地產公司區域事業部采購管理制度

　　1.目的

　　結合公司《采購管理制度》，建立與公司發展戰略和產品策略相適應的供應鏈管理平臺，優化區域事業部資源整合能力，促進專業能力提升，控制采購成本，保持并持續改善產品品質。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于E地產**區域事業部及其管理的開發項目（以下簡稱"**事業部"）。包括構成開發總成本的建設成本中的四類費用（前期、建安、基礎設施、配套設施）的采購工作。

　　3.采購分類及原則

　　3.1按采購程序的不同，分為以下三種方式：

　　3.1.1招標采購：指按資格審查、招標、投標、開標、評標、中標的程序確定合作單位，并與合作單位簽訂采購合同或確定其為認價單位的采購模式。

　　3.1.2詢價采購：指以書面詢價的方式，通過比價來確定合作單位，并與之簽訂采購合同或確定其為認價單位的采購模式。

　　3.1.3直接采購：指開發項目在特殊情況下（如選用專利產品，涉及政府部門、壟斷行業等）無法進行招標和詢價采購，或合作單位已與公司在某個項目上建立了良好的合作關系，直接與合作方簽訂采購合同或確定為認價單位的采購模式。

　　3.2按采購方法的不同，分為以下四種方式：

　　3.2.1區域戰略采購：指事業部經濟合同部組織對于使用范圍廣、使用量大、具有重復使用特征的產品或服務，通過簽署區域戰略合作協議，由區域戰略合作伙伴在一定期限內為所有適合的開發項目提供約定的產品或服務。

　　3.2.2區域聯合采購：指事業部經濟合同部組織對多個開發項目在同一時期擬選用同一種產品或服務進行集中采購。

　　3.2.3合約采購：指通過采購確定合作單位，并與合作單位直接簽訂采購合同的采購方式。

　　3.2.4認價采購：指通過采購確定合作單位（或合作單位范圍），但不與其直接簽訂采購合同，而是以《價格確認單》的形式通知合同單位，由合同單位與確定的合作單位（或范圍）簽訂合同?！秲r格確認單》中所確認廠家（或合格廠家范圍）被稱為"認價單位"。

　　3.3采購原則

　　3.3.1達到下列標準之一的，應當進行招標采購，由采購委員會決策。

　?。?）開發項目涉及施工內容，單項工程合同估算價在50萬元人民幣（含）以上，包括甲方直接發包、甲方指定分包工程。

　?。?）重要材料設備等貨物采購，單項合同估算在20萬元人民幣（含）以上，或單臺設備合同價在10萬元人民幣（含）以上，包括甲方直接采購、甲方指定采購。

　?。?）勘察、設計、監理、咨詢等服務的采購，單項合同估算在20萬元人民幣（含）以上。

　　3.3.2凡未達到上述第1條規定的標準，由采購工作小組主辦，通過簽報形式確認，按第5

　　條規定的決策體系進行審批。

　　4、采購機構的設立及其職責

　　4.1采購工作設立采購委員會和采購工作小組的兩級管理體制，實行主責人負責制的具體操作模式。

　　4.2采購委員會構成及其職責

　　4.2.1采購委員會組成

　　主任：**區域事業部總經理

　　副主任：**區域事業部主管成本副總經理

　　常設委員：**區域事業部經濟合同部經理

　　非常設委員：根據采購項目的不同吸納不同人員加入，原則上為各項目總經理、主管專業副總。

　　采購委員會主任負責主持采購委員會會議，主任缺席時，由副主任主持。

　　4.2.2采購委員會是事業部一常設機構，是事業部所屬各項目采購工作的領導、管理和決策機構。其主要職責如下：

　　A、確定由其決策的招標采購入圍單位范圍；

　　B、審批由其決策的招標采購文件；

　　C、確定由其決策的中標單位；

　　D、確定由其決策的直接采購單位；

　　E、審批區域戰略采購計劃；

　　F、確定區域戰略采購的合作單位。

　　4.3采購工作小組的構成及職責

　　4.3.1采購工作小組組成

　　各項目總經理、主管專業的副總經理、事業部經濟合同部經理為固定成員，其中項目總經理為組長。

　　采購工作小組的臨時性成員視采購內容的不同吸納相關部門及相關專業人員加入。

　　4.3.2采購工作小組是采購工作中的執行機構，負責采購項目的具體執行工作和授權范圍內的決策工作。采購工作小組職責如下：

　　A、定期編制和調整采購工作計劃，對采購計劃落實情況進行定期反饋。

　　B、負責采購項目的全面實施。

　　C、在權限范圍內確定中標單位，或向采購委員會提交中標候選人的排名。

　　D、負責采購過程中所有資料的整理和歸檔。

　　4.4采購事項主責人職責

　　4.4.1.采購事項主責人：每項采購工作事先確定一個主責人，屬于集中采購的事項，主責人由經濟合同部確定；屬于項目采購的事項，主責人由項目確定。

　　4.4.2.主責人職責：主責人是采購工作的主要責任人，負責對所采購事項的質量、進度及成本進行全過程控制。

　　4.4.3.主責人工作內容：負責所主責的采購事項的全部組織工作。具體如下。

　　a)負責推薦擬投標單位，可以從已有供應商數據庫中篩選，也可以自行推薦供應商，但需按公司制度組織相關人員進行考察。主責人負責編制入圍單位推薦

報告。

　　b)負責組織編制招標文件。

　　c)負責組織發標、開標、評標、詢標具體事宜。

　　d)負責匯總有關人員的意見，推薦中標單位。并負責組織編制評標報告。

　　e)主責人應將采購工作進展情況及時向匯報人及有關人員通報。

　　f)主責人負責組織進行設計優化等工作。

　　4.4.4.主責人權力：

　　a)主責人有權力推薦擬投標單位。

　　b)主責人有權力推薦擬中標單位。

　　c)主責人有權力在項目采購前根據需要，經與有關業務模塊協商后，吸納專業人員成立為本項采購服務的虛擬機構。

　　d)主責人有針對本項采購事項的獎懲建議權。

　　4.5采購事項商務配合人職責

　　4.5.1采購事項商務配合人：每項采購工作事先確定一個商務配合人，屬于集中采購的事項，由經濟合同部確定；屬于項目采購的事項，由項目確定。

　　4.5.2商務配合人職責：負責采購工作的商務配合及監督工作。

　　4.5.3商務配合人主要工作

　　A、編制招標文件商務部分及工程量清單；商務標評標并編制商務評標報告。對招標文件及評標報告整體內容進行審核。

　　B、負責定向采購中商務條件的洽談工作。

　　C、負責甲方認價類的材料設備的價格確認工作。

　　D、負責工程類合同商務部分的編制工作，并對合同整體內容進行審核。

　　5、采購決策授權及決策程序

　　5.1采購決策授權

　　5.1.1按3.3.1條規定的招標采購限額以上（含限額本身）的采購項目，由采購委員會決策合作單位。

　　5.1.2按3.3.1條規定的招標采購限額以下的采購項目，由采購工作小組決策合作單位，并報備經濟合同部。

　　5.2采購決策程序

　　5.2.1采購委員會決策形式：可以采取會議形式，也可以采取簽報形式，視具體情況決定。

　　a)會議形式：由經濟合同部根據項目需求不定期組織，各項目提前5天上報會議資料。決策投標單位的會議資料包括：擬投標單位評選報告、招標文件。決策中標單位的會議資料包括：評標報告及相關附件。參會人員：采購委員會成員、采購主責人、商務配合人。

　　采購委員會會議采用民主決策原則。參會人員不少于采購委員會應到人數三分之二時，確認會議有效；參會委員意見一致不少于參會委員三分之二時，確認會議決議有效；同一事項，委員會主任可否決一次。

　　b)簽報形式：由采購主責人作為簽報的經辦人，按照**區域事業部EIP采購簽報（限額以上）形式，履行程序。決策投標單位的簽報資料包括：擬投標單位評選報告、招標文件。決策中標單位的簽報資料包括：評標報告及相關附件。

　　5.2.2采購工作小組決策形式：采取簽報形式決策。由采購主責人作為簽報的經辦人，將評標結果按照**區域事業部EIP采購簽報（限E地產**區域事業部額以下）形式，履行程序。簽報資料包括：供應商評選報告、詢價文件、評標報告、相關附件。

　　6.激勵機制

　　對于采購過程中，達到以下工作標準的，應對主責人及其虛擬機構給予適當獎勵。

　　6.1.在保證所采購的產品品質及質量標準的同時，主動優化設計，達到了降低成本的目的。

　　62.在保證產品質量的同時，通過商務談判降低投標價格。

　　7.附則

　　7.1.采購紀律和監督機制執行E地產有限公司統一規定。

　　7.2.本制度由**區域事業部經濟合同部負責解釋。

　　7.3.本制度自頒布之日起執行，至相應更新版本頒布之日自行終止。

　　附件一：

　　關于**區域事業部采購簽報流程

　　一、采購簽報（限額以上）

　　二、采購簽報（限額以下）

　　說明：

　　各項目如需在流程中加入內部會簽人員，請在第1、2步之間加入。

篇2：物業管理公司采購管理制度

　　物業管理公司采購管理制度

　　1.0 總則

　　1.1 目的

　　為了規范公司采購行為，兼顧效率及成本，在保證公司日常運營所需物資按時、按質、按量交付使用的前提下，降低風險，減少交易成本，保持并保證對供應商的談判能力，以獲得較優性價比的采購物資，特制定本制度。

　　1.2 適用范圍

　　本制度適用于**物業管理有限公司經營活動所需的所有物資的采購管理。

　　2.0 采購職能部門劃分

　　2.1物資使用部門：負責《申購單》的申報及物資質量的把關。

　　2.2采購部門：負責物資具體的采購以及采購資料的管理。

　　2.3倉庫管理部門：負責采購物資的數量、外觀質量的驗收。

　　2.4財務部門：負責采購貨款的支付結算。

　　2.5總經理：負責權限內的采購、貨款的審批和超出權限范圍的審核，以及采購的監督。

　　2.6集團采購部：對采購的監督和檢查。

　　3.0 采購管理

　　3.1采購物資分類

　　3.1.1A類物資：辦公用品類物資。為滿足公司正常辦公而所需的IT設備、備件、網絡設備及備件、開發工具、軟件產品、計算機外設與耗材及其維護服務；公司用車輛、家具、辦公設備、辦公文具、辦公耗材、印刷類產品、禮品、財產保險、場地修飾、設施維護以及其它行政類物資及服務。

　　3.1.2B類物資：工程水電類物資。為滿足各小區物業維護而需要的各種水電配件、土建施工常用品。

　　3.1.3C類物資：清潔綠化類。包括小區清潔所需常用設備、工具、消耗品；小區綠化所需的設備、工具、消耗品、補種的花草、樹木以及維護。

　　3.1.4D類物資：勞保類物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動保護用品。

　　3.1.5E類物資：固定資產類物資。會同集團采購部統一采購。

　　凡本制度定義范疇內的采購物資類型，均按照本制度執行。未包括物資管理應參照本制度逐步統一集中管理。

　　3.2購方式

　　3.2.1計劃采購：各部門根據正常經營活動、以及工作計劃于每月25日編制申購計劃，并填寫《申購單》報主管經理、管理處經理審核后，報總經理審批，如超出審批權限，上報集團審批。

　　3.2.2緊急采購：采購人員得到總經理口頭允許，可以先行采購，而后補辦《申購單》手續。

　　3.3采購流程

　　申請人填寫《申購單》--主管審核--區域經理審核--總經理審批--采購人員按計劃采購--物資使用部門和倉庫驗收接受--采購人員辦理財務等相關手續并登記管理。

　　3.4采購審批權限

　　3.4.1為提高工作效率，采購在2000元以下的，由總經理審批權后，可進行采購；

　　3.4.2采購在2000以上的由總經理審批后，報集團總經理或總經理授權人審批，方可進行采購。

　　3.5采購價格管理

　　3.5.1采用貨比三家的方法：由采購人員與使用人員對市場價格進行調查，向幾家供應商發放詢價表，進行比價、議價到最后定價，并做好詢價、定價表的管理。

　　3.5.2由集團采購部提供價格參考表，再進行市場詢價、定價。

　　3.6采購實施

　　3.6.1采購人員根據審批的《申購單》，依據實際情況，進行詢價、定價后，確定供應商，進行采購。

　　3.6.2大宗用品或長期需用物資，與有關廠家、供應商簽訂長期供貨協議，以保證質量以及合理的價格供應。

　　3.6.3與集團采購部保持信息共享，做好物資采購保障工作。

　　3.6.4原則上采購人員應尋找至少三家以上的供應商，進行各方面的比較后再確定最終供應商。

　　3.7采購貨款的支付與報銷

　　3.7.1采購人員報銷時，必須具備正式發票、手續齊備的《申購單》、送貨單、倉庫的《入庫單》。

　　3.7.2由經辦人在發票上簽字確認、主管經理審核、財務經理審核、總經理審批后，由財務部負責支付結算工作。

　　3.8采購協議和合同以及各種采購資料的管理

　　3.8.1長期供應商。要求其提供營業執照復印件，都要與公司簽訂供貨協議(合同)，以確保其供應物資的質量、規格以及價格的合理性。

　　3.8.2臨時供應商。要求與其達成口頭協議，保證物資質量、規格以及價格的合理性。

　　3.8.3表格管理。規范各種表格，做好各種表格的管理

　　4.0 供應商管理

　　4.1建立供應商檔案。做好原始詢價表的管理，以及對供應商定期評價，包括產品質量、價格、送貨時間觀念等各項評價。

　　4.2不達標的供應商。及時調整，減少對公司的損失。

　　5.0 采購的監督和檢查

　　5.1采購人員每月5日向集團采購部上報《月度采購報告》，每年1月20日向集團采購部上報《年度采購報告》。

　　5.2集團采購部、審計部對**物業采購情況進行檢查、監督、審計。

　　6.0 采購人員職業規范

　　6.1本規范適用于采購人員及公司其它部門直接或間接參與采購工作人員(以下統稱為采購人員)。

　　6.2采購人員應以公司利益為己任，不允許向供應商索要禮品或接受禮品，以及私自收受其它個人利益，一經發現，公司將根據有關規定處理直至予以辭退。

　　6.3采購人員只有在合理的工作原因情況下，經主管經理認可后，方可接受供應商的宴請；在采購談判過程中，無論任何原因，都不允許接受供應商的邀請。

　　6.4采購人員只有在有利于商業合作及協調工作的前提下，方可接受供應商的邀請，前往參觀公司、觀摩產品展示公開商務活動。

　　6.5采購人員代表公司形象，對于供應商方面的工作人員，應當做到有禮有節，公平對待，不允許傲慢的舉止和不公平的態度。

　　6.6采購人員在與供應商的談判過程中，應嚴格遵守保密制度，杜絕任意或無意的泄密行為。

　　6.7對違反本制度的行為，公司有權進行處理，包括必要時對嚴重違反本制度的員工解聘，情節嚴重的移交司法機構處理。

　　7.0 附則

　　7.1本制度由公司辦公室負責解釋；

　　7.2本制度報集團總經辦審批備案后生效。

篇3：物業分公司采購分包管理制度

　　物業分公司采購分包管理制度

　　1、總則

　　1.1嚴格規范物業服務過程中的采購及業務分包，不僅是保證物業服務質量、維護EE物業服務品牌的基本要求，也是有效控制物業服務成本，倡導廉潔自律的重要舉措，各物業分公司必須遵照管理公司制度規定，確保采購及業務分包活動公開、有序地進行。

　　1.2根據管理公司《EE地產經營管理制度》規定，結合物業管理企業的實際情況，各物業分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業務，必須納入招標系統進行控制，包括但不限于：

　　a)物料、設備采購；

　　b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增)；

　　c)服務分包等。

　　2、相關職責界定

　　2.1物業分公司負責供方管理、物料采購及服務分包的計劃制訂和具體實施，以及20萬元以下的招標工作。

　　2.2項目所在公司負責組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標工作。

　　2.350萬元(含)以上的招標項目按《AU*地產經營管理制度》的相關規定執行。

　　2.4管理公司物業管理部負責指導和監督項目所在公司物業管理方面的采購及分包過程。

　　3、供方管理

　　3.1供方合格評定準則

　　3.1.1為確保供方提供的物料或服務滿足規定要求，所有物料采購和服務分包必須首先進行供方合格評定。

　　3.1.2產品供方合格評定標準包括(但不限于)：

　　a)工商局頒發的營業執照，合法經營；

　　b)有資質證書；

　　c)固定的營業地點；

　　d)充足的供貨資源；

　　e)提供明確有效的合格產品質量證明憑據；

　　f)合理的產品價位；

　　g)以及在合作期間產品使用合格率達到98%以上；

　　h)供貨及時性達到95%以上；

　　i)對不合格品能及時退換的良好售后服務等。

　　3.1.3公用事業(包括供電、供水、環衛以及地域性極強的供暖等)服務部門沒有可供選擇的余地，但對其單位架構、相關人員情況、服務質量和服務特殊規定等亦應進行了解，以便與其配合達到滿足服務的需求。

　　3.1.4可供選擇的服務(工程)供方，其合格評定標準包括(但不限于)：

　　a)具備合法的營業執照、固定的營業地點；

　　b)滿足服務項目的能力；

　　c)良好的社會信譽；

　　d)合理的承包價格；

　　e)優質的服務質量，及跟蹤服務的有效性和及時性。

　　3.2供方合格評定方法

　　3.2.1業務經辦部門負責收集供方基本信息，根據供方的資質等級、技術力量、設備條件等方面進行供方初評，至少應評審供方以下幾個方面的優勢：

　　a)質量、性能及其穩定性；

　　b)價格；

　　c)信譽--履約信譽與社會信譽度；

　　d)售后服務；

　　e)付款方式；

　　f)交貨方式、交貨周期；

　　g)公共關系；

　　h)品牌；

　　i)供方內部運作狀況；

　　3.2.2業務經辦部門負責填寫《供方合格評定審批表》，記錄對上述評審結論。品質部負責復核，并重點對供方的營業執照、特殊行業的資質證明等進行驗證，其營業執照的項目范圍和特殊行業資質證明必須合法有效。

　　3.2.3經初評合格的供方，在可行時應由業務經辦部門組織相關部門人員進行現場考察，現場考察人員中必須包括品質部派出的人員。

　　3.2.4現場考察主要內容是考察供方的營業地點、公司規模等，必要時對其所承包的項目進行考察核實，以確定其承包業務能力和社會的信譽程度。

　　3.2.5現場考察評估通過后，業務經辦部門負責擬訂現場考察報告，并由考察人員會簽。業務經辦部門負責將現場考察報告，連同《供方合格評定審批表》一起提交總經理審批。

　　3.2.6經審批后的供方由品質部負責列入《合格供方名錄》，并分發至業務經辦部門執行。

　　3.3合格供方的監督評估

　　3.3.1物業分公司品質部負責建立合格供方檔案，并適時更新。合格供方檔案的內容包括(不限于)以下信息：

　　a)供方的名稱、注冊地址；

　　b)評審結果和記錄；

　　c)供方營業執照復印件；

　　d)資質等級證書；

　　e)質量保證書；

　　f)其他證明材料。

　　3.3.2物業分公司品質部負責組織業務經辦部門對合格供方的履約表現進行監督評估，根據不同類型供方采用適當的評估周期和方式，包括：

　　a)對常用物料的合格供方每半年進行一次綜合的監督評估；

　　b)對提供長期連續服務的供方應每季度進行一次綜合評估；

　　c)對提供一次性服務或一次性工程的供方，應在合同執行完后一個月內完成供方監督評估。

　　3.3.3

　　物業分公司在進行合格供方監督評估時，可參照管理公司《供方合格評定與監督評估指引》的規定執行，并形成《合格供方監督評估表》。

　　3.3.4合格供方監督評估依據包括上述3.1.2至3.1.4條規定、合同執行情況等，尤其應注意對以下內容的評估：

　　a)掌握供方內部管理的狀況；

　　b)供方產品價格的變化；

　　c)社會信譽的變化；

　　d)同物業公司合作的情況跟蹤；

　　e)其他應當跟蹤管理的要素。

　　3.3.5合格監督評估所引起的任何必要措施由業務經辦部門負責實施，品質部對措施實施情況進行跟蹤驗證，并形成跟蹤記錄。

　　4、招標工作程序

　　4.1招標項目立項

　　4.1.1招標項目由物業分公司各業務經辦部門根據年度工作計劃提出，計劃內的招標項目可直接編制招標文件。非計劃內的招標項目由業務經辦部門擬定招標計劃，必須按上述第2條規定的權限履行報批手續。

　　4.1.2招標計劃的內容應包括(但不限于)：招標內容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時間、資格評審時間、發標日期、進場時間等。

　　4.1.3物業分公司業務經辦部門負責擬訂招標文件，招標文件的內容應包括(但不限于)：

　　a)招標人(公司)簡介，包括公司的名稱、地址、聯系方式、基本情況等；

　　b)招標項目簡介，包括項目內容、項目要求等；

　　c)對投標人及投標書的要求，包括投標人的資格、投標書的格式、主要內容等；

　　d)評標標準及方法；

　　e)評標活動方案，包括招標組織機構，開標時間及地點等；

　　f)其他事項的說明。

　　4.1.4擬訂招標文件的其它具體要求按管理公司《AU*地產經營管理制度》的相關規定執行。

　　4.1.5招標文件的審批權限按上述第2條的規定執行。實際操作中招標計劃、招標小組、招標文件及擬邀請投標單位的資格審查可同步報批。

　　4.2成立招標小組

　　4.2.1每個招標項目均必須根據招標項目的特點成立招標小組，負責整個招標工作。原則上與投標單位有利害關系的人員不得作為招標小組成員。

　　4.2.2招標小組人數必須為奇數，且不少于3人。業務經辦部門經理、財務部經理、品質部經理及相關專業技術人員應為招標小組成員，全過程參與招標工作。

　　4.2.3在整個招標過程中，每次評審招標小組成員出席人數不得少于總人數的2/3。

　　4.3投標單位確定

　　4.3.1物業分公司招標一般宜采用邀請招標方式，由業務經辦部門負責收集相關供方信息，由招標小組審查確定擬邀請投標單位。

　　4.3.2各類招標項目預選投標單位應不少于三家。投標單位應優先從《合格供方名錄》中選擇，合格供方名錄中沒有或數量不夠時，才可從其它推薦途徑選擇投標單位。投標單位的資格預審應遵循以下規定：

　　a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標資格；

　　b)未列入公司《合格供方名錄》的單位，應按上述第3條的規定經評定合格后才能作為擬邀請的投標單位；

　　c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位，兩年內不得參與投標。

　　4.4發標

　　4.4.1招標文件的發放、現場踏勘和答疑由招標小組負責組織，公司各部門視實際需要指派人員配合，但至少應保證同時有來自不同部門的二人參加。

　　4.4.2招標文件發放、現場踏勘、招標答疑均應形成書面記錄，其中招標答疑記錄應作為招標文件的補充附件一并發給投標單位。

　　4.5開標、評標、定標

　　4.5.1招標小組主持開標工作，現場拆封，該過程應形成書面記錄，參加開標的全體人員簽字確認。

　　4.5.2開標后招標小組組織相關人員進行標書的分析，以便進一步的評標定標工作。

　　4.5.3招標小組組長主持招標項目的評標工作，招標小組全體人員參加，實際人數不少于3人。

　　4.5.4各類專業的評標工作均必須遵循管理公司《AU*地產經營管理制度》的相關規定執行，經招標小組評標，并將評標結果按規定權限(上述第2條)報批后確定中標單位。

　　4.5.5確定中標單位后3日內，招標小組向中標單位發出中標通知書，并將中標結果以書面形式通知其他投標單位。

　　4.6合同簽訂及招標文檔管理

　　4.6.1物業分公司業務經辦部門負責按本手冊第6.3節的規定，組織內部的合同評審過程，并與中標單位進行合同洽談，簽訂正式采購或分包合同。

　　4.6.2招標過程中形成所有文件和記錄由業務經辦部門負責整理成冊，并在正式合同簽訂后一個月內移交行政人事部統一存檔保管。

　　5、物料采購

　　5.1物料定額標準

　　5.1.1各物業分公司應根據物業服務實際需要，明確各類材料、部件、工具、用品及小型設備的基本庫存量，包括工程設備維護所需的備品備件，建立物料庫存量標準及部門或個人使用工具的配備標準，編制《物業采購分類明細表》，經本公司總經理審批后執行。

　　5.1.2《物料采購分類明細表》是物業分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據之一，物業分公司行政人事部部應每半年一次組織各部門對《物業采購分類明細表》進行評審更新，并報本公司總經理審批。

　　5.2年度采購計劃

　　5.2.1物業分公司行政人事部根據工裝管理規定、物料定額標準、各類工作人員數量，及各單位自然狀況等信息，制定年度物料采購計劃，報總經理審批。

　　5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預算的依據之一，在年度采購計劃執行過程中，因業務變化或其它因素導致年度采購計劃調整時，必須相應調整公司年度收支預算計劃，并報項目所在公司審批。

　　5.3月度采購計劃

　　5.3.1每月固定消耗的常用物料，例如勞保用品、清潔用品、易損備件（燈管、鎮流器、窗把手、水龍頭、電話線）等的月度補充計劃，由行政人事部倉管員根據庫存量于每月25日前提出。

　　5.3.2物業分公司各部門(管理處)根據下月工作需要，結合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃，說明物料名稱、型號、規格、數量(如有特殊要求，須說明)，經本公司財務部經理審核、總經理審批后，于每月25日前報行政人事部。

　　5.3.3行政人事部根據倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃，于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。

　　5.4計劃采購實施

　　5.4.1經總經理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標范圍的采購必須按上述第4條的規定，通過招標選擇采購供方。不屬于招標范圍的采購必須從經批準的《合格供方名錄》選擇，未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規定經評定合格后方可選擇。

　　5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規定執行，凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進貨驗收合格后付款。

　　5.4.3對簽訂長期供貨合同，分批供貨的采購項目，行政人事部采購人員應以書面形成發出采購訂單，特殊情況下口頭提出的采購訂單應予以記錄。

　　5.4.4采購大宗物料或采購數量在10個以上的物料時，一般應通知合格供應商送貨上門。

　　5.4.5行政人事部采購人員應及時組織進貨的驗收入庫手續，具體按物業分公司制訂的物料管理程序執行。

　　5.5零星、應急物料的申購

　　5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數量較少，且沒有庫存的物料。應急物料是指突發性急用，且沒有庫存的物料。

　　5.5.2各物業分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執行：

　　a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應急)物料采購申請單》，說明物料名稱、型號、規格、數量，并交部門經理(管理處主任)審核；

　　b)《零星(應急)物料采購申請單》交財務部經理及總經理審批；

　　c)經審批的《零星(應急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。

　　5.5.3緊急情況下的非常用物料采購，可以采取緊急措施在供方處對實物質量進行驗證后自行購買，但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續。

　　5.6物料采購時效

　　5.6.1常用物料采購原則上應在3個工作日內完成，特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.2特殊物料的采購原則上應在5個工作日內完成，特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.3零星物料的采購原則上應在1個工作日內完成，特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.4緊急物料的采購原則上應在3個小時內完成，特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

　　6、物料保管

　　6.1各物業分公司應建立物料管理程序，明確規定物料進貨驗收、入庫、儲存保管及領用出庫的管理責任、方法和控制要求。

　　6.2所有外購物料均必須執行進貨驗收，確認符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業分公司應設置物料貯存倉庫，將各類物料分區存放，做到擺放整齊、標識明確，防止物料損壞、變質或丟失。其中，有毒有害化學物資必須隔離存放，并做好防護措施。

　　6.3物料進、出庫必須按規定辦理手續，入庫物料應經驗收合格，出庫物料應辦理領用審批和簽收手續。

　　6.4各類物料應按種類、規格分別列賬，逐次記錄進、出明細，并每月盤點一次，確保各項物料賬物相符。

　　6.5物業分公司各管理處作業班組集中領用的物料，在班組內的領用也應建立相應的記錄，并由領用人簽收。

　　7、服務(工程)分包

　　7.1物業分公司的服務分包應在《物業管理方案》中予以明確，經項目所在公司總經理審批后執行。物業分公司臨時決定的服務分包，按本手冊第6.3節規定的合同審批權限，2萬元(含)以下的由本公司總經理審批，超過2萬元的報項目所在公司總經理審批。

　　7.2物業分公司所有對外分包服務應明確質量要求，包括服務范圍、作業方式與內容、服務過程及效果評價方法等，并作為分包合同必需附件。

　　7.3物業分公司應根據本手冊的規定，明確分包服務監管責任部門(人員)對分包服務執行過程監視和效果評估，并針對不同類型的分包服務采用適當的控制方法，包括(不限于)：

　　a)針對長期連續分包業務(如清潔、綠化等)，應根據分包合同要求制定相應的管理規定，對供方服務質量進行連續監控；

　　b)針對周期性的分包業務(如：消殺、電梯保養等)，由監管責任部門負責指派專責人員進行監理，并要求服務供方提供每次業務執行報告，監管人員跟蹤確認；

　　c)針對一次性的分包服務或一次性維修工程，根據實際需要要求供方提交書面執行方案，并由監管責任部門負責指派專人進行現場監督檢查。

　　7.4物業分公司所有分包服務監視和評估均應形成書面記錄，發現問題應及時要求服務供方進行整改，相關整改過程和結果確認均應形成書面記錄。

　　8、相關文件與記錄

　　8.1管理公司《EE地產經營管理制度》6.3節《招投標管理》

　　8.2WDWY-FR-MM6201供方合格評定表

　　8.3WDWY-FR-MM6202合格供方名錄

　　8.4WDWY-FR-MM6203合格供方監督評估表

　　8.5WDWY-FR-MM6204招標工作計劃

　　8.6WDWY-FR-MM6205招標文件審批表

　　8.7WDWY-FR-MM6206評標、定標審批表

　　8.8WDWY-FR-MM6207物料采購計劃

　　8.9WDWY-FR-MM6208零星(應急)物料采購申請單