工貿油品調運分公司檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為加強zz石油（集團）工貿有限公司油品調運分公司（以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”）檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，為企業發展建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、上級單位相關管理辦法及有關檔案工作的法律法規，制定本辦法。

　　第二條 本辦法所稱檔案，是指油品調運分公司在從事基本建設、科研、經營、管理等各項活動中直接形成的，包括外部合作，各類項目管理等活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據、實物等不同形式和載體的歷史記錄。

　　第三條 公司檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。

　　第四條 公司要把檔案工作列入企業發展規劃和計劃，把檔案工作所需經費納入財務預算計劃，保證檔案工作所需經費，逐步加強設施設備等必備條件，維護檔案的完整與安全。

　　第二章 組織機構及職責

　　第五條 公司綜合辦公室負責檔案工作的監督指導、保存利用和日常管理工作，并根據實際，設專（兼）職人員負責檔案工作。

　　第六條 檔案管理的主要職責：

　?。ㄒ唬┴瀼貙嵤稒n案法》和國家關于檔案工作的法規和方針政策，以及上級主管部門制定的規定辦法，規范標準，結合本單位實際，制定有關制度、標準和實施細則。

　?。ǘ┚哂泄緳n案工作的整體建設、統籌規劃、組織協調、監督指導和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計劃，并組織實施。

　?。ㄈ┴撠煿疚募牧闲纬?、積累和歸檔工作。

　?。ㄋ模┘泄芾砉靖鞣N活動中形成的所有檔案。維護檔案的完整與安全，負責公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開發利用。

　?。ㄎ澹┴撠煿緳n案工作的統計分析和匯總上報工作。

　?。┴撠熛蛏霞墮n案部門移交有關檔案和資料。

　?。ㄆ撸┴撠煿局攸c工程、重大科研項目、重要活動的歸檔材料的驗收。

　?。ò耍┴撠煿緳n案管理網點的業務指導、檢查和人員的培訓。

　?。ň牛┴撠煿緳n案管理新技術、新方法的推廣和檔案計算機管理的應用工作。

　　第七條 各部門應執行國家有關檔案工作的法律、法規和政策，按照檔案工作的標準規范、規章制度，做好各部門文件資料的形成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。

　　第三章 歸檔范圍

　　第八條 歸檔文件材料的來源

　?。ㄒ唬┕緝炔啃纬傻奈募牧?。

　?。ǘ└鞑块T移交公司的文件材料。

　?。ㄈ└鞑块T引進項目、外購設備等附帶的文件材料。

　?。ㄋ模┕緟⒓拥暮献黜椖?、合作單位按要求向公司呈交文件材料。

　?。ㄎ澹┕緢绦?、辦理的外來文件。

　　第九條 公司在籌備、成立及生產經營過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍（見附件二）。

　　第十條 歸檔文件材料主要包括紙質文件、電子文件、照片及感光底片、膠片、光盤、磁帶、實物等各種載體形式。

　　第四章 立卷歸檔要求

　　第十一條 文件材料應在規定時間內歸檔。

　?。ㄒ唬┕芾硇晕募牧显谵k理完畢后的第二年上半年歸檔。

　?。ǘ┊a品、科研課題及基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工驗收、財務決算后3個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

　?。ㄈ┩赓徳O備儀器的文件材料在開箱驗收后歸檔。

　?。ㄋ模┞毠⒓庸珓栈顒有纬傻奈募牧蠎诨顒咏Y束后15日內歸檔。

　?。ㄎ澹嬑募牧显跁嬆甓冉K了后，由財務資產部門保管一年后移交歸檔。

　　第十二條 電子文件邏輯歸檔適時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

　　第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。

　　第十四條 下列文件材料應隨時歸檔：

　?。ㄒ唬┳兏?、修改、補充的文件材料。

　?。ǘ┢髽I內部機構變動和職工調動、離崗時保留在部門或個人手中的文件材料。

　?。ㄈ┢髽I產權變動過程中形成的文件材料。

　?。ㄋ模┢渌R時重要活動中形成的文件材料。

　　第十五條 各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按要求立卷歸檔后再辦理借閱手續。

　　第十六條 各部門向綜合辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

　　第十七條 檔案工作人員應協助各職能部門，對應歸檔文件材料的完整程度、準確性及保存價值進行確認，經職能部門負責人簽審后歸檔。

　　第十八條 科研成果鑒定、產品定型、基建項目工程竣工驗收，重要外購設備儀器開箱驗收及項目引進、對外協作項目等有關活動，要有檔案工作人員參加，按照規定對所形成的檔

案資料進行驗收。堅持“三納入、四參加”制度。沒有完整、準確、系統的文件材料以及項目沒有歸檔，不能申報成果或評獎；不能最后通過驗收或鑒定；所有經費不予結算。

　　第十九條 立卷歸檔的總體要求：

　　歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系和系統，符合質量標準要求，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　?。ㄒ唬w檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　?。ǘ┰诼毮芑顒又行纬傻?，具有查考利用價值，辦理完畢的各種形式和載體材料的文件及實物材料，都必須按照規定向檔案部門移交歸檔，其電子檔案應與紙質檔案同步歸檔。

　?。ㄈw檔文件以件為單位，進行裝訂和系統化整理。

　?。ㄋ模┚韮任募牧蠎獏^別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

　?。ㄎ澹┚韮任募牧蠎凑张帕许樞蛞来尉帉戫撎柣蚣?。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　?。┯谰?、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫；沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷內。

　?。ㄆ撸┞曄癫牧蠎梦淖謽顺鰯z像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　?。ò耍┊斈贽k結的文件放在當年，跨年度的文件放在結案的年份里。長期不能結案的文件，可根據情況分階段歸檔。

　?。ň牛w檔時要注意辦結情況，避免未結案歸檔及已結案的長期不歸檔。

　　第五章 檔案的移交

　　第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門提交移交清冊，詳細填寫檔案的門類及數量，并經本部門負責人簽字審核。

　　第二十一條 檔案管理部門要組織專門人員，對所移交檔案的案卷質量情況進行檢查，符合要求的檔案經檔案管理部門負責人簽字審核后，辦理交接手續。

　　第二十二條 檔案移交時，經交接雙方核實后在移交清冊上簽字。

　　第二十三條 移交的檔案在運送過程中，移交部門應由專人負責，以確保檔案的安全。

　　第六章 檔案保管期限

　　第二十四條 按國家有關規定，檔案管理部門結合公司情況制定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限分為：永久、長期和短期。長期為10至50年左右，短期為10年以下。

　　第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則：

　?。ㄒ唬┓彩欠从彻局饕毮芑顒雍突練v史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　?。ǘ┓彩欠从彻疽话慊顒?，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　?。ㄈ┓彩窃谳^短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第七章 檔案的鑒定與銷毀

　　第二十六條 檔案管理部門對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

　　第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持，由業務部門領導、專業技術人員和檔案部門人員組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

　　第二十八條 檔案鑒定小組審定后，經公司有關領導批準，報上級業務部門審批后，方可銷毀。原則上三年進行一次檔案銷毀工作。

　　第二十九條 銷毀檔案材料，要由二人以上進行，并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第八章 檔案的借閱

　　第三十條 公司各部門因工作需要借閱檔案需填寫檔案借閱申請單。

　　第三十一條 檔案管理人員依據檔案級別判斷是否需要審批。當為不受限制檔案時直接辦理借閱手續。

　　第三十二條 檔案借閱要堅持嚴格保密、方便利用的原則。

　?。ㄒ唬┓舱嘘P部門依法執行公務需要查閱檔案，檔案部門應按有關規定及時提供完整準確的檔案。

　?。ǘ┓采鐣嘘P方面需要借閱檔案，必須經有關職能部門審查，由公司負責人或主管領導批準。

　?。ㄈ┩鈫挝蝗藛T調閱檔案，一般要求在檔案室內查閱。同時需持單位介紹信，經有關專業職能部門批準，并登記利用檔案清單。

　?。ㄋ模┙栝喩婷軝n案必須經公司主要負責人審批。

　　第三十三條 若借閱涉及公司機密的受限制檔案或為外單位人員借閱時，需經公司研究審批后方可借閱。

　　第三十四條 不得任意擴大借閱范圍，對需要出據檔案證明的，要認真核對摘抄內容，進行登記。

　　第三十五條 借閱檔案者，不得泄密、涂改、拆散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經公司綜合辦公室負責人批準。

　　第三十六條 借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第三十七條 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

　　第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

　　第三十九條 企業負責人和員工調離工作崗位時，必須上繳應歸檔的文件材料和借閱的檔案，檔案部門簽署意見后，方可辦理有關手續。

　　第九章 檔案庫房管理

　　第四十條 檔案庫房是保存公司檔案的重要地點，檔案管理人員要以高度負責的精神，確保檔案資料的安全完整。

　　第四十一條 檔案部門應集中統一地保管好全部檔案，設立專門的檔案管理場所，并配備符合檔案管理標準的保管設備、設施。

　　第四十二條 庫房內物品進行定置管理，檔案柜統一編號，并定期對庫房進行整理、整頓、清掃、清潔，執行國家有關檔案庫房的“八防”要求，保證庫房安全。

　　第四十三條 庫房內的檔案資料定期（半年）清點，保證帳實一致。

　　第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房。

　　第四十五條 認真貫徹安全消防工作方針，嚴格執行安全消防法規和規章制度。對檔案人員進行消防教育，做到人人持證上崗。

　　第十章 檔案信息保密與利用

　　第四十六條 產生重要檔案的部門和檔案管理部門必須執行中華人民共和國《檔案法》和《保密法》

，忠于職守，嚴守國家秘密和企業秘密。

　　第四十七條 加密檔案應按規定在文件上標注密級和時間期限，注意重點保管。

　　第四十八條 整理檔案應在專門地方（室內）進行。檔案整理人員不得將檔案帶出檔案館（室），以防失密、丟失。

　　第四十九條 建立完善檔案利用制度，嚴格履行利用檔案手續，保護企業的知識產權和商業秘密，保障企業合法權益不受損害。

　　第五十條 公司對所保存的重要、珍貴檔案，應當用復制品代替原件提供利用，原件應妥善保存。

　　第五十一條 嚴禁私自復制及對外提供檔案資料，尤其對外協作項目、研究課題等活動中利用檔案，必須簽訂利用保護協定。

　　第五十二條 檔案部門和檔案工作人員要通過多種方式開發利用檔案信息資源，采用編制參考資料，制發檔案證明，印發檔案匯編和編研成果等有關索引服務方式，為利用者提供方便，提高服務質量。利用者分別采用查閱、借閱、復制、電話、網絡查詢檔案信息。

　　第五十三條 利用者應嚴格遵守“閱卷規則”，注意愛護檔案，損壞檔案按規定懲處。嚴禁拆卸、勾畫、調換、污損、轉借、短失和私自復制檔案。

　　第十一章 獎勵與懲罰

　　第五十四條 根據《檔案法》規定，有下列事跡之一的，公司應給予表彰和獎勵：

　?。ㄒ唬n案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。

　?。ǘΡＷo檔案和檔案現代化管理做出顯著成績的。

　?。ㄈn案學研究做出重要貢獻的。

　?。ㄋ模⒅匾幕蛘哒滟F的檔案贈給企業的。

　?。ㄎ澹┩`反檔案法律、法規的行為作斗爭表現突出的。

　　第五十五條 凡違反本辦法，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和部門領導做出檢查外，必要時進行經濟處罰，并予以通報批評。

　　第五十六條 凡違反本辦法，泄露秘密的，按保密工作相關管理辦法進行處理。對涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未經批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人進行處罰，并予以通報批評。

　　第五十七條 凡違反本辦法，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　第五十八條 遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按保密工作相關管理辦法進行處理。

　　第五十九條 對違反《檔案法》的有關規定，已構成犯罪的，要依法追究其刑事責任。

　　第十二章 附則

　　第六十條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。

　　第六十一條 本辦法未盡事宜，按照國家法規及工貿公司規定執行。

　　第六十二條 本辦法自下發之日起施行。

　　附件1：

　　油品調運分公司檔案分類規則

　　為規范工貿公司油品調運分公司檔案管理工作，根據國家檔案局《工業企業檔案分類試行規則》及上級單位《檔案分類規則》，結合本企業檔案工作實際，制定本規則。

　　一、本規則明確了油品調運分公司檔案的分類原則、類目設置及基本范圍；

　　二、油品調運分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對象，充分反映企業的職能劃分，并結合檔案形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系，便于檔案的科學管理和檔案信息資源的開發利用。

　　三、油品調運分公司檔案分類共設置9個一級類目，即黨群管理類、行政管理類、經營管理類、生產管理類、產品生產類、項目建設類、設備儀器類、會計業務類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統一使用油品調運分公司分類表（附后）標記，代碼可根據企業分類情況以英文字母或阿拉伯數字順序標記。

　　四、油品調運分公司檔案分類二級類目按照企業管理職能和檔案形成特點設置、檔案分類表中的二級類目是企業進行檔案分類的基本類目。二級類目的代碼和排列順序不作統一規定。

　　五、聲像、事務等非紙質載體形式的檔案，可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄，其保管要求應符合國家有關規定。

　　附件2：

　　油品調運分公司檔案分類表

　　一級類目二級類目基本范圍

　　代 碼名 稱代碼名稱

　　A黨 群 管 理 類01黨務工作黨總支綜合性工作、黨總支會、黨員代表大會及黨黨支其他事務性工作等。

　　02組織工作組織建設，黨員管理，黨費管理，干部管理等工作。

　　03宣傳工作理論教育，宣傳教育，思想政治工作與精神文明建設等。

　　04統戰工作民族、宗教、僑務工作等。

　　05紀檢工作黨風黨紀教育、檢查，違紀案件審查，干部廉政建設等。

　　06武裝工作民兵工作，征兵、復員、轉業工作，人防工作等。

　　07工會工作職代會，民主管理，勞動競賽，先進表彰，會員管理，勞保福利，女工工作，文體活動等。

　　08共青團工作組織建設，政治思想教育，團代會，團員、團費、青少年管理等項工作。

　　09其他

　　B行 政 管 理 類01行政事務綜合性行政事務工作，機要文件，工作會議，專題會議，辦公會議，文秘工作，信訪、接待工作，調研工作，印信管理等。

　　02公安保衛治安綜合治理，案件偵查，消防管理，自然災害防范，交通管理，戶籍管理等。

　　03法律事務法律事務，公證工作，專利商標，工商登記管理，政紀監察等。

　　04審計工作各項審計工作，審計規章制度等。

　　05人事管理人力資源管理（招聘、調配、勞動合同），勞動工資管理，考核，獎懲，職稱評聘，任職、任免，離退休工作，職工教育等。

　　06教育工作普通教育，職業教育，高等教育、培訓教育等。

　　07醫療衛生衛生監督、防疫、職工防病治病，計劃生育工作等。

　　08公用事業職工生活福利，后勤服務，職工住房等

　　09外事工作出訪考察、國際會議等企業涉外活動。

　　10公共事務企業與地方關系、政府協調、公共關系、資質手續辦理等

　　11其他

　　C經 營 管 理 類01經營決策企業改革，經營戰略決策，企業發展規劃，方針目標管理等。

　　02企業管理企業整頓和企業升級，責任制管理，企業現代化管理等。

　　03計劃統計綜合計劃，生產經營計劃，統計報表，經營分析項目審批等。

　　04財務管理綜合財務管理，資金管理，成本管理，稅金管理，會計工作，投資融資管理等。

　　05物資管理物資采購、分配，物資合同協議，物資核算調撥，倉庫管理等。

　　06合同管理經濟合同管理、審核、備案等。

　　07知識產權管理企業標識、商標標識、商標侵權等。

　　08其他

　　D生 產 管 理 類01質量管理全面質量管理，產品質量檢測和質量控制，質量認證等。

　　02能源管理能源消耗管理，節能消耗工作，資源管理等。

　　03安全環保安全生產，事故處理，安全教育，環境保護，勞動保護等。

　　04計量工作計量管理，計量設備、儀器，統計報表等。

　　05標準化工作企業標準化管理工作。

　　06科技管理新產品、新技術開發，科研、技措、技改管理，科技成果管理，技術引進等。

　　07檔案與信息管理企業檔案工作，各類數據管理，計算機信息，通訊管理等。

　　08其它

　　E 產 品 生 產 類01油氣產品天然氣等。

　　02化工產品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化氣、液化天然氣等。

　　03其它

　　02民用設施辦公樓，科研設施，文教衛生，體育，商業服務，住宅，環衛，園林綠化工程等。

　　04其它

　　G設 備 儀 器 類01綜合設備管理規定、辦法、方案、規劃、總結、臺賬等

　　02公務車輛機動車技術參數檔案、產權證書、完稅憑證、維修保養記錄等

　　03其它

　　H會 計 業 務 類01會計憑證各種會計憑證。

　　02會計賬簿各種財務賬薄。

　　03會計報表各種財務報表。

　　04財務報告各種財務報告（決算）。

　　05其他會計移交清冊，會計檔案保管、銷毀清冊，銀行余額調節表、對賬單等。

　　J特 殊 管 理 類01印章公司各類作廢印章，包括公章、部門印章、法人私章等。

　　02獎牌上級單位頒發的各類榮譽獎牌。

　　03獎杯上級單位頒發的各類榮譽獎杯。

　　04證書上級單位頒發的各類榮譽證書。

　　05錦旗外部單位授予的各類錦旗。

　　06題詞上級領導對公司的題詞。

　　07照片公司舉辦的各類重大會議、活動照片。

　　08光盤公司舉辦的各類重大會議、活動照片、錄音、視頻等刻制的光盤。

　　09磁帶公司舉辦各類重大會議、活動現場錄音、錄像等制作的磁帶。

　　10其他

篇2：集團公司檔案管理辦法

　　集團公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強EE公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。

　　第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　第四條EE公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機關文件材料應歸檔的有。

　　(一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料;

　　(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

　　(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應歸檔的有。

　　(一)公司頒發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;

　　(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

　　(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;

　　(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

　　(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

　　第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

　　第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。

　　2 適用范圍

　　本標準適用于公司文書檔案管理。

　　3 術語和定義

　　文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。

　　4 管理職責

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。

　　4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。

　　5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。

　　5.4.文書檔案的統計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。

　　5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。

　　5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。