某物業公司體系文件管理辦法

　　1.目的

　　為體系文件編制、更改、審批、分發、回收和作廢處理提供指引，保證文件受控。

　　2.范圍

　　適用于xxxx物業總公司及所屬子(分)公司。

　　3.定義

　　3.1文件：信息及其承載媒體，即指凡被引用作為標準、規范、作業指引等的文件。

　　3.2標識文件：對文件進行編號，并標記其版本和修訂狀態的工作。

　　3.3受控文件：一般是指受到更改的控制，當文件發生更改時，文件使用人所持文件應給予相應更改。

　　3.4非受控文件：當文件更改時，文件使用人所持的文件不作相應更改。

　　3.5外來文件：指來自于外部，且與體系運行有關的所有文件;包括：上級來文、外購的法律、法規、規范、標準或客戶提供的圖紙、規定等。

　　4.職責

　　4.1各部門

　　1)根據業務需要，提出體系文件新編或修訂需求;

　　2)編寫或修訂屬本部門職能范圍的作業文件及表格;

　　3)負責對與本部門工作有關的體系文件進行管理和控制。

　　4.2子(分)公司綜合管理部

　　1)為所屬公司體系文件管理的歸口部門。

　　2)負責審核各部門提出的體系文件編寫與修訂需求;

　　3)負責組織編寫或修訂所屬公司的體系文件;

　　4)負責所屬公司體系文件的標識、分類、發放、回收、歸檔及管理工作;

　　5)負責檢查監督各部門體系文件受控、執行情況。

　　6)負責定期或適時組織對所屬公司體系文件的評審，并適時對體系文件進行修訂。

　　4.3總公司綜合管理部

　　1)為全公司體系文件管理的歸口部門。

　　2)負責制定體系文件的管理細則。

　　3)負責審核各公司提出的體系文件編寫與修訂需求。

　　4)負責組織編寫或修訂一級體系文件;

　　5)負責檢查監督各公司體系文件受控、執行情況。

　　6)負責定期或適時組織對公司體系文件的評審，并適時對體系文件進行修訂。

　　5.方法和過程控制

　　5.1提出編寫或修訂需求

　　5.1.1各部門根據工作實際提出編寫或修訂體系文件的需求。

　　5.1.2各子(分)公司應根據體系運行狀況確定是否需要編寫或修訂所屬公司的體系文件。

　　5.1.3總公司綜合管理部門應根據各子(分)公司體系運行狀況確定是否需要編寫或修訂體系文件。

　　5.2標識文件

　　5.2.1體系文件編號：

　　1)總公司綜合管理部門負責制定體系文件的編號規則，同時對總公司編制的體系文件進行編號。

　　2)各子(分)公司綜合管理部門根據體系文件的編號規則對所屬公司編制的體系文件進行編號。

　　5.2.2體系文件有效版本標識

　　1)所有的文件均須標明版本號和修改狀態, 格式為大寫英文字母與阿拉伯數字的組合。

　　2)新編且未經修改的文件版本號為“A/00”，修改一次版本號升為“A/01”，當版本號從“A/09”升級時，則升為“B/00”，依次類推。當對體系文件進行全面修改時，即使修改次數未達到9次，版本也要全面改版(如從A→B、B→C、……)。

　　3)文件修訂時，若文件頁數超過1頁，則文件所有頁數的版本狀態均需統一變化。

　　5.3體系文件的編寫、審核、審批

　　5.3.1體系文件的編制

　　一級序文件由總公司綜合管理部負責組織編寫，二級文件由各子(分)公司負責組織編寫，三級文件由各文件使用部門負責組織編寫，詳見《體系文件控制細則》。

　　5.3.2體系文件的審核、審批

　　1)公司所有的體系文件在發放前均須得到批準。

　　2)文件的審核、批準采取書面審批方式，由文件編寫部門或人填寫審批單，經逐級審批后，由綜合管理部門印制副本，分發至各相關部門及人員，同時公布電子文本。

　　3)文件審核、審批人不得與編制或更改人相同，但審核、審批人可為同一人。

　　5.3.3文件的批準權限：

　　1)一級公司文件由總公司總經理批準。

　　2)二級公司文件由各子(分)公司總經理批準，同時報總公司備案。

　　3)三級公司文件由各子(分)公司業務分管領導或部門負責人批準后，報所屬公司綜合管理部備案。

　　5.4體系文件的分發

　　5.4.1綜合管理部門是體系文件分發的責任部門，經審批生效的體系文件由綜合管理部門根據各部門的需求情況確定分發部門和人員，經總經理批準后執行。

　　5.4.2經核準擬采取單個文件形式頒發的體系文件，應在其封面頁上注明分發號，并于每頁的右上角加蓋紅色“受控文件”印章，所有文件的正本(批準件)保存在綜合管理部門，且不加蓋紅色“受控”印章。

　　5.4.2經核準擬采取成冊頒發的體系文件，可直接分發，無須注明分發號和加紅色“受控”印章。

　　5.4.3文件的發布渠道：

　　1)在內部局域網中發布電子文本，但須設定相關權限。

　　2)以書面文件的形式發布至各公司及相關部門負責人，各公司及相關部門負責人在領取時應進行清點，如有缺少當場提出并由綜合管理部門即時補發，確認無誤后，簽字領用。

　　5.4.4文件分發時應確保在使用處可獲得有關版本的適用文件，必要時，可在有關工作場所(如設備房、中控室等)將相關作業指導文件等制度上墻，以便于相關操作人員了解和掌握。

　　5.4.5若因特殊需要擬送外部機構時，應由需求部門向綜合管理部門提出書面申請，并經總經理審核批準后，由綜合管理部門統一進行印制和對外發行，若有修訂時不做換版及回收控制。

　　5.5體系文件的更改

　　5.5.1根據體系文件實際運行狀況的需要可對其進行更改。如需更改文件，動議部門或人需提出書面申請，注明修訂的原因、文件的修訂內容、修訂前后版本及修訂狀態的變化，經部門負責人確認后送所屬公司綜合管理部門，綜合管理部門初審更改文件的可能性后召集人員分專業進行討論，確定更改內容的適宜性，按審批權限報批。

　　5.5.2如公司組織結構發生變更及相關物業政策法規發布和變更時，綜合管理部門須確認是否對公司現有之體系文件進行修改，若需修訂則由綜合管理部門及時召開相關部門人員進行討論，確定更改內容，按審批權限報批。

　　5.5.3綜合管理部門根據審批稿修改文件，并注明修改狀態，分發原發放部門/人員，并收回舊版文件。

　　5.5.4各子(分)公司在進行體系文件修改后，必須報總公司綜合管理部門備案。

　　5.6體系文件的使用及保存

　　5.6.1綜合管理部門應確保所屬公司各崗位員工所使用的文件均為有效版本，各部門應確保本部門各崗位員工所使用的文件均為有效版本。

　　5.6.2各部門負責人應設專人負責體系文件的保管，并履行監督職能。體系文件管理人員應防止文件發生短缺或遺失，否則，將追究部門負責人和文件管理人員的責任。

　　5.6.3任何人員不得在體系文件上進行涂改、更改、標符等，防止人為污損，以確保文件保持清晰。

　　5.6.4 任何人不得復印體系文件，如在部門發現體系文件復印件，追究部門負責人和體系文件管理人員責任。若因特殊情況確需復印，應向所屬部門負責人提出申請，經同意后方可復印;若大量復印還必須上報綜合管理部門審核批準。

　　5.6.5非本公司人員不得查閱、借閱體系文件;特殊情況需經總經理批準后，在指定區域內查閱且不得帶離該區域。

　　5.6.6各部門工作人員若因培訓或工作需要借閱體系文件時，須向文件管理人員借閱。借出的體系文件由文件管理人員負責及時收回并檢查完整和清潔情況，如有人為污損或遺失，應加以注明，追究當事人責任。

　　5.6.7任何人不得利用職務之便，擅自攜帶體系文件外出。

　　5.6.8當時體系文件有遺失或破損不堪辨識時，各部門應以書面的形式向所屬公司綜合管理部門說明原因，并申請補發;綜合管理部門按分發程序核準后，重新印制分發，同時廢止原文件分發號。

　　5.6.9記錄表樣由綜合管理部門負責公布，并根據記錄的修改狀態及時更新，供各部門根據工作需要使用。

　　5.6.10無效/作廢文件原稿，由綜合管理部門加蓋“保留”章后留存，以供對比新版文件修訂處之用，該無效/作廢的文件原稿應至少保留至后續三個版文件發行時才能銷毀。

　　5.6.11綜合管理部門應保存所有版本的電子文件，以留作資料以供法律/累計知識需要。

　　5.6.12體系文件持有人調任、離職時，應將保管的文件列入移交清單或交回綜合管理部門。文件移交時，若發現份數不足或毀損，應由原受領部門人員提出申請補發齊全后再交接。

　　5.7體系文件的回收及廢止

　　5.7.1正常情況下，如文件發生修訂、廢止或變更等情況，綜合管理部門應及時將作廢文件收回。

　　5.7.2作廢文件由綜合管理部門保留正本，加蓋“保留”章，并與有效文件區分隔離保存，其它副本銷毀。

　　5.7.3當使用部門需要用作對照參考或其它特殊原因需要保留作廢文件時，需經綜合管理部門同意，同時在保留文件上蓋作廢印章。

　　5.7.4不適用于本公司體系的文件應予廢止，由綜合管理部門提出銷毀申請，經總經理批準后執行銷毀。

　　5.8文件的評審

　　5.8.1在下列情況下，綜合管理部門應根據對現行文件的影響，決定是否組織相關部門對文件進行評審，以確體系保文件的適宜性和充分性：

　　1)當管理體系或其過程需要發生較大變化時;

　　2)評審時提出的需要改進時(包括糾正預防措施);

　　3)測量分析過程提出的需要采取糾正預防措施時;

　　4)新服務項目(產品)策劃時。

　　5.8.2對需要更新的文件應按照5.3的要求進行再次審批。

　　6.附則

　　6.1本辦法由總公司綜合管理部負責解釋。

　　6.2各子(分)公司可根據本辦法并結合實際情況制定具體的實施細則，并報總公司備案。

　　6.2本辦法自2021年3月1日起生效施行。

篇2：編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫體系文件的原則是寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標準要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效(文件寫完后一定要下發討論和修改，達到所寫即所做)。體系文件要做到：

　　1.系統性

　　-組織應對其OHS管理體系中采用的全部要素、要求和規定，系統有條理地制訂各項程序;

　　-所有文件應按統一規定的方法編輯成冊;

　　-各層次文件應做到接口明確、結構合理、協調有序;

　　-各層次文件應涉及OHS管理體系一個邏輯上獨立的部分。

　　2.法規性

　　-體系文件應在總體上遵循OHSMS標準，以及國家或主管部門的有關法規要求;

　　-文件一旦批準實施，就必須認真執行;

　　-文件修改只能按規定的程序進行。

　　3.協調性

　　-體系文件的所有規定應與組織的其他管理規定相協調;

　　-體系文件之間應相互協調;

　　-體系文件應與有關技術標準、規范相互協調;

　　-處理好各種接口，避免不協調或職責不清。

　　4.見證性

　　-體系文件作為客觀證據(適用性證據和有效性證據)向管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織OHS管理體系的運行情況;

　　-對于審核來講，OHS管理體系文件可作為下列方面的客觀證據：

　　危險因素已被辯識、評價并得到控制;

　　有關活動的程序已被確定并得到批準和實施;

　　有關活動處于全面的監督檢查之中;

　　職業安全健康績效和持續改進等。

　　5.唯一性

　　-對一個組織，其OHS管理體系文件是唯一的;

　　-通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現唯一的理解;

　　-決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用;

　　不同組織的文件可具有不同的風格。

　　6.適用性

　　-體系文件應根據標準的要求、組織規模、生產活動的具體性質采取不同的形式;

　　-體系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應;

　　-所有文件規定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。

篇3：OHS管理體系文件知識

　　OHS管理體系文件知識

　　組織應以適當的工具如書面或電子形式建立并保持下列信息：

　　(1)對管理體系核心要素及其相互作用的描述;

　　(2)提供查詢相關文件的途徑。

　　l.理解要點

　　OHS管理體系文件是涉及全組織范圍的一個要素。在ISO9000質量保證體系標準中體系文件分為三個層次，即A層為質量手冊，B層為質量體系程序，C層為其它質量文件(報告作業指導書等)。OHSMS標準關于管理體系文件的表述中，沒有強求將其形成專門手冊的形式，也沒有刻求組織將體系文件分成三個層次，但依據ISO9001的成功經驗，在具體實施中，為便于運作并具有可操作性，建議把OHS管理體系文件也分成三個層次，即管理手冊、程序文件和作業文件。

　　(1)管理手冊：

　　管理手冊應闡述OHS方針，目標和指標，管理方案，管理體系核心要素，管理體系有關的組織機構、職責和權限以及手冊的評審、修改和控制等規定。

　　(2)程序文件：

　　OHS管理體系程序文件是指為完成體系要求的職業安全健康活動所規定的方法。組織應建立與OHS管理體系要求和組織www.zonexcapitaltr.comOHS方針描述相一致的有關文件化的程序，它是OHS管理手冊的支持性文件，是對各項職業安全健康活動采取方法的具體描述，應具有可操作性和可檢查，程序文件是OHS管理體系實施中的內部法規性文件。

　　(3)作業文件：

　　可包括表格、報告、作業指導書、危險因素清單、法律法規登記名錄、“三同時”報告、安全評價報告、現場平面圖等，都可作為相關文件與程序、手冊一起共同組成一套有機結合、接口緊密、互相支持、整體統一的OHS管理體系文件。

　　制訂和建立文件時應考慮：①員工的安全知識和技能;②文件的價值;③審核的需要;④若某一過程或活動會因沒有文件而導致事故或不符合發生則必須制定文件。

　　2.審核要點

　　1)組織是否有文件化的OHS管理體系和文件清單。

　　2)組織OHS管理體系程序是否確定、形成文件、傳達并予以實施。

　　3)組織是否有建立和保持管理體系文件的程序。

　　4)OHS管理體系文件是否與現行管理文件相結合。

　　5)員工如何獲取與其工作相關的OHS管理體系文件。

　　6)組織的關鍵活動和作業是否有安全控制程序。

　　7)組織各層次文件接口是否良好，是否相互支撐，文件的一致性如何。