市醫院檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條 根據《中華人民共和國檔案法》和黨中央、國務院制定的檔案工作原則、方針、政策和上級檔案主管部門的有關規定，為加強醫院檔案管理工作，使檔案工作更好地為改革和建設服務，特制定本辦法。

　　第二條 醫院檔案是黨、政、工、團以及醫療、護理、科技、基建、人事、保衛、會計等在各項工作活動中形成的，對國家和社會有保存價值的，應當歸檔保存的各種文字、圖表、音像等不同形式的材料，它是全院職工工作實踐的總結和記錄，是醫院的寶貴財富，也是黨和國家寶貴財富的一部份，每一個職工都有責任維護檔案的完整與安全。

　　第三條 醫院檔案工作是醫院工作的組成部分，是提高醫院工作效率和工作質量的必要條件，是維護醫院歷史真實面貌的一項重要工作。因此，醫院黨政領導必須切實加強對檔案工作的領導，應有一名院領導分管檔案工作，把檔案工作納入議事日程，列入醫院建設的發展規劃。

　　第四條 根據國務院關于"檔案工作的基本原則是集中統一地管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用"的決定，醫院檔案由院檔案室實行集中統一管理，其他部門或個人不準保存檔案，更不準私自損毀檔案材料。

　　第二章檔案的收集與整理

　　第五條 醫院檔案室是收集和保存本院檔案資料的部門，院部及各科凡經打字室打印的文件、材料等，必須將１份底和２份正本交檔案室存檔。凡抄寫的文件材料，須同時抄一份送院檔案室存檔。

　　第六條 各科室形成的文件材料，如年度工作計劃、人才培養、教學計劃和工作總結，必須抄報院辦公室，由院辦公室分別歸檔。

　　第七條 凡申報某項科研課題或申報某項科技成果者，不論單位和個人，須將上報材料同時交一份完整材料到檔案室。不交材料者按規定辦公室不予辦理申報手續（不準任何人給予蓋章）。

　　第八條 基建圖紙、重要儀器的說明書及安裝圖紙等，均屬檔案、資料的重要組成部份，凡驗收基建工程、機器（儀器）設備安裝時，須同時驗收圖紙、說明書等資料，如果圖紙、資料等檔案材料不全不得驗收，驗收時須有檔案人員參加。

　　第九條 外出開會、參觀、考察人員，回院后須將文件材料交檔案室登記存檔，拒絕不交者，按有關規定不報銷差旅費和資料費。

　　第十條 立卷分工和歸檔

　　文書檔案由院辦公室負責立卷，于次年上半年（６月底）歸檔；科技檔案由檔案室協助醫務科立卷，按科技檔案的形成規律，辦完一件立一件，隨時歸檔；會計檔案由財務科負責，于次年６月底以前立卷，保管使用一年以后向檔案室移交。

　　第三章檔案的保管與使用

　　第十一條 根據上級檔案部門關于建立綜合檔案室的指示精神和我院目前人員不足的情況，適宜設綜合檔案室，文書檔案、科技檔案、會計檔案均實行統一管理。配備檔案人員２人，由院黨委辦公室主任直接負責領導。

　　第十二條 查閱檔案必須辦理審批手續。外單位查閱檔案須持介紹信并經分管檔案工作的院領導或辦公室主任批準方可查閱，對本院職工查閱檔案須填寫申請單，經辦公室主任或有關領導批準后方可查閱，對與所查問題無關或黨和國家規定不準個人查閱的案卷不得查閱，摘抄檔案材料必須進行認真核對，對機密文件材料一般不得摘抄。

　　第十三條 對科技檔案的查閱，為方便科技人員查閱科技檔案，對形成某項技術檔案的個人和科室，對該項科技檔案有優先使用權，需要查閱時可免辦查閱審批手續。

　　第十四條 檔案一般不得外借，確有特殊情況需要外借時，須經本院主要領導簽字批準方可外借，借閱檔案必須嚴格辦理借閱手續，詳細登記卷號、件數、張數，外借時間一般不得超過１０天。最多不得超過２０天，交回時要認真核對卷號、件數、張數，對差錯缺份少頁或丟失者，要及時查清原因，并向單位領導和有關部門反映，以便查找。

　　第十五條 為確保檔案的安全，本院檔案室可為本院職工代管私人所有的機密檔案材料。

　　第十六條 普洱市人民醫院檔案庫房管理制度

　　一、檔案庫房只作檔案存放保管之用，不得兼做其他用途。庫房、辦公室和閱卷室應分開。

　　二、庫房內檔案的存放、管理要規范，密級架統一編號，案卷上架排列合理、科學、整齊。檔案存放位置確定后，不得輕易變動。

　　三、檔案庫房應堅固適用，具有防火、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防光、防潮等設施。

　　四、每日測試和檢查溫度、濕度，掌握其變化規律，采取積極有效措施做好溫、濕度的調控工作。庫房內溫度應控制在14-24℃內，相對濕度控制在45-65％。

　　五、借出檔案應及時收回存放原處。檔案人員對庫存檔案進行定期檢查，發現丟失、破損、褪變等問題應及時搶救、修補、復制或作其他技術處理。

　　六、未經批準，非檔案人員不得進入庫房。不準在庫房內吸煙，維護庫房安全。

　　第四章檔案管理人員的職責

　　第十七條 檔案管理人員必須以*理論和"***"重要思想為指導，認真落實***，貫徹執行檔案工作的原則、法規和法律，維護檔案的歷史真實面貌。

　　第十八條 必須忠于黨和國家的檔案事業，刻苦鉆研檔案專業理論和專業知識，積極參加檔案工作理論研究，探索新理論，開展新技術，不斷提高業務能力和技術水平，努力為檔案事業貢獻力量。

　　第十九條 檔案人員必須積極做好檔案材料的收集和整理工作，做好歸檔的宣傳工作，提高職工對檔案材料歸檔重要性的認識，增強材料歸檔的自覺性，做到寧多勿漏的收集材料，同時要做好鑒定、整理和保管工作，為提供利用打好基礎，協助有關人員做好檔案立卷工作。

　　第二十條 檔案人員必須堅持檔案為改革和建設服務的方向，積極熱情地提供利用，要正確處理好管理與利用的關系，既要管好，又要利用好，既要堅持原則，又要方便利用，既要為內部服務，也要為社會服務，要最大限度的發揮檔案憑證和查考作用，做好檔案登統利用的信息反饋工作。

　　第二十一條 檔案人員必須隨時提高警惕，認真做好檔案的安全和保密工作，檔案工作既是服務性工作，又是政治性、機要性很強的工作，檔案管理人員必須嚴格遵守保密紀律，增強保密意識，做好保密工作，嚴防泄失密事件的發生，以維護檔案的完整與安全。

　　第二十二條 檔案管理人員必須按規定向指定的檔案館移交應移交的檔案，同時接收應接收的檔案，在交接檔案時，嚴格辦理交接手續，做好登統工作，嚴防差錯事故的發生。

　　第五章獎懲

　　第二十三條 對不執行國家規定，不按期立卷、移交檔案者，無論科室或個人，應給予適當的批評和教育，并令其限期改正，經教育仍不改者，應給予必要的經濟懲罰。

　　第二十四條 對檔案保管不善造成損失的，輕者扣一月或數月獎金，重者給予行政處分。

　　第二十五條 對有意損毀檔案材料者，視其情節輕重給予黨紀、政紀處理，直至追究法律責任。第二十六條對積極積累收集形成檔案材料做得好的同志給予表揚，有貢獻者應予獎勵。

篇2：集團公司檔案管理辦法

　　集團公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強EE公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。

　　第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　第四條EE公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機關文件材料應歸檔的有。

　　(一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料;

　　(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

　　(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應歸檔的有。

　　(一)公司頒發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;

　　(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

　　(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;

　　(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

　　(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

　　第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

　　第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。

　　2 適用范圍

　　本標準適用于公司文書檔案管理。

　　3 術語和定義

　　文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。

　　4 管理職責

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。

　　4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。

　　5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。

　　5.4.文書檔案的統計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。

　　5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。

　　5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。