物業公司程序文件之信息傳遞管理程序

　　1.目的

　　規范公司信息傳遞流程，加強信息管理，充分發揮信息管理工作在企業經營管理中的作用。

　　2.范圍

　　適用于公司范圍內信息管理工作的全過程。

　　3.職責

　　3.1總經理辦公室為公司信息管理工作的主管部門，負責公司所有相關信息的收集、整合、傳遞、跟蹤及分析工作。

　　3.2各部門經理是本部門信息管理工作第一責任人，對本部門信息管理工作的有效性、及時性、準確性負責。

　　3.3各部門指定專人擔任信息員，負責本部門各項日常信息管理工作。

　　4.方法和過程控制

　　4.1信息的收集

　　4.1.1 總經理辦公室應充分利用互聯網、媒體、政府機關、行業協會、**集團及集團內其它企業等渠道，建立并不斷完善公司的信息收集系統。

　　4.1.2總經理辦公室負責收集以下信息：

　　A.物業管理和企業經營的相關法律、法規；政府、主管部門、行業協會的通知、通告、指令及信息等；

　　B.房地產、物業管理行業的新聞、動態、信息等；

　　C.公司內部的管理信息、突發事件、重要會議及活動信息等；

　　D.新聞媒介對本公司、**地產、集團總部及集團內其它企業的報道；

　　E.與經營管理相關的信息和資訊，如相關產品和服務信息、先進的管理經驗等；

　　F.**集團總部、**地產公司及集團內其他公司的有關信息。

　　4.1.3公司各部門負責收集以下信息：

　　A.公司其他部門發送的各類工作信息；

　　B.來自顧客的投訴、建議、需求等信息；

　　C.其他部門的日常管理經驗和舉措；

　　D.與本部門相關的政府及行業信息；

　　E.部門的管理信息、緊急事件、重要會議及活動等。

　　4.2公司內部信息的傳遞

　　4.2.1 每月2日和17日PM17：30前，各部門應將上一期的日常信息，填入《業務（職能）部門信息半月報》并上載到內部信息網（如遇休息日或節假日，報送時限順延）。半月報的信息區間為每月1日至15日為上半月，每月16日至月底為下半月；

　　4.2.2 每月1日前制定本部門月工作計劃，并將上月工作完成情況在月工作計劃表中體現，上載到內部信息網相應欄目；

　　4.2.3 部門級重要會議應在會議結束后3個工作日內完成《會議紀要》，通過郵件形式發送公司總經理辦公室；

　　4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理報告》，并在公司內部網頁相應欄目內發布；

　　4.2.5公司及各職能部門現行制度所要求即時報送并處理的各類信息，如突發事件、重大投訴等，由各部門按照相關制度或體系文件要求的格式和時限以郵件形式主報歸口部門并抄報總經理辦公室；

　　4.2.6各部門發生突發事件除按上述要求處理外，還應在事發后1小時內知會總經理辦公室和相關領導，報送形式不限。同時每隔3-5天將處理過程和結果反饋總經理辦公室和相關領導，直至問題處理完畢；

　　4.2.7信息員若不能確定信息報送部門，重要性較高的信息，工作時間發生的應在發生當日，非工作時間發生的應在事件發生后1個工作日內以《信息快報》的形式上報總經理辦公室；

　　4.2.8各部門《信息半月報》和《信息快報》的內容原則上不應重復；

　　4.2.9向公司全體發送的信息，可在內部信息網的網上公告欄目發布，原則上此類信息不再用OUTLOOK形式發送，以提高工作效率；

　　4.2.10重要信息必須通過郵件形式按限定級別發送，不得通過信息網絡發

　　4.2.11各部門應定期對本部門網頁內容進行更新和維護，強化內部網的使用效率；

　　4.2.12職能部門在內部信息網發布的需下發到各部門的信息，應注明傳送級別，由各部門信息員根據要求采取打印、張貼、傳閱或會議等形式傳達到部門內相應級別，未附傳送級別的信息視為要求傳達到全體員工；

　　4.2.13各部門如需職能部門協助完成某項工作，應同時將郵件抄送對方部門經理或業務主管，否則將視為無效信息。

　　4.3公司信息的傳遞

　　4.3.1總經理辦公室每月3日和18日負責匯總公司半月工作信息，完成公司《物業管理半月報》的編輯和上載，報送集團物業管理部，抄報集團辦公室、設計工程部和**地產公司；

　　4.3.2若公司發生重大事件，總經理辦公室應在事件

發生后兩個工作日內編輯公司《物業信息快報》，報送集團物業管理部及地產公司。且在事件發生后及時將處理情況報送集團相關領導和職能部門，并跟蹤事件進展，直至問題妥善處理完畢；

　　4.3.3公司級會議由總經理辦公室在會議結束后三個工作日內完成會議紀要，并傳遞至相關人員；

　　4.3.4除在固定時間向集團和地產公司報送固定欄目信息外，總經理辦公室還應及時將公司各類重要管理信息、重要人事變動、活動信息等及時報送集團相關部門和地產公司。

　　4.4 信息的分析和處理

　　4.4.1各部門上報的信息，由各信息歸口的職能部門負責整合、分析、處理或反饋；

　　4.4.2沒有明確信息歸口部門的信息，由總經理辦公室負責整合、分析、處理或反饋；

　　4.4.3各負責信息分析處理的部門應視具體信息內容，知會公司領導并及時就相關事件、部門或個人提出適時處理意見。

　　4.5信息管理制度

　　4.5.1各部門應嚴格執行公司有關信息管理的操作流程，以確保公司整個信息系統的正常有效運作。

　　4.5.2各部門應結合本部門的具體情況，制定包括部門內部收集、傳遞、發布等工作流程的信息管理制度，明確各相關崗位對本部門信息管理工作應負的責任，確保部門各項信息管理工作的順利開展。

　　4.5.3各部門信息員崗位若發生變動，必須及時通報總經理辦公室，并完善各項交接手續，前任信息員或總經理辦公室應對新信息員進行必要的培訓，以保證信息管理工作的連續性?？偨浝磙k公室應制作并不斷修訂完善《內部網網頁制作教材》，以幫助各部門信息員掌握信息網的各項操作。

　　4.5.4各部門應保持開放心態，及時、準確地發布或傳遞各類信息，公司賦予各部門信息員越過直屬上級或部門經理直接向公司信息主管部門報送信息的權力，各部門不得用任何方法限制或阻撓信息員正常的信息報送工作，對因信息報送不及時或漏報造成嚴重后果的，將追究信息員的責任。

　　4.5.5各部門信息員須對各類信息及時進行跟蹤反饋，信息跟蹤反饋工作應貫穿事件處理的全過程，直至事件處理完成后關閉，以保證所有問題都能夠得到實時有效地解決。

　　4.5.6信息傳遞專用郵箱及帳號僅供工作使用，不得用于任何私人目的，損害公司利益，不得向他人發送惡意的、挑釁的郵件，不得隨意向不認識的企業或機構的信箱發送商業廣告。

　　4.5.7網絡使用人員應嚴格遵守INTERNET國際慣例，遵守國家有關網絡使用法律規定和公司網絡及郵件使用的相關規定，對于違反上述規定對公司造成損失的將追究相關人員的責任。

　　5、質量記錄表格

　　**WY5.5.3-Z02-F1《工作計劃安排表》

篇2：物業文件報批和信息傳遞程序管理規定

　　物業文件報批和信息傳遞程序管理規定

　　1、目的：

　　為規范文件報批和信息傳遞流程，減少管理失誤，提高效率。

　　2、適用范圍：

　　****（顧問項目）管理處

　　3、職責：

　　信息資料員負責管理處的信息收集、匯總工作。

　　4、方法和過程控制：

　　4.1文件報批流程

　　4.1.1關于報批部門

　　4.1.1.1各種重要信息的報送部門、電腦采購的審批部門為上級領導審批。

　　4.1.1.2人事、行政類文件、員工活動的報批部門為綜合管理部；

　　4.1.1.3經營管理類文件的報批部門為管理處經理；

　　4.1.1.4財務管理類文件及各種收費標準的報批部門為財務部。

　　4.1.2報批程序

　　4.1.2.1由單一部門審批的文件，由報批部門直接報相應審批部門審批；

　　4.1.2.2需由多個部門審批或業務部門不能確定由哪一部門審批的文件報經理審批，由經理綜合協調負責轉發相關部門（人員）和跟蹤。

　　4.1.2.3報批文件只能使用單一收件人（可抄送相關人員）。

　　4.1.2.4發件人以收件人為跟蹤對象，收件人負責文件的審批跟蹤。

　　4.1.2.5文件須有簽署人。

　　4.1.3各部門在執行過程中可將意見及時反饋給經理。

　　4.2信息傳遞管理制度

　　4.2.1各部門人員應保持開放心態，及時、準確地將信息在內部發布或傳遞給相應部門。

　　4.2.2各部門主管是本部門信息工作的第一責任人，全權負責本部門的信息管理工作。

　　4.2.3各部門之間及部門內部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經證實的加入個人主觀臆測的信息，對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應責任，嚴重者將移交司法機關處理。

　　4.2.4員工應樹立高度的保密意識，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無關人員泄露。

　　4.2.5各部門須在每月月末最后一天下班前（遇節假日向前順延）將本部門《月度工作計劃表》和《月度工作完成情況表》上交經理審核、顧問審批及打印張貼；各部門須在每周五前將本部門的《周信息報》上交經理審核、顧問審批及打印張貼；如入伙、裝修、各類公司定義的專項工作負責人需每天填報《專項工作日報》，并于每日下班前提交經理審核、顧問審批后交信息管理員收檔；各部門應及時將本部門各類管理信息、突發事件、顧客投訴、重要會議或活動信息，按規定要求發送給相關領導或總公司相關部門，其中重大、突發事件，在事發生后1小時內上報經理或有關領導，所采取措施應在三天之內上報。

　　4.2.6各部門人員向其他部門發送郵件或文件必需抄送本部門主管，否則將視為重大的違反公司規定處理。

　　4.2.7各部門對上網帳號及密碼要嚴格管理，部門及職員的上網密碼應每月更換一次，如本部門有人員離職，應立即更換其在職期間所掌握的所有密碼，以確保信息安全。

　　4.2.8不得利用INTERNET及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

　　4.2.9不得利用互聯網泄露公司機密，查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息，對違反此規定的行為，公司將做嚴肅處理。

　　4.2.10操作時，應遵守INTERNET國際慣例，不得向他人發送惡意的、挑釁的郵件，不得隨意向不認識的企業或機構的信箱發送商業廣告。

　　4.2.11不得利用INTERNET從事私人工作，綜合管理部將定期對各帳號使用情況進行監控、檢查。

篇3：物業程序文件:信息傳遞管理程序

　　物業程序文件：信息傳遞管理程序

　　1.目的

　　建立zz物業統一的信息管理標準，進一步規范衡量物業公司業務體系。

　　2. 適用范圍

　　本規定適用于公司各部門、各管理處信息傳遞管理。

　　3.定義

　　無

　　4.職責

　　各部門經理負責貫徹執行，由辦公室負責監督執行。

　　5.方法及過程控制

　　5.1公司各部門人員應保持開放心態，及時、準確地將信息傳遞給公司相應部門。

　　5.2各部門/管理處經理（負責人）是本部門信息工作的第一責任人，全權負責本部門/管理處的信息管理工作。各部門/管理處設一名信息員（可以兼職）。

　　5.3公司各部門/管理處之間及部門/管理處內部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經證實的加入個人主觀臆測的信息，對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應責任，嚴重者將移交司法機關處理。

　　5.4公司員工應樹立高度的保密意識，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無關人員泄露。

　　5.5定時編制并傳遞文件時間

　　5.5.1工作計劃：每月26日（遇公休日順延）由各管理處、各部門自行制定，并經項目、部門負責人審核后，傳遞辦公室匯總，待公司辦公室主任審批后知會地產公司相關部門或人員。

　　5.5.2物業管理信息周報：每周五由各管理處、各部門按照統一文本格式制作，并經項目、部門負責人審核后，傳遞行政事務辦公室匯總，品質管理部審核，公司總經理最終審核后發送地產公司和物業公司相關人員。

　　5.5.3物業管理月報：每月1次，每月3日報送；由各管理處、各部門按照統一文本格式制作，并經主管第一負責人審核后，傳遞辦公室，由辦公室發送至地產公司總辦和集團物業管理部。

　　5.5.4經營月報表：每月8日前（遇法定節假日，順延）；

　　5.5.5重大的質量事故、突發事件、顧客投訴須在一個工作日內通報。見《突發事件管理控制程序》、《顧客投訴處理程序》

　　5.6職能部門人員向其他部門發送郵件，需提前報送本部門經理（負責人）審批，否則將視為無效信息。

　　5.7關于公司內外文件的收發與網絡安全

　　5.7.1公司對內、對外發文都應有統一格式，公司對外發文需由總經理確認后方可發送。各部門在公司內部發文由部門經理確認后張貼、發送。

　　5.7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號和密碼上公司內部網,并對帳號嚴格保密，不得泄露給外界（他人）使用，對于因泄露帳號給公司造成損失的，視情節給予相應處理，直至追究相關法律責任。

　　5.7.3各部門對上網帳號及密碼要嚴格管理，部門及職員的上網密碼應定時更換，如本部門有人員離職，應立即更換其在職期間所掌握的所有密碼，以確保信息安全。

　　5.7.4不得利用INTERNET及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

　　5.7.5不得利用互聯網泄露公司機密，查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息，對違反此規定的行為，公司將做嚴肅處理。

　　5.7.6操作時，應遵守INTERNET國際慣例，不得向他人發送惡意的、挑釁的郵 件，不得隨意向不認識的企業或機構的信箱發送商業廣告。

　　5.7.7不得利用INTERNET從事私人工作，辦公室電腦人員將定期對各部門電腦使用情況進行監控、檢查。

　　5.8單據、合同的傳遞與督促

　　5.8.1單據、文件、合同的傳遞

　　各類單據、文件、合同，經總經理批復后,將批復件轉交指定人員取回。

　　5.8.2審批時限

　　審批人自接收后不超過2個工作日(物業公司范圍內)，完成審批。

　　5.8.3如審批人外出,可通過電話方式授權其他人員代簽意見，待審批人員外出歸來后補簽。

　　5.9關于公司內部網平臺

　　5.9.1公司內部網各部門信息由各部門/管理處信息管理員負責維護更新，整體維護由辦公室電腦管理員負責。

　　5.9.2內部網建立了正常的溝通渠道,即內部網論壇.不得利用公司網絡進行人身攻擊,否則后果自負。

　　5.9.3內部網各部門/管理處的信息需由各部門/管理讓經理確認后方可上傳發布。

　　5.10內部溝通辦法

　　5.10.1公司各項政策、制度、措施一般通過會議或文件的形式進行傳達，一般情況每二周召開經營管理業務會，每年年初召開年度工作會議，以及召開一些臨時會議。

　　5.10.2每月第一個整周的周六為總經理接待日，所反映問題由總經理落實有關部門妥善處理。

　　5.10.3各部門可采取例會、座談等方式進行內部溝通，傳達公司和部門政策，聽取各組意見。

　　5.10.4溝通時應耐心、禮貌傾聽員工意見，對員工的意見及困難予以重視并做好回復工作。

　　5.10.5減少浪費、節約成本。開源與節流，是公司在經營管理中并行不悖的兩種手段，公司歡迎員工提出增產節約的方法和節約費用開支的

建議。

　　5.10.6通過公司內部網平臺實現信息共享與內部溝通,總經理ONLINE板塊實現了員工與領導層的直接對話.暢所欲言板塊體現了溝通無極限.

　　5.10.7溝通的信息及內容：

　　a)正常信息，如工作情況、方針、目標、檢驗、檢測結果、顧客對產品質量投訴、內部審核與管理評審報告及體系運行的其他記錄；

　　b) 不符合信息；

　　c) 其他內部信息，如員工對于產品質量工作的建議等。

　　6支持性文件

　　無

　　7質量記錄表格

　　TJzzWY5.5.3-Z02-F1 《物業信息收集一覽表》