******單位公文處理實施細則

　　第一章總則

　　第一條

　　為加強和規范公司的公文處理工作，使之專業化、制度化、科學化，促進工作效率的提升，參照《中國單位通信集團公司公文處理辦法》，結合**公司生產、經營、管理工作的實際，制定本細則。

　　第二條

　　公司公文是指公司在生產、經營、管理工作中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達國家機關、上級單位的方針政策、部署要求，請示、報告重要事項，指揮生產，布置工作，答復問題，溝通情況，商洽業務的重要工具。

　　第三條

　　公文處理是指公文的辦理(傳遞)、管理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

　　第四條

　　公文處理必須嚴格執行保密法律、法規，確保國家秘密的安全;遵守集團公司保密工作規定，保守企業的商業秘密。

　　第五條

　　辦公室是公司公文處理的管理機構，負責公司公文的編號、收發、傳送、用印、歸檔，并負責組織制定公司公文處理工作的制度，建立健全相應的管理辦法，對各部門的公文辦理進行指導、監督和檢查。

　　第六條

　　發文應當確有必要，堅持少而精的原則，注重效用。對可發可不發的文件，一律不發。凡能通過當面協商、電話(郵件)聯系、在統一信息平臺*享等方式溝通工作、解決問題的，不印發文件。對各級黨和國家機關、上級公司已公開發布的文件，原則上不得層層轉發。

　　第七條

　　行文應言簡意賅、言之有物，觀點明確、邏輯嚴謹，條理清楚、層次分明;要注重指導性、針對性和可操作性，突出主題，不搞“穿靴戴帽”，盡量減少關于重要性或意義的一般性論述。審核文件要把好政策關、文字關、格式關和程序關，保證文件的規范性和準確性。

　　第二章公文種類

　　第八條

　　公司公文的種類主要有：

　　(一)決定

　　適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲所屬企業及人員，變更或者撤消所屬企業不適當的決定事項。

　　(二)通知

　　適用于發布公司的各類規章制度、管理辦法、技術規范和業務標準等，傳達并要求所屬企業執行辦理或周知的事項，轉發國家機關、上級單位的文件并提出具體要求，聘任(解聘)各級各類人員。

　　(三)通報

　　適用于表彰先進、批評錯誤，傳達工程進度、網絡運行、業務經營等重要工作的進展情況。

　　(四)報告

　　適用于向國家機關、上級單位匯報工作，反映情況，答復詢問。

　　(五)請示

　　適用于向國家機關、上級單位請求指示、批準。

　　(六)批復

　　適用于答復下級單位的請示事項。

　　(七)意見

　　適用于對重要問題、事項提出見解和處理辦法?？捎糜谙驀覚C關、上級單位提出見解和建議，向所屬企業表明態度、提出統一要求和處理辦法。

　　(八)函

　　適用于與不相隸屬的機構、單位商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復事項。

　　(九)會議紀要

　　適用于記載會議主要精神和議定事項。

　　第三章公文格式

　　第九條

　　公司的電子公文一般由版頭和正文兩部分組成。

　　第十條

　　在版頭部分需填寫的內容有：公文類型、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、附件、附注、主送、抄送、分送等。

　　(一)公文類型

　　應根據公文類型，選擇公文去向。一般來說，“報告”和“請示”文種，應選擇“上行文”;其它文種，應選擇“下行文、平級行文”。

　　(二)秘密等級

　　按照秘密等級，應在公文里分別選擇“一般”、“秘密”、“機密”、“絕密”。涉及企業的商業秘密的公文應當標明“商業秘密”。

　　(三)緊急程度

　　按照緊急程度，應在公文里分別選擇“一般”、“急”、“特急”。

　　(四)發文字號

　　發文字號包括發文單位代字、年份、順序號。

　　(五)標題

　　公文標題應當先寫介詞“關于”(轉發文件除外)，然后準確簡要地概括公文的主要內容，一般應包括事由、公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不加標點。轉發、批轉公文，如原標題文過長，可重新概括確定標題。

　　(六)附件

　　公文如有附件，可在正文中的相應位置標注“(詳見附件)”，主要內容包括隨文轉發或報送的文件、隨文頒發的規章或制度以及文件中的報表、統計數字、人員名單等。

　　附件格式只能為word、e*cel、ppt、pdf、jpg，不得采用音頻、視頻、壓縮包、電腦軟件等格式，且應與公文有直接緊密聯系，參考文件一律不應作為附件。

　　(七)附注

　　附注為選擇項目。公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。

　　(八)主送、抄送、分送

　　主送對象為公文的主要受理(執行)單位，應當使用其全稱或規范化簡稱、統稱。不同類之間用逗號，同類用頓號。

　　抄送對象為除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，按照“先外后內”的原則排序。

　　會議紀要中，分送單位為會議的參與部門以及公文的主要執行部門。

　　(九)公司公文一般不標注主題詞。報送國家機關和上級單位的公文可按照主送單位的要求標注主題詞。

　　第十一條

　　正文部分是公文內容的表述。

　　(一)公文文字從左至右橫排。公文標題一般用二號小標宋體字，文中如有小標題可用三號小標宋體字或黑體字，正文一般用三號仿宋體字。

　　(二)需要使用序數符號表明層次時，一般排列順序是：第一層用“一、”，第二層用“(一)”，第三層用“1.”，第四層用“(1)”。規章和規范性文件，視需要，用章、節、條、款、項、目標明層次。

　　(三)視具體文種，用“特此通知。”、“特此報告。”、“當否，請批復。”等為正文結尾。

　　(四)成文日期應與公文簽發人簽發的日期一致，聯合行文以最后簽發人的簽發日期為準。

　　(五)除“會議紀要”外，公司公文應當加蓋印章。印章蓋在文件末尾發文日期處，以印章的下部邊緣壓蓋發文日期，并應注意盡量使年月日露出。文件加蓋印章后不需在落款處另署發文單位名稱。

　　第四章

　　行文規則

　　第十二條

　　行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。

　　(一)公司與外部同級單位可以聯合行文;公司和公司工會可以聯合行文。公司內部各部門之間不得聯合行文，各部門也不得與外部單位聯合行文。聯合行文應當明確主辦單位。

　　(二)除辦公室外，各部門不得以部門名義對外單位發文。

　　(三)公司內部各部門之間不相互行文，可以將文件抄送給其他部門閱知。

　　(四)部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。

　　(五)公司行政發文，不得向黨的組織(工會)作指示、交任務。如公文內容涉及黨(工會)的工作，應與黨的組織(工會)聯合行文。

　　第十三條

　　“報告”應在“事后”或“事中”行文，內容可以涉及多個方面，但不得夾帶請示問題，一般不要求上級回復。“請示”應在“事前”行文，且一文一事，一般只寫一個主送單位，需要上級予以批復。

　　第十四條

　　請示問題應逐級上報，除有下列情況之一的，不得越級行文。

　　(一)對上級的檢舉、控告。

　　(二)情況特殊緊急，逐級上報會延誤時機，遭致損失的事項。但應抄送被越過的上級部門。

　　第十五條

　　除領導直接交辦的事項外，不得以單位名義向領導個人主送“請示”、“意見”和“報告”。

　　第五章發文辦理

　　第十六條

　　下列情況下，可以用公司發文：

　　(一)對上級行政部門或監管單位進行工作商洽、請示或匯報等。

　　(二)與不相隸屬的單位聯系工作、詢問和答復問題，向對方知照有關事項(公司發函)。

　　(三)部署涉及國家政策、規定和行業管理的要求，落實國家指令承擔的經濟事項。

　　(四)安排須所屬企業統一執行或知曉的重大事項：

　　1.對全省業務發展長遠規劃與年度計劃的下達和批復;

　　2.對全省工作部署和檢查，對經營決策的重大調整和改革;

　　3.對重大投資項目、重大科研項目的下達和批復;

　　4.對公司財務制度或工資、勞保福利的調整;

　　5.對重要外事活動計劃的上報和下達;

　　6.對公司部門機構的設置和撤并;

　　7.關于生產、運營、管理、支撐等涉及全省專業方面的長期性的管理辦法或制度。

　　第十七條

　　下列情況下，應當用部門發文：

　　(一)凡部門職責范圍內的常規性事項，以及可以以部門名義辦理的某些公司職責范圍內的事項。

　　(二)由省公司部門牽頭組織開展階段性的營銷活動，或者在短期內執行某項臨時性的制度。

　　第十八條

　　強化辦公室文件的職能。下列情況下，應當用辦公室發文：

　　(一)代表公司布置日常性的事務工作，通報有關情況;

　　(二)代表公司聯系對外邀請、交流、商洽事宜;

　　(三)批轉下級公司的來文;

　　(四)下發公司級會議通知(凡有公司領導和分公司負責人參加的會議，須通過辦公室文件下發通知);

　　(五)通報公司本部有關情況。

　　第十九條

　　發文辦理指制發公文的過程。包括起草(撰稿)、審核、會簽、復核、簽發、編號、發送、印制、用印、歸檔等程序。

　　(一)公司發文辦理流程

　　主辦單位承辦人擬稿——主辦單位綜合人員核稿——主辦單位負責人審核——有關部門會簽(需要會簽的)——辦公室秘書核稿——公司領導簽發——辦公室編號、分發——文印室印制——辦公室用印——原件歸檔。

　　(二)部門發文辦理流程

　　部門承辦人擬稿——部門綜合人員核稿——部門負責人簽發——部門編號、分發。

　　(三)辦公室發文辦理流程

　　部門承辦人擬稿——部門綜合人員核稿——部門負責人審核——辦公室秘書核稿——辦公室負責人簽發(如有必要，可呈送公司分管領導審批)——辦公室編號、分發。

　　第二十條

　　起草公文應當做到：

　　(一)要符合國家的法律、法規，符合黨和政府的方針、政策及有關規定。

　　(二)其它

　　1.公文內容要與公文類別相符。

　　2.公文中如使用非規范化簡稱，應先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現時注明準確的中文譯名。

　　3.引用公文應當先引標題后引發文字號，前者加書名號，后者加圓括號。

　　4.公文中的數字除按要求必須使用漢字外，凡是用阿拉伯數字書寫得體的地方，均應使用阿拉伯數字。

　　第二十一條

　　會簽

　　屬于本部門職責范圍內的事項，不需要會簽。對于涉及其他部門職責范圍的事項，主辦部門應當主動與相關部門溝通、協商，盡量在行文前達成一致意見。對于會議上已達成一致意見的，應盡量減少會簽。轉發文件和情況通報不需要會簽。

　　第二十二條

　　公文審核

　　(一)為保證公文質量，公司各部門應設置公文審核工作程序，在送部門負責人前對公文進行審核;公文在呈送公司領導簽發前應送辦公室核稿。

　　(二)公文審核的重點是：是否確需行文，公文內容是否符合國家的法律、法規和行業主管機關的規定，是否與企業理念、工作部署一致，是否符合公司的工作規則，是否符合行文規則和要求，公文格式是否符合規范。

　　(三)公文審核中，如發現原則性問題需對文稿作較大修改，應當向主辦部門提出，由主辦部門修改;修改后的文稿須由主辦部門負責人確認，核稿人員應當進行復核。

　　第二十三條

　　各級領導人審批、簽發公文要認真負責、嚴格把關。文件簽發權限如下：

　　(一)公司發文

　　按公司領導分工簽發;屬于重大的問題由分管副總經理審核后，送總經理簽發。公文一經簽發，非經簽發人同意不得修改。

　　(二)部門發文

　　由部門領導簽發，其中內容重要的報公司領導審批。

　　(三)辦公室發文

　　經擬稿部門領導審核后，由辦公室領導簽發。確有必要的，由公司分管領導審批。

　　(四)任免通知

　　由總經理簽發。

　　(五)會議紀要

　　一般由會議主持人簽發。若部門會議紀要中涉及重要內容，可以由分管領導簽發。

　　第二十四條

　　公司公文經公司領導簽發之后，由辦公室秘書進行編號、分發，并提交文印室印制、歸檔。部門文件經部門領導簽發之后，由部門綜合人員進行編號、分發。

　　第二十五條

　　文印室對簽發付印的公文，要按輕重緩急，急件先行安排，一般公文按送稿先后次序安排，不得自行壓誤。

　　第二十六條

　　公司公文應按照有關規定向收文單位發送。

　　(一)對于加密文件，不準用傳真傳送，須通過機要渠道傳遞，確保文件安全。

　　(二)對于涉及公司相關流程和領導批示的文件，不準用電子郵件傳送。

　　第六章收文辦理

　　第二十七條

　　收文辦理是指對收到公文進行處理的過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第二十八條

　　接收公文時，公司文秘工作人員應認真核查來文單位、件數、時限要求和密封情況，確認無誤后方可簽收。簽收公文應注明簽收人姓名和簽收日期;簽收絕密、機密、秘密公文須登記公文序號;簽收特急公文應注明簽收具體時間。

　　第二十九條

　　收到所屬企業報送的需要辦理的公文應當進行審核。審核的重點是：是否屬于受理范圍，是否符合行文規則，內容是否符合國家法律、法規及集團公司的相關規定，文種使用、公文格式是否規范等。

　　第三十條

　　國家機關、上級單位發來或交辦的公文一般應由公司辦公室(綜合部)負責人提出擬辦意見，對于重要事項，應送公司領導批示后辦理;對于一般事項，可直接送主辦部門辦理。

　　第三十一條

　　對經審核符合規定的公文，辦公室(綜合部)應當及時提出擬辦意見送公司領導批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。對于緊急公文應當明確辦理時限。對于不符合本辦法規定的公文，經辦公室(綜合部)負責人批準后，可退回發文單位并說明理由。

　　第三十二條

　　承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時說明情況。對不屬于本部門職責范圍或者不應由本部門辦理的，應當及時退回綜合部并說明理由。各部門直接收到需要辦理的公文，應當及時轉交辦公室(綜合部)按程序辦理。

　　第三十三條

　　公文辦理中遇有涉及其他部門職責的事項，承辦部門應當主動與有關部門協商;如有分歧，承辦部門主要負責人應當出面協調，如仍不能取得一致，可以報請公司領導協調或裁定。

　　第三十四條

　　審批公文時，對有具體請示事項的，主要審批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人簽名表示同意;沒有請示事項的，簽名表示已閱知。

　　第三十五條

　　送公司領導批示或者交有關部門辦理的公文，公司辦公室(綜合部)負責催辦。緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　　第三十六條

　　經授權，公司辦公室(綜合部)可將公司領導作出明確批示的公文轉至相關部門，明確辦理時限、告知辦理形式，并負責督辦。

　　第七章公文歸檔

　　第三十七條

　　公文辦完后，應根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時將公文正本和有關材料整理歸檔。

　　第三十八條

　　公司的公文歸檔工作由辦公室歸口管理，公司各部門指定人員負責。公文須按保存價值分類整理，保證齊全、完整，正確反映本部門的主要工作情況，便于保管、查找和利用。

　　第三十九條

　　凡是公司發文，由辦公室文印打印、制作，加蓋公章后定期移交公司檔案室。部門發文不再制作紙質文件。

　　第四十條

　　公司電子收文由辦公室文員編號、分發，待文件流傳完畢自動導入檔案系統整理模塊，由文件的主辦部門兼職檔案員對文件整理歸檔。

　　第四十一條

　　公司的紙質收文由辦公室文員在OA的“公司實物收文”模塊登記，定期向檔案室移交實物文件。

　　第四十二條

　　聯合辦理的公文，原件由主辦單位歸檔，其他單位保存復制件。

　　第四十三條

　　部門兼職檔案員負責公司及部門電子文件的收集、整理、歸檔工作。

　　第四十四條

　　公文整理完畢應按照有關規定向辦公室移交。公文歸檔要有交接手續。個人不得保存應存檔的公文。

　　第四十五條

　　不具備歸檔和存查價值的文件材料，經過鑒別和辦公室負責人批準后可以銷毀。銷毀秘密公文，應當到指定場所由兩人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應當進行登記，清單由辦公室妥善保存備查。

　　第八章公文管理

　　第四十六條

　　建立公文考核和評價機制。省公司各部門應嚴格執行《中國單位**公司公文處理實施細則》有關規定。對于不符合規定的公文，辦公室可以退回報送部門，并指導其按照規范重新報文。辦公室將建立公文評價機制，對各部門及各分公司公文管理情況進行通報及考核。

　　第四十七條

　　國家機關、上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經公司領導和辦公室負責人批準，可以翻印(復印)。翻印(復印)時，應當注明翻印的單位、日期、份數和印發范圍。公文的復印件作為正式公文使用時應當加蓋復印單位證明章。

　　第四十八條

　　公文被撤銷，視作自始不產生效力;公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

　　第四十九條

　　公司內設機構(部門)合并時，全部公文應當隨之合并管理。機構撤銷時，需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。

　　第五十條

　　工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文移交、清退給本部門文秘工作人員或公文原管理部門。

　　第九章電子公文

　　第五十一條

　　公司電子公文，是指通過公司統一建設的辦公自動化系統和電子公文傳輸系統處理后形成的具有規范格式的公文的電子數據。

　　第五十二條

　　公司電子公文的生成和流轉以及處理，參照公司紙質公文的管理辦法。同一份公司公文的電子版本(加蓋電子印章)和紙質版本(加蓋實物印章)效力相同。

　　第五十三條

　　處理公司電子公文的辦公自動化系統和電子公文傳輸系統的管理按照有關規定執行。

　　第五十四條

　　公司辦公室負責監督、指導電子公文的處理工作，檔案部門負責監督、指導電子公文的整理、歸檔工作。電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性在移交前由主辦部門負責，移交后由檔案部門負責。

　　第五十五條

　　電子公文歸檔管理參照國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》和集團公司有關規定執行。

　　第十章附則

　　第五十六條

　　各市分公司應參照本辦法制定本公司的公文處理實施細則。

　　第五十七條

　　本細則自20**年5月1日起施行。原公文處理實施細則同時廢止。

篇2：總公司公文處理辦法

　　總公司公文處理辦法范本

　　第一章 總則

　　第一條為使EE公司系統的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據《總公司辦公管理制度)的有關規定，制定本辦法。

　　第二條公司的公文是總公司實施有效管理的公務文書，是上呈下達，用以傳達貫徹總公司領導的意圖和決策，發布規章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

　　第三條總公司辦公室是全系統公文處理工作的管理機構，主管總公司并負責指導各專業公司及子公司的公文處理工作。

　　第四條各專業公司和子公司應當設立辦公室或配備專人負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守，具備有關專業知識。

　　第五條在公文處理工作中，必須嚴格執行《總公司保密工作條例》，確保公司秘密的安全。

　　第二章 公文種類

　　第六條總公司的公文種類主要包括。

　　(一)條例：由總公司制定或批準，規定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規章制度性質;

　　(二)規定：對特定范圍內的工作、業務及其他事務制定帶有約束性的措施：

　　(三)制度：在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法;

　　(四)通知：發布規章制度，傳達總公司領導指示及要求各所屬單位周知、辦理或執行的事項，人事任免、調動及其他事務性內容的傳達;。

　　(五)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況;

　　(六)請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準;

　　(七)報告：下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問;

　　(八)批復：對請示事項予以答復;

　　(九)會議紀要：記載和傳達會議情況及主要議定事項;

　　(十)函：同級或與業務往來單位相互之間商洽工作，資詢答復問題，向政府有關部門提出請示等。

　　第三章 公文辦理

　　第七條公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送單位等部分組成。

　　第八條發文時間以領導簽發的時間為準;聯合行文的，以最后簽發單位領導的簽發日期為準。

　　第九條公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括簽收登記、分發傳閱、收回存檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、用印、登記、發迭、原件歸檔峙肖毀等程序。

　　第十條公文簽收應由專人負責。簽收時須對來件嚴格檢查，明確無誤后方可簽字或蓋章。

　　第十一條收文拆封后應對文件進行認真清點，按內部或公開文件分類登記，注明收文日期、標題(簡要內容)、來文單位、密級等并編號。

　　第十二條總公司辦公室收文，存檔一份，另一份呈送總公司領導，根據總公司領導批示送總公司有關部門或專業公司傳閱，必要時轉發有關子公司。

　　所屬企業上報總公司各部門的正式行文應同時抄送總公司辦公室。

　　文件傳閱應堅持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。

　　第十三條因業務需要查閱某文件須經辦公室同意，必要時須報有關領導批準。涉及密級文件，按照《總公司保密工作執行條例》。

　　第十四條密級高的文件，應鎖在保險柜內，不得鎖在辦公桌抽屜內過夜。

　　第十五條總公司正式文件須經總公司總經理簽發?？偨浝黼x京時，～般事務性行文報請臨時主持工作的副總經理酌定;凡涉及資金轉移、資金挪用、聯營參股、下設機構等重要事宜且需急辦的，由辦公室電話請示總經理后，報臨時主持工作的副總經理簽發。

　　第十六條總公司正式文件的撰寫、制發由辦公室負責。

　　第十七條各部門以總公司名義上報或下發的業務性文件，需將打印稿送辦公室審核后制文，按上條規定簽發。

　　第十八條各部門在本身職能和工作范圍內下發的業務性通知，經分管領導同意，可以自己名義發出，但應送辦公室進行文字審核。

　　第十九條會議通知、轉發有關文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知(限于EE公司系統內)經副總經理或總經理批準同意，以辦公室名義發出。

　　第二十條發文的密級按《總公司保密工作條例》有關規定確定。

　　第四章 公文歸檔和銷毀

　　第二十一條公文辦理完畢，應及時將公文定稿(包括領導的修改或批示稿)、正本和有關材料立卷歸檔。

　　第二十二條調取、查閱存檔公文須經總公司領導或辦公室主任批準。

　　第二十三條沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和辦公室主任批準后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應當進行注銷登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　第五章 附 則

　　第二十四條專業公司、子公司應根據本辦法制定實施細則。

　　第二十五條總公司其它有關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：黨校公文處理規范

　　黨校公文處理工作規范

　　一、總體要求

　　(一)堅持實事求是、言之有物，避免大而化之、空泛議論。

　　(二)嚴格按照公文處理規定，統一格式，規范運作程序。

　　(三)準確體現發文的目的及意圖，并及時制作分發,講求效率。

　　(四)嚴格遵守文件保密規定，加強對涉密文件的管理，做到不失密，不泄密。

　　二、工作程序

　　(一)公文制作

　　1、擬搞。根據領導交待或會議決定進行文件的起草工作，并按規定的格式行文。以領導班子名義上報或下發的文件及其他重要文件的起草，必須認真領會行文目的、意圖，列出提綱。經有關領導同意后，方能動筆。

　　2、修改。初稿完成以后，必須反復修改，要求語言表達準確，文字簡練通順，標點符號正確，書寫整潔清楚。

　　3、核稿。經反復修改后的文稿送辦公室主任審核，然后送有關校領導閱后定稿。

　　4、簽發。經核稿后的文稿，應附上發文稿紙，經辦公室簽字后送校領導簽發。簽發人對文件負責，署全名，注明年、月、日。

　　5、編號。經領導簽發的文件，由辦公室負責編號;幾個機關的聯合發文，只注明主辦單位的公文編號。

　　6、打印。上述程序完畢后，送打印室打印。

　　7、校對。文件、文稿打印后，擬稿人員要將原稿與打印逐一核對，力求無誤。核對人員要在行文處理單校對欄內簽名，以示負責。

　　8、加蓋印章。印制的正式文件，要再進行一次校對，確定無誤后，加蓋印章。

　　(二)公文分發

　　1、分發。文件加蓋印章后，嚴格按發文范圍進行文件分發工作。以黨校名義上報下發的文件，要履行分發文的登記手續。

　　2、存檔。文件加蓋印章后與原稿一并存檔。屬于請示、函件，還應將批復、函復與原稿一并立卷歸檔，以保持文件的完整性。

　　3、歸檔。認真做好本部門的文書歸檔工作。在第二年的三月份，及時將本部門存檔的文件進行歸檔整理，向綜合檔案室辦理移交手續。

　　(三)公文接收

　　1、簽收。收文原則上統一由機要人員負責簽收。秘書受其委托，也可簽收。接收文件時，要認真對文件件數及號碼進行登記、編號、分類。同類文件須放在同一文件夾內，再送交辦公室主任簽批。

　　2、傳閱。機要人員根據批簽意見，對文件進行傳閱，急件必須在一天內傳閱;一般文件要求在一周內傳閱完畢;對需轉有關部門傳閱的文件，要及時傳遞并認真做好文件傳遞的登記手續。在文件的傳閱過程中，要認真做好文件的催辦、收回工作，加快文件的傳閱速度。

　　3、來件處理。凡上級機關或外單位寄給校辦的文件材料及信函等，由辦公室負責拆封、登記、處理。對上級機關的通知，要及時向有關領導匯報，并按領導的指示辦理。對上級及外單位寄來的一些有參考價值的文件材料，及時送交有關領導參閱。對上級機關的來電，要認真詳細地做好記錄，并及時交有關領導閱示，對領導的批示，要認真落實，并將承辦的結果向有關領導匯報。