OHS記錄和記錄管理

　　組織應建立和保持程序，用來標識、保存和處置職業安全健康記錄以及審核和評審結果。

　　職業安全健康記錄應字跡清楚、標識明確，并可追溯相關的活動。保存管理的職業安全健康記錄應便于查閱、避免損壞、變質或遺失。應規定其保存期限并予以記錄。

　　組織應保存記錄，在適宜時用來證明符合本標準的要求。

　　l.理解要點

　　記錄是OHS管理體系中不可缺少的部分。只有把組織的真實的OHS活動予以記錄，才能清晰地了解管理體系的運行情況。

　　根據有關法律、法規要求和OHSMS標準要求，確定需要保存的記錄：如事故記錄、投訴記錄、培訓記錄、職業衛生的監測記錄、緊急事件及應急措施的記錄、不符合情況的糾正記錄、內部審核記錄、管理評審的記錄等。

　　組織經常出現由于記錄的缺乏，而無法澄清責任，無法進行回顧和評價的情況，記錄可以使管理者、審核人員了解體系以往的運行情況，體現可追溯性，便于掌握事件的真實面目。

　　記錄的標識、收集、編目、歸檔、貯存、維護、查閱、保管和處置是記錄管理的重要內容。

　　2.審核要點

　　1)組織是否建立和保持記錄管理的文件化程序。

　　2)描述OHSMS各要素的程序文件是否明確所產生的OHS記錄。

　　3)記錄是否填寫正確完整，字跡清晰，能準確地識別，當事人是否簽字。

　　4)記錄的保存是否有適宜的環境和條件，是否便于查找和借閱，并做到防止丟失和損壞。

　　5)組織是否規定了各種應保存的記錄的存放年限。

　　6)所有記錄是否真實可靠，具有可追溯性和可見證性。

篇2：OHS管理體系審核組

　　OHS管理體系審核組

　　認證機構受理審核申請后應盡快進行審核準備工作。

　　1. 作出審核決定

　　(1)審核的目的、范圍;

　　(2)審核所依據的OHS管理體系標準;

　　(3)審核預定日期;

　　(4)如果推遲審核可能產生的影響;

　　(5)審核是否與其他OHS活動結合進行。

　　2. 收集被審核方信息

　　一般內容有：

　　(1)標明“受控制本”的OHS管理手冊、程序文件、作業指導書等，以及有助于審核的來往函件;

　　(2)有助于審核員了解被審核方的總體情況，如被審核方的生產規模、組織機構、經營范圍、地理位置、設施布局、生產能力、產品種類、產品與工藝復雜程度、正常工作時間及部門管理人員名單等資料，以保證審核計劃的合理制定;

　　(3)被審核方的內部或外部審核報告、審核的檔案。

　　3. 確定審核組規模和成員

　　審核機構在綜合考慮各種因素后，確定審核組規模并指定審核組長。審核組規模和成員的確定應考慮如下因素：

　　(1)審核所依據的OHSMS標準;

　　(2)組織類型、規模、生產類型、復雜程度及有關法規要求;

　　(3)審核組所需具備的專業人員，是否需要有相應專業資格或專業技能;

　　(4)能使審核組成員特長能力得到充分發揮的最佳組合;

　　(5)有利于與被審核方聯系、接觸所需的語種、語言技巧和個人技巧;

　　(6)能避免與被審核方產生厲害沖突及其他相關因素。

　　根據審核組規模和審核工作量的需要，審核組內還可分成小組，但須由審核組長或主任審核員確定小組長。

篇3：OHS管理體系審核結果的匯總分析

　　OHS管理體系審核結果的匯總分析

　　審核組有了若干份不符合報告，還不能在末次會議上對審核發表結論性意見，還應對審核的結果作一次匯總分析。匯總分析可以在末次會議前召開一次全體審核組成員會議上進行，以便對受審部門的OHS管理工作做一次總體評價。

　　匯總分析可以考慮以下幾個方面：

　　(1)從發現的不符合項分析：如不符合項的總數，其中嚴重不符合，輕微不符合各有多少項。如果審核是按部門進行的，則列出其不符合項涉及哪些要素，其中哪個要素最多或最嚴重。有了這些數據，大致可以說明這個部門的薄弱環節是什么。

　　(2)從發展的歷史和趨勢分析：將上次審核發現的不符合項的總數及其構成與這次相比較來看體系是否在持續改進還是退步。從對上次糾正措施完成的情況及有效性的分析也可看出OHS管理進步或不足的情況。

　　在這些匯總分析的基礎上可以總結組織在體系的建立、實施上有哪些薄弱環節及其嚴重度，從而得出整體性的結論意見。

　　5.末次會議

　　在現場審核即收集證據和審核發現完成之后，審核組應與受審核方的管理者和受審核部門的負責人員舉行未次會議，其主要目的是向受審核方介紹審核發現，能使他們清楚地理解和認識審核發現的事實根據。如果時間允許，審核方一般都在末次會議前與管理者代表交流，以避免在較大規模的末次會議上有任何分歧。應當盡可能在審核組長簽發報告之前解決意見分歧。關于審核發現的重要性和措辭的最終決定權屬于審核組長，盡管委托方和受審核方可能持有異議。

　　在末次會議上，審核組長應就組織OHS管理體系的符合性、有效性做出總體評價和結論。結論應全面總結OHS管理工作的成績和問題。在末次會議上審核組長還應澄清或回答被審核方提出的問題，并告訴被審核方審核報告送發的日期。

　　末次會議又稱總結會，是對審核工作做出結論的會議，是經過審核組內部會議對被審核方審核的全部調查、分析、評估，確定了輕微不符合項、嚴重不符合項和擬出了不符合項報告之后召開的，是實施審核最后一環。

　　總結會由審核組長主持，按預定時間舉行，會議程序、內容包括：

　　(1)擬定出席會議www.zonexcapitaltr.com人員。只要可能，凡參加首次會議(見面會)的人員都參加，并在簽名表上簽名;

　　(2)感謝被審核方對審核工作的支持和配合;

　　(3)重申審核的類型、目的、范圍、依據和方法，扼要回顧審核情況;

　　(4)肯定被審核方在OHS工作上的優點和成績，但也有不符合項;

　　(5)由審核員“讀”出在審核中發現的不符合項情況;

　　(6)重申審核是抽樣調查活動，申明可能有未發現的不符合項;

　　(7)全面總結并作出結論。介紹審核了多少部門，發現了多少不符合項，介紹運行體系對OHSMS標準的符合程度、實施程度和實施效果。然后，宣讀審核組基于客觀事實所作出的OHS管理體系是否有效性的結論。最后還應告訴被審核方，審核組是否將向審核認證機構推薦注冊;

　　(8)征求被審核方對不符合項報告、總結報告結論的意見。對不符合項報告內容提出一些小修改，經審核組長同意，可立即進行;對不屬于總結會上解決的問題，留待會后再討論;

　　(9)請被審核方代表在審核報告、不符合項報告上簽字，并將一份副本交被審核方作備忘錄和進行糾正工作;

　　(10)商定未盡事宜。若審核組決定推薦注冊，則要求被審核方做出對存在問題采取糾正措施的承諾，確定糾正的時間，并在2-4周內報告書面的糾正措施意見。對因存在嚴重不符合項等問題暫不推薦注冊的，則應當做出對存在問題采取糾正措施的承諾，并提出糾正時間;若不擬繼續申請注冊，則審核組長應在審核報告中向審核機構說明。