1.目的
對公司所有的文件和資料進行控制，確保相關部門和人員能夠得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。
2.適用范圍
本程序適用于與公司有關的所有文件與資料。
3.職責
3.1總經辦是文件與資料控制的管理部門。
3.2各部門負責相關文件的編制和對接收之文件與資料的保管與維護及其使用前的培訓。
4.定義
4.1受控文件：維持本公司質量管理體系運作，相關部門必須遵照執行的文件。受控文件在發放之前由總經辦蓋"受控"章識別，發放和回收時均應辦理登記手續。
4.1.1用于指導本公司質量體系運行及操作的指導性文件，分四級：
a.一級文件：質量手冊;
b.二級文件：程序文件;
c.三級文件：作業文件(作業規程、檢驗標準、管理辦法、責權利書等);
d.四級文件：質量記錄格式。
4.1.2外來文件：包括行業、地區、國家、國際標準;客戶提供的技術文件、圖紙;國家頒布的有關政策、法規。
4.2非受控文件:質量文件的參考資料或與產品品質無直接關系的文件。分發及回收時辦理登記手續，修訂時可不作版本控制，廢止后按規定回收銷毀。
a.部門管理文件;
b.公司級管理文件：內容涉及多個部門，需由多個部門協調配合才能完成某項業務并以公司名義發出的文件。
5.工作程序(附流程圖)
5.1文件與資料的編制、批準
5.1.1質量手冊和程序文件由總經理指派專人編制，其它文件與資料由各相關職能部門編制。
5.1.2文件與資料審批：
文件類型文件名稱初審核準
受控文件質量手冊、程序文件管理者代表總經理
作業文件、質量記錄部門主管管理者代表
非受控文件部門管理文件部門主管總經辦
公司級管理文件總經辦總經理
5.2文件與資料的編號、版本號、修改狀態號規則
5.2.1文件版本號用大寫英文字母A、B、C......依次排序。
5.2.2文件修改狀態號用阿拉伯數字0、1、2、3......表示。
5.2.3文件與資料編號規則：
質量手冊：
S-QM-**
流水號
質量手冊代號
公司代號
程序文件：
S-QP-**
流水號
程序文件代號
公司代號
作業文件：
S QW **
流水號
作業文件代號
質量記錄:
AA--BB -- **
流水號
崗位編號
部門編號
其它文件與資料:
S- AA- BB- **-CC
流水號
年度末二位數
崗位編號
部門編號
公司代號
部門編號：
總經辦01業務部02設計部03財務部04人事行政部05
企管部06公宣部07電腦部08設備部09發展計劃部10
質管部11工廠部12綢莊部30
5.3文件與資料的發布
5.3.1經批準的質量手冊、程序文件、作業文件、質量記錄表統一由文控員編目，并負責填制"受控文件清單"，報管理者代表審批發放。
5.3.2部門內部管理文件發放前，必須報總經理備案。
5.3.3所有經批準的文件與資料均由文控員負責發放，并必須在"文件收發登記表"上簽字。
5.3.4發放的受控文件在封面蓋"受控"章。
5.4文件與資料的修改和作廢
5.4.1每年年底對質量手冊、程序文件、作業文件的有效性進行評審，必要時可以作出修改。
5.4.2文件的修改，由申請修改的部門填寫"文件修訂申請表"，報總經辦核準批，轉相關職能部門草擬修訂內容，遞交原審批部門負責人審批。
5.4.3形成文件的基本條件發生重大變化，因而需進行大幅度修改時，由原編制部門進行換版，原文件收回作廢。
5.4.4經審批后的"文件修訂申請表"由總經辦保存，并執行5.3。
5.5文件與資料的存檔、銷毀。
5.5.1已發行的文件與資料的原稿(正本)，均由文控員列冊存檔，保存的原版文件加蓋"原版文件"章。
5.5.來源自 物業經理人
2各類表單、記錄由相關部門或指定人員按規定保存期限存檔，保存期終止時交文控員按規定程序銷毀。
5.5.3現場使用的文件可置于現場，非現場使用的文件由使用部門集中保管。
5.5.4已作廢的文件和資料由總經辦文控員負責收回，收回的失效文件需加蓋"作廢"章。
5.5.5收回的失效文件資料和過期表單、記錄積存時間已達到銷毀時限的規定時，由文控員填寫"文件記錄銷毀申請單"，經管理者代表批準后按規定程序銷毀。
5.6文件與資料的使用和更新
5.6.1頒發有效版本文件時，必須同時回收失效文件，回收數量是原頒發數量，并登記"文件收發登記表"。
5.6.2確有保留需要的文件，由使用人員填寫"文件留用申請單"經部門主管同意，總經辦批準、備案后，在保留的失效版本上加蓋"參考使用"章，作為特殊情況留用。
5.6.3文件使用部門因文件丟失、損壞、缺頁等，可以用書面方式向總經辦申請，由文控員核實并對責任人按制度處罰后，予以補發。
5.6.4文件補發程序同5.3.3-5.3.4。
5.6.5總經辦資料室需準備一套文件與資料的副本，并加蓋"副本"章。由文控員負責版本或修改版的及時更新。
5.6.6 總經辦每年6月、12月底或文件專管人離職時，依據"文件收發登記表"、 "受控文件清單"核查現場使用的文件與資料是否完整、有效。
5.7外來文件的控制
5.7.1總經辦應將外來文件登錄于"外來文件管制表"，并視類別填寫送閱單，在文件上加蓋"受控"章，分送給需要部門傳閱，按規定時間及時回收。
5.7.2國家法律、法規、行業標準以及可能影響公司整體作業的外來文件，總經辦需列冊存檔。
5.7.3外來文件由責任部門(使用部門)受控使用后，交總經辦文控員存檔。
5.7.4總經辦文控員每年至少全面核查一次被本公司利用的外來文件的版本變化情況，如有版本升級、變更等情況，需填寫"外來文件變更報告表"，報請管理者代表批準后獲取，并按照5.7.1-5.7.3管理。
5.8文件的對外控制
5.8.1一切文件(含受控文件和非受控文件)須嚴格遵守《**公司保密規定》，未經總經理批準不得外發、外傳、外借，不得查閱、復制、抄錄。
5.8.2經批準可外發的文件，按照5.3.3執行。
6.相關文件
6.1《質量記錄控制程序》
6.2《**公司保密規定》
7.記錄
7.1 文件修訂申請單
7.2 文件收發登記表
7.3 受控文件清單
7.4 文件記錄銷毀申請單
7.5 文件留用申請單
7.6 外來文件管制表
7.7外來文件變更報告表來源自 物業經理人
篇2：房地產招標計劃相關資料報審程序
1、目的
為規范分公司在計劃相關資料報審工作中的做法,特制訂本工作流程,加強工作計劃性,優化工作流程,簡化審批手續。提高工作效率,明確各相關部門在此工作中的職責。
2、適用范圍
總計劃表、擬分包工程清單、年度招標采購計劃、月度招標計劃、月度材料采購計劃、單項招標/采購計劃。
3、術語和定義
"總計劃表" 作為項目工程的材料(設備)需求進度總表,在項目開工前應編制完畢,并作為分公司進行采購行為的參考依據,內容包括:甲供、甲指、甲方認質認價。
"擬分包工程清單"分公司在上報施工總承包招標方案時,需報審該工程的甲方直接分包工程清單。
4、職責
4.1工程部上報的資料應包括在項目開工前的材料(設備)需求總計劃表、甲方擬分包工程清單。原則上各項材料(設備)及分包工程的采購時間應予以明確,但考慮到施工現場管理的變數過多,允許出現時間不明確的,但時間不明確的材料(設備)采購、www.zonexcapitaltr.com分包工程的實際需求時間由工程部提前向采購部發出請購單。
4.2采購部對工程部報送的年度招標計劃、月度招標計劃、月度材料采購計劃、單項招標/采購計劃進行審核,并報分公司相關部門審批,經分公司總經理簽字后上報總公司采購部備案。
4.3工程部應及時核對并確認所報的年度招標計劃、月度招標計劃、月度材料采購計劃、單項招標/采購計劃是否符合材料(設備)需求總表,是否滿足工程需要(數量、質量、時間等等),招標、采購物資/服務是否均在計劃內。
4.4分公司生產副總對采購部的年度招標計劃、月度招標計劃、月度材料采購計劃、單項招標/采購計劃進行審核,對產品/服務的質量標準是否符合工程需要,實施招標、采購的時間是否滿足工程進度進行審核。
4.5分公司總經理對此工作負全面的領導責任。
5、工作程序
5.1 工程部須提前60天上報月采購計劃,招標計劃須提前90天以上上報(以上日期不包括施工圖設計周期、編制預算周期、特定材料的生產及制作周期,如鋁合金門窗、防盜門、電梯、箱變等,具體填報表格見附表一、附表二、附表三);
5.2 采購部接到工程部報送的采購/招標計劃后于2日內審核完畢并繼續上報審核;
5.3 工程部4小時內核對完畢;
5.3 分公司生產副總接到采購部計劃后4小時內審核完成;
5.4 分公司總經理接到采購部計劃后4小時內審核完成;
5.5 分公司采購部將審核完畢的采購/招標計劃于2小時內上報至總公司采購部備案;分公司工程部按規定提前將采購/招標需求計劃報于采購部;分公司采購部于每月6日前上報月采購計劃報至總公司采購部,年度需求計劃應于每年12月25日前上報。
篇3：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序
房地產公司質量體系文件資料控制程序
1.目的
通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。
2.范圍
本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。
3.職責
3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：
a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；
b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。
3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；
3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；
3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。
4.控制程序
4.1受控文件的范圍：
4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；
4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；
4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。
4.2文件和資料的編制與審批
4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：
a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；
b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；
c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。
d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。
4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。
4.3文件的標識與發放
4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。
4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。
4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。
4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。
4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。
4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。
4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。
4.5文件的保存與回收
4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。
4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。
4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。
4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。
4.6外來文件的控制
4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。
a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；
b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對
建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。
c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。
4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。
4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。
4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。
4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。
4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。
4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。
5.質量記錄
5.1QR05-01文件發放登記表
5.2QR05-02文件接收登記表
5.3QR05-03文件借閱登記表
5.4QR05-04文件更改申請/通知單
5.5QR05-05受控文件清單
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》
6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》
6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》
6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》
6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》
6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》