商場（百貨公司）顧客投訴范圍及處理工作流程

　　為切實保護消費者的權益，維護本公司信譽，在競爭中凸現服務特色，為企業發展鎖定更多忠誠的消費群體，特制訂并實施Consumer Complaint Quick Response程序（簡稱：CCQR程序，即顧客投訴快速反應程序）。

　　一、接受顧客投訴的范圍

　　1、對商品質量的投訴。包括商品質量上的缺陷，規格不符，技術規格超出允許范疇，出現故障,屬于三包范圍內等。

　　2、對服務質量的投訴。包括對本商場工作人員的服務態度、服務方式、服務技巧等提出的批評意見。

　　3、對其他工作提出的建議與意見。

　　二、處理顧客投訴的流程

　　在總服務臺設立“顧客投訴接待服務中心”，專人負責接待，公司設立三級投訴處理服務機構：專柜為一級、營業科室為二級、公司稽查科為三級。對投訴案例逐級依據相關管理規定進行處理，本級處理不了的，呈交上一級處理。直到投訴的問題得到妥善解決為止。不得越級投訴。

　　程序一：總臺

　　1、權限：

　　總臺工作人員在接到顧客投訴后，立即填制《顧客投訴記錄表—consumer complaint list》(CCL)，內容應包括投訴人姓名、聯系電話、住址以及投訴的時間、對象、具體內容及投訴請求等。并且及時聯系營業科的負責人，安撫顧客的情緒。

　　注：視具體情況而定，如果顧客火氣較大，可請顧客在總臺附近的休息臺坐下好好的安撫顧客，待耐心傾聽顧客傾訴后，再行處理第一環節。內部處理把握原則：首先要維護企業利益；其次要維護員工利益；最后再考慮顧客利益。

　　程序二：專柜導購員/營業科主管

　?、?、導購員權限：商品自出售之日3天之內，不污不損，不影響第二次銷售，憑有效憑證（購物小票第三聯或發票），導購員有權為顧客辦理退、換貨手續（化妝品、黃鉑金、珠寶玉石、鐘表、內衣等商品除外）。

　　注：遇到情緒特別激動的顧客或專柜與顧客不能達成一致意見（如：不在“三包”范圍內或商品影響第二次銷售、顧客無法提供小票、超過3天期限的、明確不屬于退換范圍內的商品）時，切記不可與顧客爭吵，及時聯系商場負責人來處理。

　　1、程序：

　　核查購物憑證及商品→判斷并作出處理意見。

　　1）符合規定的開具紅票→主管簽字→辦理換、退手續。

　　2）不符合規定的，立即轉入第二程序，請營業科負責人處理。

　　2、基本用語：

　　1）“請出示您的購物憑證及商品，謝謝?！?/p>

　　2）“請稍等，我去給您辦理（退）換貨手續?！?/p>

　　3）“對不起，我無權處理，我請我的主管來解決?！?/p>

　　3、該程序操作要點：

　　1）符合退、換貨要求的顧客，導購員應該熱情、及時、禮貌的按照顧客要求辦理手續，嚴禁冷淡或怠慢顧客。

　　2）當導購員無權處理（或無法滿足顧客要求）時，應立即將顧客帶離賣場，以防止在賣場內出現爭執，從而影響整個賣場的正常營業。

　　3）能退或不退的商品以退為主，能換或不換的商品以換為主，能修或不修的商品以修為主。應盡量可能的向消費者傾斜。

　?、?、營業科室（經理、科長、主管、營管員）權限

　　根據有關的法律及其公司的有關規定受理本部門發生的顧客投訴。

　　1、程序：核查購物憑證及其商品→記錄《顧客投訴意見表》→判斷，并作出處理意見→無法處理的，立即聯系稽查科。

　?、?商品確定有質量問題則給予辦理修、換、退等手續。

　?、?無法判斷商品是否存在質量問題的，建議顧客送法定機構檢測后處理。法定機構無法立即作出處理意見的，應及時告訴顧客答復的時間和方式。

　　2、基本用語：

　　1）“對不起，因為技術和設備有限，我們無法判斷是否存在質量問題，建議您是否去國家法定檢測機構咨詢或做一個質量鑒定，我們會根據鑒定結果作出妥善的處理的”。

　　2）“對不起，我們需要時間進行調查，請您留下姓名和聯系方法，我們會盡快和您聯系的”。

　　3）“對不起，這已經超越我們的處理權限了，但是，我可以帶您去稽查科解決問題”。

　　操作要點：部門在處理顧客投訴時，應盡量一個人進行處理，避免太多人在場，盡量考慮消費者的利益。進行情緒安撫。

　　程序三：稽查科

　　1、權限：

　　根據有關法律法規（即：消法、民法）及公司的相關規定受理營業科未解決的投訴問題。遇到無理的顧客可聯系消協等權威部門來解決。

　　2、程序：

　　核查購物憑證及其商品→記錄《CCL》→與被投訴專柜核實投訴經過→作出處理意見→通知顧客并回復投訴轉入部門→無法協調處理的，立即聯系相關職能部門（請所有投訴人員根據《以顧客為主的個性化處理投訴規范》來處理投訴）。盡量不出商場，把問題解決。

　　3、該程序操作要點：

　　稽查科對營業科轉入的投訴，在接待時間要快，用詞要準確，不能含糊，對法律要熟悉。同時應果斷地做出處理意見，以減少投訴的復雜性，從而有利于營業科執行和操作。

　　最后：我們要總結顧客的意見，吸取教訓，提出相應的對策，改善企業的經營管理，杜絕類似事件再次發生。并在每周例會上進行通報，告之本周各專柜投訴案例及處理結果，將此結果作為獎罰的重要依據。投訴處理部門要每月拿出一份《顧客投訴處理反饋報告》，對當月投訴案例進行總結、分析，為領導制定決定提供依據。

　　備注：因商品、品質、價格等因素引起的客訴，必須反饋物價質檢，必要時有物價質檢出面協調。后附《以顧客為中心的投訴處理規范》制度。在處理投訴時，請結合它一起使用。

　　附：《顧客投訴處理登記表》

篇2：物業客戶投訴處理的藝術

　　物業客戶投訴處理的藝術

　　“用戶至上，專業服務”是所有物業公司的服務宗旨，要使用戶滿意，除了要提供優質高效的服務外，還要正確處理好用戶的投訴。

　　投訴處理是一項集心理學、社交技巧于一體并體現服務人員道德修養、業務水平、工作能力等綜合素養，給投訴者所提問題予以妥善解決或圓滿解答的工作。處理投訴工作的原則是依法辦事;宗旨是服務用戶;目標是杜絕有效投訴;從而提高管理單位的聲譽及社會影響。

　　一、用戶投訴的定義:

　　用戶因對物業管理企業的服務需求或不滿等，通過各種方式向有關部門反映的行為，稱之為投訴。用戶投訴的方式包括來電、來訪、來函、其它(如登報)等。

　　二、用戶投訴的分類:

　　1、按投訴的性質分:有效投訴與溝通性投訴

　　(1)有效投訴:

　　有效投訴有兩種情況:用戶對物業管理單位在管理服務、收費、經費管理、維修養護等方面失職、違法、違紀等行為的投訴，并經過有關行業主管部門查實登記的。用戶向物業管提出的管理單位或管理人員故意、非故意，或失誤造成用戶或公眾利益受到損害的投訴。

　　(2)溝通性投訴:

　　求助型:投訴者有困難或問題需給予幫助解決的。

　　咨詢型:投訴者有問題或建議向管理部門聯絡了的。

　　發泄型:投訴者帶有某種不滿，受委屈或誤會等造成的內心不滿，要求把問題得到解決的。溝通性的投訴若處理不當，會變成有效投訴，所以必須認真處理溝通性投訴。

　　2、按投訴的內容分為:

　　(1)對設備的投訴:用戶對設備的投訴主要包括:空調、照明、供水供電、電梯等等，即使我們建立了一個對各種設備的檢查、維修、保養制度，也只能養活此類問題的發生，而不能保證消除所有設備潛在的問題。

　　(2)對服務態度的投訴:

　　用戶對服務態度的投訴主要包括:不負責任的答復行為，冷冰冰的態度，愛理不理的接待方式等。由地管理人員與用戶都由不同個性的人組成，所以任何時間，此類投訴都容易發生。

　　(3)對服務質量的投訴:

　　用戶對維修的質量、郵件未能及時送到用戶手中，都屬于對服務質量的投訴。減少用戶對服務態度與服務質量的投訴的最好方法是加強對服務人員的培訓。

　　(4)突發性事件的投訴。

　　三、正確理解用戶投訴

　　1、下面是一些值得我們得視的數據:

　　對服務不滿的用戶:96%會靜靜地離開，91%永遠不會再回來，80%的此類用戶將不滿意的服務活動向8至10位朋友訴說，20%的此類用戶更會向20個友人講述。

　　為何用戶會離開:3%因搬遷而離開，5%因建立新的友誼關系，9%因更好更優的選擇，

　　83%因管理者的服務不專業或惡劣的待人態度。

　　想離開的用戶會留下嗎?70%會！假如他們的投訴問題被妥善解決后，95%的用戶將會留下！假如他們所投訴的問題即刻得到解決，平均每一位投訴者將會對其5位朋友講述自己的投訴及事情最終的解決辦法。

　　2、我們該如何理解投訴?

　　(1)投訴能指出在服務過程中應改善的環節。

　　(2)投訴其實是用戶給予我們再度提供應改善服務的機會，使用權有意見用戶重新接受我們。

　　(3)投訴給我們機會去令用戶忠于我們。

　　四、如何處理用戶的投訴?

　　據有關資料顯示，房地產行業的投訴率居廣東省各行業投訴率的第二位，而物業管理的投訴又居房地產業的首位。深圳市物業管理協會為了協調解決物業管理行業的矛盾糾紛，保護物業管理企業和業主的合法權益，于2000年4月30日制定了《深圳市物業管理協會投訴處理辦法(試行)》?！短幚磙k法》第十四條規定:凡被記入會籍檔案的投訴，都將作為該會員單位年度行業評優活動的扣分依據。對投訴量大且整改不利，案件特別多的會員，經協會常務理事會研究可給與內部處罰直至取消其會籍資格。由此可見，如何正確處理用戶投訴是每個物業管理公司必須認真對待的。

　　1、處理投訴的基本原則:

　　(1)真心誠意地幫助用戶解決問題

　　用戶投訴，說明工作尚有漏洞，說明用戶的某些要求尚未被重視，每個人都應理解用戶的心情，努力識別及滿足他們的真正需求，滿懷誠意地幫助用戶解決問題。只有這樣，才能贏得用戶的信任與好感，才能有助于問題的解決。

　　(2)把"對"讓給用戶

　　用戶因為不滿才會來投訴，往往用戶的情緒會失控，這時，我們不該失控，要從對方的角度去理解問題，即使用戶言談中有不對的，也要把"對"讓給用戶，與用戶爭議會激發矛盾。

　　(3)不損害公司的利益

　　2、處理用戶投訴的程序

　　從投訴的開始到結束，是一個牽涉面相當廣而又一環扣一環的過程:

　　接訴--聆聽--判斷處理--回訪--總結。

　　(1)接訴

　　禮貌是做好投訴處理工作的基礎。投訴接待環境是影響處理工作的第一關。

　　(2)聆聽與記錄

　　誠意聽取用戶的投訴。認真記錄事故的要點。

　　(3)判斷、處理

　　感謝用戶的關心和愛護?？焖倥袛?、迅速反映、及時處理。經過判斷分析，當找到問題所在，應以積極的正面態度回應用戶，如告訴他會怎樣處理等。

　　(4)回訪

　　是建立信任，彌補因種種原因造成失誤的重要環節，也是檢查工作質量，與用戶溝通，

　　搞好關系的最好機會。

　　(5)總結

　　發生這次投訴的原因是什么?從這次投訴處理中學到了什么?在從今后的工作中怎樣才能避免類似情況的發生，需要作哪些方面的調整。

篇3：業主投訴處理六個策略

　　業主投訴處理六個策略

　　投訴的情況是非常復雜的，業主的投訴也未必全部都有根據和理由。但是通過我們預料的問題，確定合適的答復方式，可以更有效地處理顧客的投訴。

　　投訴的問題大致有以下幾大類：

　　第一類、對設備設施方面的投訴業主對設備設施設計、選型不合理或對設備運行質量不滿意。如電梯經常停電、停梯維修，供電供水設備經常出現故障等。產生投訴的原因是業主使用的物業與期望有差距。業主使用物業、支付物業管理費，總是希望物業處于最佳使用狀態并感覺方便舒心。

　　第二類、對管理服務方面的投訴

　　業主對物業服務質量的投訴主要有以下方面:用戶的財產和人身安全是否能得到保障，物業服務是否規范、標準，物業人員禮儀禮貌是否得體，服務態度是否熱情,辦公或居住環境是否安靜;服務時間和服務是否及時快捷等。業主感覺到服務質量低于期望值肘，就會因不滿而投訴。期望值來源于用戶日常得到正常服務的感覺和物業公司的服務承諾。如果服務承諾過高，容易因期望值落差而投訴。另外當某項服務“失?！睍r，如工作人員態度惡劣，日常運作出現故障、維修人員未能按時完成作業等，業主會以投訴來傾訴自己的不滿。

　　第三類、收費方面的投訴

　　主要是各種分攤費和特約維修費。如水、電、清潔、綠化、公共設備等分攤費用及換燈、換鎖等特約維修費用。物業服務也是某種意義上的商品。業主總希望用最少的付出購買到最優質的服務，物業公司則希望服務成本最小化，這矛盾集中反映在繳納各類費用這一敏感問題上。

　　第四類、對突發事件方面的投訴

　　因停電、停水、電梯困人、溢水及室內被盜、車輛丟失等突然事故而造成投訴。這類問題雖有其“偶然性”和“突發性“,但因事件本身很重犬，對用戶的日常工作和生活帶來較*煩而導致強烈的投訴。

　　處理用戶投訴，一般采取以下幾種策略:

　　策略一:

　　接到投訴時，首先要假定我們的工作存在問題，耐心聽取或記錄投訴，不當面反駁業主意見，業主前來投訴，是對物業某些方面的服務有不滿或意見，心里有怨氣。此時若一味解釋或反駁,業主會認為物業不尊重其意見而加劇對立情緒，甚至產生沖突。所以要耐心聽業主“訴苦”并進行記錄，使業主感覺到物業虛心誠意的態度，隨著訴說的結束其怨氣也會逐漸消除。

　　策略二:

　　對業主的遭遇或不幸表示歉意或同情，讓業主心理得以平衡，投訴的問題無論大小輕重，都要認真對待和重視，要采取“移情換位”思維方式，轉換角色，設身處地站在業主立場上，感受業主所遭遇到的麻煩和不幸，安慰用戶，拉近與業主的心理距離。

　　策略三：

　　對業主的投訴要求提出處理意見，遵循公司的經營原則，滿足用戶的部分合理要求，很少有業主投訴是為表示“徹底決裂”的，大多業主用投訴來向物業“談判”,使物業重視其投訴，并能解決其投訴的問題。物業公司要站在“公平、公正、合理、互諒”的立場上提出處理意見，協調解決好用戶遇到的困難和問題。

　　策略四:

　　感謝用戶的意見和建議，作為改進工作和完善工作的依據，投訴是業主與物業公司矛盾的最大屏障。能向管理公司投訴，表明業主對物業還持信任態度，物業要有“聞過則喜”的度量，把業主的投訴加以整理分類，從業主角度檢討、反思公司的各項工作，不斷完善和改進管理及服務工作。

　　策略五:

　　督促相關部門處理投訴內容，對投訴處理的實際效果，直接關系到物業公司的聲譽及整體管理水平。投訴處理的關鍵是盡快分析投訴內容，查清原因，督促有關部門限時進行處理，達到預計結果使業主滿意，要確保不再發生同樣問題，杜絕“二次投訴”的發生。

　　策略六:

　　把投訴處理結果盡快以電話或信函形式反饋給業主。盡快處理投訴，并給業主以實質性答復，這是投訴處理工作中的重要一環，及時的回復可顯示物業公司的工作時效。業主口頭;投訴可以電話回復，一般應不超過一個工作日?；貜涂梢韵驑I主表明其投訴已得到重視，并已妥善處理。