為確保物業服務部及本單位物業管理所使用的常規服務文件的有效性，規范業主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本內頁管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存
首先，在物業接管移交時，要力爭全面、準確地收集到本單位與開發商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次，業主入住、進行房間調配階段，業主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料，都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類
所有原始資料應當統一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后，按類別進行裝訂并整理成冊，做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內容可以分類為以下幾類。
1.工程技術資料：包括住宅區規劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。
2.業主及各辦公部門檔案：包括業主及各辦公機構詳細資料登記表，進出小區人員登記表，業主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中，業主檔案內容具體包括有經業主簽署后的業主公約、經業主簽署后的消防安全責任書、業主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業主證領用登記表、業主入住驗房表以及業主的有關證件復印件等。
3.裝修檔案：包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業資質證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。
4.維修資料：包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。
5.業主反饋信息：包括服務質量回訪記錄、業主意見和調查統計記錄、業主投訴及處理記錄、業主來訪紀錄等。
6.本部門員工管理資料：包括員工個人資料、聘用記錄、員工業績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內務管理記錄等。
7.行政文件資料：包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內部管理規章制度、通知、通報文件等。
三、資料或檔案的歸檔
對于所有分類整理好的信息資料，工作人員必須進行歸檔保存。
1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制，使儲存方式多元化，盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存，便于查找。同時，還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存，使此類檔案在計算機中按級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。
3.檔案應編制統一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。
4.根據檔案盒規格準備相應的檔案標貼紙，在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱，制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關內容登記在業主檔案目錄內，詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等內容。
6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等，并隨時保持干燥、通風、清潔，確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室應避免無關人員任意進出，以保證檔案的安全和完善。
7.所有檔案盒資料都應妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經授權，任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運用
工作或服務的過程中應當充分發揮檔案資料的作用，內部員工可通過管理中心內部局域網，查閱文件檔案授權范圍。由于業主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應該按檔案的不同密級經相關負責人批準方可借閱，特殊情況如需查閱須報管理處。
五、業主檔案的跟蹤
當業主聯絡方式發生變化或業主發生更替時，服務中心應將變化情況記錄在業主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過期資料或檔案的銷毀
對于作廢或失效文件，相關人員應在失效文件上標注作廢標記，防止繼續使用。根據文檔的保存期限和性質，管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經主管領導批準后可進行銷毀，但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單，便于備查。
篇2：物業公司檔案管理標準作業程序
一、目的
規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
二、適用范圍
適用于物業部各類檔案的管理。
三、職責
1、總經理審批檔案的借閱申請及清單。
2、行政部經理監督檔案管理的實施工作。
3、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
四、程序要點
1、檔案的編號
(1)公司、物業部編號：
①物業部 編號為：W?Y（英文縮寫）。
(2)部門編號：
①辦公室 ；
②財務部 ；
③事務處 ；
④工程處 ；
⑤護衛處 ；
(3)年份編號：引用年份序號—2000、20**、20**……。
(4)檔案順序號：采用阿拉伯數字取3位有效數字—001、002、003……。
(5)檔案編號舉例：
①物業部編號：
※※※—※※—※※※—※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業部編號
②物業部編號：
※※※—※※—※※※—※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業部編號
2、檔案的分類
(1)區分全宗，按物業管理的組織機構劃分，全宗可分為以下幾類：
①行政、人事類；
②財務類；
③公共事務類；
④保潔類；
⑤園林綠化類；
⑥機電維修類；
⑦經營類；
⑧品質類。
(2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規律出發，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯系，它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。根據物業管理的物性，我們采用組織機構——問題分類法，如：
收文類
發文類
合同類
① 辦公室
員工人事檔案類
圖紙類
后勤類
收文類
發文類
報表類
② 財務部
帳冊類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發文類
業主檔案類
③ 事務部 員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務與多種經營類
計劃總結類
……
3、立卷與編制目錄
(1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷：
①根據檔案（或文件夾）的規格準備相應的檔案標準貼紙；
②在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如：
——物業行政部、人事部收文：※※※—*?Z—
——物業財務部報表：※※※—C?W—報表；
——物業部服務處業主檔案：
※※※—※※※—F?W—業主檔案。
③將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中；
④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒（或文件夾內）。
(2)編制目錄：
①檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》；
②每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱。
4、檔案的保管期限
(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(2)各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業程序，對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
5、檔案的保管
(1)檔案保管的工作任務是：
①便于查閱；
②保證檔案的安全；
③防止檔案的損壞；
④采取修復技術，延長檔案壽命。
(2)檔案保管的責任部門：
①財務部保管財務檔案；
②辦公室保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案；分供方評審、物業租憑和多種經營資料；
③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及物業部各職能部門需要保管的其他檔案；
④各職能部門除經常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。
(3)檔案的保管程序：
①各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后，移交給檔案管理員；
②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應案卷并統一編號；
③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢；
④檔案原則上保管原則件。
6、檔案的密級
(1)檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通；
①絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案；
②機密檔案包括：ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄（紀要）、公司收發文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案；
③普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。
7、檔案的查閱權限
(1)總經理可查閱公司所有檔案。
(2)副總經理（總經理助理）可查閱分管工作的檔案。
(3)部門負責人可查閱該部門所有檔案。
(4)其他人員根據審批查閱有關檔案。
8、檔案的查閱/借閱/復制
(1)查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
(2)檔案管理員審核其查（借）閱資格：
①權限內（經授權/審批）的按正常手續辦理；
②權限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續：
③屬部門（財務類除外）的檔案，由部門負責人審批；屬管理處的檔案，由管理處經理審批；屬公司的檔案，由總經理審批；財務類的檔案也應由總經理審批。
9、在檔案歸還日期前，檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
10、須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由人事部負責人審批；普通檔案由部門負責人審批。
11、檔案的銷毀
(1)超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案的保管期限（詳見各部門標準作業規程）每年編制銷毀計劃及清單位，報行政部、人事部經理審核。
(2)行政部、人事部經理審核無誤后報總經理審批。
(3)總經理審批同意后由行政部、人事部經理指定3名監銷人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。
(4)監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。
五、記錄
1、《檔案目錄》
2、《檔案查閱/借閱/復制審批表》
3、《檔案查閱/借閱/復制登記表》
4、《檔案銷毀清單》
六、相關支持文件
1、《文書管理標準作業程序》
2、各部門有關《標準作業程序》
篇3：客服工作檔案留存操作程序及標準
工作檔案留存操作程序及標準
1.前臺接待每月底整理客服部各類工作表格和相關記錄，及其它來自公司內部和外部的各類通知、文件等。
2.客服部經理或相關人員對各類表格和文件進行審閱。
3.前臺接待進行整理，按類型建立檔案放入檔案盒。
4.按照各類文件的有效期，定期整理所有檔案，上報客服部經理后及時更新或銷毀。
5.將所有銷毀檔案制作《銷毀文件目錄》以備后查。
6.如有外部人員借閱，需征得客服部經理認可，借閱人要填寫《檔案借閱登記表》由客服部經理簽字批準后，方可借閱。
7.檔案歸還時由借閱人簽字歸還，前臺接待核實歸還數量后存檔。
8.定期將客服部檔案整理情況匯總，上報客服部經理。
9.質量記錄與表格
《銷毀文件目錄》
《檔案借閱登記表》