企業（公司）職工檔案管理工作規定

　　第一章總則

　　第一條為加強企業職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學管理水平，為社會主義現代化建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》有關規定，制定本規定。

　　第二條企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據，是國家檔案的組成部分。

　　第三條企業職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下，由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。

　　第四條企業職工檔案管理工作必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度。

　　第二章機構和職責

　　第五條職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。

　　第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當地勞動行政部門代為保管。

　　第七條職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業綜合檔案部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業綜合檔案部門按規定向有關檔案館移交。

　　第八條企業職工檔案管理部門的職責：

　?。ㄒ唬┍９苈毠n案；

　?。ǘ┦占?、鑒別和整理職工檔案材料；

　?。ㄈ┺k理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續；

　?。ㄋ模┑怯浡毠すぷ髯儎忧闆r；

　?。ㄎ澹橛嘘P部門提供職工情況；

　?。┳龊寐毠n案的安全、保密、保護工作；

　?。ㄆ撸┒ㄆ谙蚱髽I檔案室（館）移交檔案。

　?。ò耍┺k理其它有關事項。

　　第三章檔案的內容

　　第九條企業職工檔案的內容和分類：

　?。ㄒ唬┞臍v材料；

　?。ǘ┳詡鞑牧?；

　?。ㄈ╄b定、考核、考察材料；

　?。ㄋ模┰u定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料）；

　?。ㄎ澹┱彶牧?；

　?。﹨⒓又袊伯a黨、共青團及民主黨派的材料；

　?。ㄆ撸┆剟畈牧?；

　?。ò耍┨幏植牧?；

　?。ň牛┱杏?、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；

　?。ㄊ┢渌晒┙M織參考的材料。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第十條職工所在企業的勞動（組織人事）職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

　　第十一條立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　第十二條企業職工檔案材料統一使用十六開規格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

　　第十三條按規定需要銷毀檔案材料時，必須經單位主管檔案工作的領導批準。

　　第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規格實行統一的制作標準（見附件一）。

　　第十五條嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，應視情節輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

　　第十六條職工檔案管理單位應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：

　?。ㄒ唬┎殚啓n案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業單位公章的介紹信。

　?。ǘ┎殚?、使用企業職工檔案的單位，應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　?。ㄈn案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經企業或企業受權的主管檔案工作的領導批準，嚴格履行登記手續，并按期歸還。

　?。ㄋ模┤魏蝹€人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

　?。ㄎ澹└鲉挝粦贫ú殚啓n案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。

　?。┮蚬ぷ餍枰獜臋n案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。

　　第六章檔案的轉遞

　　第十八條企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）

部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準備錄用的，其檔案由原所在單位保管。

　　第十九條轉遞檔案應遵守下列規定：

　?。ㄒ唬┩ㄟ^機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

　?。ǘD出的檔案，必須按統一規定的“企業職工檔案轉遞通知單”（見附件二）的項目登記，并密封包裝。

　?。ㄈD出的材料，不得扣留或分批轉出。

　?。ㄋ模┙邮諉挝皇盏綑n案經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執應及時催問，以防丟失。

　　第七章附則

　　第二十條本規定由勞動部負責解釋。

　　第二十一條本規定自下達之日起執行。各省、自治區、直轄市和國務院各部門可結合實際情況制定實施辦法或細則。

篇2：職工依法辭職，用人單位不得扣押其檔案

　　職工依法辭職，用人單位不得扣押其檔案

　　案例簡介

　　1995年7月1日，梁某大學畢業后與北京某股份有限公司簽訂了為期5年的勞動合同，合同期限自1995年8月1日至2000年7月30日，但合同中未約定違約金條款。1998年6月5日，梁某為了尋求個人發展，向公司提出辭職。并于當日提交了辭職報告，要求公司將個人檔案轉移到人才交流中心。公司以合同未到期為由，拒絕為梁某辦理檔案轉移手續。7月6日，梁某遂向勞動爭議仲裁委員會提起申訴，要求單位為其辦理檔案轉移手續。

　　處理結果

　　勞動爭議仲裁委員會受理此案后，經調查，認為梁某提出此項請求符合法定程序，應予支持。并要求該公司立即為梁某辦理檔案轉移手續。

　　案例評析

　　勞動部辦公廳《關于勞動者接觸勞動合同有關問題的復函》規定，勞動者提前30日以書面形式通知用人單位，既是解除勞動合同的程序，也是解除勞動合同的條件。勞動者提前30日以書面形式通知用人單位，解除勞動合同，無需征得用人單位同意。超過30日，勞動者向用人單位提出辦理解除勞動合同手續，用人單位應予以辦理。但由于勞動者違反勞動合同有關約定而給用人單位造成經濟損失的，應依據有關法律、法規、規章的規定和勞動合同的約定，由勞動者承擔賠償責任。

　　本案中，梁某按照規定，提前30日向單位提出辭職，要求解除勞動合同，從程序上來說是完全合法的。同時，雙方在勞動合同中未約定違約金條款，且本案中，該公司也未提供梁某辭職后給企業造成損失的證據。因此，按照有關規定，該公司應無條件及時為梁某辦理檔案轉移手續。

　　《企業職工檔案管理工作規定》第十八條也規定，企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在1個月內將其檔案轉交其新的單位或戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。梁某通過合法程序辭職后，公司無權對其個人檔案任意扣壓，個人檔案必須隨職工個人的流動而流動。