**工程有限公司檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為了規范和嚴肅公司檔案管理，根據國家檔案法有關規定結合公司的具體情況，制定本規章制度。

　　第二條檔案工作的宗旨：收集齊全、及時歸檔、完好保存，方便利用。

　　第三條檔案管理的基本原則及要求：

　　一、歸檔原則

　　1．集中保管：公司各檔案材料由辦公室集中保管。

　　2．主動上交和積極催收相結合：各部門主動上交和辦公室主動催收相結合。

　　3．詳細登記：各部門將原文或其他各種介質的預歸材料整理完好，4．標5．著清楚，6．以便分類歸檔。

　　二、交接原則

　　員工離職或請假超過15個工作日，當事人必須主動將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。檔案材料有損壞或缺失的，根據檔案材料的重要性，每損壞或缺失一份，在考核結果中對相關責任人進行責任處理；

　　檔案材料交接單是員工辦理離職或請假時必須具備的文件，沒有合法的檔案材料交接單，公司不予辦理相關手續。（檔案交接單見附表六）

　　第四條檔案管理的組織機構及責任劃分

　　檔案管理實行集中管理。

　　辦公室集中統一管理，各部門負責部門檔案工作，維護檔案的完整與安全。

　　一、辦公室

　　辦公室全面負責公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責包括：

　　收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。

　　檔案材料的保管和銷毀；

　　檔案材料的借閱、催還；

　　指導部門檔案管理人員的工作；

　　領導交辦的其他檔案管理工作。

　　二、部門檔案管理人員

　　各部門應指定專人負責本部門的檔案管理工作。

　　部門檔案管理人員在辦公室的業務指導下，負責本部門檔案材料的具體管理工作。其主要職責見附件一、部門檔案管理人員職責。

　　第五條檔案管理分類

　　對檔案的管理，按照載體分為紙質檔案、聲像檔案。

　　第二章紙質檔案管理

　　第六條紙質檔案的內容

　　紙質檔案指一切以紙質形式存在的檔案資料，對應于聲像檔案資料。

　　第七條檔案的收集

　　檔案的收集按照以下兩種情況執行：

　　1、需要經辦公室流轉的文件資料收集，正式文件一經產生，在流出辦公室之前，先交辦公室歸檔（具體見“發文管理辦法”和“收文管理辦法”）。

　　2、公司各部門在工作中形成后，不需要行文，不經辦公室流轉文件、檔案（如工程圖紙、技術資料等）的收集，采到以下辦法收集：

　　事先登記

　　A.部門在每年制定工作計劃時均要同B.時注明各項任務要產生的檔案目錄清單，C.并不D.得出現明顯漏報，E.在制定完工作計劃3天內必須報送辦公室，F.辦公室秘書根據部門上報的情況，G.結合以往工程或工作情況和歷史經驗，H.編制當年各部門應該上交的檔案材料目錄并確定上交時間，I.下發各部門執行；

　　J.公司各項目部在項目竣工驗收結束后2個月之內上交檔案材料；

　　K.對于公司部門會議文件，L.各部門在召開會議前須到辦公室申請會議室借用登記，M.辦公室按照登記向相關部門催收會議文件。辦公室秘書根據會議登記表向各部門催收文件；

　　事后查收

　　辦公室秘書根據各部門上報的檔案目錄清單和既定時間，及時向相關部門催收檔案；

　　各部門須嚴格按規定主動、及時向辦公室上交檔案材料；

　　對不按要求及時提交資料或提交資料不齊全的，除要求限時補齊外，根據資料重要性，在考核結果中對相關部門經理進行責任處理；

　　對于辦公室秘書催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核結果中對辦公室秘書進行責任處理。

　　第八條檔案的立卷、整理和歸檔，具體見附件二，“檔案資料立卷歸檔規則”。

　　第三章聲像檔案管理

　　第九條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、光盤和文字說明兩部分組成。

　　第十條 聲像檔案資料的收集

　　一、收集范圍

　　反映公司主要職能活動，業務、工程等工作成果和存在問題的聲像資料；

　　各級領導人參加的與公司有關的重大活動的聲像資料；

　　公司有關人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的聲像資料；

　　其它單位形成的與公司有關的重要聲像資料；

　　其它具有保存價值的聲像資料。

　　二、收集方法及要求

　　事先確認

　　制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(合底片)的部門和人員，在借用聲像器材時，經辦人認真填寫《聲像器材借用申請表》，詳細說明本次制作所要形成的聲像檔案所制作的內容，數量和質量要求，完成時間。（見附表八、聲像器材借用申請表）

　　嚴格審核

　　經辦人經部門經理審核后，交辦公室主任審批后，辦公室即轉交《聲像器材借用申請表》至辦公室秘書，辦公室秘書登記后借出器材；

　　積極催收、嚴格檢查、驗收

　　對到期未及時交還器材并同時上交所制作的聲像檔案的，辦公室秘書積極催收。

　　辦公室原則上只接收原版、原件。

　　經辦人按規定上交的歸還器材時，必須同時上交制作的聲像檔案資料及其它載體形態的檔案，凡涉及公司重大事件的，相關部門和人員應向辦公室報送目錄和必要的文字說明。

　　辦公室秘書嚴格按規定檢查經辦人員上交的聲像資料，聲像資料要齊全，文字說明內容要真實；底片、原件與影像、復制品要相符。

　　如果因特殊原因未能按規定提交聲像資料，除非經部門經理、辦公室主任審核，總經理審批，否則視為私用公司財物，其形成費用不予報銷，在考核結果中對相關責任人進行處理。

　　第十一條 聲像檔案的整理和保管（見附件三、聲像檔案整理、保管規則）

　　第四章檔案查借閱管理制度

　　第十二條 公司員工可以根據公司確定的查閱權限，查閱有關文件。

　　第十三條 由辦公室秘書按相應的查閱權限原則上執行，如需越權查閱，需上一級主管領導批準。

序號	職位	查閱權限 （A級—絕密，B級—機密，C級—秘密，D級—公開）
1	董事長、總經理	A、B、C、D級文件資料
2	公司高層管理人員	B級（含）以下文件資料
3	部門經理	C級（含）以下文件資料
4	一般員工	D級文件資料

　　A級文件(絕密)：指最重要的公司秘密，一旦泄露會使公司權益受到重大損害的文件資料，包括：財務分析報告、工程決算材料；合同、協議文本；對高層管理者的考核報告、評議等；對工資分配方案及所屬文件；涉及項目成本、利潤的報告或論證材料；如投資計劃與分析、項目可研報告等；公司尚未實施或正在實施的經營戰略決策、公司項目技術的核心資料；公司其它認為應列入絕密范疇內的文件資料及聲像材料。

　　B級文件(機密)：指重要的公司文件，一旦泄露會使公司權益受到損害的文件資料，包括：公司注冊及相關文件；技術資料、工程建設的重要圖紙；立項報告、業務進度分析報告；各種末正式批復或采取的計劃、方案；涉及公司尚未公開或不宜公開情報的來往文書，政府部門對公司的處罰決定等；公司其它認為應列入機密范疇內的文件材料及聲像材料。如經濟糾紛、工程招投標文件等。

　　C級文件(秘密)，包括：各種證明材料；工程方面的洽商等；公司其它應列為秘密的文件資料及聲像材料，如給領導的函件、竣工圖、竣工資料等。

　　D級文件(普通)：指一般性的，可以提供給所有的員工查考利用的文件資料，包括：

　　平時各種工作條例、規章制度；一般業務工作來往文件(不涉及絕密、機密的文件)；各類一般性的請示、通知、會議紀要，簡報、情況反映等；行政管理工作的計劃、總結、報告；一般性的月、季工作計劃與總結報告；有關干部任免、調配、定級等的文件；財產、物資、檔案等各類行政交接手續憑證，其它。

　　查(借)閱檔案（包括資料、文件、光盤）必須在檔案查（借）閱登記簿登記后方可查（借）閱；

　　密級檔案在辦公室查閱，不能帶出，必須帶出辦公室查閱的，需辦公室主任審核報總經理簽字才可。

　　第十四條 檔案原件一般不外借，如必須借閱，一般檔案時間不超過十天，密級檔案不超過一星期。并且必須得到辦公室主任審批并辦理相關手續（見附表二）。

　　第十五條 借閱檔案的人必須愛護檔案，要保護檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、裁減、抽取、拆散、摘抄、復印、攝影、轉借或損壞。

　　第十六條 借檔人確因工作原因需要打印、復印、摘抄文件，須經辦公室主任批準并辦理相關手續。（見附表四）并由辦公室秘書負責打印、復印。但須進行技術處理，保證復印件與原件有明顯的區別，并且只復印文件上相關的部分，其他與其查閱無關的內容在復印時必須進行遮蔽處理；

　　第十七條 借用的檔案，當事人必須在規定時間歸還辦公室；如確需延期，當事人必須提前一個工作日辦理續借手續（見附表三）。否則視為無故不及時歸還，在考核結果中對責任人進行責任處理。

　　第十八條 借閱檔案交還時，必須當面點交清除，與發現遺失或損壞，應立即報告領導，并根據文件性質、損壞程度在考核結果中對責任人進行處理。

　　第十九條 外部合作單位查閱檔案，應持有單位介紹信，并經總經理批準后方能查閱，但不能將檔案帶離辦公室。

　　第二十條 外部合作單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的資料要進行審查、簽章。

篇2：集團公司檔案管理辦法

　　集團公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強EE公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。

　　第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　第四條EE公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機關文件材料應歸檔的有。

　　(一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料;

　　(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

　　(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應歸檔的有。

　　(一)公司頒發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;

　　(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

　　(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;

　　(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

　　(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

　　第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

　　第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。

　　2 適用范圍

　　本標準適用于公司文書檔案管理。

　　3 術語和定義

　　文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。

　　4 管理職責

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。

　　4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。

　　5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。

　　5.4.文書檔案的統計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。

　　5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。

　　5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。