房地產公司文件管理程序(十一)

　　1.目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準、發放、回收及更新、保存等程序，確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。

　　2.職責：

　　2.1總經理室負責公司文件管理的總協調及總監督，并受理各部門有關文件延誤的投訴;

　　2.2各部室資料員負責文件管理的具體工作，即收發、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。

　　3.工作流程：

　　3.1文件分類：

　　3.1.1通用文件：指公司在生產經營活動中普遍使用的文件，分為內部文件、外來文件和外送文件。

　　A.內部文件：即公司制作的只在公司內部使用的文件。如請示單、報告、工作聯系函、通知、會議文件、周記、制度文件等

　　B.外來文件：即公司收到的由外單位制發的文件。如法律法規、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業單位來文等

　　C.外送文件：即公司制作的對外發出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業單位發出的文件等

　　3.1.2專用文件：指只在公司一定工作部門或業務范圍內使用的專門文件。

　　分為技術文件、財務文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。

　　A.技術文件：即以圖紙為核心的工程建設專用文件。如報批文件、標準圖集、內業資料、圖紙等。

　　B.財務文件：即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關的財務報告等。

　　C.人事資料：即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現的個人資料。

　　D.合同文件：即在公司生產經營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設計合同、售樓合同等。

　　E.簽價單：即審計核算部在簽價認價時專用的文件。

　　F.決算資料：即審計核算部在辦理工程結算審核過程中產生的文件。

　　3.1.3記錄：即公司各項質量活動留下的記錄，是一種特殊類型的文件。如合格供應商名錄、培訓記錄、各類簽到表、登記表等

　　3.2總要求：

　　3.2.1文件處理必須做到及時、準確、安全。

　　3.2.2內外行文要求做到格式統一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式，內部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規定詳見第三層次文件《融僑集團文件處理辦法》之第二章"文件格式")

　　3.2.3各部室資料員為公司文件流轉的進出口，文件不允許由擬寫人直接送領導者個人，因特殊情況必須越過傳遞的，應于事后按程序補辦登記。

　　3.2.4各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初，根據以往本部門文件的運轉情況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目。

　　3.2.5各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據3.2.4訂立的立卷類目，將空白的文件清單置于該類目的最前面;隨時將已發放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內，并按文件收進順序填寫文件清單。

　　3.2.6文件的管理一般要經過如下幾個環節：

　　A.編制：文件由相關部門或個人擬寫，所在部室資料員進行編號登記;若以公司名義對外行文則由總經理秘書編號。

　　B.批準：文件內容和發放范圍由相應的批準人審核簽發;需要多個部門批準的，須進行會簽，簽發時須注明簽發時間;應用軟件的使用權限需報送總經理批準。

　　C.登記：收發文(除便條、介紹信、回執等)應登記在相應的收文發文登記本上或直接在文件上簽收并及時整理文件目錄。來圖加蓋受控分發號。

　　D.用?。汗居≌掠煽偨浝砻貢９?，部門公章由各部室資料員保管。用印時，應以相關部門主管簽發的文字或經部門經理簽字的蓋章聯系單為依據。

　　E.發放：各部室資料員根據批準的發放范圍進行分發。制度文件換版時，由總經理室或相關部門根據發放清單發出新版文件。

　　F.傳閱：分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼，各部門資料員在所在部門布告欄上張貼;傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章，填寫需傳閱人員名單，傳閱人員閱畢簽字。

　　G.更改：技術文件需要更改時，應由發布該文件的個人或部門提出，并填寫《文件更改申請單》，通過資料員報原審批人批準，并由原文件發

　　布部門按原發放范圍下發，同時作好登記。

　　H.版本公布：制度文件換版時，由總經理室主任編制最新版本號;總經理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規清單及制度文件版本情況并給予公布。

　　I.回收：文件持有人因離職或工作調動不再符合持有資格時，所在部門資料員負責及時收回。

　　J.歸卷：各部室資料員要做好平時歸卷和定期歸卷工作。平時歸卷即隨時將發放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內;定期歸卷即一個較長時間段后，對手頭的所有文件進行清理，對無存檔價值的文件材料可備文件夾單獨存放。聯合辦理的文件原件由主辦部門歸卷，其他部門保存復印件。涉及付款的合同和請示單原件由財務計統部保存。

　　K.借閱：文件需要借閱或復印時，借閱人應填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱登記表》。公司文件不外借給其他單位，如遇特殊情況，需經部門經理批準。

　　L.保護：文件不管處于使用或是保存狀態，都要注意保持字跡清晰、份數完整。歸卷時，復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印。

　　M.歸檔：各部室按規定的歸檔時間將整理過的有保存價值的文件向圖書檔案室移交，無歸檔或存查價值的文件，經鑒別和主管部門領導確認后銷毀。

　　3.2.7在文件處理時限方面，一般文件2個工作日，加急文件1個工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時限，必須先通知文件發出部門，并說明原因和預計文件處理完結時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務計統部等控制性部門的處理時間可根據實際需要合理延長，但必須將延長的時限告知文件發出部門。部門之間也應加強橫向聯系，發文部門應對已明顯延誤的文件進行追蹤。

　　3.2.8在文件處理權限方面，部門經理和副經理之間因應進行合理分工。在正職經理出差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發文件職責時，由副經理替代，必要時可通過電話向正職經理請示，有若干個副經理的部門應明確指定常務副經理。

　　3.2.9總經理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認，以省略各部室二次重復會簽的環節。(具體做法參見《合同管理制度》)。

　　3.2.10總經理室負責對文件的傳遞、執行情況進行督查，受理各部室有關文件延誤的投訴，并定期向總經理匯報;

　　3.2.11各部室可根據實際需要制定各類表單，但必須根據本程序提供的相應表單樣式及要素進行調整;若需要增設程序以外的表單，在部門內部使用的需經部門經理審批同意，涉及其他部門的需經涉及部門主管同意并報總經室。

　　3.2.12電子郵件及傳真收發時應進行登記和存盤，如需要電話確認的應在備注欄做好確認記錄。

　　3.3分類管理：

　　3.3.1通用文件：

　　A.內部文件：

　　a.請示單：即各部室請求總經理指示意見或批準事項時使用的陳述性文件，以固定的表單形式出現。經辦人有時限要求的需在文中注明，各級審批人無法實現的需及時向經辦人反饋。

　　報告：即各部室向總經理匯報工作情況時使用的陳述性文件，在我司，可視為請示單的補充形式。

　　a)知曉性報告：

　　b)執行性報告：

　　通知：即總經理室或人力資源部要求全公司或相關部室了解或辦理事項時使用的文件，一般公司層面的、指示性質的通知由總經理室發出，周知性通知由人力資源部發出。

　　a)總經理室發文：

　　b)人力資源部發文：

　　d.工作聯系函：即公司部門之間進行的一般日常工作聯系時使用的告知性函件。有反饋需求的，須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門，對方反饋時應同時將反饋情況函告抄送部門。

　　e.會議性文件：即記載公司經理例會、專題例會、工程監理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。

　　f.周記：即各部室每周的工作總結及計劃、存在問題的文字記錄。

　　g.制度文件：即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求，具有約束力。制度文件作為一種規范，其編制、批準、發放、評審、更改、換版等均須嚴格受控。如質量手冊由總經理批準，管理制度和程序文件由管理者代表批準。各部門內部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準。

　　B.外來文件：

　　a.法律法規：

　　b.外部來文：如政府來文、供方來文、顧客來文等

　　C.外送文件：如對政府、供方、顧客等發出的文件

　　3.3.2專用文件：

　　A.技術文件：

　　a.圖紙：具體管理詳見《設計過程管理程序》

　　b.施工專用文件：具體管理詳見《施工管理程序》

　　B.財務文件：具體管理詳見《財務管理制度》

　　C.人事資料：具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》

　　D.合同文件：具體管理詳見《合同管理制度》

　　E.簽價單：具體管理詳見《工程造價管理程序》

　　F.決算資料：具體管理詳見《工程造價管理程序》

　　3.3.3記錄：記錄歸檔前的管理嚴格按本程序執行，歸檔后則按《檔案管理程序》管理。

　　4.相關文件：

　　4.1《融僑集團文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)

　　4.2《設計過程管理程序》

　　4.3《施工管理程序》

　　4.4《財務管理制度》

　　4.5《合同管理制度》

　　4.6《工程造價管理程序》

　　5.相關表單：

　　5.1發文登記表

　　5.2收文登記表

　　5.3文件清單/移交清單

　　5.4請示單登記表

　　5.5文件借閱登記表

　　5.6工作請示單

　　5.7工作聯系函

　　5.8工作周記

　　5.9蓋章聯系單

　　5.10圖紙收發登記表(見《設計過程管理程序》)

　　5.11圖紙作廢通知單(見《設計過程管理程序》)

　　5.12圖紙借閱登記表(見《設計過程管理程序》)

　　5.13文件更改申請表

　　編制：包秋霞

　　日期：20**.4.22審核：林立強、陳衛斌

　　日期：20**.4.28批準：林權

　　日期：20**.4.30

篇2：物業管理招標文件編制須注意的問題

　　物業管理招標文件編制須注意的問題

　　隨著《成都市物業管理招標投標暫行辦法》的實施，物業管理招投標在成都市逐漸興起，據不完全統計，至20**年初，全市通過招投標方式選聘物業管理企業的已達160個項目。

　　通過一年來對本市物業管理招投標活動的參與，現就有關物業管理招標文件編制中應注意的問題談談自己的看法。

　　一、目前物業管理招標文件普遍存在的問題

　　1）對招標項目基本情況的描述過于簡略，各類技術參數和指標不完整。

　　招標文件對招標項目的描述是投標人據已對項目進行評估和編制投標文件的主要依據，也是評標時專家必須了解和掌握的重要數據。但是在相當一部分招標文件中，“項目簡要說明”只僅僅是表明地理位置、總建筑面積、總戶數、容積率、綠地率、有多少個停車位等。而有關項目的配套設施設備、環境條件、投標人必須掌握的各類技術參數和指標則很不完整。據了解，造成如此狀況的原因有二:一是開發商對物業管理不太重視，僅提供一些基本數據就讓相關人員(或代理機構)編制招標文件;二是倉促招標，資料本身就不完整。

　　《成都市物業管理招標投標暫行辦法》規定:“預售新建商品房項目的，應當在取得《商品房預售許可證》之前完成”，但是并沒有明確各類項目在具備什么條件下才能進行物業管理招標。

　　因此，一些開發商為了早日取得《商品房預售許可證》，就“盡可能地將工作做在前面”，在配套設施設備還沒有最后確定的情況下就倉促招標，故無法提供較為詳細的技術參數。還有一種情況是開發商對項目實行總體規劃、分期開發，在進行物業管理招標時，招標人只能提供首期開發物業的數據，但是又要對項目進行總體招標，因此根本就沒有完整的數據。

　　招標項目的技術參數和指標是招標文件的要件之一，不完整的項目信息使投標人很難準確地編制投標文件，盡管“現場勘察”和“答疑”也可以增加對項目的了解，但是對于在建項目而言，“現場”只是一個工地;在配套設施設備尚未確定的情況下，“答疑會”也無法回答相關問題。這種現象實際上損害了投標人的利益，因為在配套設施設備未確定、技術參數和指標的不完整的情況下投標人是無法比較準確地測算出物業管理成本的，如果成本測算偏低，則將造成日后的經營虧損;如果成本測算偏高，又有可能造成因報價高而投標不中。

　　同時，招標項目數據的不完整還影響了評標委員會對投標文件的評審。法律、法規、規章和招標文件是評標委員會對投標文件評審的依據，招標文件提供的情況、數據不完整，使評標委員會成員難以判斷投標文件中的管理服務措施是否適合項目需要;人員配置是否合理;成本測算是否準確等，從而影響了評標的科學性。

　　2）文件前后不對應，評標內容、方法、標準界定不嚴密，缺乏邏輯性。

　　一些招標文件前后不對應，邏輯性較差，例如:有的招標文件在“技術規范及要求”或“投標文件的編寫”中提出了一些要求投標人響應的內容、要求和標準，但是，這些內容、要求和標準在評標內容、評分標準中卻未得到體現，而一些在招標文件中沒有要求的內容卻出現在評分標準中。這種文件邏輯上的矛盾不僅使評標專家無所適從，而且還使招標的擇優性大打折扣。

　　此外，在筆者所見到的不少招標文件中，對評標的方法和標準界定不嚴密，“評分細則”不細，例如:在“評分細則”中只是簡單的標注“好(或合理)得多少分(通常是滿分);一般得多少分(通常是滿分的50%);不好得多少分(通常是0分)”，但是，什么標準是“好、一般、不好”，文件并沒有描述，這一方面增加了評標的難度，另一方面增大了評標中的隨意性。

　　3）技術要求雷同，評分標準缺乏對項目的針對性。

　　為了有利于物業管理招投標的實施，成都市房管局印發了《物業管理招標文件(示范文本)》?！笆痉段谋尽敝饕獮樽≌^的前期物業管理招標提供了招標文件的范本，但是一些招標人和代理機構卻照本宣科，不分物業類型、不管項目特點，一律按照“示范文本”編制招標文件，這就造成了各類物業技術要求雷同，項目的個性需求難以滿足。

　　另外，一些招標文件的評分標準缺乏對項目的針對性，例如:本市曾有一座7萬多平方米的大型、智能化程度較高的辦公大樓進行物業管理招標，但是，在招標文件有關投標人資信的評分標準中，卻沒有突出投標人應具有大型、高智能化辦公樓宇的管理經驗，而僅以管理過普通1萬平方米辦公樓的經驗作為評定管理業績的標準。眾所周知，一座7萬多平方米的大型辦公樓宇和一個1萬余平方米的小型寫字樓不論是在設施設備的配置，還是在對管理服務技術支持的需求上都是有很大的差異的，管理過多個小型辦公樓的經驗并不一定適用于一座大型辦公樓宇。評分標準缺乏對項目的針對性，極有可能造成招標結果違背招標人的初衷。

　　4）評標方法欠規范，影響其合法性。

　　《成都市物業管理評標規則(試行)》規定:“物業管理評標方法一般采用綜合評估法，或者法律、行政法規允許的其他評標方法”，并明確規定:“資信部分、技術部分、商務部分、現場答辯部分評審評分權重比例可以為20:30:30:20 ”。另外，政府采購，財政部令第18號《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》也明確規定:“采用綜合評分法的，貨物項目的價格分值占總分值的比重(即權值)為30~60%;服務項目的價格分值占總分值的比重(即權值)為10%至30%”。以上兩個文件均明確了采用綜合評分法的商務分值(價格分值)的評分權重比例最高為30%。

　　目前成都市對物業管理招投標的評標方法基本上都采用綜合評估法，但是有不少的招標人(其中包括政府采購)并未按文件規定設置評分權重，而隨意將商務分值的評分權重比例提高到35%或40%，甚至更高。

　　物業管理招標是一項服務采購，采用綜合評分法的目的是為了最大限度地滿足招標人的實質性要求，如果招標人決定以價格作為確定中標候選人的主要因素，那么就應該選用最低評標價法。在采用綜合評估法作為物業管理招投標的評標方法的前提下，過分強調商務分值(價格分值)不僅其合法性值得商榷，而且還有可能造成評標結果偏離招標人的實質性要求。

　　二、關于規范招標文件的建議

　　招標文件是招標活動最直接的依據，對招標項目的描述、技術規范及要求、投標人須知、技術響應、評標程序和標準、投標文件格式等項目是其主要的內容，文件內在的邏輯性、完整性、對項目的針對性和合法性是其精髓所在。規范物業管理招投標活動，首先應當規范招標文件的編制。為此，筆者建議通過加強物業管理招標備案的審核來控制和減少招標文件中的不規范、不嚴謹的現象:

　　1）增加對物業管理招標條件的限制。

　　“建住房〔20**)130號”文件和地方行業主管部門的有關文件對完成物業管理招標投標工作的時限做了規定，但是都沒有就物業管理招標所應具備的條件做出界定，由此就出現了前述的招標文件要件不全的現象。為了杜絕這一問題的出現，建議對物業管理招標的前提條件進行規范。

　　2）實行專家審核制度。

　　在物業管理招標備案時，可由行業主管部門安排，在專家庫中隨機抽取2~3名物業管理評標專家對招標文件進行審核，將發現的不規范、不嚴密或有礙公平、公正等的相關內容向招標人(或代理機構)提出，并請其修正;同時，專家還可以根據招標人的實際需求提出相關的建設性意見。

　　通過規范招標文件，將能更好地堅持和貫徹物業管理招標“三公一誠”的原則。

　　參考文獻:

　?、俪啥际蟹慨a局，《 成都市物業管理招標文件(示范文本)》[20**]210號

　?、谥x紹志，《物業管理與招標投標實務全書》，安徽文化音像出版社，20**.11

篇3：探析物業管理文件資料送達和簽收

　　探析物業管理文件資料送達和簽收

　　作為物業管理從業者，熟知物業管理法律知識可以使我們很好地與發展商、客戶進行溝通交流，對日常工作幫助很大。下面我們就一起去探討兩個在物業管理中經常遇到的案例。

　　案例一：入伙后，管理處接到房屋質量問題的報修，經過現場查看，初步判定是施工質量問題，工作人員填寫《工程質量問題通知單》告知施工單位、請施工單位負責人簽收。這個簽收是否有效？幾年后，該單能否做證據使用、效力如何？

　　案例二：某小區入伙將近2年，有幾戶業主一直沒有來辦理入伙手續。管理處想給業主寄發催費通知單，就按照發展商提供的業主身份證復印件上的地址寄發了催費通知單。請問，按這個地址寄發的催費通知單是否合適、是否具有法律效力？

　　案例一涉及文件資料的簽收問題，案例二涉及文件資料的送達和通訊地址問題，這都是在我們日常工作中最常見、經常發生的事情。對于上述提問，大家似乎不假思索的就能給出答案，“施工單位負責人都簽字了，單據肯定有效！身份證上面的地址是戶籍所在地，肯定具有法律效力！”

　　但事實呢？我們看看律師給出的專業意見。

　　案例一：經過一段時間（如幾年）后，管理處如何證明該簽字人員是施工單位的負責人？即便證明了簽字人是施工單位的負責人，但又如何證明該簽字是其本人的簽字？

　　案例二：律師給出的意見是，按身份證上登記的地址寄送函件不一定有效！因為身份證上的地址是戶籍所在地，但通常人們的經常居住地、實際居住地與戶籍所在地存在不一致的問題。而且，在商品房買賣合同中都會約定業主的實際通訊地址，該地址才是最具有法律效力的聯系地址！管理處寄發函件應往業主留存在買賣合同中的地址為準。

　　那么，在日常工作中我們該如何操作、注意哪些細節，才能盡可能的規避法律風險呢？

　　一、關于通訊地址和聯系人的問題。

　　1、新項目入伙前，以發展商整理登記的地址為準（如發展商寄發《入伙通知書》的地址）。

　　2、新項目辦理業主入伙時，請業主重新登記最新的通訊地址（在登記表上，應注明，該通訊地址作為日常聯系使用，具有法律效力），并請業主提供電子郵件地址。

　　3、如業主沒有辦理入伙手續，待入伙過程結束后，向發展商確認業主的通訊地址（該地址一般以商品房買賣合同上的地址為準，如業主更改了通訊地址，應以最后登記地址為準，并復印該合同和文件存檔）。

　　4、如業主辦理了入伙手續，但沒有居住在物業小區內；如向業主發函，可以同時向小區內的業主房屋地址、登記的通訊地址、身份證地址等寄發函件。

　　5、對于工程維保單位?？稍谌牖锴?，物業公司與所有施工單位簽訂一份書面協議（或采用《會議紀要》形式），約定各個施工單位負責接收《維修通知單》負責人，并請負責人人在協議上留取簽字樣本?；蛘?，請發展商要求各施工單位發函給物業公司、管理處，明確施工單位接收《維修通知單》的負責人及簽字樣本。

　　6、對于其他供方、合作方及關聯方等，可在合同、協議文本中（或另行起草協議）約定雙方的通訊地址、聯系人、聯系人簽字樣本及聯系電話等內容。

　　二、關于文件資料的送達和簽收問題。

　　送達是法律術語，是指人民法院依照法律規定的程序和方式，將訴訟文書送交當事人或者其他訴訟參與人的行為。目前我國法律沒有對通知、往來函件等非訴訟類文件的送達做出規范，但在實際工作，文件資料送達是很多很頻繁的，如工程維修通知、催費通知、與發展商的往來函件等，這些文件資料如在日后涉及到訴訟、仲裁等法律程序，就需要舉證人證明文件資料已送到收件人手中。但通常我們認為實實在在是對方簽收文件資料，在律師眼中不堪一擊、沒有什么證據力。除本文最初列舉的第2個案例，還有以下常見的不太具有證據力或證據力很弱的情況，如：

　　1、向業主送達催費通知單、裝修整改通知單等不利于業主的文件資料，業主往往拒簽、或者是由業主家庭成員簽收的。

　　2、將催費通知單、裝修整改通知單等文件資料貼在業主家的大門上，然后附加當日報紙（著重突出報紙日期）拍照存檔，作為證據。

　　3、將催費通知單、各類通知等資料直接投遞到業主信箱中。但事后查找《前期物業服務協議》、《物業服務合同》、《管理規約》等文件資料中都沒有業主同意或認可、將業主信箱約定成法定通訊地址的約定內容。

　　4、發展商或相關單位發函。

　?。?）使用傳真方式，但沒有合同或協議約定傳真號碼。

　?。?）有書面簽收的，但簽收人不是合同或協議約定的簽收人，或者書面簽收人不是單位的法人代表、負責人或具有收發文件職責的行政、門崗人員。

　?。?）發文單位請簽收人員在簽收表上簽名，但事后不能證明簽字文件內容與留存文件內容相一致。

　?。?）發文單位請簽收人在發函函件復印件上簽收，但只有簽名和日期，無詳細的簽收單位和簽收人的職務，證據力很弱。

　　那我們在實踐中如何送達和簽收函件，才是合法有效、才能成為以后雙方爭議乃至訴訟時對己方有利的證據。我們可以：

　　1、按本文前段內容，提前在合同和協議中約定聯系地址、通訊地址（送達地址）和聯系人或文件簽收人（預留簽名樣式），以便文件的直接送達。

　　2、直接送達。自然人的必須由本人簽收（無完全民事行為能力人由法定代理人簽收）；受送達人是法人或者其他組織的，應當由法人的法定代表人、其他組織的主要負責人或者該法人、組織負責收件的人簽收；受送達人有代理人（需提前書面告知，或有合同、協議約定），可以送交其代理人簽收。

　　3、郵寄送達。目前常用的是采用“EMS”郵政快遞或其他快遞公司郵寄送達。但須注意：

　?。?）發件人一定要在快遞運單上的“物品名稱”及“數量”一欄中詳細記載文件的準確名稱及份數（如：郵寄催費通知單，在快遞運單上要注明“物業服務費催繳通知單、文件份數和頁數、欠費期間、欠費金額等”）。

　?。?）保存好快遞運單的底單和函件復印件；如快遞被退回，將退回的快遞保存好。

　?。?）如郵寄函件是多頁的、需注意函件要加蓋騎縫章。

　?。?）業主具體居住地址不確定的，可多發幾份快遞，可以同時向身份證登記地址、提前約定的通訊地址及物業小區內的房屋地址等擊發快遞。

　?。?）、重要文件或需要證據力很強的文件，可采用“公正送達”。

　　4、電子郵箱送達。電子郵箱作為現代人常用的聯系方式，以其快速、便利、成本低等優勢已成為人們生活中不可或缺的一部分。而且，電子郵件被新合同法所確認，采用電子郵箱形式發送函件是具有法律效力的。另外，發送電子郵件等數據電文、只要該數據電子到達被送達人的特定系統就視為送達，不存在拒收的情況。發送電子郵件，我們需要注意：

　?。?）必須提前在合同、協議或者其他書面文件中約定好電子郵箱，并注明該電子郵箱作為有效通訊聯系地址、具有法律效力。

　?。?）對外發送相關郵件時務必使用公司郵箱 ；在公司郵箱的設置上，設置發送回執，這樣對方收到郵件后打開即發送送達回執，表明對方已收到。

　?。?）注意保存電子郵件，不要隨便刪除，以便應對不時之需；重要的郵件要另外備份，重裝電腦系統等要備份出所有郵件。

　?。?）通過郵件的后續行為確定電子郵件的存在，例如在發出電子郵件交易信息后，發出方在之后的交易單證中證明了前期電子郵件中的內容。

　?。?）重要文件可采用掃描儀等器材制作成圖片、作為附件發送，避免篡改。

　　在日常工作中，如須向業主、發展商及相關供方送達文件資料，在直接送達存在困難的情況下，我建議應采用快遞和電子郵件形式送達。

　　三、關于外來函件的簽收問題。

　　我們在日常工作中，經常碰到業主、發展商拿著書面函件（不利于我方的函件）要求簽收。簽還是不簽，大家心里很糾結，因為大家通常認為簽收函件就相當于確認了函件的內容了，其實不然。律師告訴我們，外來函件大部分都可以簽收，但若涉及到與公司有關權利處分的事宜時，當場不要做任何有關責任方面的承諾即可。

　　那么，收到外來函件（直接、郵件或者電子郵件等）我們該注意什么呢？

　　1、簽收確認。在簽收后要做好登記記錄（包括簽收時間），對于簽收的函件應充分重視，所有來函應保留存檔以備隨時查詢。

　　2、如有異議應及時回函。對來函中所述內容如有異議的，則應及時回函澄清，表明觀點。

　　3、如對方又回函表示新的不同意見時，應再予回函澄清。如無新意見，則不必回函。

　　以上，就是本人的片面之見，希望能起到拋磚引玉的作用，引起大家思考和注意。

　　周勇/《深圳物業管理》/20**年第7期