某大學公文處理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為了做好學校黨政公文處理工作，加強管理，使之規范化、制度化，根據*中央《中國共產黨機關公文處理條 例》、國務院《國家行政機關公文處理辦法》及國家質量技術監督局《國家行政機關公文格式》（國家標準），結合我校實際情況，制定本辦法。

　　第二條 學校公文是傳達貫徹黨和國家的方針政策、部署學校工作、發布規章 、請示和答復問題、指導和協調工作、報告情況、交流經驗的重要工具。全校各單位必須認真做好公文處理工作，發揮其應有的重要作用。

　　第三條 公文處理工作按統一領導、分級管理的原則進行。各單位應有一位主要領導同志負責公文處理工作。黨委辦公室、校長辦公室（以下簡稱“兩辦”）負責全校黨政公文的管理工作，以不斷提高公文處理工作的效率和質量。

　　第四條 公文處理工作必須認真負責，做到準確、及時、安全。各單位須配備文秘人員負責公文處理工作。

　　第五條 公文處理工作必須嚴格執行有關保密規定，確保國家秘密。

　　第二章 公文主要種類

　　第六條 學校公文的主要種類有：

　　一、決定

　　用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或撤消下級單位、部門不適當的決定事項。

　　二、決議

　　用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項。

　　三、意見

　　用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　　四、通告

　　用于公布應當遵守或周知的事項。

　　五、通知

　　用于發布規章 制度，轉發上級機關公文，批轉下級單位、部門的公文，要求下級單位、部門辦理和需要周知或共同執行的事項，任免人員。

　　六、通報

　　用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況。

　　七、報告

　　用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議。

　　八、請示

　　用于向上級機關請求指示、批準。

　　九、批復

　　用于答復請示事項。

　　十、函

　　用于相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項等。

　　十一、規定

　　用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。

　　十二、會議紀要

　　用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　　第三章 公文格式

　　第七條 正式公文（或稱文件）包括三個部分：文頭部分、行文部分、文尾部分。每個部分又包括若干項內容。

　　一、文頭部分一般由份號、文件名稱（或發文機關名稱）、發文字號、簽發人、界欄線等組成，有些文件還在文頭中標注秘密等級和緊急程度。

　　1.份號，是指一份文件在總印數中的順序號，標在文頭的左上角。一般情況下，可以不使用份號。

　　2.文件名稱，由發文機關的全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，位于文頭的正中央，一般為套紅印刷大字。此處也可以不加“文件”二字，只印發文機關名稱。以學校黨委名義對內、對外發文使用“*zz大學委員會文件”文頭紙；以學校名義對內發文使用“zz大學文件”文頭紙，對外發文使用“zz大學”文頭紙。

　　3.發文字號，由發文機關代字、發文年號及該年度的發文順序號組成。發文年度一律用公元紀年全稱，括于六角括號“〔〕”內，置發文機關代字之后，發文順序號之前。發文序號不編虛號（即1不編001號），不加“第”字。發文字號標注位置一般應在文件名稱正下方，如標注簽發人，發文字號可居左與簽發人位置對應。無文件版頭時，發文字號應放在標題下右側。

　　幾個單位聯合發文，只標明主辦單位發文字號。校部機關各部門簡稱和對內對外發文字號按有關規定執行。

　　4.界欄線，指文頭與正文之間的分隔線，黨的文件紅線中間斷開置一五角星，行政文件用一條 紅線。

　　5.標注簽發人。學校上報公文應當在發文字號右側標注簽發人姓名。

　　6.秘密公文應標明秘密等級，秘密等級分絕密、機密、秘密三種，標注在文件首頁左上角?！敖^密”、“機密”公文應當標明份號。

　　7.緊急公文應標明緊急程度。緊急程度是對文件處理的時限要求，分特急、急兩種，標注位置在文件首頁右上角。

　　二、行文部分，是指公文的內容與結構。這一部分包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關、成文日期、印章 等。

　　1.標題。標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應標明發文機關。公文標題除發布規章 性文件等特殊需要可加書名號外，一般不用標點符號。

　　轉發文件，如被轉發文件標題文字過長，可以適當地壓縮文字、概括內容，但不能以被轉發文件的發文字號代替文件標題。

　　2.主送機關。指承辦或處理公文的單位。主送機關應使用全稱或規范化簡稱。主送機關應寫在標題之下，正文之上，居左頂格。

　　3.正文。正文是公文的主體，用來表述公文的具體內容。正文位于標題或主送機關下方。

　　4.附件。指為正文作補充說明或印證參考的材料。公文如有附件，一般應與主件裝訂在一起，并在正文之后、印章 位置之前注明附件名稱和順序號，附件首頁左上角注明附件的順序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件。

　　5.發文機關。應寫單位全稱或規范化簡稱，幾個單位聯合發文，應將主辦單位排列在前。

　　6.成文日期。一個單位發出的，以領導簽發日期為準；聯合行文的，以最后一個單位簽署的日期為準；會議通過的文件，以通過日期為準。發文時間一般標注在發文機關的右下方。會議通過的文件，應在標題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。

　　7.如遇公文正文恰好滿頁，發文機關和發文時間須另起一頁，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章 與正文同處一頁，不得采取注識“（此頁無正文）”的方法解決。

　　8.印章 。除會議紀要外，公文一律加蓋印章 。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章 ；聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章 。印章 蓋在發文機關名稱的位置，應注意上不壓正文，下壓成文日期。

　　9.附注。公文如有附注，應居左空二字加圓括號標識在成文日期下一行。其中，“請示”必須在附注處注明聯系人的姓名和電話。

　　三、文尾部分包括主題詞、抄送機關、印制版記等。

　　1.主題詞。主題詞由反映公文主要內容的規范化名詞或名詞性詞組組成，標注在抄送范圍上方。主題詞不能隨意標注，校內發文一般不標注主題詞，上報公文的主題詞應按上級機關要求和《公文主題詞表》標注。

　　2.抄送機關。公文的抄送機關指除主送機關以外的需要執行或知曉公文內容的其他機關。抄送機關應使用機關的全稱或規范化簡稱，標注位置在主題詞之下抄送欄內。

　　3.印制版記。印制版記包括文件制發單位名稱、制發日期和印刷份數。置于文件末頁的最下端。

　　第八條 公文的用紙、印裝遵行下列格式。

　　一、公文的文字應橫排，并從左至右書寫。

　　二、一般情況下，公文使用的字體應統一。標題一般用小二號小標宋字體，正文一般用小三號仿宋字體，標題與正文之間要拉開一定距離。

　　三、公文用紙一般使用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）紙張。一般每頁排22行，每行排28個字，左側裝訂。

　　第九條 校部機關各部門發文格式，采用國家標準的信函式格式。即文件頭用發文機關名，置于距上頁邊30毫米處，一般用小標宋字體；發文機關全稱下4毫米處為一條 武文線（上粗下細），距下頁邊20毫米處為一條 文武線（上細下粗），兩條 線長均為170毫米。發文機關名稱及雙線均印紅色。

　　第四章 行文規則

　　第十條 學校各單位的行文關系，應根據各自隸屬關系和職權范圍確定。

　　學?？梢詫葘ν庑形?。除“兩辦”外，校部機關各部門一般不準對外正式行文。校部機關各單位對外行文，只限業務對口單位的工作聯系及開具相關證明等；對內，按職權范圍，可直接向校內各單位行文，也可互相行文,但文件頭不許冠以“文件”字樣，且只限于發通知、報告、請示、函等文種。

　　第十一條 校部機關以外的校內其他單位一般不直接對校外行文，應按業務范圍，由校部機關相關部門按有關規定履行對外行文手續。

　　第十二條 校部機關各部門可以聯合行文。校部機關各部門之間對有關問題未協商一致，一律不得各自行文。

　　第十三條 不得越級請示。因特殊情況，必須越級行文時，應抄送越過的機關。

　　第十四條 請示的公文，一般應一文一事，不能一文數事，更不能直接把請示的問題夾雜在報告、紀要、簡報中。除校領導直接交辦的事項外，請示、報告等應直接報送有關部門，而不要送校領導個人，更不應同時送幾位校領導。請示未獲批復前，不能抄送其他部門。

　　第五章 發文辦理

　　第十五條 發文辦理包括草擬、審核、簽發、復核、用印、登記、分發等程序。

　　第十六條 草擬公文應注意下列事項：

　　一、要符合國家的法律、法規，符合黨和政府的方針、政策及其他有關規定。如提出新的規定，應切實可行并加以說明。

　　二、情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條 理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

　　三、人名、地名、數字、引文要準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當標明中文含義。日期要寫具體的年、月、日。

　　四、公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字。

　　五、章 節序數的寫法要分明。一般排列順序為：第一層為“一、”，第二層為“一”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”。

　　六、應使用國家法定計量單位。

　　七、文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

　　八、規章 制度等規范性文件的寫法，應嚴格遵守《zz大學規范性文件制定技術指引》。

　　第十七條 校部機關各部門對內對外行文均應經主管校領導審核簽發，方可打印上報或下發。學校規范性文件，須由校長發布。

　　第十八條 主管校領導、單位領導審批公文應認真負責，文件主批人要簽署自己的意見、姓名和時間。

　　第十九條 各單位起草的公文，內容涉及其他單位的，主辦單位應主動與有關單位協商，并會簽。意見不一致時，主辦單位要如實向主管校領導反映各方意見。

　　第二十條 規范性文件，上會前須學校政策法規部門審核，通過后發布時須由政策法規部門會簽。

　　第二十一條 各單位在將公文送主管校領導簽發之前，單位負責人要認真做好審核工作，審核的重點是：是否需要行文，公文內容、文字表述、文種使用、格式等是否符合本辦法的有關規定，并認真填寫發文紙。在公文印制之前，各單位文秘人員要負責認真校對。

　　第二十二條 “兩辦”對以學校黨委和學校名義對內行文和對外行文負責程序審核和復核。校部機關各部門以學校黨委和學校名義對內發文或對外行文，在送校領導簽發前，應到

“兩辦”（黨務系統到黨辦，行政系統到校辦）統一編號并接受審核，經文秘人員審核簽字后方可送校領導簽發。公文印制之前，還應到“兩辦”接受復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。由“兩辦”負責人復核簽字后方可印制、用印、發送。對于不按照公文處理的有關規定辦理的文稿，退回擬稿單位補辦。

　　第六章 收文辦理

　　第二十三條 收文辦理一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第二十四條 收文要逐件查對、簽收。除領導親收外，所有公文均由文秘人員拆封，其他人員不得拆看。收到各單位上報學校的需要辦理的公文，辦公室文秘人員應進行審核。審核的重點是：是否符合行文規則，內容是否符合學校有關規定，涉及其他部門職權的事項是否已協商、會簽，文種的使用、公文格式是否規范。經審核，對符合本辦法規定的公文，及時送辦公室負責人提出擬辦意見，送校領導批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。對不符合要求的公文，經辦公室負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

　　第二十五條 收到上級機關下發或交辦的公文，文秘人員要送辦公室負責人提出擬辦意見，然后送校領導批示后辦理。

　　第二十六條 文秘人員應按辦公室負責人簽注的意見，及時、準確地進行分發，一般都應在當天分發完畢。緊急公文，文秘人員應提出辦理時限，做到隨到隨處理。領導親收的文件，要及時送給領導本人，不拖不誤。對已確定分發范圍的一般文件、資料、簡報等，文秘人員可直接分發。

　　第二十七條 校領導和各部門的領導參加上級機關會議帶回的文件、上級機關直接郵寄給各單位的涉及全校性的重要文件，要及時送交“兩辦”登記后，按收文程序辦理。

　　第二十八條 凡需領導傳閱的文件，應附上傳閱卡。如需二位以上領導傳閱的文件，辦公室主任簽注傳閱意見后，由文秘人員組織傳閱。文件傳閱時，嚴禁個人、部門橫傳及擴大閱讀范圍。領導同志應抓緊時間閱讀文件和簽批處理意見，閱后退還文秘人員，不要拖拉、積壓，以免貽誤工作。

　　第二十九條 領導對貫徹上級文件和下級請示、報告的批示，要及時轉給承辦單位或承辦人員。對涉及兩個以上單位的事項，應由主管單位會同有關單位協商處理和答復。

　　第三十條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的，應當及時向發文單位或辦公室說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應及時退回辦公室并說明理由。

　　第三十一條 已送領導人批示或交有關業務單位辦理的公文，文秘人員要負責檢查催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦，防止漏辦和延誤。

　　第七章 公文歸檔

　　第三十二條 公文辦完后，應根據公文立卷、歸檔的有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。學校法規性文件發布后，主辦單位應向學校政策法規部門備案。

　　第三十三條 公文立卷應根據其特征、相互聯系和保存價值分類整理，保證齊全、完整、正確反映本單位的主要工作情況，便于保管、查找和利用。

　　第三十四條 立好的案卷，應按照有關規定定期向檔案館移交。個人不得保存應存檔的公文。

　　第三十五條 聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的副本。

　　第三十六條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　第八章 公文管理

　　第三十七條 各單位應指定專人負責公文的統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

　　第三十八條 傳遞秘密公文時必須采取相應的保密措施，確保文件安全。

　　第三十九條 翻印上級文件，須經校領導或單位領導批準，絕密級和注明不準翻印的文件，不得翻印。翻?。◤陀。┑奈募?，應按正式文件管理，不準隨處攜帶和遺失。

　　第四十條 不具備存檔價值和存查必要的公文，經過鑒別和主管領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，要到指定場所并進行登記，有二人以上監督，保證不丟失、不漏銷。

　　第四十一條 機關合并時，全部公文應當隨即合并管理。機關撤消時，需要歸檔的公文整理后按有關規定移交檔案館。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定做好移交工作。

　　第九章 附則

　　第四十一條 公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。

　　第四十二條 本辦法自發布之日起施行，原公文處理辦法同時廢止。

篇2：總公司公文處理辦法

　　總公司公文處理辦法范本

　　第一章 總則

　　第一條為使EE公司系統的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據《總公司辦公管理制度)的有關規定，制定本辦法。

　　第二條公司的公文是總公司實施有效管理的公務文書，是上呈下達，用以傳達貫徹總公司領導的意圖和決策，發布規章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

　　第三條總公司辦公室是全系統公文處理工作的管理機構，主管總公司并負責指導各專業公司及子公司的公文處理工作。

　　第四條各專業公司和子公司應當設立辦公室或配備專人負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守，具備有關專業知識。

　　第五條在公文處理工作中，必須嚴格執行《總公司保密工作條例》，確保公司秘密的安全。

　　第二章 公文種類

　　第六條總公司的公文種類主要包括。

　　(一)條例：由總公司制定或批準，規定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規章制度性質;

　　(二)規定：對特定范圍內的工作、業務及其他事務制定帶有約束性的措施：

　　(三)制度：在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法;

　　(四)通知：發布規章制度，傳達總公司領導指示及要求各所屬單位周知、辦理或執行的事項，人事任免、調動及其他事務性內容的傳達;。

　　(五)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況;

　　(六)請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準;

　　(七)報告：下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問;

　　(八)批復：對請示事項予以答復;

　　(九)會議紀要：記載和傳達會議情況及主要議定事項;

　　(十)函：同級或與業務往來單位相互之間商洽工作，資詢答復問題，向政府有關部門提出請示等。

　　第三章 公文辦理

　　第七條公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送單位等部分組成。

　　第八條發文時間以領導簽發的時間為準;聯合行文的，以最后簽發單位領導的簽發日期為準。

　　第九條公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括簽收登記、分發傳閱、收回存檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、用印、登記、發迭、原件歸檔峙肖毀等程序。

　　第十條公文簽收應由專人負責。簽收時須對來件嚴格檢查，明確無誤后方可簽字或蓋章。

　　第十一條收文拆封后應對文件進行認真清點，按內部或公開文件分類登記，注明收文日期、標題(簡要內容)、來文單位、密級等并編號。

　　第十二條總公司辦公室收文，存檔一份，另一份呈送總公司領導，根據總公司領導批示送總公司有關部門或專業公司傳閱，必要時轉發有關子公司。

　　所屬企業上報總公司各部門的正式行文應同時抄送總公司辦公室。

　　文件傳閱應堅持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。

　　第十三條因業務需要查閱某文件須經辦公室同意，必要時須報有關領導批準。涉及密級文件，按照《總公司保密工作執行條例》。

　　第十四條密級高的文件，應鎖在保險柜內，不得鎖在辦公桌抽屜內過夜。

　　第十五條總公司正式文件須經總公司總經理簽發?？偨浝黼x京時，～般事務性行文報請臨時主持工作的副總經理酌定;凡涉及資金轉移、資金挪用、聯營參股、下設機構等重要事宜且需急辦的，由辦公室電話請示總經理后，報臨時主持工作的副總經理簽發。

　　第十六條總公司正式文件的撰寫、制發由辦公室負責。

　　第十七條各部門以總公司名義上報或下發的業務性文件，需將打印稿送辦公室審核后制文，按上條規定簽發。

　　第十八條各部門在本身職能和工作范圍內下發的業務性通知，經分管領導同意，可以自己名義發出，但應送辦公室進行文字審核。

　　第十九條會議通知、轉發有關文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知(限于EE公司系統內)經副總經理或總經理批準同意，以辦公室名義發出。

　　第二十條發文的密級按《總公司保密工作條例》有關規定確定。

　　第四章 公文歸檔和銷毀

　　第二十一條公文辦理完畢，應及時將公文定稿(包括領導的修改或批示稿)、正本和有關材料立卷歸檔。

　　第二十二條調取、查閱存檔公文須經總公司領導或辦公室主任批準。

　　第二十三條沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和辦公室主任批準后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應當進行注銷登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　第五章 附 則

　　第二十四條專業公司、子公司應根據本辦法制定實施細則。

　　第二十五條總公司其它有關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：集團公司公文處理辦法

　　某集團總公司公文處理辦法

　　第一章總則

　　第一條為使11公司系統的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據《總公司辦公管理制度）的有關規定，制定本辦法。

　　第二條公司的公文是總公司實施有效管理的公務文書，是上呈下達，用以傳達貫徹總公司領導的意圖和決策，發布規章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

　　第三條總公司辦公室是全系統公文處理工作的管理機構，主管總公司并負責指導各專業公司及子公司的公文處理工作。

　　第四條各專業公司和子公司應當設立辦公室或配備專人負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守，具備有關專業知識。

　　第五條在公文處理工作中，必須嚴格執行《總公司保密工作條例》，確保公司秘密的安全。

　　第二章公文種類

　　第六條總公司的公文種類主要包括。

　?。ㄒ唬l例：由總公司制定或批準，規定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規章制度性質；

　?。ǘ┮幎ǎ簩μ囟ǚ秶鷥鹊墓ぷ?、業務及其他事務制定帶有約束性的措施：

　?。ㄈ┲贫龋涸谝欢〞r期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法；

　?。ㄋ模?a class="infotextkey" target="_blank" href="http://www.zonexcapitaltr.com/wygw/tzgg/">通知：發布規章制度，傳達總公司領導指示及要求各所屬單位周知、辦理或執行的事項，人事任免、調動及其他事務性內容的傳達；。

　?。ㄎ澹┩▓螅罕碚孟冗M，批評錯誤，傳達重要事項或情況；

　?。┱埵荆合录壪蛏霞壘湍骋粏栴}或事項請求指示與批準；

　?。ㄆ撸﹫蟾妫合录壪蛏霞?a class="infotextkey" target="_blank" href="http://www.zonexcapitaltr.com/wygw/hbcl/">匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問；

　?。ò耍┡鷱停簩φ埵臼马椨枰源饛?；

　?。ň牛h紀要：記載和傳達會議情況及主要議定事項；

　?。ㄊ?a class="infotextkey" target="_blank" href="http://www.zonexcapitaltr.com/wygw/wsxh/">函：同級或與業務往來單位相互之間商洽工作，資詢答復問題，向政府有關部門提出請示等。

　　第三章公文辦理

　　第七條公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送單位等部分組成。

　　第八條發文時間以領導簽發的時間為準；聯合行文的，以最后簽發單位領導的簽發日期為準。

　　第九條公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括簽收登記、分發傳閱、收回存檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、用印、登記、發迭、原件歸檔峙肖毀等程序。

　　第十條公文簽收應由專人負責。簽收時須對來件嚴格檢查，明確無誤后方可簽字或蓋章。

　　第十一條收文拆封后應對文件進行認真清點，按內部或公開文件分類登記，注明收文日期、標題（簡要內容）、來文單位、密級等并編號。

　　第十二條總公司辦公室收文，存檔一份，另一份呈送總公司領導，根據總公司領導批示送總公司有關部門或專業公司傳閱，必要時轉發有關子公司。

　　所屬企業上報總公司各部門的正式行文應同時抄送總公司辦公室。

　　文件傳閱應堅持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。

　　第十三條因業務需要查閱某文件須經辦公室同意，必要時須報有關領導批準。涉及密級文件，按照《總公司保密工作執行條例》。

　　第十四條密級高的文件，應鎖在保險柜內，不得鎖在辦公桌抽屜內過夜。

　　第十五條總公司正式文件須經總公司總經理簽發?？偨浝黼x京時，～般事務性行文報請臨時主持工作的副總經理酌定；凡涉及資金轉移、資金挪用、聯營參股、下設機構等重要事宜且需急辦的，由辦公室電話請示總經理后，報臨時主持工作的副總經理簽發。

　　第十六條總公司正式文件的撰寫、制發由辦公室負責。

　　第十七條各部門以總公司名義上報或下發的業務性文件，需將打印稿送辦公室審核后制文，按上條規定簽發。

　　第十八條各部門在本身職能和工作范圍內下發的業務性通知，經分管領導同意，可以自己名義發出，但應送辦公室進行文字審核。

　　第十九條會議通知、轉發有關文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知（限于11公司系統內）經副總經理或總經理批準同意，以辦公室名義發出。

　　第二十條發文的密級按《總公司保密工作條例》有關規定確定。

　　第四章公文歸檔和銷毀

　　第二十一條公文辦理完畢，應及時將公文定稿（包括領導的修改或批示稿）、正本和有關材料立卷歸檔。

　　第二十二條調取、查閱存檔公文須經總公司領導或辦公室主任批準。

　　第二十三條沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和辦公室主任批準后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應當進行注銷登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　第五章附則

　　第二十四條專業公司、子公司應根據本辦法制定實施細則。

　　第二十五條總公司其它有關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。