一、物業檔案的建立

　　1、什么是物業檔案?

　　指人們在物業的開發和管理活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖象、聲音以及其他各種方式和載體的文件。

　　2、物業檔案的兩個重要作用

　?、?憑證作用

　?、?參考作用

　　3、建立動態的物業檔案資料管理機制

　　由于物業檔案資料管理具有動態性，因此必須建立動態管理機制凡是管理程序的各個環節，有關人員都要進行及時性、經常性、完備性的動態記錄。

　　4、資料的收集

　?、?檔案室

　　※物業管理企業應設立專門的檔案室，由專人負責管理。

　　※在資料收集時應保證資料真實及渠道廣泛。

　?、?資料收集的兩種方式

　　※按時間順序收集

　　1)設計規劃階段信息

　　2)施工及驗收階段信息

　　3)委托管理階段信息

　　4)業主收樓信息

　　5)日常管理信息

　　※按物業管理參與者的各方面來收集

　　1)在物業接管移交與開發商及設計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準確地收 集到工程建設產權及工程技術資料等原始資料。

　　2)在業主入伙，進行二次裝修階段收集業主、用戶資料。

　　3)在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴與回訪記錄等以及 其相關資料，并將檔案的收集形成制度化。

　　4)通過政府主管部門獲取的相關信息。

　　5、資料的整理和分類

　　資料整理要求:

　　收集到原始資料后，統一由檔案管理人員集中整理。剔除作廢和無效的記錄，然后按類別進行裝訂并整理成冊，做到條理清晰、分類合理、便于檢索。

　　資料分類①:根據工作的內容整理和分類

　　行政

　　上級文件、內部發文、人事后勤…

　　工程

　　工程圖紙、設備檔案、維修記錄…

　　客服

　　業主資料、裝修資料、客戶投訴…

　　安保

　　巡查記錄、緊急事件、車輛檔案…

　　財務

　　各類帳冊、發票存根、預算報告…

　　資料分類①:根據工作的內容整理和分類

　　實際工作中，文件資料、檔案一般不作嚴格區分，另外歸檔時可照顧到從文件到檔案的連貫性，進行分類。

　　◆產權與工程技術資料

　　◆住(用)戶檔案

　　◆裝修檔案資料

　　◆工程維修資料

　　◆設備設施管理資料

　　◆治安消防安全管理資料

　　◆綠化清潔資料

　　◆員工管理資料

　　◆業主日常資料

　　◆行政文件資料

　　◆業主委員會資料

二、物業檔案的管理

　　1、什么是物業檔案的管理?

　　指物業公司在物業管理管理活動中，對物業的原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、統計、利用，為物業管理提供客觀依據和參考資料。

　　2、檔案管理注意事項

　?、?強調原始記錄的重要性

　?、?數據準確、資料詳實

　?、?不錯不漏、帳實相符

　?、?妥善保管、查閱方便

　?、?保證檔案資料的完整、準確、新鮮、安全

　　3、檔案的建立的四個環節

收集

整理

歸檔

使用

　　收集——是將分散在樓盤內各部門的有保存價值的文件資料向公司檔案室或負責管理檔案的人員移交、集中的工作。

　?、?收集的關鍵是盡可能完整

　　完整的檔案收集體現在三個方面：

　　<1>.從規劃設計到工程竣工

　　<2>.從地下到樓頂

　　<3>.從主體到配套的技術資料

　?、?整理的重點是去偽存真。

　　留下物業管理有用的資料。整理干凈不是最終目的，而是避免查找時浪費時間，提高工作效率。

　?、?歸檔—指按照資料本身的內在規律進行科學地分類與保存，如按每一棟建筑分類。 歸檔形式—同時采用原始資料與計算機檔案管理雙軌制，使儲存方式的多元化。

　　對業主和公司利益影響較大的檔案都應加以保存。

　　檔案歸檔應根據部門、年度、內容、保存期及保密程度的分類順序進行組卷，逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

　　為保證檔案的安全與完善，檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔、注意防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮。

　　歸檔作用——“十清”

　　◆物業來源清

　　◆物業數量清

　　◆物業質量清

　　◆物業價值清

　　◆結構類型清

　　◆設備設施清

　　◆綠化苗木清

　　◆租金費用清

　　◆使用情況清

　　◆維修更新清

　?、?使用

　　檢索——計算機網絡技術;審批——按檔案的不同密級由相關負責人批準后方可借閱;手續——借閱手續的辦理(借、還登記;檢查完好程度;借閱時間規定等)

三、物業檔案的銷毀

　　銷毀——根據檔案的保存期限和性質，定期對過期或作廢的文檔進行 剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。

　　◆經領導審批通過方可銷毀

　　◆建立已銷毀文檔清單備查

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：長春市城市建設檔案管理條例(2014)

　　長春市城市建設檔案管理條例(20**)

　?。?0**年10月30日長春市第十四屆人民代表大會常務委員會第六次會議通過20**年11月29日吉林省第十二屆人民代表大會常務委員會第五次會議批準20**年12月13日長春市人民代表大會常務委員會公告[十四屆]第7號公布自20**年1月1日起施行）

　　長春市城市建設檔案管理條例

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強城市建設檔案的管理，發揮城市建設檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，根據有關法律、法規，結合本市實際，制定本條例。

　　第二條 本條例適用于本市行政區域內城市建設檔案的管理。

　　本條例所稱城市建設檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

　　第三條 市、縣（市）建設主管部門負責本轄區城建檔案管理工作，其檔案業務受同級檔案主管部門的監督、指導。

　　有關部門應當按照各自職責，依法做好城建檔案管理的相關工作。

　　第四條 市、縣（市）城建檔案管理機構受同級建設主管部門委托，負責下列城建檔案管理工作：

　?。ㄒ唬┙邮蘸捅９軕斢谰煤烷L期保存的城建檔案；

　?。ǘ┦占驼骷匾某墙n案；

　?。ㄈ┎捎矛F代科技手段修補、完善、管理城建檔案；

　?。ㄋ模┚幹聘鞣N檢索工具，開展城建檔案的利用工作；

　?。ㄎ澹┍O督和指導城建檔案業務工作，培訓業務人員；

　?。﹨⒓咏ㄔO工程竣工檔案驗收；

　?。ㄆ撸┙M織和參與城建檔案學術研究活動；

　?。ò耍┬麄髫瀼爻墙n案工作的法律、法規和規章；

　?。ň牛┢渌婕俺墙n案管理的工作。

　　第五條 市、縣（市）人民政府應當加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，建立健全城建檔案管理機構。確定必要的人員編制，統籌安排城建檔案事業所需經費。

　　第六條 對在城建檔案管理工作中做出突出貢獻的單位或者個人，應當按照國家和省有關獎勵規定給予表彰獎勵。

　　第二章 報送、移交、接收

　　第七條 下列城建檔案應當向城建檔案管理機構報送或者移交：

　?。ㄒ唬┕I建筑、民用建筑、市政基礎設施、公用基礎設施、交通基礎設施、園林建設、風景名勝建設、市容環境衛生設施建設、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（機密級以上的工程除外）等建設工程檔案；

　?。ǘ┏鞘械叵陆ǎ嫞┲镆约肮┧?、排水、燃氣、熱力、電力、電信、有線電視等各類管線工程檔案及地下管網普查、補測、補繪成果檔案。軍事工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖；

　?。ㄈ┙ㄔO系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案；

　?。ㄋ模┯嘘P城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

　　第八條 建設單位在辦理建設工程規劃許可證前，應當向城建檔案管理機構登記，并與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書。

　　相關部門在核發建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證時，應當查驗建設工程檔案報送責任書。

　　第九條 建設單位編制建設工程檔案應當與工程進度同步，保證建設工程檔案真實、準確、完整。因建設單位提供虛假檔案，給利用單位或者個人造成損失的，由檔案提供單位依法承擔賠償責任。

　　城建檔案管理機構應當向建設單位提出報送工程檔案的具體要求，并及時進行檢查、指導。

　　第十條 報送城建檔案應當符合下列要求：

　?。ㄒ唬n案資料應當是原件。依照有關規定可以報送副本或者復制件的，復制件上應當注明原件的保存處，并加蓋原件保存單位印章；

　?。ǘ┙ㄔO工程文件、圖紙簽字不得使用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具；

　?。ㄈn案資料應當真實、齊全、完整、字跡清楚、規格統一；

　?。ㄋ模┙ㄔO工程竣工圖圖樣清晰，與工程實體相符，并加蓋竣工圖章；

　?。ㄎ澹└鞣N管線工程竣工圖應當以竣工測量成果為依據。

　　建設單位在報送建設工程項目紙質檔案的同時，應當將工程聲像、電子檔案一并報送城建檔案管理機構。

　　第十一條 建設單位在申請辦理建設工程規劃許可證前，應當到城建檔案管理機構查詢并取得施工地段的地下建（構）筑物、管線工程現狀資料；沒有現狀資料的，應當委托具有相應資質的測繪單位進行補測、補繪，并及時將測繪成果報送城建檔案管理機構。

　　第十二條 建設單位在組織工程竣工驗收前，應當向城建檔案管理機構申請建設工程檔案預驗收。

　　城建檔案管理機構應當自收到建設單位預驗收申請之日起十個工作日內預驗收完畢。建設工程檔案符合要求的，出具建設工程檔案認可文件；不符合要求的，建設單位應當按照城建檔案管理機構提出的要求補充、完善，并重新提請預驗收。

　　未進行建設工程檔案預驗收或者預驗收不合格的，建設單位不得組織竣工驗收。

　　建設主管部門在辦理工程竣工驗收備案時，應當查驗城建檔案管理機構核發的建設工程檔案認可文件。

　　政府投資主管部門組織或者委托組織進行竣工驗收的重大固定資產投資項目，由同級檔案管理部門組織工程檔案驗收。

　　第十三條 建設單位應當自建設工程竣工驗收合格之日起三個月內，向城建檔案管理機構報送建設工程檔案。

　　地下建（構）筑物、管線工程竣工驗收前，建設單位應當組織竣工測繪，形成竣工測繪成果，并在竣工驗收合格之日起十五日內，向城建檔案管理機構報送測繪成果。

　　第十四條 停建、緩建工程的檔案，暫由建設單位保管。建設單位被撤銷或者注銷的，建設工程檔案應當向上級主管機關或者城建檔案管理機構報送。

　　第十五條 改建、擴建的工程項目，建設單位應當組織勘察、設計、施工和監理單位據實修改、補充原建設工程檔案。凡結構和平面布置等改變的，應當重新編制建設工程檔案，并在工程竣工驗收后三個月內向城建檔案管理機構報送。

　　第十六條 地下管線普查、補測、補繪形成的檔案，應當在普查、測繪結束后三個月內報送或者移交城建檔案管理機構。

　　第十七條 城建檔案管理機構在收到符合規定要求的建設工程檔案后，應當在五個工作日內向建設單位核發建設工程檔案合格證。

　　第十八條 建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案，以及其他單位形成的具有永久保存價值的城建檔案，應當在三年內全部向城建檔案管理機構移交。

　　第十九條 縣（市）城建檔案管理機構應當在每年第一季度，向市城建檔案管理機構報送上年度城建檔案目錄。

　　第二十條 開發區的建設工程檔案由所在地市、縣（市）城建檔案管理機構接收；跨市、縣（市）的建設工程檔案，由市城建檔案管理機構接收。

　　第二十一條 市、縣（市）人民政府應當組織相關單位，有計劃地收集、征集、恢復、完善缺失的以及具有保存價值的歷史城建檔案。

　　第三章 保護、利用

　　第二十二條 市、縣（市）人民政府應當加強城建檔案保護利用設施建設，建立城建檔案信息動態管理系統。

　　城建檔案信息動態管理系統的基礎地理信息數據由城市規劃主管部門負責提供并及時更新。

　　第二十三條 城建檔案管理機構應當將建設工程檔案信息及時導入城建檔案信息動態管理系統，實現城建檔案信息的動態管理。

　　第二十四條 城建檔案管理機構應當遵守下列規定：

　?。ㄒ唬n案館館庫選址、設計、建設符合國家規定的建設標準；

　?。ǘ┡渲眠m宜安全保存檔案的專門庫房，配備恒溫、恒濕、防盜、防火、防蟲、防磁、防塵、防有害生物和防污染等必要設施；

　?。ㄈ┬枰谰帽４娴臋n案，采取光盤、磁盤及其他現代技術手段備份保存和保護；

　?。ㄋ模╇娮訖n案的存放，符合信息安全要求，具備載體存放環境。同時進行異地備份；

　?。ㄎ澹┙n案資料信息庫、目錄庫，匯編檔案綜合信息。

　　第二十五條 城建檔案形成單位，應當建立健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，做好城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、報送、移交和利用工作。

　　第二十六條 城建檔案管理機構出具的載有本單位印章的檔案復制品，具有與檔案原件同等的效力。

　　第二十七條 城建檔案管理機構應當按照國家有關規定，向社會公開館藏檔案結構、案卷目錄信息，方便社會公眾利用。

　　第二十八條 向城建檔案管理機構移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，城建檔案管理機構應當維護其合法權益。

　　第二十九條 公民、法人和其他組織持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的城建檔案。

　　利用城建檔案應當遵守有關規定，不得有損毀、涂改等行為。

　　第三十條 城建檔案管理機構依照有關規定?？梢允杖〕墙n案服務費。其服務費標準由價格主管部門核定。

　　第四章 法律責任

　　第三十一條 違反本條例第十三條、第十五條、第十六條規定的，由建設主管部門責令改正，并按照下列規定予以處罰；

　?。ㄒ唬┯馄谌齻€月以下的，處一萬元以上三萬元以下罰款；

　?。ǘ┯馄谌齻€月以上六個月以下的，處三萬元以上五萬元以下罰款；

　?。ㄈ┯馄诹鶄€月以上九個月以下的，處五萬元以上八萬元以下罰款；

　?。ㄋ模┯馄诰艂€月以上的，處八萬元以上十萬元以下罰款；

　?。ㄎ澹┙o予單位罰款處罰的，對單位直接負責的主管人員處單位罰款額的百分之五以上百分之十以下罰款。

　　第三十二條 違反本條例第二十九條第二款規定的，由建設主管部門處一千元以下的罰款；造成損失的，應當依法賠償。

　　第三十三條 建設單位有下列情形之一的，由建設主管部門責令限期改正；逾期未改正的，由建設主管部門記入建設行為不良信用記錄：

　?。ㄒ唬┪磁c城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書的；

　?。ǘ┪窗凑展こ踢M度編制、收集建設工程檔案材料的；

　?。ㄈ﹫笏偷慕ㄔO工程檔案不符合本條例規定的；

　?。ㄋ模┪丛谝幎〞r間內報送建設工程檔案的。

　　第三十四條 城建檔案管理工作人員有下列行為之一的，按照有關規定給予處理；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

　?。ㄒ唬p毀、丟失城建檔案的；

　?。ǘ┥米蕴峁?、抄錄、公布、銷?城建檔案的；

　?。ㄈ┩扛?、偽造城建檔案的；

　?。ㄋ模┟髦４娴臋n案面臨危險而不采取措施，造成城建檔案損失的；

　?。ㄎ澹┢渌婧雎毷?、濫用職權、徇私舞弊的。

　　第五章 附則

　　第三十五條 本條例施行前已驗收合格的建設工程，其建設工程檔案未向城建檔案管理機構報送的，建設單位應當按照本條例的有關規定報送。

　　第三十六條 房地產權屬檔案的管理，按照國家有關規定執行。

　　第三十七條 本條例自20**年1月1日起施行。