設施設備檔案管理制度

　　1目的

　　對設施設備技術資料進行控制，確保設施設備的可追溯性。

　　2適用范圍

　　適用于公司管轄物業內設施設備技術資料的管理和控制。

　　3職責

　　3.1工程技術部辦公室負責對技術資料建檔并進行管理和控制。

　　3..2工程技術部文員負責技術資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發、借用、作廢等具體工作。

　　3..3各管理處負責本管理處所轄物業設施設備的資料管理。

　　4操作步驟

　　4.1技術資料的收集

　　4.1.1新購設備技術資料的收集

　　4.1.1.1新購設備進行開箱驗收時，工程技術部文員負責收集設備隨帶的技術資料。

　　4.1.1.2設備技術資料的原件應交工程技術部辦公室歸檔保存。如使用部門需要技術資料，工程技術部檔案員可對其進行復印，并將復印件提供給使用部門。

　　4.1.1.3復印份數及分發情況必須如實記錄。

　　4.1.2新管理小區技術資料的收集

　　公司新接管小區的技術資料由接管驗收小組負責與開發商進行交接。接管驗收完畢后，接管驗收小組負責將技術資料(包括各種圖紙、設備資料等)交工程技術部歸檔保管。小區可保留備份件或復印件。

　　4.1.3其他技術資料的收集

　　4.1.3.1工程技術部文員平時應注意收集國家、地方或有關部門發布的與設備有關的各種法律、法規、標準、規范。

　　4.1.3.2工程技術部文員平時應注意收集有關設備及設備廠家的最新技術資

　　料。

　　4.2技術資料的存檔

　　4.2.1技術資料歸檔保存前須經工程技術部經理審批。

　　4.2.2工程技術部文員負責對技術資料進行編號。

　　4.2.3工程技術部文員應建立“技術資料登記表”，記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復印份數及復印件保存部門等。

　　4.3技術資料的使用

　　4.3.1技術資料如有分發需要，應由工程技術部經理確定分發范圍，核定分發數額。由文員進行復印，核對無誤后并進行分發，同時填制“技術資料發放表”。

　　4.3.2公司員工需要查閱相關的設備技術資料，必須出示部門負責人的批條，并經工程技術部經理同意。

　　4.4技術資料的作廢

　　4.4.1符合作廢條件的技術資料應予以處理

　　以下情況技術資料要進行作廢處理:

　　a) 該技術資料與國家、地方、有關部門發布的各種現行的法律、法規、標準、規范有嚴重抵觸，或被其明令禁止;

　　b) 已被淘汰的設備的技術資料;

　　C) 因本身存在較大錯誤，被原發布單位用新的資料予以替代的技術資料。

　　4.4.2技術資料作廢須由文員上報工程技術部經理批準。

　　4.4.3已經發放的技術資料由工程技術部辦公室按“技術資料發放表”限期三

　　日收回。

　　4.4.4所有作廢的技術資料必須加蓋“作廢”章，同時填寫“作廢技術資料處理記錄表”，并由工程技術部經理批準后定期統一銷毀。

　　4.4.5因任何目的需要保留的作廢文件，須經工程技術部經理批準后，加蓋“保留”章后方可保留。

　　5 記錄

　　技術資料發放表

　　技術資料登記表

　　作廢技術資料處理記錄表

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。