為控制與質量體系要求有關的所有文件和資料(包括外來文件),公司制定并執行《文件和資料控制程序》,文件和資料可以呈任何形式,如硬拷貝或電子體。
2、職責
2.1 管理者代表負責質量體系文件和資料編制的組織及審定工作,并對其有效性負責。
2.2 辦公室是全公司質量體系文件和資料的控制和歸口管理部門,也是外來文件的控制和管理部門。
2.3 技質部是技術文件和資料的控制及歸口管理部門。
3、程序概要
3.1 文件和資料的批準和發布
3.2文件和資料包括:質量手冊、程序文件、法令、法規、施工圖紙、施工組織設計、施工技術措施、檢驗規程、試驗程序、www.zonexcapitaltr.com操作規程、工藝文件、作業指導書、工程合同、采購文件等,還應包括有關施工及驗收規范、工程質量檢驗評定標準、各種圖紙、圖集以及執行國家標準行業標準等。
3.3 文件和資料在發布前應按程序文件規定履行審批手續。
a.質量手冊由管理者代表審核,總經理批準。程序文件由各職能部門主管領導審核,總經理批準。
b.針對公司的管理文件由公司辦公室審核,總經理批準。
c.針對各部門系統的管理文件由部門領導審核,公司主管領導批準。
d.外部文件,由文件的對口管理部門主管批準后方可使用,并負責跟蹤換版。
3.4 文件和資料分受控和非受控兩種,應由發放部門統一編號、登記和標識。以確保:
a.對質量體系有效運行起重要作用的各個場所都得到和使用相應文件的有效版本;
b.及時從所有發放和使用場所撤走作廢文件;
a.為法律或積累知識的目的而保留的任何作廢文件都應進行記錄和標識。
3.5 文件和資料的發放與回收
質量手冊、程序文件、作業指導書等受控文件需按受控范圍控制總份數、編制發放號,加蓋“受控”印章,收回作廢文件一律蓋“作廢”印章并及時銷毀。用于存檔加蓋“存檔”印章標識。為法律或積累知識而保留的作廢文件加蓋“作廢保留”印章。受控文件未經公司原審批人批準,不得翻印和錄制。
4、文件和資料的更改
4.1 所有文件和資料的更改,必須按照《文件和資料控制程序》的有關規定進行,不允許未經授權和批準的任何更改。
4.2 文件的更改由該文件的原審批部門負責,若指定其它部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。
4.3文件更改均以書面形式進行,在更改通知單上,注明更改內容、更改原因、更改日期等事項。文件更改后應在原文處作出明顯標記。
4.4 一份文件經過一定次數修改后,進行修訂換版、重新印發。
5.支持性程序文件
Q/CS02-4.5-2000《文件和資料控制程序》
篇2：探析物業管理文件資料送達和簽收
探析物業管理文件資料送達和簽收
作為物業管理從業者，熟知物業管理法律知識可以使我們很好地與發展商、客戶進行溝通交流，對日常工作幫助很大。下面我們就一起去探討兩個在物業管理中經常遇到的案例。
案例一：入伙后，管理處接到房屋質量問題的報修，經過現場查看，初步判定是施工質量問題，工作人員填寫《工程質量問題通知單》告知施工單位、請施工單位負責人簽收。這個簽收是否有效？幾年后，該單能否做證據使用、效力如何？
案例二：某小區入伙將近2年，有幾戶業主一直沒有來辦理入伙手續。管理處想給業主寄發催費通知單，就按照發展商提供的業主身份證復印件上的地址寄發了催費通知單。請問，按這個地址寄發的催費通知單是否合適、是否具有法律效力？
案例一涉及文件資料的簽收問題，案例二涉及文件資料的送達和通訊地址問題，這都是在我們日常工作中最常見、經常發生的事情。對于上述提問，大家似乎不假思索的就能給出答案，“施工單位負責人都簽字了，單據肯定有效！身份證上面的地址是戶籍所在地，肯定具有法律效力！”
但事實呢？我們看看律師給出的專業意見。
案例一：經過一段時間（如幾年）后，管理處如何證明該簽字人員是施工單位的負責人？即便證明了簽字人是施工單位的負責人，但又如何證明該簽字是其本人的簽字？
案例二：律師給出的意見是，按身份證上登記的地址寄送函件不一定有效！因為身份證上的地址是戶籍所在地，但通常人們的經常居住地、實際居住地與戶籍所在地存在不一致的問題。而且，在商品房買賣合同中都會約定業主的實際通訊地址，該地址才是最具有法律效力的聯系地址！管理處寄發函件應往業主留存在買賣合同中的地址為準。
那么，在日常工作中我們該如何操作、注意哪些細節，才能盡可能的規避法律風險呢？
一、關于通訊地址和聯系人的問題。
1、新項目入伙前，以發展商整理登記的地址為準（如發展商寄發《入伙通知書》的地址）。
2、新項目辦理業主入伙時，請業主重新登記最新的通訊地址（在登記表上，應注明，該通訊地址作為日常聯系使用，具有法律效力），并請業主提供電子郵件地址。
3、如業主沒有辦理入伙手續，待入伙過程結束后，向發展商確認業主的通訊地址（該地址一般以商品房買賣合同上的地址為準，如業主更改了通訊地址，應以最后登記地址為準，并復印該合同和文件存檔）。
4、如業主辦理了入伙手續，但沒有居住在物業小區內；如向業主發函，可以同時向小區內的業主房屋地址、登記的通訊地址、身份證地址等寄發函件。
5、對于工程維保單位?？稍谌牖锴?，物業公司與所有施工單位簽訂一份書面協議（或采用《會議紀要》形式），約定各個施工單位負責接收《維修通知單》負責人，并請負責人人在協議上留取簽字樣本?；蛘?，請發展商要求各施工單位發函給物業公司、管理處，明確施工單位接收《維修通知單》的負責人及簽字樣本。
6、對于其他供方、合作方及關聯方等，可在合同、協議文本中（或另行起草協議）約定雙方的通訊地址、聯系人、聯系人簽字樣本及聯系電話等內容。
二、關于文件資料的送達和簽收問題。
送達是法律術語，是指人民法院依照法律規定的程序和方式，將訴訟文書送交當事人或者其他訴訟參與人的行為。目前我國法律沒有對通知、往來函件等非訴訟類文件的送達做出規范，但在實際工作，文件資料送達是很多很頻繁的，如工程維修通知、催費通知、與發展商的往來函件等，這些文件資料如在日后涉及到訴訟、仲裁等法律程序，就需要舉證人證明文件資料已送到收件人手中。但通常我們認為實實在在是對方簽收文件資料，在律師眼中不堪一擊、沒有什么證據力。除本文最初列舉的第2個案例，還有以下常見的不太具有證據力或證據力很弱的情況，如：
1、向業主送達催費通知單、裝修整改通知單等不利于業主的文件資料，業主往往拒簽、或者是由業主家庭成員簽收的。
2、將催費通知單、裝修整改通知單等文件資料貼在業主家的大門上，然后附加當日報紙（著重突出報紙日期）拍照存檔，作為證據。
3、將催費通知單、各類通知等資料直接投遞到業主信箱中。但事后查找《前期物業服務協議》、《物業服務合同》、《管理規約》等文件資料中都沒有業主同意或認可、將業主信箱約定成法定通訊地址的約定內容。
4、發展商或相關單位發函。
?。?）使用傳真方式，但沒有合同或協議約定傳真號碼。
?。?）有書面簽收的，但簽收人不是合同或協議約定的簽收人，或者書面簽收人不是單位的法人代表、負責人或具有收發文件職責的行政、門崗人員。
?。?）發文單位請簽收人員在簽收表上簽名，但事后不能證明簽字文件內容與留存文件內容相一致。
?。?）發文單位請簽收人在發函函件復印件上簽收，但只有簽名和日期，無詳細的簽收單位和簽收人的職務，證據力很弱。
那我們在實踐中如何送達和簽收函件，才是合法有效、才能成為以后雙方爭議乃至訴訟時對己方有利的證據。我們可以：
1、按本文前段內容，提前在合同和協議中約定聯系地址、通訊地址（送達地址）和聯系人或文件簽收人（預留簽名樣式），以便文件的直接送達。
2、直接送達。自然人的必須由本人簽收（無完全民事行為能力人由法定代理人簽收）；受送達人是法人或者其他組織的，應當由法人的法定代表人、其他組織的主要負責人或者該法人、組織負責收件的人簽收；受送達人有代理人（需提前書面告知，或有合同、協議約定），可以送交其代理人簽收。
3、郵寄送達。目前常用的是采用“EMS”郵政快遞或其他快遞公司郵寄送達。但須注意：
?。?）發件人一定要在快遞運單上的“物品名稱”及“數量”一欄中詳細記載文件的準確名稱及份數（如：郵寄催費通知單，在快遞運單上要注明“物業服務費催繳通知單、文件份數和頁數、欠費期間、欠費金額等”）。
?。?）保存好快遞運單的底單和函件復印件；如快遞被退回，將退回的快遞保存好。
?。?）如郵寄函件是多頁的、需注意函件要加蓋騎縫章。
?。?）業主具體居住地址不確定的，可多發幾份快遞，可以同時向身份證登記地址、提前約定的通訊地址及物業小區內的房屋地址等擊發快遞。
?。?）、重要文件或需要證據力很強的文件，可采用“公正送達”。
4、電子郵箱送達。電子郵箱作為現代人常用的聯系方式，以其快速、便利、成本低等優勢已成為人們生活中不可或缺的一部分。而且，電子郵件被新合同法所確認，采用電子郵箱形式發送函件是具有法律效力的。另外，發送電子郵件等數據電文、只要該數據電子到達被送達人的特定系統就視為送達，不存在拒收的情況。發送電子郵件，我們需要注意：
?。?）必須提前在合同、協議或者其他書面文件中約定好電子郵箱，并注明該電子郵箱作為有效通訊聯系地址、具有法律效力。
?。?）對外發送相關郵件時務必使用公司郵箱 ；在公司郵箱的設置上，設置發送回執，這樣對方收到郵件后打開即發送送達回執，表明對方已收到。
?。?）注意保存電子郵件，不要隨便刪除，以便應對不時之需；重要的郵件要另外備份，重裝電腦系統等要備份出所有郵件。
?。?）通過郵件的后續行為確定電子郵件的存在，例如在發出電子郵件交易信息后，發出方在之后的交易單證中證明了前期電子郵件中的內容。
?。?）重要文件可采用掃描儀等器材制作成圖片、作為附件發送，避免篡改。
在日常工作中，如須向業主、發展商及相關供方送達文件資料，在直接送達存在困難的情況下，我建議應采用快遞和電子郵件形式送達。
三、關于外來函件的簽收問題。
我們在日常工作中，經常碰到業主、發展商拿著書面函件（不利于我方的函件）要求簽收。簽還是不簽，大家心里很糾結，因為大家通常認為簽收函件就相當于確認了函件的內容了，其實不然。律師告訴我們，外來函件大部分都可以簽收，但若涉及到與公司有關權利處分的事宜時，當場不要做任何有關責任方面的承諾即可。
那么，收到外來函件（直接、郵件或者電子郵件等）我們該注意什么呢？
1、簽收確認。在簽收后要做好登記記錄（包括簽收時間），對于簽收的函件應充分重視，所有來函應保留存檔以備隨時查詢。
2、如有異議應及時回函。對來函中所述內容如有異議的，則應及時回函澄清，表明觀點。
3、如對方又回函表示新的不同意見時，應再予回函澄清。如無新意見，則不必回函。
以上，就是本人的片面之見，希望能起到拋磚引玉的作用，引起大家思考和注意。
周勇/《深圳物業管理》/20**年第7期
篇3：X公司文件和資料控制規定
某公司文件和資料控制規定
總經理辦公室負責按《文件和資料控制程序》對公司執行的質量文件、引用外部標準、技術文件進行總體控制，保證公司相關管理人員、操作人員執行的質量文件、技術資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。
1.各部門執行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質量體系文件、技術資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質量體系文件、技術資料、外部標準，均須得到總經理或其授權人批準后，方能生效執行。
3.發至部門應根據文件內容涉及的部門、確定文件分發范圍，并做好發至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應有原批準人所依據的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發放部門根據發文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。