仁和物業行政管理規章制度：公文管理規定

　　三、公文管理規定

　　為規范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發處理工作，特制定本規定。

　　第一條 職責：

　　1. 總經理負責所有文件審批。

　　2. 行政人事部經理負責公司文件格式及內容的審核，用印管理。

　　3. 行政人事部主管負責公司文件格式及內容的審閱。

　　4. 行政人事部助理負責公司文件收發及歸檔。

　　5. 部門經理負責本部門文件的擬制與審核。

　　6. 管理處經理負責管理處文件復核。

　　7. 管理處客服助理負責管理處文件的打印及文號的管理工作。

　　第二條 程序要點

　　1. 公文格式

　　1.1 公文種類：

　　A) 按《國家行政公文處理辦法》有關規定要求，常用行政文書包括：命令、令，決定，公告、通告，通知，通報，議案，請示，批復，意見，函，會議紀要;

　　B) 根據物業管理特點，可引入以下文件類別：

　　--上行文：請示，報告，總結;

　　--下行文：批復，決定，通知，通告，通報;

　　--平行文：函，會議紀要。

　　1.2 文件標題：

　　A) 行政發文統一使用以上文件類別，字間距要適當，以清晰、美觀為原則;

　　B) 公司內部文件統一使用帶公司名稱的信箋紙打印(對外文件除外)。

　　C) 標題統一使用二號黑體字，放在公司名稱橫線以下，文號上方居中位置。

　　1.3 發文字號。簡稱文號，包括機關代字、年號和順序號三項內容：

　　A) 根據發文順序及發文時間對文件編號;

　　B) 物業管理公司文號作為以下統一規定：

　　--發文文號：

　　**(字)**發 [********] ***號

　　文件序號(每年由001開始編號)

　　發文日期，前四位為年份

　　公司代號

　　公司及管理處簡稱

　　如：仁和(字)物發[20**0930]016號，是指仁和物業管理有限公司20**年9月30日所發的公司第16個文件;國土(字)物管發[20**0506]026號，是指國土家園物業管理處20**年5月6日所發的管理處第26號文件。

　　C) 文號統一使用小4號楷體字，放在文件標題下一行的居中位置;

　　D) 公司文號由行政人事部助理統一管理，管理處文號由管理處服務助理統一管理;

　　E) 發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。

　　1.4 秘密等級和緊急程度，用來確定公文發送方式及辦理速度：

　　A) 普通文件不加注明;

　　B) 秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣;

　　C) 急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣;

　　D) 為示區別，一般用紅色字體進行標注，統一使用2號宋體字。

　　1.5 主送機關。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的機關：

　　A) 應放在文號下方，正文之上，專行頂格，結尾用“冒號”;

　　B) 主送機關不止一個時，要按其機關級別的高低、職權范圍大小依次排列，中間用“頓號”隔開;

　　C) 根據文件內容量，一般選擇使用4號或小4號楷體字。

　　1.6 正文是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

　　A) 正文文字一律至左而右橫排;

　　B) 要合理的劃分段落、正確使用標點符號，每段開頭空兩個字;

　　C) 正文字體與主送機關保持一致;

　　D)頁面設置采取統一格式：頁面距一般統一控制為2厘米，頁眉頁腳控制為1厘米。

　　1.7 附件通常指隨正文發出的補充說明材料：

　　A) 如果該文件有附件的，應在正文之下、機關落款的左上側，專行空兩格注明“附件：***”字樣;如果附件較多，還須編上序號1、2、3......末尾用分號，最后一個附件用句號結束;文件無附件的，無須注明;

　　B) 要寫明附件的全稱;

　　C) 附件字體與正文相同。

　　1.8 落款指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身份)署名：

　　A) 落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相當于書信中具名的位置;

　　B) 如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行“(此頁無正文)”字樣;

　　C) 落款字體與正文相同。

　　1.9 日期：

　　A) 一般應寫發文日期;

　　B) 會議通過的文件應寫會議通過的日期;

　　C) 重要的文件應寫簽發的日期;

　　D) 日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。

　　1.10蓋章是發文機關對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，一般情況下文件都應加蓋印章(單位經理署名除外)：

　　A) 蓋章應在公文打印校對完之后進行，由管理印章的工作人員經手并登記;

　　B) 印章應蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。

　　1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分，位于末頁下端，包括：抄送機關、印刷機關、印刷時間和印刷份數等內容：

　　A) 公文文尾與文件日期中間應有間隔，一般需用一直線分割以示區別;

　　B) 公文文尾字體與正文相同，另行頂格;

　　C) 抄送機關是協助或配合主送機關執行任務或需要知道文件內容的機關。對上級機關的抄送叫抄報。先寫抄報機關，再寫抄送機關;

　　D) 打印時間指打印的時間，打印機關和打印時間排在一行，通常用兩條黑色橫線夾住，與版頭搖相呼應;

　　E) 打印份數指的是打印的總份數，位于底線的偏右側位置。

　　2. 發文辦理。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發、裝訂、蓋印、發放等一系列工作：

　　2.1 交擬或擬議：經理將撰寫文書的任務和意圖明確具體交代給負責草擬文稿的具體部門或人員;

　　A) 擬稿人員接受任務后，對所要撰寫的文書進行醞釀和構思：

　　--深入領會意圖，掌握其精神實質;

　　--注意提煉觀點，選擇材料;

　　--安排文稿的結構、搭好文件的骨架;

　　--如果對原交擬意圖不清或需要有重大修正時，須征得交擬人同意，不可擅自作主。

　　2.2 撰寫和審核(正規文件須打印，一般情況下，有管理部或服務助理負責打印，擬稿人進行校對)：

　　A) 擬稿人在擬議得基礎上，按照擬議得設計撰寫文稿，撰寫時應注意：

　　--不與國家法律、法規相違背;

　　--把握各種文書的特點、規律和寫作方法;

　　--堅持觀點與材料相統一。

　　B) 交擬人對擬稿人的文件進行審核：

　　--審查文稿內容，看其主旨是否符合交擬原意，是否違法;

　　--所提的任務、措施或方法是否切實可行;

　　--所規定的步驟和期限是否恰當;

　　--主送和抄送單位規定的是否恰當;

　　--文字中的引語、事例、數字以及專用術語是否正確。

　　C) 行政人事部主管和管理處經理審核文件以下內容：

　　--文稿體式和格式是否完備、規范;

　　--所用文種和名義是否恰當;

　　--文件的密級和緊急程度是否恰當;

　　--文件表達是否通順、清晰、嚴密，符合標準的，附上《發文審批表》交擬稿部門簽署后報總經理審批;不符合的退回擬稿部門。

　　2.3 簽發：總經理對簽發的文件負有完全責任，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是的擬寫批語。同意簽發的，注明“同意發文”字樣后按正常手續辦理;不同意的寫出具體意見返還行政人事部或管理處重新撰寫。

　　2.4 蓋章和發放：

　　A) 蓋章部門管理人員依據總經理簽準的意見加?。?/p>

　　--總經理未簽準的公文一律不能蓋章;

　　--蓋章的份數嚴格按照文件要求印發的份數要求蓋章;

　　--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);

　　--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

　　B) 發放。發放(裝封和發送)工作要迅速、準確、安全：

　　--發文登記：由文件管理人員將要發放的文件進行登記后，依據發放范圍(包括：主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《發放記錄》;

　　--采用快捷方式發放文件，并落實收到情況;

　　--將發放情況記錄在《發放記錄》中;

　　--次年2月底將當年的《發放記錄》與所發文件底稿移交檔案室保管;

　　--重要文件接收方需簽收。

　　3. 收文辦理。一般包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。

　　3.1 收拆指文書的收進和拆封：

　　A) 公司行政人事部或管理處客戶服務部為收拆工作的主要部門;

　　B) 凡封套上寫明給本機關或管理部收訖的文件由管理部拆封;寫明由管理處或客戶服務部收訖的由客戶服務部拆封;寫明為具體部門或具體人收訖的信，由收信部門/人拆封，拆封時應注意：

　　--檢查信封內文件是否齊全，發現問題，要做出必要的記載和及時處理;

　　--取凈封內文件及附件，注意保持信封和文件的完好;

　　--急件拆封后要立即登記分送，密件一般交由部門主管拆信。

　　3.2 登記：

　　A) 凡重要、保密、有指導意義、要求承辦、需要辦復、有保存和查考價值、使用期限長的公文，都要登記;

　　B) 以下文件無須進行登記：

　　--各種無機密性的出版物

　　--一般性的簡報、資料;

　　--告之性的廣告;

　　--事務性的便函等。

　　C) 文書管理人員將文件登記在《收文記錄》內。

　　第三條 相關文件與記錄

　　《發放記錄》

　　《收文記錄》

　　《發文審批表》

篇2：公司公文管理規定（7）

>　　公司的公文管理規定(七)

　　第一條 本公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。

　　第二條 本公司公文，實行統一管理。公文的管理，要做到規范、準確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。

　　1. 各部室、各單位及各有關人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。

　　2. 公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

　　第三條 文件機密級數，由發文單位的主管領導根據文件內容確定。

　　第四條 公司發文的程序為：擬搞、審核(部門領導)、簽發(公司領導)打印、發文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

　　第五條 公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。

　　第六條 草擬公文應注意以下事項：

　　(一)內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。

　　(二)反映情況要客觀，實事求是。

　　(三)文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規范。

　　(四)人、地、物名、引文及時間要具體、準確。

　　第七條 各級領導對送來的公文要及時閱批，急件的，當天批復;一般文件的，三天內批復。

　　第八條 各級領導閱、批公文應仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。

　　第九條 公司所有發文，發文單位應有存檔，并將文件原稿(經領導簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領導指示的，還應附批復件。

　　第十條 收文由總裁辦公室統一負責?？偛棉k收文后，應先做好歸類、登記，然后根據文件的內容，分送有關領導閱示。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。

　　第十一條 所有文件發放，一定要有登記、簽收手續。

　　第十二條 公司發文，一定要由公司辦統一編號：

　　(一)以公司名義對外發文，一律×××字(××年)××號;

　　(二)公司黨委發文，用××黨字(××年)××號;

　　(三)以工會、共青團、婦聯名義發文，用××政字(××年)××號;

　　(四)公司監事會發文，用××監字(××年)××號;

　　(五)董事局發文，用××董字(××年)××號;

　　(六)董事局委員會發文，用××董×字(××年××號;

　　(七)董事局委員會所屬機構發文，用××董××字(××年)××號;

　　(八)其他管理部門的發文，用×××字(××年)××號。

　　第十三條 董事會機構及經營管理部門除經對方同意，一般不對外發文。

　　第十四條 紅頭文件，只適用于需遵照執行的制度、規定、決定、決議、紀要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發。

篇3：人民醫院公文管理規定

　　人民醫院公文管理規定

　　一、由外單位寄（送）我院的行政公務文件、信函、材料等，由辦公室簽收、拆封，并將公文分類、登記。

　　二、簽收登記后，凡行政事務性文件，按文件要求，由辦公室主任分批，送院領導閱批。一般性文書，如信息、簡訊、通報等，由文秘人員整理，定期送院領導閱批。

　　三、實行閱文、借文簽字手續。

　　四、各部門不論從何種途徑接到院外來文，都應送辦公室統一登記，按收文處理程序辦理。

　　五、上報下發的公文，凡屬職能部門工作范圍之內的，均由各職能部門起草，屬綜合性、全局性或院長交辦的由院辦公室草擬。

　　六、公文處理完畢，須將文件及時交回辦公室，進行保存。