企業職務分析與職務說明
某企業在招聘啟事中這樣描述某管理崗位的條件：具有很強獨立職務能力，豐富的企業管理經驗，大學學歷，條件好者可適當放寬學歷要求，男女不限......此招聘啟事令許多應聘者一頭霧水，不知自己是否符合條件，只好詳細詢問，而招聘人員也一問三不知。 上述情況反映了我國企業人力資源管理中一個普遍的問題：職務說明對完成工作所需要的職責、技能、資格描述說明不恰當或不完整以及對職務的隨意解釋。
職務說明
我們知道，職務是對員工所應承擔任務的規定。它與職位的不同點在于強調所承擔的任務內容，而不是任務的地點。當一個員工承擔若干項任務，并具有一定職務和責任權限時，就構成一個“崗位”?！奥毼弧钡囊馑寂c“崗位”基本相同，指一定組織中承擔一定職責的職工位置?！奥毼弧倍嘤迷谑聵I單位或機關里面，企業里則多用“崗位”。
職務說明是一種陳述工作任務、職責的文件。職務說明應簡要地描述企業期望員工做些什么，員工應做什么，應怎么做和在什么樣的情況下履行職責。職務說明看似如此簡單，以至于企業根本不把它當成一件非抓不可的職務。然而，正是由于缺乏準確的職務說明，許多企業付出了高額的管理成本。如候選人與企業所需的人才產生偏差，導致招聘職務"廣種薄收"，效率低下;績效考核人為主觀色彩濃厚，降低或打擊員工的積極性;員工培訓職務難以開展，且缺乏針對性。
職務分析的用處
那么如何解決職務說明不準確的問題呢?職務分析是關鍵。 職務分析是為了對某項職務的職務內容和任職資格進行完整的描述或說明，以便為管理活動提供有關職務方面的信息而進行的一系列職務信息收集、分析和綜合的人力資源管理基礎性活動。它是現代人力資源管理所有職能的基礎和前提，只有作好了職務分析與設計工作，才能據此有效完成以下工作：
*制定企業人力資源規劃，使所有事項都有崗位負責;
*核定人力資源成本，提出相關的管理決策;
*招聘、選拔到適合崗位需要的員工;
*制定員工培訓和發展規劃;
*制定出合理的工資、獎金及福利政策;
*制定考核標準，正確開展績效評估;
*為員工提供科學的職業生涯發展咨詢;
*設計、制定高效運行的企業組織結構。
幾年前，方正在人事管理上處于比較原始的階段，只注重入口和出口，對于中間的考核、選拔、獎懲都顯得弱化，人力資源的開發遠遠談不上。其主要表現形式就是崗位分類不清晰，員工職責不清楚，不同崗位薪酬相同;考核沒有明確的可以操作的標準;選拔沒有充分重視德、勤、能、業績，獎懲缺乏嚴格的尺度。在李漢生進入方正前，方正集團本部和方正電子只有一個人事部，功能單一，主要負責員工招聘、工資、員工出境等事宜，而崗位分類、培訓、考核、獎懲等更為重要的人力資源開發工作沒有很好地開展起來。其后果是很嚴重的，方正的人事管理在所有管理鏈條中是最不成功的，形成了干部能上不能下、機構能設不能撤(因人設廟)、員工能進不能出(辭職者和主動調整者除外)、工資能升不能降的僵化機制。
而美國的旅行者快匯公司在職務分析的基礎上實行了"人才升級法"，每個員工都按一二三等級分類;從高層開始，向下逐層實施;定期召開會議對實施情況進行檢查監督。排名分等的標準非常簡單，根據最重要的五項"核心能力"：創新精神、分析能力、溝通能力、領導才能和管理變革能力。對于具體的職位，還在這五項能力之外附加了其它一些能力，如對于銷售管理職位，還要求持續改善能力、靈活性、判斷與決策能力以及責任心。為了盡量確保評估的客觀性，每位員工都要與他人進行對比。分組比較的方法如下：審視人力資源報告并確定分組方案;每個小組原則上不能少于九個成員;給每個小組分配相近的工作，評估結果限定在二個等級之內。在實行"人才升級法"的第一年里，旅行者快匯公司中有20%的員工(全部是"三級"人員)被重新調配了工作，他們中3/4的人員離開公司另謀出路。轉年又有10%的人員被調職。兩年里被重新調配崗位的人員占了全體公司雇員的一半?，F在，旅行者快匯公司的士氣空前高漲，大家對人才升級系統的信任堅定不移。如果那些"三等"人員還留在公司里的話，是不可能有現在的成績的。
職務分析及職務說明書的內容
職務分析從以下八個要素(6W2H)著手：
*WHO：誰從事此項工作，責任人是誰，對人員的學歷及文化程度、專業知識與技能、經驗以及職業化素質等資格要求。
*WHAT：做什么，即本職工作或工作內容是什么，負什么責任。
*WHOM：為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部顧客，也指企業內部顧客，包括與從事該職務的人有直接關系的人：直接上級、下級、同事，客戶。
*WHY：為什么做，即職務對其從事者的意義所在。
*WHEN：工作的時間要求。
*WHERE：工作的地點、環境等。
*HOW：如何從事此項工作，即工作的程序、規范以及為從事該職務所需的權力
*HOW MUCH：為此項職務所需支付的費用、報酬。
職務分析結果包括職務說明與職務規范。一般情況下，可以用職務說明書的方式來表述職務分析結果。職務說明書應包括以下內容：
1、職務概況，包括職務的名稱，所屬部門、等級，匯報關系，職務編號。
2、職務分析日期，目的是為了避免使用過時的職務說明文件。
3、職務職責，說明本職務的工作任務、培訓、指導、服務、計劃、溝通等方面的職能以及各種責任。
4、任職資格，即從事該項職務必須具備的基本資格條件，主要有學歷(文化程度及所學專業)、年齡、相關經歷、個性特點、能力、基本技能、知識要求、其他特殊條件等。職務分析的步驟
職務分析是一項復雜的系統工程，應該是責任中心管理者的職責，企業人事部門只是協助責任中心的管理者來從事這項職務。企業進行職務分析必須統籌規劃，分階段、按步驟地進行。
進行職務分析一般采用觀察法、問卷法、關鍵事件分析法、訪談法、工作日志分析法、事故分析法等。其中觀察法、關鍵事件分析法、訪談法、工作日志分析法、事故分析法主要用于定性分析，為定量分析提供科學的分析要素和相關的可量化規律。問卷法雖然可以用于定性分析，但就目前國內外的使用情況來看，如美國普渡大學職業研究中心開發的"職位分析調查問卷(PAQ)"就主要用于定量分析，以便獲取更為具體、詳細、量化的職務信息。采用問卷法進行職務分析時，首先是通過定性分析，找到有效搜集各種職務信息的分析要素、指標;其次，是用語言恰當描述這些要素、指標;再次，給每一要素指標語句賦予適當的評定等級數字，便可形成一初步職務分析調查問卷;最后，是使用這一初步問卷進行規范的抽樣試調查，并進行信度、效度檢驗，就可得到一較為科學的正式職務分析調查問卷。使用這一職務分析問卷，就可以達到較為科學的職務分析信息。不過，一般企業，如中小企業只要使用定性分析方法，進行初步的職務分析就足以應付日后的人力資源管理各項工作了。
下面就以一個擁有30人以上，500人以下，集開發、生產加工、維修、銷售為一體的中小型電子科技企業為例，詳細談談使用定性分析方法，如觀察法、訪談法、關鍵事件分析法等，開展職務分析工作的關鍵步驟和技術規范。
步驟一：各類職務信息的初步調查
1、瀏覽企業已有的各種管理制度文件，并和企業組織的主要管理人員進行交談，對組織中開發、生產、維修、財務、銷售、管理等職務的主要任務、主要職責及工作流程圖有個大致的了解。
2、準備一份提綱，并確定幾個關鍵的工作崗位和事件，作為深入訪談和重點觀察分析的參考、指南。
3、列出各職務的主要任務、特點、職責、要求等。
步驟二：工作現場的初步觀察
1、對預先確定的關鍵或不太熟悉的工作崗位、現場進行初步觀察，使分析者熟悉工作現場的工作環境、條件，了解工作人員使用的工具、設備、機器，一般的工作條件、工作內容、工作環境特點及工作崗位對工作人員的要求和工作職責。
2、對復雜或不太熟悉的工作設備、流程、環境及條件親自進行觀察了解，便于進一步分析。
3、最好由熟悉相關工作崗位的人員或由任職人員的上級陪同參加現場觀察，便于了解個工作崗位的情況，并可隨時得到有效的咨詢。
步驟三：深入訪談
1、確定深入訪談的對象，主要是該職務的實際擔任者，如技術開發、維修、銷售人員等，他有責任完成此工作崗位的各項任務，對調查人員了解職務信息最為直接詳盡;其次，應選擇職工中的典型代表作為訪談對象，如部門經理;當然，關鍵崗位的管理人員也是十分必要的，如總經理、總經理辦公室主任等。
2、根據初步的調查、了解和所應收集的職務分析信息要求，制定較為詳細的結構化訪談提綱。比如，針對電腦光驅維修這一職務，就可以提出這樣的訪談問題：光驅維修一般包含哪些程序?每一維修程序具體應做些什么?作為一個光驅維修人員應掌握哪些知識?作為一個光驅維修人員的心理、生理、及手腦技能主要應有哪些要求?工作中需要哪些人的配合?疲勞情況怎么樣?維修工作對工作環境、工作條件有什么要求?等等
3、第一次的談話對象最好是基層的管理者，他們能更好地提供有關工作的情況，并能將職責與職務很好地聯系起來。其次，是從事某一職務的具體工作人員。在這個訪談的過程中，要不斷與關鍵管理崗位的人員溝通。
4、每天的談話對象最好不要超過兩人，談話時間每人不超過三小時，談話過程中最好有較為詳細的記錄，便于分析。
5、針對某一關鍵事件，如顧客投訴公司的產品質量及售后服務，召集各部門關鍵人員進行座談，就可以深入了解開發、生產、維修、銷售等職務的職責要求及存在的問題等。
步驟四：工作現場的深入觀察
1、深入觀察工作現場，主要是為了澄清、明確或進一步充實通過前期調查和訪談獲得的信息。
2、深入觀察工作現場之前，應擬定需明確的有關問題、信息，如想弄清：每人每天能維修多少臺光驅?維修質量怎么樣?一般工作多長時間后會出現疲勞現象?等等。
3、深入觀察工作現場，最好仍由最初陪同觀察和訪談的基層管理人員一同參加觀察。
4、深入觀察，不應僅僅停留在觀察上，應工作人員多交流，并不斷咨詢相關人員。
步驟五：職務信息的綜合處理
這一階段的工作較為復雜，需要投入大量的時間對材料進行分析和研究，必要時，還需要用到諸如計算機、統計分析等分析工具和手段。
1、對根據文件查閱、現場觀察、訪談及關鍵事件分析得到的信息，進行分類整理，得到每一職務所需要的各種信息。
2、針對某一職務，根據職務分析所要搜集的八點信息要求，逐條列出這一職務的相關內容。即為初步的職務說明書。
3、職務分析者在遇到問題時，還需隨時與公司的管理人員和某一崗位的工作人員進行溝通。
步驟六：完成職務說明書的撰寫
1、召集整個職務分析工作中所涉及的人員，并給每位分發一份職務說明書初稿，討論根據以上步驟所制定的職務說明書是否完整、準確。討論要求仔細、認真，甚至每個詞語都要認真斟酌。職務分析專家應認真記下大家的意見。注意文字簡單明了，使用淺顯易懂的文字，避免含混、晦澀的文字;該職務的職責與其他職務崗位職責內容要銜接。 2、根據討論的結果，最后確定出一份詳細的、準確的職務說明書
職務分析可借助于專業咨詢顧問
職務分析技術來源于歐美國家企業，目前在我國的外商投資企業以及一些大型股份制企業中應用職務分析，但效果不是特別理想，主要原因是企業缺乏專業人力資源管理人才。解決缺乏專業人力資源管理人才與企業管理科學化要求之間的矛盾的途徑之一是借鑒西方企業的做法，在進行職務分析時尋求專業咨詢顧問的幫助。借助于專業咨詢顧問所擁有的分析技術及其豐富的人力資源管理經驗，企業可在管理科學化方面收到事半功倍的效果。
篇2：會計主管職務說明書
會計主管職務說明書
職務名稱:會計主管英文名稱:General Ledger supemison
簡縮名稱:職務級別:
直屬上級:總經理直屬下級:出納員/稽核員
1.0 職務概述
及時提供真實可靠的會計信息，認真貫徹執行和維護國家財經制度和財經紀律，積極參與經營管理，提高經濟效益。
2.0 職責說明
2.1參與制訂財務部經濟計劃、業務計劃，考核、分析預算、財務計劃的執行情況。
2.2進行會計核算
會計人員要以實際發生的經濟業務為依據，記賬、算賬、報賬，做到手續完備，內容真實，數字準確，賬目清楚，日清月結，按期報賬，如實反映財務狀況、經營成果和財務收支情況。進行會計核算，及時地提供真實可靠的、能滿足各方需要的會計信息，是會計人員最基本的職責。
2.3實行會計監督
對本單位實行會計監督，對不真實、不合法的原始憑證，不予受理;對記載不準確、不完整的原始憑證，予以退回，要求更正補充;發現賬簿記錄與實物、款項不符的時候，應當按照有關規定進行處理;無權自行處理的，立即向本單位行政領導人報告，請求查明原因，作出處理;對違反國家統一的財政制度、財務制度規定的收支，不予辦理。3.4對會計憑證，主要是記帳憑證進行復核，并蓋章。每月據工作情況寫出分析報告編制月報表及財務分析。
2.5協調與有關部門及下屬員工之間的工作關系，考核員的工作質量。
2.6對下屬、員工進行培訓，關心員工思想和生活，發揮他們工作積極性，完成上級交辦其他任務。
2.7辦理其他會計事務。
篇3：財務稽核員職務說明書
財務稽核員職務說明書
職務名稱:財務稽核員英文名稱:
簡縮名稱:職務級別:
直屬上級:財務經理直屬下級:無
1.0 職務概述
稽核崗位是會計工作的重要崗位，是內部牽制制度的具體要求。有效發揮會計反映和監督職能，對健全會計基礎工作、建立規范的會計工作秩序，起到重要的作用。
2.0 職責說明
2.1審查財務收支。根據財務收支計劃和財務會計制度，逐筆審核各項收支內容是否合法、真實、準確、完整，手續是否齊全，是否符合有關法律、法規、規章、制度規定的要求。對計劃外或不符合規定的收支，應提出意見，并向領導匯報，采取措施，進行處理。
2.2審查公司的各項收入、成本、費用。對各項營業費用的發生額分析考核，月末、年末對營業點的庫存產品價值進行計算，可以及時發現問題，解決問題。
2.3檢查外來憑證的合法性、合理性;審計其手續是否齊全;所有會計憑證必須經過稽核人員稽核后，才能據以記帳;(來自:www.fdcew.com)所有支出，必須經稽核人員稽核后，出納人員才能付款。對于無計劃或超計劃的項目開支，稽核人員有權拒絕支付。對不符合規定的收入項目應提出意見或拒絕辦理。
2.4參與庫存盤點，審核各項財產物資的增減變動和結存情況，并與帳面記錄進行核對，確定帳實是否相符，并查明帳實不符的原因。
2.5稽核人員有保守職務上所稽得秘密的責任，除呈報外，不得泄漏或預先透露予檢查單位。
2.6完成領導交辦的其他工作。