P物業信息傳遞管理制度

　　1.總則

　　信息管理是分公司的一項基本管理制度，是企業正確決策的前提和依據。為使分公司的信息管理規范化、系統化，特制定本辦法。

　　2.信息的定義

　　2.1信息是指在分公司整個管理過程中，人們產生、運用和輸入、輸出信號的總稱。

　　2.2分公司信息的內容包括：

　　2.2.1分公司的資料、文件和有關制度;

　　2.2.2分公司的各類工作報告、計劃、會議紀要、通知、重要工作安排及反饋等;

　　2.2.3外部與分公司業務和管理有關的事件、管理案例、報道、文件等。

　　2.3網絡信息的內容包括：與分公司業務和管理有關的圖片、文字和聲音等各種傳播信息的載體。

　　3.管理原則和體制

　　3.1分公司按集中與分散結合、縱向與橫向結合的原則建立信息管理系統。

　　3.2分公司級信息管理由分公司總經理辦公室統籌和協調，各職能部門、項目組(以下簡稱各部門)負責各職責范圍內的信息管理工作。

　　3.3分公司各部門人員應保持開放心態，及時、準確地將相關信息在公司內部網上發布或傳遞給分公司相應部門。

　　3.4分公司各部門之間及部門內部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經證實的加入個人主觀臆測的信息。

　　3.5分公司職員應樹立高度的保密意識，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無關人員泄露。

　　4.管理責任

　　4.1各部門負責人是本部門信息工作的第一責任人，全權負責本部門的信息管理工作。

　　4.2總經理辦公室信息管理員負責分公司信息的反饋和收集，并對各部門信息傳遞進行監管工作。

　　4.3各部門設一名信息管理員(可以兼任)，負責收集部門各項信息。

　　5.信息處理程序

　　分公司信息處理流程包括信息的收集、加工、傳遞、貯存、使用等幾個環節;

　　5.1信息的收集

　　5.1.1各部門信息管理員須于每周四下午3點00(因為每周四17:30前要公布在OA，可預留時間統計)分前將本部門本周的《信息匯報表》收集發送至總經理辦公室信息管理員;各部門信息管理員每月25日下班前將本部門本月的《信息匯報表》交至總經理辦公室信息管理員，由總經理辦公室信息管理員匯總后發送至分公司領導和各部門參閱。

　　5.1.2 總經理辦公室信息管理員負責分公司各部門每周、每月信息報送的監督、執行情況;記錄、整理分公司各項重要工作，每月對分公司全月的信息進行總結。

　　5.1.3各部門須及時將本部門各類管理信息、突發事件、顧客投訴、重要會議或活動信息，按規定要求發送到總經理辦公室信息管理員處或發送給分公司相關領導或職能部門，其中重大、突發事件，事發后1小時內上報總經理辦公室或有關領導，所采取措施應在1個工作日之內上報。分公司信息管理員負責督促以上信息及時有效傳遞。

　　5.1.4所有以分公司名義對外信息的發布均由總經理辦公室信息管理員操作，各部門需對外發布信息的，須將相關文件交至總經理辦公室信息管理員備案?？偨浝磙k公室信息管理員發布信息時若有鏈接文件，除鏈接HTML文件外，應同時在指定文件夾備份文檔。

　　5.1.5各部門向其他部門或分公司全體發送工作郵件須經本部門負責人簽批，否則將視為無效信息。

　　5.2.信息的存儲

　　5.2.1建立信息檔案，總經理辦公室和各部門信息管理員負責將分公司和本部門的有關信息及時分類存檔，分公司和各部門各項制度、重要通知、重要事件處理報告等文件還須打印存檔，信息管理員須能及時找到已存檔的有關信息。

　　5.3信息的使用

　　5.3.1為領導決策服務，即信息自下而上的傳遞，提供決策依據、素材;

　　5.3.2為貫徹分公司各部門日常經營管理事務服務，即信息自上而下的傳遞;

　　5.3.3為分公司各部門日常經營管理事務服務，由各個信息系統自行使用信息或上下傳遞;

　　5.3.4為分公司協調工作服務，即信息平行的傳遞;

　　5.3.5為特定的咨詢問題服務;

　　5.3.6為適應上級領導部門和有關部門需要服務;

　　5.3.7為公共關系目的服務。

　　6.信息的反饋

　　6.1建立信息反饋機制，評估信息管理效果、效率，改進信息管理作業。

　　6.2 分公司所有職員在接收到信息(內部及外部)之后，必須盡快給對方回復。

　　7.分公司內部網及互聯網使用權限規定

　　7.1總經理辦公室信息管理員統一為職能部門職員設置登錄分公司計算機的使用權限及OA帳戶。

　　7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號上分公司內部網，并對帳號嚴格保密，不得泄露給外界(他人)使用。

　　7.3各部門對上網帳號及密碼要嚴格管理，部門及職員的上網密碼應每月更換一次，如本部門有人員離職，應交接其在職時所有工作涉及的電子文檔，立即更換其在職期間所掌握的所有密碼，以確保信息安全。

　　7.4不得利用互聯網及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

　　7.5不得利用互聯網泄露分公司機密，查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息。

　　7.6使用電子郵箱時，應遵守互聯網國際慣例，不得向他人發送惡意的、挑釁的郵件;不得向其他企業或機構的發送分公司的知識產權、商業機密等保密信息。分公司信息管理員須定期對各帳號使用情況進行監控、檢查。

　　8.關于網上投訴的回復

　　8.1總經理辦公室信息管理員負責收集互聯網上的相關投訴。

　　8.2信息管理員須每日瀏覽之平管理外部網、部門網頁及其他相關網站，收集相關網上留言，轉發相關部門及分公司領導。

　　8.3投訴涉及各部門的內容由各部門進行回復，并發送部門領導審核;涉及分公司的投訴由總經理辦公室負責答復。

　　9.關于信息安全

　　9.1總經理辦公室信息管理員負責對整個分公司信息的管理，任何文字文件及電子文檔未經請示不得擅自刪除。

　　9.2分公司職員在使用自帶移動硬盤及U盤等存儲設備后，應及時清理移動存儲設備上的與分公司相關的信息，不得將帶有工作機密的U盤等借給他人使用。

　　9.3分公司職員使用筆記本電腦時，在將筆記本電腦帶離分公司時，應做好筆記本電腦內的分公司信息保密工作。

　　9.4分公司所有職員都有保護分公司信息安全的責任和義務，都應養成自覺保護分公司信息安全的習慣。

　　10.內部管理溝通渠道

　　10.1開放式辦公

　　分公司要求所有經理人員都必須主動敞開自己的辦公室大門，讓職員能夠走進他們的辦公室提出問題和意見，同時也要求所有的經理人員經常走出辦公室，關注下屬的想法和情緒。分公司提倡坦誠布公的交流，職員可以將自己的任何想法和疑問向經理提出，并不會應因此受到指責和批評。

　　10.2總經理約會

　　如職員需要與集團高層領導單獨面談，可以通過職員關系專員安排，保證在申請后正常工作日36小時內有答復，讓職員有機會走進高層領導的辦公室。

　　10.3職員關系專員

　　設立職員關系專員崗，接受和處理職員表達的想法、意見和建議，保證在正常工作日36小時內有答復，并為職員的身份保密。

　　10.4工作面談(轉正、調薪、崗位變動、工作評估、離職)

　　10.4.1新職員即將轉正時，職員的上司必須與職員進行轉正面談，了解職員加入分公司后的工作體會，給予職員試用期的工作評價，并明確告知職員轉正后的薪金級別。

　　如果有調薪和崗位變動發生，職員的上司應該及時與職員面談，解釋分公司的決定，傾聽職員的意見。

　　10.4.2進行工作評估和職業發展承諾時，職員的上司須與職員進行評估面談、職業發展面談，就職員的工作表現和潛力進行評估和反饋，并對職員今后的工作和職業發展提出建議。

　　10.4.3如果職員即將離開分公司，職員的上司須與職員進行離職面談，聆聽職員選擇離開的原因，同時，職員還可以申請與任何一位信任的職員進行離職面談。

　　10.5工作討論和會議

　　分公司的績效管理體系要求管理者在制定目標的時候傾聽團隊的意見，共同分享愿景。這樣的討論和工作會議要求在日常管理中持續不斷的進行。

　　10.6E-MAIL、OA、BBS

　　分公司有暢順的電子郵件系統，當面對面的交流不適合時，職員可以給任何人發送郵件，解決工作中的疑問和困惑。如職員有意見需要直接向執行總經理反映，可以在郵件系統中直接發送執行總經理。電子郵件應該簡潔明了，并應只發給真正需要聯系的人員。還可利用OA及OA系統中的BBS發表留言,但是發表的話題及留言一定要真實有效。

　　10.7職員申訴

　　職員申訴方式可采用面談和書面兩種形式，如選用書面方式，請職員務必在申述書上署名并附上聯系方式，以便申述能夠得到及時解決。如職員通過通道10.5反映情況，卻得不到直接主管認同的話，可以繼續向部門經理或更上一層反映。從解決問題的角度出發，鼓勵職員盡量使用10.1、10.2、10.4、10.5渠道，如職員認為有必要通過渠道10.3時，同樣也可以直接向執行總經理申訴。

　　10.8滿意度調查

　　分公司通過定期的不記名意見調查向職員征詢對分公司業務、管理等方面的意見，了解職員對工作環境的整體滿意程度，職員可完全憑自己的真實想法反饋而無須任何顧慮。

　　10.9分公司的信息發布渠道(分公司網站、視頻會議、業務簡報、公告板等)

　　分公司擁有內、外部網站，并有專人進行維護和更新，分公司有各種各樣的業務簡報，在重要的辦公通道還設置公告板等，讓職員方便、快捷的了解業界動態、分公司業務發展動態和重要事件、通知。

　　10.10職員意見箱

　　在分公司本部設置職員意見箱，意見箱的鑰匙直接放在執行總經理處或其授權人專管，方便職員任何時候都可以通過意見箱向分公司反饋信息。

　　10.11執行總經理個人網站或博客

　　職員可在分公司執行總經理的博客上發布信息，反饋意見或建議，執行總經理會定期給予回復。

　　11.相關操作表格

　　*Z-CQ11-01-F1《信息匯報表》

篇2：物業文件報批和信息傳遞程序管理規定

　　物業文件報批和信息傳遞程序管理規定

　　1、目的：

　　為規范文件報批和信息傳遞流程，減少管理失誤，提高效率。

　　2、適用范圍：

　　****（顧問項目）管理處

　　3、職責：

　　信息資料員負責管理處的信息收集、匯總工作。

　　4、方法和過程控制：

　　4.1文件報批流程

　　4.1.1關于報批部門

　　4.1.1.1各種重要信息的報送部門、電腦采購的審批部門為上級領導審批。

　　4.1.1.2人事、行政類文件、員工活動的報批部門為綜合管理部；

　　4.1.1.3經營管理類文件的報批部門為管理處經理；

　　4.1.1.4財務管理類文件及各種收費標準的報批部門為財務部。

　　4.1.2報批程序

　　4.1.2.1由單一部門審批的文件，由報批部門直接報相應審批部門審批；

　　4.1.2.2需由多個部門審批或業務部門不能確定由哪一部門審批的文件報經理審批，由經理綜合協調負責轉發相關部門（人員）和跟蹤。

　　4.1.2.3報批文件只能使用單一收件人（可抄送相關人員）。

　　4.1.2.4發件人以收件人為跟蹤對象，收件人負責文件的審批跟蹤。

　　4.1.2.5文件須有簽署人。

　　4.1.3各部門在執行過程中可將意見及時反饋給經理。

　　4.2信息傳遞管理制度

　　4.2.1各部門人員應保持開放心態，及時、準確地將信息在內部發布或傳遞給相應部門。

　　4.2.2各部門主管是本部門信息工作的第一責任人，全權負責本部門的信息管理工作。

　　4.2.3各部門之間及部門內部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經證實的加入個人主觀臆測的信息，對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應責任，嚴重者將移交司法機關處理。

　　4.2.4員工應樹立高度的保密意識，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無關人員泄露。

　　4.2.5各部門須在每月月末最后一天下班前（遇節假日向前順延）將本部門《月度工作計劃表》和《月度工作完成情況表》上交經理審核、顧問審批及打印張貼；各部門須在每周五前將本部門的《周信息報》上交經理審核、顧問審批及打印張貼；如入伙、裝修、各類公司定義的專項工作負責人需每天填報《專項工作日報》，并于每日下班前提交經理審核、顧問審批后交信息管理員收檔；各部門應及時將本部門各類管理信息、突發事件、顧客投訴、重要會議或活動信息，按規定要求發送給相關領導或總公司相關部門，其中重大、突發事件，在事發生后1小時內上報經理或有關領導，所采取措施應在三天之內上報。

　　4.2.6各部門人員向其他部門發送郵件或文件必需抄送本部門主管，否則將視為重大的違反公司規定處理。

　　4.2.7各部門對上網帳號及密碼要嚴格管理，部門及職員的上網密碼應每月更換一次，如本部門有人員離職，應立即更換其在職期間所掌握的所有密碼，以確保信息安全。

　　4.2.8不得利用INTERNET及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

　　4.2.9不得利用互聯網泄露公司機密，查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息，對違反此規定的行為，公司將做嚴肅處理。

　　4.2.10操作時，應遵守INTERNET國際慣例，不得向他人發送惡意的、挑釁的郵件，不得隨意向不認識的企業或機構的信箱發送商業廣告。

　　4.2.11不得利用INTERNET從事私人工作，綜合管理部將定期對各帳號使用情況進行監控、檢查。

篇3：物業顧問項目信息傳遞管理規定

　　物業顧問項目信息傳遞管理規定

　　1.目的

　　為規范管理處信息收集、分析及反饋流程，提高信息對管理處經營管理應用水平。

　　2.范圍

　　****物業管理處

　　3.職責

　　3.1綜合管理部：負責管理處信息管理工作的整體規劃及指導、監督及信息流程的制定，所有管理處相關經營和管理信息的整合、收集、傳遞、跟蹤及監督工作；

　　3.2部門主管：負責部門內業務信息的流轉、管理和處理，根據職能指定專人對信息進行分析、反饋工作；

　　3.3全體員工：對個人涉及到的管理處相關信息均有收集、傳遞、反饋和按規定保密的義務，對信息在流程中出現任何問題，有權及時反映或提出合理化建議。

　　4.方法及過程控制

　　4.1各部門應保持開放心態，及時、準確地將信息傳遞給管理處相應部門和人員；

　　4.2各部門之間及部門內部應以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經證實地加入個人主觀臆測的信息，對以非正常方式傳播信息對管理處造成不良影響的人員，管理處將追究其相應責任；

　　4.3管理處員工應樹立高度的保密意識，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控信息向無關人員泄露；

　　4.4綜合管理部負責通過各種媒體收集、發布有關物業管理行業信息及管理處的內部管理信息，并有針對性地進行深入分析；

　　4.5綜合管理部負責接收、轉發與地產及其他外部往來的信息和文件，及時傳遞給相關領導及責任部門（人），并負責有關工作的落實、反饋；

　　4.6管理處各部門負責收集來自客戶的投訴、建議、需求等信息，負責本部門日常管理過程中的經驗、舉措等管理信息的搜集、報送；

　　4.7各部門各類管理信息、突發事件、顧客投訴、重要會議或活動信息，按規定要求及時報送給管理處相關領導或職能部門；

　　4.8各部門對發生的重大、突發事件信息，在事發后半小時內上報綜合管理部或經理，所采取措施及處理情況應在三天之內匯報；

　　4.9各部門須在每月30日前匯總本部門當月工作完成情況和下月工作計劃，報管理處綜合管理部。綜合管理部須在每月30日前制定管理處下月工作計劃；

　　4.10綜合管理部負責對各部門反映的問題，及各部門需要管理處或其他部門協調解決的問題的處理情況進行跟蹤，并將結果及時反饋給相關領導及部門；

　　4.11各部門須在每年12月30日前匯總部門本年度工作完成情況，制定下年度工作計劃，報管理處綜合管理部。綜合管理部在每年1月20日前制定管理處年度工作計劃。