校園后勤物業檔案的建立與管理

　　一、物業檔案建立的內容

　　檔案建立的內容包括：校區主要單位資料;客戶聯系電話：包括：正常情況下的聯系電話和緊急情況下的聯系電話，如單位電話、手機、呼機、E-mail地址等;項目工程與設施設備管理：工程竣工圖紙與資料、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;日常維修資料包括：維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括：服務質量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統計記錄等。

　　二、物業檔案管理的具體措施

　　檔案資料在接管項目前的交接時以及接管后的日常管理過程中逐步建立起來，主要的措施有：

　　· 設立檔案室，建立相應規章制度，對客戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發，擴大資料來源，從時間上講是在項目接管前開始收集歸檔，管理過程資料實行每周定期歸檔。

　　· 從接管項目前開始，應著手項目工程與設施設備方面的資料的收集工作，資料的收集、整理、歸檔，應做到條理清晰、完整齊全，便于查閱。管理和使用好權籍資料，動態反映校區公共部位與公用設施設備的狀況，為客戶需求提供服務。

　　· 各個業務范圍上收集到的信息資料，統一交檔案員集中整理，整理的重點根據資料內容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。

　　· 服務中心的日常運行過程中的各種資料每周五定期由各部門主管負責提交辦公室專人負責存檔。辦公室檔案員按照項目物業管理自身的內在規律和聯系，將資料分類有序地保存，并輸入計算機存檔，運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

　　三、檔案的利用

　　為項目的物業管理服務工作及時提供檔案資料，直接或間接地為客戶管理服務，從而有效地提高服務質量和服務水平。

　　四、檔案的管理制度

　　· 檔案的使用有嚴格的規定，借閱必須由具備規定條件的人員經登記后方可借出。

　　· 歸還時須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，嚴重時追究有關人員的責任。

　　· 檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作，計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

　　· 屬于接管項目客戶方的資料在項目委托期限結束后原物交還，其他檔案在合同期內保留，重要過程資料保留至合同期后兩年。

篇2：小區管理處物業檔案建立管理

　　小區管理處物業檔案的建立與管理

　　物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的，盡管檔案管理不是物業管理工作的主要環節，然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展后，幾乎每一個環節都離不開檔案，無論是維修、養護物業設施，還是了解業主及物業使用人情況，或是收取管理費用、開發經營活動等，都要用到物業檔案。隨著現代科學技術的發展，無論是物業管理還是檔案管理，都在向著現代化的管理目標邁進，物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。

　　物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷發展和完善，物業檔案的種類也在不斷增加。

　　一、檔案管理運作環節

　　1、設立檔案室，采取系統化、科學化、現代化的先進手段，建立相應的規章制度，對所有檔案資料進行嚴格管理。

　　2、資料的收集堅持內容真實的原則，根據實際資料和信息資料的內容，在實際工作中從需要出發，擴大資料的來源渠道。

　　二、資料分類整理

　　收集后的所有信息資料，統一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。

　　三、檔案內容

　　范圍分　類資　料　內　容

　　房產公司提供資料產權資料立項文件、工期批復文件、規劃會審文件、規劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設規劃許可證

　　技術資料規劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料

　　管理處建立的資料物業資料小區基本資料、商業網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖

　　業主資料入住通知書、業主公約、業主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單

　　日常管理資料日常工作記錄、各類協議、各種設施設備檔案

　　四、資料歸檔整理

　　1、按照資料本身的內在規律、聯系進行科學地分類與保存。

　　2、檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯，分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。

　　3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定：出室必須由管理處主任同意，經登記后方可借出；入室時，須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件，嚴防文件的流失。

　　4、檔案的管理環境做到"三防"，即防火、防潮、防變質。

篇3：物業檔案建立

物業檔案資料的建立是對前期建設開發成果的記錄，是以后實施物業管理時對工程維修、配套、改造必不可少的依據，也是更換物業管理企業時必須移交的內容之一?，F代建筑工程隨著科學技術的發展和使用需求的提高，樓宇設備設施以及埋入地下和建筑體內部的管線越來越多，越來越復雜，越來越高科技化和專業化，因此一旦發生故障，物業檔案就成了維修必不可少的東西。

物業檔案資料的建立主要抓收集、整理、歸案、利用四個環節。收集的關鍵是盡可能完整，時間上講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料；從空間上講是指物業構成的方方面面，從地下到樓頂、從主體到配套、從建筑物到環境，整理的重點是去偽存真、留下有用的，歸檔就是按照資料本身的內在規律、聯系進行科學地分類與保存，利用即是在日后的管理過程中使用并加以充實。