民盈集團檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為規范集團公司的財務檔案管理工作，并參考財政部有關會計檔案管理規定制定本制度。
第二條 集團公司、直屬單位、成員企業，應當依照本制度管理財務會計檔案。各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的保管、保存、立卷、歸檔、、借用和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
第二章 財務會計檔案的內容
第三條 財務會計檔案包括：會計憑證、會計賬簿、會計報表報告、查賬報告、驗資報告，各種會計軟盤、軟件，各類存有會計信息的磁盤、光盤，以及由計算機產生的匯總表、賬表、報表等以及各種經濟合同、與生產經營管理和投資者權益有關的其他重要文件等各種會計資料;所有稅務證件、申報軟件(含軟體及IP地址)、IC卡、儲存盤、納稅申報表、審計報告、稅務批復、稅法文件等。
第三章 財務會計檔案的保管、保存
第四條 財務部門應指定專人負責妥善保存會計檔案，定期將各種財務計資料按類別、按順序整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。出納人員不得兼管會計檔案。
第五條 保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，保管人員和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
第六條 公司財務會計檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類，具體類別和保管年限詳見附表。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分5年、15年。。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
本規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。
財務會計檔案保管期限表:序號
類別
檔案名稱保管期限
備注
1會計憑證類原始憑證15年2會計憑證類記賬憑證15年3會計憑證類匯兌憑證15年
4會計賬簿類總賬15年包括日記總賬
5會計賬簿類明細賬15年
6
會計賬簿類
日記賬
15年
現金和銀行存款日 記賬
7會計賬簿類固定資產卡片
固定資產報廢清 理后保管5年8會計賬簿類輔助賬簿15年
9財務報告類月、季度財務報告5年包括文字分析10財務報告類年度財務報告(決算)
永久包括文字分析11預算類各類預算報表5年12
合同
各類經濟合同永久
13稅務類批復、檢查處理決定、 清繳報告永久
14稅務類申報表、內部管理報表 等
5年15其他類會計移交清冊15年16
其他類
會計、稅務檔案保管清 冊
永久
17其他類會計、稅務檔案銷毀清 冊永久18其他類銀行余額調節 表5年19
其他類
銀行對賬單
5年
第七條 會計檔案的保存要求
1、會計檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應得防火器材;
2、采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;
3、會計檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀;
4、會計檔案室內保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕;
5、會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
第四章 財務會計檔案日常管理和整理立卷歸檔
第八條 賬冊管理
1、當日工作結束后，須及時將記賬憑證裝訂成冊，并打印銀行存款日記賬、現金日記賬;
2、月末結賬后，須及時打印科目文件，并裝訂成冊;
3、月末結賬后，須及時打印月度會計報表，并連同報表附注及文字說明等歸檔;
4、月末結賬后，須將銀行存款余額調節 表、銀行對賬單及其他應歸檔的會計資料及時歸檔;
5、年終決算后，須將年度財務報告及時歸檔。
第九條 磁介質管理
1、軟盤數據備份：每月結賬后須將明細賬、參數文件(包括科目文件、部門文件、客戶文件)用軟盤作永久性備份，并將記賬憑證作臨時性備份;
2、硬盤數據備份：每年應定期將硬盤數據作一次性全部備份并刻錄光盤雙重備份。應統一編號，登記入冊，各盤標簽上應注明數據目錄和日期，由檔案室分開地點保管。
3、電算化會計軟件、電算化會計資料應由專人嚴格管理，確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除。
第十條 稅務檔案管理
1、將各主管稅務機關名稱及具體管轄的所有局(處或科、室)負責人名稱、職務、主管業務及聯系方式等進行書面登記。
2、將所有法定納稅申報表及內部稅務管理報表按月裝訂成冊，并規范制作文件封面，妥善存檔保管。
3、將企業所得稅匯算清繳審核報告、財產損失審核報告及其他有關稅務審核報告規范裝訂成冊，妥善保管。
4、將稅務機關出具的各種批復、檢查處理決定等文件裝訂成冊，并規范制作文件封面，妥善存檔保管。
5、單獨建立《稅務檔案保管清冊》，對各類歸檔稅務檔案詳細記錄其中。
第十一條 各種經濟合同、存出保證金收據以及涉外文件等重要原始憑證，應當另編目錄，單獨登記保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
第十二條 從外單位取得的原始憑證如有遺失，應當取得原開出單位蓋有公章 的證明，并注明原來憑證的號碼、金額和內容等，由經辦單位財務部門負責人、財務主管人員和總經理批準后，才能代作原始憑證。
第十三條 會計年度終了后，對財務會計資料進行整理立卷歸檔。檔案的整理采用“三統一”的辦法，即分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，并分門別類按各卷順序編號。
1、分類標準統一
一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;
2、檔案形成統一
案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;
3、管理要求統一
建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計資料裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
第十四條 會計檔案的裝訂
會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他文字資料的裝訂。
1、會計憑證的裝訂
一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年月妥善保管歸檔。憑證外面要加封面，檢查憑證是否完整連續。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章 ;在封面上編號卷號，按編號順序入柜，并要在顯露出表明憑證種類編號，以便調閱。
2、會計賬簿的裝訂
各種會計賬簿年度結賬后，除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。
首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續;然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂;在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人(經辦人)簽章 。會計賬簿封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章 ;封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬;會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
3、會計報表的裝訂
會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。
會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺的裝訂;
會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底;
按保管期限編制卷號。
第十五條 建立《會計檔案保管清冊》，設置財務會計歸檔案登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;
第五章 財務會計檔案的借用
第十六條 原始憑證不得外借。其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經本公司財務主管領導、會計主管人員批準，可以復制。向外單位提供的原始憑證復印件，應當在專設的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或蓋章 。
第十七條 本集團財務人員因工作需要查閱會計檔案時，及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。
第十八條 公司內各單位若因工作需查閱財務會計檔案時，必須經本單位領導批準證明，經財務主管同意后，方能由檔案管理人員接待查閱。
第十九條 外單位人員因公需要查閱公司財務會計檔案時，應持有單位介紹信，經公司負責人和財務主管領導同意后，方能由保管人員接待查閱，并由檔案保管人員詳細登記查閱會計檔案人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。
第二十條 歸檔案一般不得帶出保管室外，如有特殊情況，需帶出室外復制時，必須經財務主管領導批準，并限期歸還。
第二十一條 查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、折封和抽換。
第六章 財務會計檔案交接
第二十二條 單位因業務移交其他單位辦理所涉及的財務會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。
第二十三條 單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。
第二十四條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理財務會計檔案交接手續。
移交會計檔案的單位，應當編制《會計檔案移交清冊》和《稅務檔案移交清冊》，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章 。
第二十五條 由于財務會計檔案保管人員的變動或會計機構改變等原因，需要辦理會計檔案移交時，必須按照《會計檔案移交清冊》或《稅務檔案移交清冊》所列內容，辦理會計檔案交接手續，并由監交人、移交人、接收人在移交清冊上簽字或蓋章 。
第二十六條 移交本單位檔案機構保管的財務會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
財務會計部門在會計檔案移交本單位檔案部門時，應按下列程序進行：
開列清冊，填寫交接清單;
在帳簿使用日期欄填寫移交日期;
交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章 。
第七章 財務會計檔案的銷毀
第二十七條 保管期滿的財務會計檔案需要銷毀時，由會計檔案保管人員提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》或《稅務檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。檔案管理部門負責人和財務部門經理嚴格審查，會簽后，報集團公司分管財務的領導審查，報請董事長批準后銷毀。
第二十八條 銷毀會計檔案時，應由內部審計、財務人員共同參加監銷。
第二十九條 監銷人員在銷毀財務會計檔案前，應當按照《會計檔案銷毀清冊》或《稅務檔案銷毀清冊》所列內容核對所要銷毀的財務會計檔案;銷毀后，應當在銷毀清冊上簽名或蓋章 ，并將銷毀情況及時報告財務主管領導。
第三十條 保管期滿但是仍未結清的債權、債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第八章 附則
第三十一條 本制度規定與國家頒布的財經法規或公司章 程相抵觸時，以國家財經法規、公司章 程的規定為準。
第三十二條 本制度(草案)經集團公司董事會審議通過后施行，修訂亦同，本制度解釋權歸集團財務管理中心。
篇2：客戶檔案管理制度
客戶檔案管理制度
1.0本部門的主要戶檔案管理任務
本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。
2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括
2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。
2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；
3.0客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：
3.1收集客戶資料
3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金
3.3客戶裝修工程文件
3.4客戶遷入時填具之資料
3.5客戶資料補充
3.5.1客戶證件資料
3.5.2客戶聯絡資料
3.5.3緊急事故聯絡人的資料
3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料
3.6客戶與物業公司往來文件
3.7客戶違規事項與欠費記錄
3.8客戶報修記錄
篇3：公司會計檔案管理制度
公司會計檔案管理制度
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。
11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。
13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。