置業公司檔案管理規定

　　一、管理總則：

　　1、檔案管理是公司的一項十分重要的基礎工作，是公司的無形資產和信息資源，是有效開展工作、提高工作效率的重要工具和保障。

　　2、公司全部形成的檔案歸公司所有，公司對檔案具有所有權、使用權、監督權和處置權。

　　3、公司實行人工檔案、電腦檔案和實物檔案并行管理，相互補充。

　　4、實行分級管理制;內部按一級文檔和二級文檔分層管理;檔案專管人員專管和部門內部分工管理;

　　所有檔案分類管理的"四分"管理方式。在檔案管理過程中要求做到全面準確并確保使用管理過程中的安全和保密。

　　二、檔案范圍：

　　凡屬下列對象均納入公司檔案管理范圍，并按性質暫分為如下幾大類：

　　1、公司檔案：包括公司的申報文件、注冊文件、證照印章、正式文件、正式函件、會議紀要、重要

　　合同協議、制度文件、公司簡報等。

　　2、財務檔案：包括帳冊、帳簿、原始憑證、報表、記帳憑證、合同協議、納稅資料、驗資資料、審

　　計資料、銀行資料、工商資料等。

　　3、人事檔案：包括公司員工在公司就職期間和管理過程中形成的全部招聘、應聘、入職、晉升、考

　　核、離職、作息、社保、培訓、獎懲、審批、表單、合同、協議、證書、計劃、總結、崗位說明書、目標責任及其相關資料和表單、報表。

　　4、行政檔案：包括行政后勤管理過程中所形成、積累的全部原始資料、原始記錄、統計報表、登記

　　臺帳、工作表單、合同協議，以及相關收文、簡報、審批文函等。

　　5、政策檔案：包括各類相關法律法規、綜合政策、行業政策、行業規定、市場信息、資源信息等文

　　件資料。

　　6、綜合檔案：包括以上未包含的其它文檔資料。

　　公司檔案按保存性質分為如下：

　　1、電子檔案：包括以計算機硬盤、軟盤、光盤、優盤形式保存的全部文件檔案資料。

　　2、實物檔案：包括以非文件資料和電腦磁盤形式存在的其它實物檔案，如各類電腦軟件、照片、圖

　　冊、手冊、樣品、音像帶等。

　　3、本文檔案：以打印出來的有文字的紙張形式保存的檔案。

　　三、檔案分類

　　檔案管理內容龐雜，涉及各環節、各崗位工作的全方位和全過程，因此，必須建立和采用一套較科學、適用、嚴謹、安全的管理方法，則首先應從實際出發對全部檔案進行科學合理的分類，對其全程實施規范管理。

　　(一)管理范圍分類：(見上述分類)

　　(二)管理手段分類：

　　1、文本檔案：即以文字資料形式保存的全部文檔。

　　2、電腦檔案：即以電腦磁盤形式保存的全部文檔。

　　3、實物檔案：即以其它實物形式保存的全部文檔。

　　(三)管理責任分類：

　　1、分級管理：即各公司按本規范建立的檔案管理體系。

　　2、分層管理：即各公司內部按一級檔案和二級檔案的管理。

　　(1)一級檔案：即由各公司指定專人負責管理的全部原始文檔。

　　(2)二級檔案：即由各部門和各員工在日常工作中配發、復制、備份、下載、轉移以及從公司外部

　　收集、整理、積累、保存、形成的，并由其個人保管使用的、離職后須全部清退的全部文檔資料。

　　3、分工管理：即由公司檔案專管人員專管和部門內部分工管理。

　　4、分類管理：即按檔案性質和實際適用口徑進行的檔案分類。

　　(四)管理目錄分類管理：即按檔案性質和實際適用口徑進行的檔案分類。公司人工檔案、電腦檔案和實物檔案，均須由各公司統一編制審定"公司檔案分類目錄"進行分類和管理。各公司人工檔案、電腦檔案、實物檔案的分類口徑和目錄必須保持一致，以便于檢索。

　　四、管理程序

　　(一)文本檔案的管理程序：

　　1、一級檔案管理程序及說明(如圖示)：

　　2、二級檔案管理程序及說明(如圖示)：

　　(二)電腦

　　檔案的管理程序及說明：(如圖示)

　　五、職責分工

　　(一)人工檔案管理分工：

　　1、公司人事檔案和行政檔案、實物檔案由檔案總務負責。

　　2、公司財務檔案由公司財務部經理負責。

　　3、公司檔案/綜合檔案/項目檔案/政策檔案由公司機要室負責。

　　(二)電腦檔案管理分工：

　　1、各公司行政部門電腦中的檔案，由行政助理負責。

　　2、各公司之各部門電腦中的檔案，由各部門經理負責。

　　3、各公司副總經理人員電腦中的檔案由其秘書負責;無秘書的由總經辦主任負責。

　　六、管理要求

　　(一)領導責任：

　　1、各級負責人須強化檔案管理觀念，帶頭認真執行有關文檔管理規范，杜絕意識淡化、有章不循、重人輕已、作風粗疏等現象。

　　2、各級負責人均對所屬部門、人員和所分管工作中的檔案管理負有管理、指導、監督、檢查的職責，不可推諉。

　　3、各級負責人的日常檔案管理必須納入公司統一管理，并主動接受公司的檢查、監督和指導。

　　(二)日常使用管理：

　　1、制作：

　　(1)各文案寫作人和文印制作人，必須按文件處理規范要求寫作和制作。命名要準確，以便存查;時間、作者、落款要明確，以明確責任和功勞;制作排版要規范。

　　(2)對有特殊背景、特殊情況的存檔文件，必須在電腦文檔上，或用鉛筆在存檔文件上做必要的備注，以備存查和備忘。

　　2、使用：

　　(1)檔案專管人員統一執行公司下發的"公司檔案分類目錄"和"檔案借調登記表"，按此要求進行日常分類管理和使用管理;所有員工一律配發公司統一制作的"檔案分類明細表"供二級檔案的有序管理;業務部門和人員由公司統一配發并執行"外送文件資料簽冊"。

　　(2)公司檔案管理一律使用公司制訂的規范表單，計有：公司檔案分類目錄、檔案分類明細表、外送文件資料簽收冊、檔案借調登記表。

　　(3)各公司一級檔案一律裝柜、裝袋(盒)，鑰匙由機要室負責人管理;各部門檔案盡量裝柜、裝袋(盒)，鑰匙由檔案負責人管理。

　　(4)為保證文檔安全守密，各員工須嚴格履行保密職責，特別要嚴把制作、復制關，公司副總以下人員復印資料，必須由檔案管理人員如實登記。載有重要內容的舊打印紙，應及時銷毀，禁止重復使用。

　　(5)各公司電腦(尤其是主電腦)必須安裝并適時更新殺毒軟件，拒絕使用有毒軟盤、移動硬盤，確保文檔安全。

　　(6)認真建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系，包括：檔案分類明細表、分類建(歸)檔、分類建夾，并隨時清整文件資料和抽屜、案頭，杜絕亂丟亂放。

　　3、歸檔：

　　(1)所有人員在工作中形成的文檔要及時歸檔;蓋章后須留存一份給專管人員存檔。

　　(2)公司定期對各子公司一、二級文檔及部門電腦檔案進行檢查;每年底，公司將對各公司、部門、人員的人工、電腦和實物檔案進行大檢查(包括上交檔案、電腦檔案刻制光盤等)。

　　(3)凡借用、調用文檔，必須登記并及時歸還。

篇2：公司會計檔案管理規定

　　公司會計檔案管理規定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據，財務部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

　　4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經有關負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經財務部經理批準后，才能辦理登記查閱手續。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復印的，須經財務部經理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經酒店領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：廣告公司檔案管理規定

　　廣告傳媒公司檔案管理規定

　　(一)公司的檔案范圍

　　1、企業行政文書檔案：包括法規性文件;各種合同及協議書;會議文件;工作計劃、規劃和工作總結;有關人員的任免、獎勵和處分、調配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

　　2、企業管理檔案：包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。

　　3、企業技術檔案：包括技術研究檔案、項目方案、樣片等。

　　4、企業會計檔案：包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

　　5、企業業務檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據等。

　　6、企業聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　(二)公司檔案管理體制

　　1、公司檔案管理機構：辦公室統一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。

　　2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。

　　(三)立卷歸檔制度

　　1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦(理)完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當事人、部門負責人留復印件備查。

　　(3)凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　(4)項目、科研課題，鑒定，驗收后，兩個月內歸檔。

　　4、歸檔要求

　　(1)材料完整齊全。

　　(2)系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，并區分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

　　(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。

　　(4)在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

　　(5)由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續，雙方在移交清冊上簽字。

　　5、部門歸檔要求

　　(1)編制立卷項目，將辦(理)完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

　　(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。

　　(3)一個客戶一個立卷，一個項目立一個卷，一個檔案盒。

　　(4)貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

　　(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。

　　7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統一用A4紙。

　　(四)、檔案管理工作

　　1、檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位;分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀;銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　(五)、檔案利用工作

　　1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復印件;提供文獻索引資料。

　　3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。

　　4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。