某公司文書檔案管理制度
一、文書檔案是公司在社會活動中形成的,能反映公司一定時期、一定方面重要情況的歷史記錄。
二、公司文書檔案的主管部門為辦公室,主管人員為辦公室文員。
三、公司文書檔案的范圍為:
1、上級機關的有關方針、政策性的文件材料。
2、其他機關的與公司工作密切相關的文件材料。
3、公司經理辦公會議及重要會議的記錄。
4、公司關于整體工作的或關于某項工作重要的規劃、計劃、安排、指示、決定、總結、匯報等文件資料。
5、公司關于機構變更、印章使用、管理人員任免、員工獎懲的有關文件資料。
6、公司領導在重要會議上的講話的文稿或記錄稿。
7、新聞媒體刊載、播發的反映公司情況的報道材料。
8、其他有查考利用價值的各類資料。
五、收集報刊應注意收集整份,盡量不要剪裁,并要備有復印件供利用。
六、對收集到的檔案資料,要逐件確定其保存價值,保存期限及是否需要補充相關資料。
七、在充分占用檔案資料并經過鑒定的基礎上,要進一步對其進行整理,即進行基本的分類、組合、排列和編目。
八、公司文書檔案分類采取年度--組織-保管期限分類法。
九、卷內文件先按作者劃分,再按文件的形成時間順序排列。卷內目錄按預設項目逐項填寫,附于卷內文件前面。
十、卷內文件經有機組合和系統排列后,要按每份文件在卷內排列的順序頁碼編寫張號。其方法是卷內文件除空白紙外,凡載有圖文信息的正反面均每頁依次編一個張號。左側裝訂的案卷,張號標注在每頁的右上角;上部裝訂的案卷,張號標注在每頁的下方中間。
十一、裝訂之前,要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除,以免銹蝕案卷。
十二、檔案保管工作的中心任務是維護檔案的完整和安全。具體要做到:
1、 防火、防光。保管檔案的器具要遠離火源,附近要備有滅火設施,要避免陽光直射。
2、防潮、防霉。要采取措施,控制好檔案存放環境的溫度和濕度,保持通風。
3、防塵、防蟲。檔案存放要相對密封,要防止和抑制檔案害蟲的繁殖和發育。
十三、保管以錄音帶、錄像帶為載體的檔案還要注意防磁,只允許使用木制的柜子存放,且每半年倒放一次磁帶。照片保管要防潮,要收集底片并附樣照。
十四、檔案案卷擺放采取年度排列前提,即以年度流水編號,按年度因素置前序次排列。
十五、辦公室積極提供文書檔案為公司的經營管理和生存發展服務,提供利用的主要方式是:
1、查閱。即在保管檔案的室內閱讀需要利用的檔案,但不準轉抄。
2、借閱。將檔案借走要有嚴格的交接簽字手續,并限定歸還日期。
3、復制。復制檔案的副本或摘錄要在辦公室文員的監督下進行,對重要的復制件視同正本管理。
4、 咨詢。由辦公室文員查閱檔案后,回答利用者的詢問。
十六、文書檔案屬于公司機密,無論采取何種方式利用文書檔案,都必須事先經過辦公室主任批準。
十七、積極推行文書檔案的電腦化管理,逐步增加文書檔案的機讀載體。
篇2:某糧食局文書檔案管理制度
糧食局文書檔案管理制度
一、本局文檔的收集整理、編目立檔和收發管理等工作,由辦公室指定專人負責。文檔管理人員要熱愛本職工作,刻苦學習業務知識,不斷提高業務水平和工作能力。
二、凡屬本局在公務活動中形成的具有保存價值的文件、材料,都必須整理、立卷、歸檔。文件材料歸檔須及時、準確、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要編制檔案保管期限表,分為永久、長期、短期三種立卷保存。檔案的立卷歸檔工作應在第二年上半年內完成。
三、查閱文檔必須辦理手續。本單位人員查閱檔案,由辦公室主任批準;外單位須憑單位介紹信,經主管局長批準后方可查閱;檔案資料一般不借出,如確需借出時,須經中心主任批準,并嚴格辦理借閱手續,按期歸還。
四、文檔管理人員和借閱人員都要嚴格遵守保密、保管紀律,嚴防失、泄密事故發生。要愛護檔案,不準擅自摘錄、涂改、拆卷和轉借,嚴格維護檔案資料的完整和安全。
五、文檔管理人員要定期進行檔案的清理核對和安全檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲蛀,確保檔案的安全、有效。
六、檔案的鑒定銷毀工作,必須按照有關規定和程序組織實施。
七、文檔管理人員調動時,要做好檔案的交接工作。
篇3:投資公司文書檔案管理制度
投資開發公司文書檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為規范公司文書檔案管理,維護檔案材料的完整性、系統性和準確性,更好地促進公司各項工作,特制訂本制度。
第二條 歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。
第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。
第二章 文書檔案管理職責
第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負責對文書檔案的管理工作。
第五條 文書檔案管理崗位職責:負責對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。
第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍
第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍
1.會議類
1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;
1.2董事會、股東會會議材料;
1.3總經理辦公會議記錄、紀要;
1.4黨支部會議記錄、紀要;
1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協調會、座談會及聽證會等會議紀要、會議照片、錄音等;
1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。
2.上級單位頒發的需公司執行的文件。
3.上級單位領導視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。
4.上級單位發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
5.公司的請示與上級單位的批復文件。
6.公司印發的各類文件與有關單位來往的文書。
7.公司反映主要職能活動的報告、總結。
8.公司的各種工作計劃、總結、報告、財務年報、統計報表及簡報。
9.本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。
13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
14.公司制定的章程、規章制度、業務管理規程等文件材料。
第四章 文書檔案歸檔整理
第七條 歸檔文件是應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。
第九條 歸檔文件整理的要求
1.歸檔文件要齊全完整,按年度—組織機構進行分類。
2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規劃、總結、預決算、統計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結,放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復,放在復文年,沒有復文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執行年。
3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業務部門負責。
3.1以公司名義發出的文件,歸入公司機構類。由綜合辦公室檔案管理員負責整理工作;
3.2以業務部門名義發出的文件材料,歸入業務部門機構類,由各部門專門人員負責整理工作。
4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5.歸檔文件整理應按照文件形成的規律,保持文件之間的有機聯系,并按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
6.歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。
7.不同年度形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。
8.應使用規范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。
第十條 歸檔文件整理程序
1.將歸檔文件以件為整理單位,進行文件級管理。
1.1每份文件為一件;
1.2文件正文、發文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發文稿紙、底稿;
1.3正文與附件為一件,附件數量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件;排列順序為:正文、附件、發文稿紙、底稿;
1.4原件與復制件為一件;排列順序為:原件、復制件;
1.5轉發文與被轉發文為一件;排列順序為:轉發文、被轉發文、發文稿紙、底稿;
1.6報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;
1.7來文與復文為一件;排列順序為:復文、發文稿紙、來文。
2.按歸檔文件質量要求對破損的文件應予修整,字跡模糊或易退變的文件應予復制。
2.1歸檔文件材料由于使用不當,產生文件材料破損、局部殘缺等現象,應在裝訂前進行修裱(修補或托裱);
2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復印的方式進行復制,如:傳真件字跡耐久性差,須復制后才能歸檔;
2.3紙張幅面大于A4紙時需要對超大紙張加以折疊,如:報表、圖樣等。
3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。
4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應將左、上側對齊;便于翻閱利用。
5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關內容。
6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。
7.填寫備考表,備考表放在盒內所有歸檔文件之后,用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。
8.按件號順序裝入統一規定的檔案盒。
9.填寫檔案盒盒脊的項目,包括年度、機構、起止件號和盒號。
第十一條 文書檔案整理歸檔工作應在每年4月底前完成。
第五章 文書檔案保管
第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學。
第十三條 檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規律。
第十四條 經確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
第十五條 嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
第十六條 凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續。
第六章 檔案借閱制度
第十七條 檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周,必要時可以續借,但重要文件必須當天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經綜合辦公室主任報總經理批準。
第十九條 嚴格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經綜合辦公室主任批準后方可借閱。
第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
第七章 其他
第二十二條 本制度自簽發之日起執行。
第二十三條 本制度最終解釋權歸綜合辦公室。