案保管期限表。立卷時要根據保管期限表的規定，正確地區分文件的保管價值，按照永久、長期、短期三種保管期限組卷，不同保管價值的文件，除密不可分的外，一般不要放在一起立卷。

　　(四)卷內編目，條理清楚

　　1.卷內文件的排列編號：卷內文件要求排列次序有條理保持文件之間的聯系，給每份文件以固定的位置，排列的一般方法：一個作者一個問題，按時間排列，一個作者幾個問題，按問題的重要程序結合時間排列;幾個

　　作者幾個問題，先按問題集中，然后按重要程度結合作者、時間排列;會議文件，按重要程度結合文件時間順序排列，卷內文件正文在前，附件在后;正本在前，定稿在后，批復在后;批復在前，請示在后;復文在前，問文在后;轉發文在前，原件在后。

　　2.卷內文件排列好后，用阿拉伯數字在文件右上角按順序編上張號，簡子頁、折疊頁、半頁者編一個張號，圖紙、照片編在背面，折疊頁編在外面，空白頁不編號，印刷小冊應同文件一起編號，編號宜用打號機或鋼筆。

　　3.填寫卷內目錄與備考表;卷內目錄放在首頁，用以介紹案卷內容與成分，要逐份文件逐項登記，備考表附于卷尾，用以注明卷內文件張數及卷內需要說明的情況，便于管理和利用者了解，備考表應由立卷人簽字并注明填寫日期，檢查人由檔案檢查人簽字，日后案卷的變化情況，可由檔案管理人員隨時在備考表上注明。

　　(五)裝訂整齊，結實美觀

　　1.卷內文件裝訂，要拆除金屬物，折疊整齊、寬長的紙頁要切齊，殘破文件應予修復，對批語、簽署意見寫在文件裝訂線外的，應粘貼加寬，字跡不清的或由鉛筆、園珠筆及復寫紙寫的重要文件，必要時應抄錄或復制抄本。

　　2.案卷要裝訂結實、整齊、美觀，以三孔線繩裝訂，結頭結在背面，每卷一般不得超過200頁，裝訂時要把材料的右旁與底邊對齊，不要掉頁或壓住字跡。妨礙閱讀，對于圖片及其它不便裝訂的文件，宜用盒式卷夾散存保管。

　　(六)案卷標題，簡明確切

　　案卷組成后要擬寫案卷標題，標題要準確無誤，文字通順精練，概括性強，簡明確切地提示卷內文件作者、問題、名稱。

　　(七)封面編目，整齊大方

　　書寫案卷封面標題時，應用毛筆或鋼筆(用炭素墨水)正楷書寫，要求字跡端正醒目。其它各項如：機關名稱、組織機構證的張數、起止日期、保管期限及脊背上的年度、全宗號、目錄號、案卷號等要求刻制印章，以紅色印油用印。

　　(八)排列案卷，編寫目錄

　　1.案卷的排列和編寫案卷序號，案卷要系統排列，將一類性質的案卷先按保管期限分開，然后將每一種保管期限的案卷，按類別分冊，再將每類內的案卷，按其聯系結合重要程度排列。

　　案卷排列后，逐卷地編制案卷的順序號，按年度分永久、長期、短期三種保管期限，編三個順序號，每種保管期限都以一開始編。

　　2.編寫案卷目錄，按照案卷排列的順序逐項登記案卷目錄，填寫卷目錄需用鋼筆工整抄寫或打印，不得使用圓珠筆或復寫紙，目錄一式三份，文書處理部門一分，檔案室二份(一份歸檔，一份作查找利用檔案的檢查工具)。

　　3.案卷封面應寫明單位名稱，案卷屬年度，目錄起止日期，目錄的最后應有備考表，寫明案卷數量，目錄張數及需要說明的有關情況，編制人、編制日期。

　　本規定自20**年9月1日起執行，由ZZ市**職業技術學校行政部解釋。

篇2：公司會計檔案管理規定

　　公司會計檔案管理規定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據，財務部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

　　4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經有關負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經財務部經理批準后，才能辦理登記查閱手續。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復印的，須經財務部經理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經酒店領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：廣告公司檔案管理規定

　　廣告傳媒公司檔案管理規定

　　(一)公司的檔案范圍

　　1、企業行政文書檔案：包括法規性文件;各種合同及協議書;會議文件;工作計劃、規劃和工作總結;有關人員的任免、獎勵和處分、調配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

　　2、企業管理檔案：包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。

　　3、企業技術檔案：包括技術研究檔案、項目方案、樣片等。

　　4、企業會計檔案：包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

　　5、企業業務檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據等。

　　6、企業聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　(二)公司檔案管理體制

　　1、公司檔案管理機構：辦公室統一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。

　　2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。

　　(三)立卷歸檔制度

　　1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦(理)完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當事人、部門負責人留復印件備查。

　　(3)凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　(4)項目、科研課題，鑒定，驗收后，兩個月內歸檔。

　　4、歸檔要求

　　(1)材料完整齊全。

　　(2)系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，并區分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

　　(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。

　　(4)在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

　　(5)由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續，雙方在移交清冊上簽字。

　　5、部門歸檔要求

　　(1)編制立卷項目，將辦(理)完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

　　(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。

　　(3)一個客戶一個立卷，一個項目立一個卷，一個檔案盒。

　　(4)貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

　　(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。

　　7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統一用A4紙。

　　(四)、檔案管理工作

　　1、檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位;分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀;銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　(五)、檔案利用工作

　　1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復印件;提供文獻索引資料。

　　3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。

　　4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。