公司采購管理制度

　　目的：降低采購成本、提升采購質量、保證采購時效、規范采購流程、保障公司正常運營

　　適用：原輔材料、辦公用品（耗材）、零星物料、委外加工、設備與零部件、其它

　　保密：內部普通

　　關鍵詞：工作職責、采購流程、處理方法、責任、激勵、管理、制度

　　報（抄）送：總經理室、副總經理室、廠長室、財務室、倉庫、本司各生產與職能部門

　　第一條 部門設置與人力資源配置

　　1、根據公司發展需要，保證采購規程的徹底落實，公司特此設立專門的采購部門，具體負責公司一切采購事務；

　　2、采購部配置采購主管一名、采購員二名；

　　3、采購部組織架構如下圖：

　　總經理

　　副總經理

　　廠長

　　采購主管

　　采購員

　　采購員

　　第二條 主要職責

　　1、總經理：負責重要、貴重、大宗物料的采購審批，以及重要供應商的認定。

　　2、副總經理：負責固定資產、辦公用品（耗材）、零星物料、臨時緊急物料的采購審批。

　　3、廠長：負責原輔材料采購、設備與零部件采購、委外加工的審批。

　　4、采購主管：

　?、?、遵守公司各項規章制度，主持本部工作，處理公司日常采購事務，做好采購5R管理；

　?、?、負責開發供應商：根據公司所需采購物料的種類，利用現有的資料、公開征求、同行業介紹、供應商自薦等方式收集所需供應商的信息，并根據其價格、品質、服務、地理位置、存貨政策、柔性等情況等進行分析，符合要求的，列入合格供應商，并定期對其進行評估與管理；

　?、?、負責詢價、比價、議價：根據采購計劃要求，采取多家供應商報價的方式，進行成本分析，價格分析，市場調研來確定采購目標價，報總經理核準后備檔；對經常性使用，且使用量較大的材料，應事先選定廠商，議定長期供應價格；

　?、?、負責審查簽認單據，包括部門請購單、供應商送貨單、報價單、發票等等，發現問題及時協調處理與報告；

　?、?、負責訂購單的下達：根據各部門的有效請購單，把請購物料的種類、數量、日期等信息進行分類整理，做好采購計劃，以集中采購的原則，向采購員下達訂購通知；以及外協加工訂單的下達與進度的跟進；

　?、?、負責物料催交與到達：根據采購計劃，及時有效地與供應商進行協調與溝通（如品質標準、 交貨日期、退貨協議等等），確保物料與委外加工部件按時到達，不得因為品質、數量、交期等原因影響公司正常運營。

　?、?、負責采購完成后的單據整理歸類與登記錄入，制作月度報表；

　?、?、及時完成公司交辦的其它工作。

　　5、采購員：

　?、?、遵守公司各項規章制度，及時完成各項采購任務；

　?、?、負責了解物料采購信息，收集物料市場價格；

　?、?、根據公司各部門的要求與主管下達的采購任務做出合理采購計劃，保證所需物料及時采購到位；

　?、?、保證所采購物料的價格、質量、數量符合要求，并處理或協助處理品質和數量等異常情況；

　?、?、對采購回來的物料（包括供應商送貨上門的），應及時通知質檢人員進行檢驗，要求倉庫人員對合格物料進行清點入庫或直接移交給用料部門；

　?、?、負責或協助處理退貨事務；

　?、?、定期檢查公司物料庫存情況，及時將采購單據交主管領導核簽后與財務部進行結算。

　?、?、及時完成公司交辦的其它工作。

　　第三條 采購的基本原則：成本效益原則、物料質量原則、進度配合原則、公平競爭原則、集中采購原則。

　　第四條 申購權責與流程

　　1、請購核準權限

　?、?、原輔物料：請購金額預估在10000元以下的，由廠長核準；請購金額預估在10000至50000元的，由副總經理或總經理核準；請購金額預估在50000元以上的，由總經理核準；

　?、?、辦公用品（耗材）、防www.zonexcapitaltr.com護用品、設備與零部件及其它零星物品：請購金額預估在200元以下的，由行政主管核準；請購金額預估在200至1000元的，由副總經理或廠長核準；請購金額預估在1000元以上的，由總經理核準；

　?、?、委外加工：外協加工金額預估在50000元以下的，由廠長核準；外協加工金額預估在50000元以上的，由副總經理或總經理核準。

　　2、申購責任人與申購流程

　?、?、原輔材料A：本原輔材料包括實木、板料、木皮、刀具、布（皮）料、油漆（含天那水、稀釋劑、固化劑、灰土等、包裝材料、設備與零部件）等等，由所需部門主管申購；

　?、?、原輔材料B：本原輔助材料包括所有五金配件、大理石、玻璃等等，由所需部門質檢員或設計員申購；

　?、?、原輔材料C：本原輔助材料包括502膠、組裝膠、封邊膠、貼皮膠、玻璃膠、常用快牙、打包膠卷、卷尺、刀片、手套、口罩、沙卷（帶）、常用醫藥品等等，由倉管申購；

　?、?、辦公用品（耗材）、共用設備及其零部件：由行政

人事部申購；

　?、?、委外加工：由部門主管或廠長申請；

　?、?、申購責任人在《申購單》上必須詳細標明所需物料的名稱、數量、型號（規格）、使用工程、質量要求、到達日期等事項，經權限人員核準后交采購部主管人員組織采購；

　?、?、申購流程如下圖：

　　填寫申購單

　　權限人不準

　　權限人核準

　　提交采購部

　　第五條 采購流程

　　采購流程如下圖：

　　采購部接受有效申購單

　　采購主管整理歸類

　　開發供應或外協加工商

　　固定供應或外協加工商

　　詢價、比價、議價

　　退貨處理

　　下達采購指令

　　驗收

　　入庫

　　進行購買

　　不合格

　　合格

　　定價

　　照約定付款

　　第六條 采購管理流程

　　采購流程如下圖：

　　供應商信息

　　各部計劃所需物料

　　采購申請單

　　采購訂單審批

　　采購明細表

　　采購匯總表

　　采購協議

　　采購部

　　價格管理

　　通知收貨

　　質量控制

　　退貨管理

　　進庫單

　　委外加工管理

　　委外產品驗收

　　委外加工達成

　　采購發票管理

　　整理付款

　　購買過程管理

　　退貨管理

　　采購月報表

　　第七條 退貨

　　以下三種情況應做退貨處理：

　?、?、對合格率未達到要求的物料應做批量拒收退貨；

　?、?、對良莠不齊的物料應做部分拒收退貨；

　?、?、對在生產使用過程中發現的少量不良品的退貨；

　　第八條 采購事故的處理方法與責任

　　1、非采購人員采購不當的。比如下單采購貼皮木板、虎腳、雕刻件等，而客戶取消訂單或改變材質等原因造成的不良采購的，處理方法如下：A，若供應商還未進行訂單的正式生產，由采購人員與供應商協調取消此單；B，若供應商已進行了生產，要求供應商提供準確的生產數量，再協調看此種物料是否會在今后的生產中使用，若將來有用，只需與供應商協調將送貨期推后即可。若不可能再用，應盡快與供應商協調以成本價將物料金額算清，并考慮物料報廢后是否有利用價值，同時知會相關部門向客戶索取已生產物料的賠償金，盡可能將損失降到最低。此類責任由公司承擔（類似的采購事故，參照此條執行）。

　　2、如果供應商交期無法達成時，采購部應先發改善通知，強烈要求供應商改善，可根據交期未達成而影響公司生產情況的程度，給予扣款或延遲付款，以督導并強制供應商改善，若供應商無法改善，應及時報告并建議更換新的供應商。若既不報告又處理不當時，因而影響公司正常運作的，由采購責任人負擔相關損失費用。

　　3、第七條退貨事項由采購部負責辦理。如果是第七條中第①、②款的情形退貨未成而對公司造成的損失概由當事采購人員承擔。

　　4、如果因申購人對所申購物料的名稱、數量、型號（規格）、使用工程、質量要求、到達日期等事項未做詳細標明而引發的相關采購事故，由申購人與采購責任人分別承擔90%和10%的事故損失。

　　5、委外加工產品，原www.zonexcapitaltr.com則上由木工質檢員到外協加工廠進行現場檢測，合格后方可收貨運回，由于質檢人員的檢測失誤，致使不良品入庫或無法使用，又沒法做退貨處理的，由質檢責任人員承擔損失；其它物料由于質檢人員的檢測失誤，致使不良品入庫或無法使用，又沒法做退貨處理的，由質檢責任人員與采購責任人分別承擔80%和20%的損失。

　　6、如果某供應商對其所供應的某一物料價格提出上漲時，不管上漲的幅度是否符合市場行情，采購部門必需做一個完整的市場調查，核實價格，了解行情，請供應商重新列出成本分析表與報價單，呈報權限領導核準，備檔后方可實施采購。否則，上漲部分由采購責任人承擔。

　　第九條 整理付款

　　1、現金結算：

　?、?、送貨上門的：采購物料驗收合格后，由質檢、倉庫等相關人員在送貨單（或發票）上簽字確認，采購主管審查簽字后呈權限領導核準，財務付款；

　?、?、自行取貨的：由采購人員填寫經采購主管審核、總經理或主管副總核準的借支單到財務掛賬預支現金，物料采購回來時，經上述規程確認后再及時到財務核銷。

　　2、月度結算：

　　采購物料驗收合格后，由質檢、倉庫等相關收貨人員在送貨單（或發票）上簽字確認，由采購部與財務部分別記入臺賬；由采購部在約定日期與供應商核對當月發生采購事務，并相互簽字確認，最后由財務部核對，呈報權限領導核簽后在約定日期付款。

　　第十條 采購人員原則上不能接受供應商的吃喝宴請以及禮物，無法拒絕的應征得公司同意后方可應邀或將禮物上繳公司。否則，予以吃喝宴請以及禮物金額的三倍的處罰。

　　第十一條 嚴禁采購人員索取或接受回扣。如違反禁條，經查實后，予以回扣數額的三倍的處罰，情節嚴重的，交由司法機關處置。

　　第十二條 采購激勵

　　采購人員應充分利用廣泛的采購資源、運用詢比議價技巧，在不影響品質與公司正常運作的前提下，最大限度地將采購成本降到最低。如果在材料市場沒有大的變化的情況下，按原計劃進行的物料采購，對于比目標價低出的部分，公司給予當事采購員差價的20%的獎勵。

　　第十三條 本制度由各部門負責人與相關人員配合行政人事部監督落實執行。

　　第十四條 本制度條款如有與日前制度相抵觸的，依照本制度執行。

　　第十五條 行政人事部對本制度享有最終解釋權。

　　第十六條 本制度經副總經理、廠長審核，呈總經理核準后生效，修訂亦同，原《采購管理條例》同時廢止。

篇2：物業管理公司采購管理制度

　　物業管理公司采購管理制度

　　1.0 總則

　　1.1 目的

　　為了規范公司采購行為，兼顧效率及成本，在保證公司日常運營所需物資按時、按質、按量交付使用的前提下，降低風險，減少交易成本，保持并保證對供應商的談判能力，以獲得較優性價比的采購物資，特制定本制度。

　　1.2 適用范圍

　　本制度適用于**物業管理有限公司經營活動所需的所有物資的采購管理。

　　2.0 采購職能部門劃分

　　2.1物資使用部門：負責《申購單》的申報及物資質量的把關。

　　2.2采購部門：負責物資具體的采購以及采購資料的管理。

　　2.3倉庫管理部門：負責采購物資的數量、外觀質量的驗收。

　　2.4財務部門：負責采購貨款的支付結算。

　　2.5總經理：負責權限內的采購、貨款的審批和超出權限范圍的審核，以及采購的監督。

　　2.6集團采購部：對采購的監督和檢查。

　　3.0 采購管理

　　3.1采購物資分類

　　3.1.1A類物資：辦公用品類物資。為滿足公司正常辦公而所需的IT設備、備件、網絡設備及備件、開發工具、軟件產品、計算機外設與耗材及其維護服務；公司用車輛、家具、辦公設備、辦公文具、辦公耗材、印刷類產品、禮品、財產保險、場地修飾、設施維護以及其它行政類物資及服務。

　　3.1.2B類物資：工程水電類物資。為滿足各小區物業維護而需要的各種水電配件、土建施工常用品。

　　3.1.3C類物資：清潔綠化類。包括小區清潔所需常用設備、工具、消耗品；小區綠化所需的設備、工具、消耗品、補種的花草、樹木以及維護。

　　3.1.4D類物資：勞保類物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動保護用品。

　　3.1.5E類物資：固定資產類物資。會同集團采購部統一采購。

　　凡本制度定義范疇內的采購物資類型，均按照本制度執行。未包括物資管理應參照本制度逐步統一集中管理。

　　3.2購方式

　　3.2.1計劃采購：各部門根據正常經營活動、以及工作計劃于每月25日編制申購計劃，并填寫《申購單》報主管經理、管理處經理審核后，報總經理審批，如超出審批權限，上報集團審批。

　　3.2.2緊急采購：采購人員得到總經理口頭允許，可以先行采購，而后補辦《申購單》手續。

　　3.3采購流程

　　申請人填寫《申購單》--主管審核--區域經理審核--總經理審批--采購人員按計劃采購--物資使用部門和倉庫驗收接受--采購人員辦理財務等相關手續并登記管理。

　　3.4采購審批權限

　　3.4.1為提高工作效率，采購在2000元以下的，由總經理審批權后，可進行采購；

　　3.4.2采購在2000以上的由總經理審批后，報集團總經理或總經理授權人審批，方可進行采購。

　　3.5采購價格管理

　　3.5.1采用貨比三家的方法：由采購人員與使用人員對市場價格進行調查，向幾家供應商發放詢價表，進行比價、議價到最后定價，并做好詢價、定價表的管理。

　　3.5.2由集團采購部提供價格參考表，再進行市場詢價、定價。

　　3.6采購實施

　　3.6.1采購人員根據審批的《申購單》，依據實際情況，進行詢價、定價后，確定供應商，進行采購。

　　3.6.2大宗用品或長期需用物資，與有關廠家、供應商簽訂長期供貨協議，以保證質量以及合理的價格供應。

　　3.6.3與集團采購部保持信息共享，做好物資采購保障工作。

　　3.6.4原則上采購人員應尋找至少三家以上的供應商，進行各方面的比較后再確定最終供應商。

　　3.7采購貨款的支付與報銷

　　3.7.1采購人員報銷時，必須具備正式發票、手續齊備的《申購單》、送貨單、倉庫的《入庫單》。

　　3.7.2由經辦人在發票上簽字確認、主管經理審核、財務經理審核、總經理審批后，由財務部負責支付結算工作。

　　3.8采購協議和合同以及各種采購資料的管理

　　3.8.1長期供應商。要求其提供營業執照復印件，都要與公司簽訂供貨協議(合同)，以確保其供應物資的質量、規格以及價格的合理性。

　　3.8.2臨時供應商。要求與其達成口頭協議，保證物資質量、規格以及價格的合理性。

　　3.8.3表格管理。規范各種表格，做好各種表格的管理

　　4.0 供應商管理

　　4.1建立供應商檔案。做好原始詢價表的管理，以及對供應商定期評價，包括產品質量、價格、送貨時間觀念等各項評價。

　　4.2不達標的供應商。及時調整，減少對公司的損失。

　　5.0 采購的監督和檢查

　　5.1采購人員每月5日向集團采購部上報《月度采購報告》，每年1月20日向集團采購部上報《年度采購報告》。

　　5.2集團采購部、審計部對**物業采購情況進行檢查、監督、審計。

　　6.0 采購人員職業規范

　　6.1本規范適用于采購人員及公司其它部門直接或間接參與采購工作人員(以下統稱為采購人員)。

　　6.2采購人員應以公司利益為己任，不允許向供應商索要禮品或接受禮品，以及私自收受其它個人利益，一經發現，公司將根據有關規定處理直至予以辭退。

　　6.3采購人員只有在合理的工作原因情況下，經主管經理認可后，方可接受供應商的宴請；在采購談判過程中，無論任何原因，都不允許接受供應商的邀請。

　　6.4采購人員只有在有利于商業合作及協調工作的前提下，方可接受供應商的邀請，前往參觀公司、觀摩產品展示公開商務活動。

　　6.5采購人員代表公司形象，對于供應商方面的工作人員，應當做到有禮有節，公平對待，不允許傲慢的舉止和不公平的態度。

　　6.6采購人員在與供應商的談判過程中，應嚴格遵守保密制度，杜絕任意或無意的泄密行為。

　　6.7對違反本制度的行為，公司有權進行處理，包括必要時對嚴重違反本制度的員工解聘，情節嚴重的移交司法機構處理。

　　7.0 附則

　　7.1本制度由公司辦公室負責解釋；

　　7.2本制度報集團總經辦審批備案后生效。

篇3：物業分公司采購分包管理制度

　　物業分公司采購分包管理制度

　　1、總則

　　1.1嚴格規范物業服務過程中的采購及業務分包，不僅是保證物業服務質量、維護EE物業服務品牌的基本要求，也是有效控制物業服務成本，倡導廉潔自律的重要舉措，各物業分公司必須遵照管理公司制度規定，確保采購及業務分包活動公開、有序地進行。

　　1.2根據管理公司《EE地產經營管理制度》規定，結合物業管理企業的實際情況，各物業分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業務，必須納入招標系統進行控制，包括但不限于：

　　a)物料、設備采購；

　　b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增)；

　　c)服務分包等。

　　2、相關職責界定

　　2.1物業分公司負責供方管理、物料采購及服務分包的計劃制訂和具體實施，以及20萬元以下的招標工作。

　　2.2項目所在公司負責組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標工作。

　　2.350萬元(含)以上的招標項目按《AU*地產經營管理制度》的相關規定執行。

　　2.4管理公司物業管理部負責指導和監督項目所在公司物業管理方面的采購及分包過程。

　　3、供方管理

　　3.1供方合格評定準則

　　3.1.1為確保供方提供的物料或服務滿足規定要求，所有物料采購和服務分包必須首先進行供方合格評定。

　　3.1.2產品供方合格評定標準包括(但不限于)：

　　a)工商局頒發的營業執照，合法經營；

　　b)有資質證書；

　　c)固定的營業地點；

　　d)充足的供貨資源；

　　e)提供明確有效的合格產品質量證明憑據；

　　f)合理的產品價位；

　　g)以及在合作期間產品使用合格率達到98%以上；

　　h)供貨及時性達到95%以上；

　　i)對不合格品能及時退換的良好售后服務等。

　　3.1.3公用事業(包括供電、供水、環衛以及地域性極強的供暖等)服務部門沒有可供選擇的余地，但對其單位架構、相關人員情況、服務質量和服務特殊規定等亦應進行了解，以便與其配合達到滿足服務的需求。

　　3.1.4可供選擇的服務(工程)供方，其合格評定標準包括(但不限于)：

　　a)具備合法的營業執照、固定的營業地點；

　　b)滿足服務項目的能力；

　　c)良好的社會信譽；

　　d)合理的承包價格；

　　e)優質的服務質量，及跟蹤服務的有效性和及時性。

　　3.2供方合格評定方法

　　3.2.1業務經辦部門負責收集供方基本信息，根據供方的資質等級、技術力量、設備條件等方面進行供方初評，至少應評審供方以下幾個方面的優勢：

　　a)質量、性能及其穩定性；

　　b)價格；

　　c)信譽--履約信譽與社會信譽度；

　　d)售后服務；

　　e)付款方式；

　　f)交貨方式、交貨周期；

　　g)公共關系；

　　h)品牌；

　　i)供方內部運作狀況；

　　3.2.2業務經辦部門負責填寫《供方合格評定審批表》，記錄對上述評審結論。品質部負責復核，并重點對供方的營業執照、特殊行業的資質證明等進行驗證，其營業執照的項目范圍和特殊行業資質證明必須合法有效。

　　3.2.3經初評合格的供方，在可行時應由業務經辦部門組織相關部門人員進行現場考察，現場考察人員中必須包括品質部派出的人員。

　　3.2.4現場考察主要內容是考察供方的營業地點、公司規模等，必要時對其所承包的項目進行考察核實，以確定其承包業務能力和社會的信譽程度。

　　3.2.5現場考察評估通過后，業務經辦部門負責擬訂現場考察報告，并由考察人員會簽。業務經辦部門負責將現場考察報告，連同《供方合格評定審批表》一起提交總經理審批。

　　3.2.6經審批后的供方由品質部負責列入《合格供方名錄》，并分發至業務經辦部門執行。

　　3.3合格供方的監督評估

　　3.3.1物業分公司品質部負責建立合格供方檔案，并適時更新。合格供方檔案的內容包括(不限于)以下信息：

　　a)供方的名稱、注冊地址；

　　b)評審結果和記錄；

　　c)供方營業執照復印件；

　　d)資質等級證書；

　　e)質量保證書；

　　f)其他證明材料。

　　3.3.2物業分公司品質部負責組織業務經辦部門對合格供方的履約表現進行監督評估，根據不同類型供方采用適當的評估周期和方式，包括：

　　a)對常用物料的合格供方每半年進行一次綜合的監督評估；

　　b)對提供長期連續服務的供方應每季度進行一次綜合評估；

　　c)對提供一次性服務或一次性工程的供方，應在合同執行完后一個月內完成供方監督評估。

　　3.3.3

　　物業分公司在進行合格供方監督評估時，可參照管理公司《供方合格評定與監督評估指引》的規定執行，并形成《合格供方監督評估表》。

　　3.3.4合格供方監督評估依據包括上述3.1.2至3.1.4條規定、合同執行情況等，尤其應注意對以下內容的評估：

　　a)掌握供方內部管理的狀況；

　　b)供方產品價格的變化；

　　c)社會信譽的變化；

　　d)同物業公司合作的情況跟蹤；

　　e)其他應當跟蹤管理的要素。

　　3.3.5合格監督評估所引起的任何必要措施由業務經辦部門負責實施，品質部對措施實施情況進行跟蹤驗證，并形成跟蹤記錄。

　　4、招標工作程序

　　4.1招標項目立項

　　4.1.1招標項目由物業分公司各業務經辦部門根據年度工作計劃提出，計劃內的招標項目可直接編制招標文件。非計劃內的招標項目由業務經辦部門擬定招標計劃，必須按上述第2條規定的權限履行報批手續。

　　4.1.2招標計劃的內容應包括(但不限于)：招標內容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時間、資格評審時間、發標日期、進場時間等。

　　4.1.3物業分公司業務經辦部門負責擬訂招標文件，招標文件的內容應包括(但不限于)：

　　a)招標人(公司)簡介，包括公司的名稱、地址、聯系方式、基本情況等；

　　b)招標項目簡介，包括項目內容、項目要求等；

　　c)對投標人及投標書的要求，包括投標人的資格、投標書的格式、主要內容等；

　　d)評標標準及方法；

　　e)評標活動方案，包括招標組織機構，開標時間及地點等；

　　f)其他事項的說明。

　　4.1.4擬訂招標文件的其它具體要求按管理公司《AU*地產經營管理制度》的相關規定執行。

　　4.1.5招標文件的審批權限按上述第2條的規定執行。實際操作中招標計劃、招標小組、招標文件及擬邀請投標單位的資格審查可同步報批。

　　4.2成立招標小組

　　4.2.1每個招標項目均必須根據招標項目的特點成立招標小組，負責整個招標工作。原則上與投標單位有利害關系的人員不得作為招標小組成員。

　　4.2.2招標小組人數必須為奇數，且不少于3人。業務經辦部門經理、財務部經理、品質部經理及相關專業技術人員應為招標小組成員，全過程參與招標工作。

　　4.2.3在整個招標過程中，每次評審招標小組成員出席人數不得少于總人數的2/3。

　　4.3投標單位確定

　　4.3.1物業分公司招標一般宜采用邀請招標方式，由業務經辦部門負責收集相關供方信息，由招標小組審查確定擬邀請投標單位。

　　4.3.2各類招標項目預選投標單位應不少于三家。投標單位應優先從《合格供方名錄》中選擇，合格供方名錄中沒有或數量不夠時，才可從其它推薦途徑選擇投標單位。投標單位的資格預審應遵循以下規定：

　　a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標資格；

　　b)未列入公司《合格供方名錄》的單位，應按上述第3條的規定經評定合格后才能作為擬邀請的投標單位；

　　c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位，兩年內不得參與投標。

　　4.4發標

　　4.4.1招標文件的發放、現場踏勘和答疑由招標小組負責組織，公司各部門視實際需要指派人員配合，但至少應保證同時有來自不同部門的二人參加。

　　4.4.2招標文件發放、現場踏勘、招標答疑均應形成書面記錄，其中招標答疑記錄應作為招標文件的補充附件一并發給投標單位。

　　4.5開標、評標、定標

　　4.5.1招標小組主持開標工作，現場拆封，該過程應形成書面記錄，參加開標的全體人員簽字確認。

　　4.5.2開標后招標小組組織相關人員進行標書的分析，以便進一步的評標定標工作。

　　4.5.3招標小組組長主持招標項目的評標工作，招標小組全體人員參加，實際人數不少于3人。

　　4.5.4各類專業的評標工作均必須遵循管理公司《AU*地產經營管理制度》的相關規定執行，經招標小組評標，并將評標結果按規定權限(上述第2條)報批后確定中標單位。

　　4.5.5確定中標單位后3日內，招標小組向中標單位發出中標通知書，并將中標結果以書面形式通知其他投標單位。

　　4.6合同簽訂及招標文檔管理

　　4.6.1物業分公司業務經辦部門負責按本手冊第6.3節的規定，組織內部的合同評審過程，并與中標單位進行合同洽談，簽訂正式采購或分包合同。

　　4.6.2招標過程中形成所有文件和記錄由業務經辦部門負責整理成冊，并在正式合同簽訂后一個月內移交行政人事部統一存檔保管。

　　5、物料采購

　　5.1物料定額標準

　　5.1.1各物業分公司應根據物業服務實際需要，明確各類材料、部件、工具、用品及小型設備的基本庫存量，包括工程設備維護所需的備品備件，建立物料庫存量標準及部門或個人使用工具的配備標準，編制《物業采購分類明細表》，經本公司總經理審批后執行。

　　5.1.2《物料采購分類明細表》是物業分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據之一，物業分公司行政人事部部應每半年一次組織各部門對《物業采購分類明細表》進行評審更新，并報本公司總經理審批。

　　5.2年度采購計劃

　　5.2.1物業分公司行政人事部根據工裝管理規定、物料定額標準、各類工作人員數量，及各單位自然狀況等信息，制定年度物料采購計劃，報總經理審批。

　　5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預算的依據之一，在年度采購計劃執行過程中，因業務變化或其它因素導致年度采購計劃調整時，必須相應調整公司年度收支預算計劃，并報項目所在公司審批。

　　5.3月度采購計劃

　　5.3.1每月固定消耗的常用物料，例如勞保用品、清潔用品、易損備件（燈管、鎮流器、窗把手、水龍頭、電話線）等的月度補充計劃，由行政人事部倉管員根據庫存量于每月25日前提出。

　　5.3.2物業分公司各部門(管理處)根據下月工作需要，結合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃，說明物料名稱、型號、規格、數量(如有特殊要求，須說明)，經本公司財務部經理審核、總經理審批后，于每月25日前報行政人事部。

　　5.3.3行政人事部根據倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃，于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。

　　5.4計劃采購實施

　　5.4.1經總經理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標范圍的采購必須按上述第4條的規定，通過招標選擇采購供方。不屬于招標范圍的采購必須從經批準的《合格供方名錄》選擇，未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規定經評定合格后方可選擇。

　　5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規定執行，凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進貨驗收合格后付款。

　　5.4.3對簽訂長期供貨合同，分批供貨的采購項目，行政人事部采購人員應以書面形成發出采購訂單，特殊情況下口頭提出的采購訂單應予以記錄。

　　5.4.4采購大宗物料或采購數量在10個以上的物料時，一般應通知合格供應商送貨上門。

　　5.4.5行政人事部采購人員應及時組織進貨的驗收入庫手續，具體按物業分公司制訂的物料管理程序執行。

　　5.5零星、應急物料的申購

　　5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數量較少，且沒有庫存的物料。應急物料是指突發性急用，且沒有庫存的物料。

　　5.5.2各物業分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執行：

　　a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應急)物料采購申請單》，說明物料名稱、型號、規格、數量，并交部門經理(管理處主任)審核；

　　b)《零星(應急)物料采購申請單》交財務部經理及總經理審批；

　　c)經審批的《零星(應急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。

　　5.5.3緊急情況下的非常用物料采購，可以采取緊急措施在供方處對實物質量進行驗證后自行購買，但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續。

　　5.6物料采購時效

　　5.6.1常用物料采購原則上應在3個工作日內完成，特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.2特殊物料的采購原則上應在5個工作日內完成，特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.3零星物料的采購原則上應在1個工作日內完成，特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.4緊急物料的采購原則上應在3個小時內完成，特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

　　6、物料保管

　　6.1各物業分公司應建立物料管理程序，明確規定物料進貨驗收、入庫、儲存保管及領用出庫的管理責任、方法和控制要求。

　　6.2所有外購物料均必須執行進貨驗收，確認符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業分公司應設置物料貯存倉庫，將各類物料分區存放，做到擺放整齊、標識明確，防止物料損壞、變質或丟失。其中，有毒有害化學物資必須隔離存放，并做好防護措施。

　　6.3物料進、出庫必須按規定辦理手續，入庫物料應經驗收合格，出庫物料應辦理領用審批和簽收手續。

　　6.4各類物料應按種類、規格分別列賬，逐次記錄進、出明細，并每月盤點一次，確保各項物料賬物相符。

　　6.5物業分公司各管理處作業班組集中領用的物料，在班組內的領用也應建立相應的記錄，并由領用人簽收。

　　7、服務(工程)分包

　　7.1物業分公司的服務分包應在《物業管理方案》中予以明確，經項目所在公司總經理審批后執行。物業分公司臨時決定的服務分包，按本手冊第6.3節規定的合同審批權限，2萬元(含)以下的由本公司總經理審批，超過2萬元的報項目所在公司總經理審批。

　　7.2物業分公司所有對外分包服務應明確質量要求，包括服務范圍、作業方式與內容、服務過程及效果評價方法等，并作為分包合同必需附件。

　　7.3物業分公司應根據本手冊的規定，明確分包服務監管責任部門(人員)對分包服務執行過程監視和效果評估，并針對不同類型的分包服務采用適當的控制方法，包括(不限于)：

　　a)針對長期連續分包業務(如清潔、綠化等)，應根據分包合同要求制定相應的管理規定，對供方服務質量進行連續監控；

　　b)針對周期性的分包業務(如：消殺、電梯保養等)，由監管責任部門負責指派專責人員進行監理，并要求服務供方提供每次業務執行報告，監管人員跟蹤確認；

　　c)針對一次性的分包服務或一次性維修工程，根據實際需要要求供方提交書面執行方案，并由監管責任部門負責指派專人進行現場監督檢查。

　　7.4物業分公司所有分包服務監視和評估均應形成書面記錄，發現問題應及時要求服務供方進行整改，相關整改過程和結果確認均應形成書面記錄。

　　8、相關文件與記錄

　　8.1管理公司《EE地產經營管理制度》6.3節《招投標管理》

　　8.2WDWY-FR-MM6201供方合格評定表

　　8.3WDWY-FR-MM6202合格供方名錄

　　8.4WDWY-FR-MM6203合格供方監督評估表

　　8.5WDWY-FR-MM6204招標工作計劃

　　8.6WDWY-FR-MM6205招標文件審批表

　　8.7WDWY-FR-MM6206評標、定標審批表

　　8.8WDWY-FR-MM6207物料采購計劃

　　8.9WDWY-FR-MM6208零星(應急)物料采購申請單