SY物業辦公設備使用管理規定

　　1.0目的

　　規范辦公區的管理工作。

　　2.0適用范圍

　　適用公司及各物業管理項目辦公環境、辦公設備的日常使用管理。

　　3.0職責

　　3.1行政人事部負責人負責公司辦公區的日常管理監督工作。

　　3.2管理處經理負責管理處辦公區的日常管理監督工作。

　　3.3行政人事部文員負責管理處辦公區公共區域的日常管理工作。

　　3.4各管理部負責人負責管理處辦公區域的日常管理工作。

　　3.5各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。

　　4.0方法與程序控制

　　4.1物品擺放。

　　4.1.1辦公區的桌、臺、椅、凳均須按規定位置放置，不得隨意調整。

　　4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞，發現丟失或損壞的應及時向部門負責人報告，并采取相應的補救措施。須申領或修理的，按《辦公用品管理標準作業規程》或《報修管理標準作業規程》辦理。

　　4.1.3上班時應保持桌面整潔、有序、不允許擺放與工作無關的其他用品。

　　4.1.4下班前應將桌面清理干凈，辦公椅放在辦公桌的恰當位置。

　　4.1.5行政人事部文員及各管理處負責人應在上班前10分鐘打開辦公區內的照明設備、空調通風設備，檢查公共區域物品擺放是否整齊、有序。

　　4.1.6遇到雨天，各管理處負責人應當在辦公區門前顯眼位置放置公益傘、防滑設施及標識。

　　4.1.7辦公區嚴禁高聲喧嘩。

　　4.2常用辦公設備的使用。

　　常用辦公設備包括：電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設備。

　　4.2.1電腦。

　　A) 經公司電腦培訓合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦，否則須在電腦管理員陪同下使用。

　　B) 啟動與關閉的一般程序：

　　----啟動電源插座開關;

　　----啟動穩壓器開關;

　　----啟動電腦主機開關;

　　----啟動顯示器開關(電腦開始正常操作);

　　----關閉電腦程序：首先在“開始”欄選擇“關閉計算機”對話框，用鼠標點擊“關閉計算機”，然 后按開啟程序的反方向操作。

　　C) 電腦應避免頻繁的開關程序，暫時不用的，可將電腦轉換為休眠狀態。

　　D) 正確使用電腦的詳細程序按有關電腦操作工具書的指導進行操作。

　　4.2.2打印機。

　　A) 聯機。一般情況下，打印機與電腦連通之后，無須再進行聯機。

　　B) 打印機啟動與關閉的一般程序：

　　----啟動打印機的開關;

　　----放好所需打印機的紙張;

　　----在電腦對話框進行打印操作;

　　----關閉程序按啟動程序的反方向操作。

　　C)打印機應避免頻繁的開關機操作。

　　D)使用打印機的詳細程序按有關打印機操作說明書的指導進行操作。

　　E) 打印文稿經部門負責人、行政人事部、管理處經理或分管人員批準，在文稿上簽字后方可予以打印。

　　F) 打印出的文稿應進行校對。一般情況下由發稿部門/人校對，然后將校對好的文稿經電腦修改后，再進行打印。

　　G) 為節約紙張，文稿未進行校對之前，打印時應使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。

　　4.2.3復印機。

　　A) 管理人員應在開始上班時接通復印機插座電源：

　　----開啟復印機開關，復印機需自動預熱;

　　----檢查復印紙是否放好(可以開始工作);

　　----復印機管理人員下午下班時關閉復印機開關;

　　----關閉復印機電源插座;

　　----正確使用復印機的程序按復印機有關操作說明書進行操作。

　　B) 復印程序

　　----所有需復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記，然后再復印;

　　----復印頁數在兩份(含)以上或三頁以上的，須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后，方可復印;

　　----復印人員做好登記以后，調定復印紙規格及復印的深淺后，選定復印數按“開始”鍵復印;

　　----復印機管理員檢查復印數量及登記記錄是否屬實，屬實的，在《復印記錄本》上簽名確認;不屬實的，將情況匯報行政部經理處理：一般情況下，第一次違規給予口頭警告;第二次或以上違規給予書面警告處分;

　　----如果復印機出錯，應將報廢紙張數量予以登記。

　　C)復印機一般情況下每天開機、各機各一次，盡量避免頻繁開關。

　　C) 為節約紙張不重要的復印件應使用可以復印的廢紙張背面復印。

　　4.2.4傳真機：傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作。

　　A) 接收傳真：

　　----傳真應注意檢查傳真紙是否用完及傳真信號是否穩定;

　　----收到傳真件后，由傳真機管理員及時將傳真件取下，并將傳真的有關內容(發送單位、發送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等登記在《傳真登記表》內;

　　----10分鐘以內通知接收部門/人領取傳真件，并要求在《傳真登記表》中簽收，并注明簽收時間。

　　B) 發送傳真實行一級審批制度：部門傳真件由部門負責人審批;公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經理審批，內容包括：

　　----傳真機管理員依據傳真審批單的內容在《發送傳真記錄本》上登記，內容包括：發送部門、發送人、傳真內容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;

　　----傳真機管理員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發送過去;

　　----傳真機管理員應在3分鐘之內致電對方確認是否收到傳真件，直至對方收到為止，然后將實際發送的時間登記在《發送傳真記錄表》內。

　　C) 傳真機的正確使用程序按傳真機的有關操作說明書進行操作。

　　4.2.5碎紙機：

　　A) 碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具，普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀;

　　B) 碎紙前應將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出，以免損壞機器;

　　C) 按照碎紙機要求，一次不得超過最大放入量，一般情況下，不得超過三張復印紙的厚度;

　　D) 操作人員按以上要求，打開碎紙機電源，將須切碎的紙張放入切紙口，讓碎紙機自動切碎紙張;

　　E) 當碎紙機箱內的碎紙滿后，操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續操作;

　　F) 正確使用碎紙機的程序按碎紙機有關操作說明書進行操作。

　　4.2.6電話：正確使用電話機的程序按電話機有關操作說明書進行操作。

　　A) 為有效控制電話費，一般情況下，電話應設定限制呼出功能

　　B) 除總經理批準的電話外，其他電話均須取消長途直撥功能，須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續，并在行政人事部接待處登記后，方可操作。

　　C) 公司所有電話均應取消聲訊電話功能。

　　D) 上班時間原則上禁止打私人長途電話，特殊情況須經部門經理審批，到行政人事部登記后，方可操作，電話費從工資中扣除。

　　E) 個別部門因業務需要經總經理特批后，可開通長途直撥功能，部門經理需指定人員做好登記記錄，次月1日報行政部備案。

　　F) 行政人事部每季度至少進行一次電話費查詢。

　　----到電信局打印電話費清單。

　　----逐項核對登記記錄。

　　----將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內，報行政經理審核，內容包括：日期、部門、姓名，所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等：偷打長途電話的，除雙倍扣罰電話費外，還將給予警告處分。

　　----每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。

　　G) 電話接打技巧詳見《公司機關員工服務管理標準作業規程》。

　　4.2.7行政人事部每月10日前將各部門的打印費、復印費、傳真費、電話費登記在《月份辦公費用統計表》內，予以通報。

　　4.2.8常用辦公設備的維護保養與維修：

　　A) 常用辦公設備應進行以下日常維護，維護辦法參照各設備有關維護操作說明書：

　　----防塵;

　　----防曬;

　　----防潮;

　　----防腐蝕;

　　----其他需要預防的事項。

　　B) 保養與維修：常用辦公設備應定期保養，一般情況下需要委托專業公司進行，詳見《對外委托服務標準作業規程》：

　　----行政人事部制定《保養與維修計劃》報物業經理審批;

　　----評審、選擇保養與維修單位;

　　----簽署保養與維修協議;

　　----按協議要求實施保養與維修。

篇2：某老干部辦公室辦公設備使用管理規定

　　老干部辦公室辦公設備使用管理規定

　　遵照上級指示精神，為進一步加強本辦辦公信息系統管理，保證電腦、復印機設備良好運行，以充分發揮其作用和功能，現結合實際，制定本規定：

　　一、各處室的電腦及附屬設備由所在處室負責管理，綜合處按固定資產造冊登記。工作人員要加強電腦知識的學習，按規范要求正確操作使用，注意電腦設備的保養和維護，嚴防病毒侵入，保證正常運轉。工作時間不得利用電腦設備玩游戲、看光盤，未經辦主任批準，任何處室不得自行調換、拆卸、處理電腦及附屬設備。

　　二、本辦復印機只為本辦正常辦公提供復印服務，凡與辦公無關的文件、資料一律不準復印。中央文件和機密級以上的文件一律不得復印。

　　為了厲行節約，復印文件的頁數和份數的總和在30張以上的，原則上到文印中心辦理。

　　復印機使用完畢，需切斷電源，防止事故隱患，將廢舊的紙張進行清理，以保持機器周圍的整潔。

　　三、本辦各處室配置的音響、投影、攝像、照相機等設備，要專人保管，專人使用。

　　四、新購置辦公設備須按經費開支規定報辦領導批準后方可辦理。

　　五、本辦所有辦公設備的保養維修，需報綜合處由綜合處聯系設備維修的有關事宜。

篇3：公司辦公設備管理規定

　　公司辦公設備管理規定

　　(一)電腦

　　1.行政部根據公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統；

　　2.根據保密原則需要，由行政部對行政、業務文件目錄設定統一管理的電腦密碼；

　　3.員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄

　　4.員工不得私設電腦密碼

　　(二)傳真機、復印機：

　　1.由公司行政部統一管理與使用

　　2.建立嚴格的使用登記制度

　　3.未經許可，個人不得自行操作使用

　　(三)可運用狀態維護

　　行政部負責電腦、傳真機/復印機的檢查、保養和維修，保證設備的可運用狀態。