OHS管理體系文件和資料控制

　　組織應建立并保持程序,控制本標準所要求的所有文件和資料,從而確保：

　　(1)它們能夠被恰當定位;

　　(2)對它們進行定期評審，必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性;

　　(3)職業安全健康管理體系的關鍵崗位，都能得到有關文件和資料的現行版本;

　　(4)及時將失效文件和資料從所有發放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用;

　　(5) 法律、知識性文件和資料，予以適當標識并保存。

　　1.理解要點

　　對OHS管理體系文件的管理，如文件的標識、分類、歸檔、保存、更新、處置等等，是文件控制的主要內容。文件的保存要有一定場所，有專人保管，并有一套機制保證文件的時效性。過期作廢的文件要及時收回處置，新的文件要及時到達使用者手中，文件控制是對整個體系所有文件的控制和要求，為了實施對文件和資料的控制，除管理手冊和程序文件外，還應有適當的支持文件。組織可結合自己的特點和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發文件登記表等。文件控制在ISO9000系列中已有較嚴格的要求，可參照執行。

　　另一方面，OHS管理體系著重在體系的運行和危險因素的有效控制，而不是建立過于繁瑣的文件控制系統，在建立體系和運行體系中要注重實效。

　　2.審核要點

　　1)組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序，是否對有關的文件包括相關方的資料都實施了控制(如：是否建立OHSMS文件和資料管理程序、設計文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等)。

　　2)是否能保證體系運行的各個重要崗位，都能及時得到相應文件的現行版本。

　　3)不論出于什么原因而保留的已作廢文件，是否都進行了適當的標識和管理。

　　4)文件的收發、復制、歸檔是否都有編號，有責任人員簽字。

　　5)文件更改、修訂是否有原審批部門審批。

　　6)文件發布前是否由授權人員審批其適用性。

　　7)文件修訂時，是否制定了相應記錄和更改清單或一覽表。

篇2：編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫體系文件的原則是寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標準要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效(文件寫完后一定要下發討論和修改，達到所寫即所做)。體系文件要做到：

　　1.系統性

　　-組織應對其OHS管理體系中采用的全部要素、要求和規定，系統有條理地制訂各項程序;

　　-所有文件應按統一規定的方法編輯成冊;

　　-各層次文件應做到接口明確、結構合理、協調有序;

　　-各層次文件應涉及OHS管理體系一個邏輯上獨立的部分。

　　2.法規性

　　-體系文件應在總體上遵循OHSMS標準，以及國家或主管部門的有關法規要求;

　　-文件一旦批準實施，就必須認真執行;

　　-文件修改只能按規定的程序進行。

　　3.協調性

　　-體系文件的所有規定應與組織的其他管理規定相協調;

　　-體系文件之間應相互協調;

　　-體系文件應與有關技術標準、規范相互協調;

　　-處理好各種接口，避免不協調或職責不清。

　　4.見證性

　　-體系文件作為客觀證據(適用性證據和有效性證據)向管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織OHS管理體系的運行情況;

　　-對于審核來講，OHS管理體系文件可作為下列方面的客觀證據：

　　危險因素已被辯識、評價并得到控制;

　　有關活動的程序已被確定并得到批準和實施;

　　有關活動處于全面的監督檢查之中;

　　職業安全健康績效和持續改進等。

　　5.唯一性

　　-對一個組織，其OHS管理體系文件是唯一的;

　　-通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現唯一的理解;

　　-決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用;

　　不同組織的文件可具有不同的風格。

　　6.適用性

　　-體系文件應根據標準的要求、組織規模、生產活動的具體性質采取不同的形式;

　　-體系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應;

　　-所有文件規定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。

篇3：OHS體系文件編寫的步驟與技巧

　　OHS體系文件編寫的步驟與技巧

　　一. 文件編寫步驟

　　1.編寫OHS初始評審報告

　　2.編寫OHSMS標準要求建立的12個要素的程序

　　(1) 危害辨識,危險評價與危險控制程序;

　　(2) 法律、法規及其他要求獲取、更新程序;

　　(3) 管理方案定期評審程序;

　　(4) 教育培訓程序;

　　(5) 協商與交流管理程序;

　　(6) 文件和資料管理程序;

　　(7) 運行控制管理程序;

　　(8) 應急預案與響應控制程序;

　　(9) 績效測量和監測控制程序;

　　(10)事故、事件、不符合、糾正與預防措施管理程序;

　　(11)OHS記錄管理控制程序;

　　(12)內部審核程序。

　　3.如果組織規模較大，可以編寫OHSMS標準中幾個未明確要求的程序，如：

　　(1)管理評審程序;

　　(2)目標、指標確定更新程序

　　4.按照危害辨識，風險評價與風險控制程序去執行，評價出重大危險源，并進行分級，制訂清單。

　　5.根據重大危險因素來編制或修訂OHS方針。

　　6.根據OHS方針和重大危險因素及技術經濟可行性，確定目標、指標和管理方案。

　　7.根據上述4、5、6的結果策劃運行控制程序和作業指導書。策劃時應注意：

　　(1)為使重大危險因素受到控制，減少工傷事故和職業病，應建立每一個重大危險因素相應的管理方案和運行控制程序;

　　(2)對同一個重大危險因素，可以既有管理方案又可有運行控制程序，當然也可以只有其一;

　　(3)同一個目標可以分解成多個指標，相應地，同一個目標也就可以由多個管理方案或多個運行控制程序來實現;

　　8.通過上述各程序提出各部門的職責，補充完善之，將其提煉到管理手冊相應的條款中。

　　9.將上述各程序中的主要內容，提綱摯領地提煉到手冊對應的要素中。

　　10.最后再寫沒有程序支持的手冊中的要素，此部分應寫詳細一些。

　　二.文件編寫技巧

　　OHS管理體系文件的編寫建議按以下五條主線分頭編寫，一條線一個組或一個人，每一條線中的手冊、程序和記錄格式乃至作業指導書都包含在內，這樣寫可以避免前后重復和矛盾。

　　1. 第一條線：

　　危險辨識，危險評價與危險控制;

　　法律、法規及其他要求;

　　方針、目標、指標;

　　管理方案。

　　2. 第二條www.zonexcapitaltr.com線：

　　培訓、意識和能力;

　　文件管理(控制);

　　記錄和記錄管理。

　　3. 第三條線：

　　運行控制;

　　應急準備與響應。

　　4.第四條線：

　　績效測量與監測;

　　事故、事件、不符合、糾正與預防措施;

　　內部審核;

　　管理評審。

　　5、第五條線：

　　其他及附錄。

　　也可采取如下的編寫方式：

　　(1)自上而下依此展開方式

　　按方針、管理手冊、程序文件、作業文件、OHSMS記錄的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復修改。

　　(2)自下而上的編寫方式

　　按基礎性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這適用于管理基礎較好的組織，但如無總體設計方案指導易出現混亂。

　　(3)從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式

　　先編寫程序文件，再開始手冊和基礎性文件的編寫，實際是從分析活動，確定活動程序開始，將OHSMS標準的要求與組織實際緊密結合，可縮短文件編寫時間。