項目資料管理及歸檔工作建議函件
北京**管委會領導：
根據貴管委會、北京市有關部門對基建項目資料歸檔的相關規定要求及市政基礎設施工程資料管理規程的有關規定，**項目在工程竣工后需按不同存檔單位或部門的標準編制4套竣工檔案，分別移交北京市城建檔案館（1套）、貴管委檔案管理部門（1套）監理單位（1套）及總包施工單位（1套）。
由于在整個項目建設過程中各類資料的種類、數量非常繁多，部分資料只有一份原件，一旦丟失很難彌補。為了更好地做好日常資料管理及歸檔工作，明確相關參建單位的管理責任和工作程序，現結合我司對資料管理及歸檔工作的經驗，特擬定本項目的管理辦法：
1、基建文件中的所有前期報批文件（重要手續、批復等）
前期報批文件的原件均由貴司保存，貴委在取得重要報批文件后請提供給我司方一份復印件，如我司方需要原件時需到貴委辦理借閱手續，并在使用完后及時歸還。工程竣工后我司負責協助貴委將前期報批文件的原件統一歸檔在移交貴委檔案管理部門的檔案卷內，移交其它單位的部門的檔案中如有需要則以復印件歸檔。
2、基建文件中的招投標文件、合同文件
招標文件請貴委提供給我司電子版文件及復印件。工程竣工后我司負責協助貴委將招標文件移交貴委檔案管理部門的檔案卷內。
所有投標文件請貴委提供至少一份復印件，如我司方有需要查閱，可到貴委辦理借閱手續，并在使用完后及時歸還貴委。工程竣工后我司負責協助將中標單位的投標文件正本歸入移交貴司檔案管理部門的檔案中。
所有涉及業主方的合同文件均為業主方保留一正一副文件（另外為我司保留一副本）。工程竣工后由我司負責將其歸入移交貴司的檔案中。
3、監理資料
監理管理資料（含監理規劃、項目月報、會議紀要等）請貴委指定監理單位向我司提交1份紙質文件（電子文件視需要提供），我司方審閱后會認真保管，并在歸檔前退還給貴委組卷。
監理工作記錄，此部分包含各類監理表格，有關工程款支付、費用索賠、工程延期、監理通知、工作聯系單等少數重要表格轉發給我司外，由我司或施工單位保存，并在工程竣工后負責歸檔。如貴委方有需要，我司可提供復印件。
4、管理資料
此部分是我司承擔全過程項目管理工作而特有的文件，大部分是與貴委之間工作的往來文件，對其中的重要文件我司為貴司整理www.zonexcapitaltr.com一套檔案（移交貴司檔案管理部門）。
造價控制文件：包括項目成本控制計劃、資金使用計劃、成本控制情況報告、B類材料/設備認價單、合同付款單、工程結算確認書等，我司在日常工作中會向貴委提供一份，請貴委審閱并批示后認真保管，并在歸檔前退還給我司組卷；
計劃文件：其中的總控計劃、月計劃、專項計劃三類文件我司會定期向貴委提交一份，請貴委審閱并批示后認真保管，并在歸檔前由我司協助組卷；周計劃及周計劃執行情況將以電子文件方式每周提供給貴委，不需歸檔。
項目發文：致貴委方函我司向貴委提交一份，致其它單位函我司會抄送貴委一份，請業主方審閱后認真保管；
項目收文：所有項目收文均保存在貴委并由我司負責協助貴委歸檔，其中涉及貴委的收文我司會轉發貴委。
對于本項目的資料來說，要由項目經理根據本項目的具體情況在資料管理上要進行明確地分工，不同類別資料的管理（包括編制、收集、整理、保管等）要責任到人，同時我司項目經理會定期進行檢查，以真正做到“整理及時、真實齊全、分類有序。
上述是對鍋爐廠南路西延項目資料管理及歸檔工作的設想，妥否，請貴委批示！
特此函告！
另，為了配合發改委對本項目的稽察工作，更為了保證項目的順利推進，請市政管委進快協助我司對前期資料進行整理，需要資料清單詳見附件。
**項目管理部
二O一三年十一月十九日
篇2：人民醫院黨務公開資料整理歸檔制度
人民醫院黨務公開資料整理歸檔制度
第一條 黨務公開的內容應歸檔保存。
第二條 歸檔資料的范圍：公開事項領導審批意見和原始公開材料;上級黨組織下發的黨務公開工作有關文件、資料;本級黨組織在開展黨務公開工作中形成的公文、圖表、會議材料和影像資料;通過各種形式收集的意見建議原件、領導簽批意見原件及整改意見。
第三條 歸檔資料的要求：歸檔的各類文字資料應為原件或有效復印件;歸檔資料必須完整、清晰、真實、準確;歸檔資料必須分類、立卷、編制目錄、專盒存放。
第四條 黨務公開內容歸檔保存工作，由各級黨務公開工作領導小組辦公室指定專人負責。
第五條 除在黨內文件中對保管年限有明確規定的外，黨務公開檔案的保管時限一般為3年。
篇3：房產測繪成果資料歸檔制度
房產測繪成果資料歸檔制度
第一章 為規范測繪成果及資料檔案的管理，確保測繪成果、資料檔案的安全，促進測繪成果的廣泛應用和檔案信息化建設，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國測繪成果管理條例》并結合本公司有關規定制定本制度。
第一條測繪成果及資料檔案根據國家要求，制定歸檔范圍及保管限期表（見附錄一）。
第二條測繪成果及資料檔案必須按要求及一定的編號原則進行編號歸檔；歸檔的資料應當齊全、完整，分類整理立卷，案卷首頁為案卷文件目錄并編制檔案著錄卡，案卷標題簡明確切，案卷質量符合國家有關規范、標準。
第三條不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。
第四條對歸檔的成果資料應做好完整的登記表登記，并錄入計算機中以便查閱，同時對將登記表進行統一管理保存（登記表見附錄二）。
第五條長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復寫紙書寫，只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期保存。
第六條成果及資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴格清點和履行簽字手續并填寫移交（接收）登記簿（見附錄三）。
第七條數據載體每年輪流抽取不少于5%讀取檢查，發現問題及時更換載體或恢復搶救。第八條接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。當年接收的檔案必須當年完成歸檔工作。
第九條所有檔案必須登記，詳細到文件級，盡量用數據庫或電子表格進行登記。
第十條保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、變質檔案資料及時上報領導并提出處理意見。
第十一條各部門必須設專職或兼職人員管理測繪資料，做到職責分明，并應設置資料室和鐵柜，存放測繪資料。
第十三條將測繪成果資料檔案工作列入總經辦工作日程，并由總經辦或其指派人員對檔案管理工作進行定期或不定期檢查，及時發現問題并協調解決。
第二章檔案室管理制度
第一條為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的使用壽命，使檔案更好地為社會和公司服務，特制定本制度。
第二條保管檔案必須有專用庫房，并設專人負責管理。庫房內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。
第三條檔案室是保管檔案專用區域，任何人不得在檔案室內存放與檔案管理無關的物品。
第四條檔案柜（架）排列應與窗戶垂直，柜（架）與柜（架）、柜（架）背與墻壁保持一定的距離。
第五條檔案案卷按檔案門類和載體進行各項目錄編制規定（總目錄、分類目錄、卷內目錄等）科學分類、排列、編號入柜（架），有序管理，不得任意挪動案卷的位置。案卷調出利用或加工整理，返還時必須及時歸回原處。
第六條檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。
第七條對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發霉及其它問題的檔案須經科學處理后方可入庫。
第八條檔案室內應備有溫濕度計和記錄本（簿），堅持每日觀察記錄，做好溫濕度調控工作，維持良好的保管環境并不斷改善保管條件，檔案庫房內應當安置溫濕度計。環境的溫濕度應相對穩定，庫房的溫度應控制在14-24℃之間，相對濕度應控制在40-60％之間。
第九條光盤或磁介質檔案應用防磁檔案柜存放。
第十條檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等“八防”的設備和措施，宣傳貫徹上級有關安全防火的規章制度，樹立防火意識。
第十一條檔案室管理人員每年春末在檔案柜（架）內置放防蟲藥品，并定期進行檢查，發現情況及時處理。
第十二條檔案室應安裝防火防盜裝置，置放滅火器材，加強防火、防盜工作。檔案室周圍要滅絕火源，下班時要關閉電閘。室內嚴禁吸煙，嚴禁將易燃易爆物品帶入檔案室。
第十三條要經常檢查庫房有無火災隱患，發現問題及時向領導報告，以便采取有效措施，防患于未然。
第十四條定期檢查消防器材并定點放置，管理人員要了解其性能并能熟練使用。
第十五條檔案室管理人員必須保持檔案室的安保性能，不得損壞任何安全設施。檔案室內的白熾燈不得任意更換成日光燈，不得自行任意變動照明線路。
第十六條不準擅自安裝電器開關和其他電器設備，嚴禁亂接、亂搭臨時線。
第十七條檔案室照明不采用自然光源，防光窗簾（或遮陽板）不得隨意拉開。
第十八條檔案入庫前必須消毒除塵。要定期做好室內清潔衛生工作。
第十九條檔案的存放和提取利用均由檔案室管理人員進行，其他人未經允許不得隨意進出檔案室。
第三章檔案工作人員要求
第一條認真學習、貫徹《檔案法》及《保密制度》，嚴格執行檔案工作的規章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。
第二條檔案管理人員簽署保密協議。
第三條忠于職守，負責完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計等各項具體工作。
第四條積極開發檔案信息，編制各類檔案檢索工具及參考資料，為生產、科研等各項工作服務。
第五條負責檔案借閱登記和利用效果收集工作。
第六條負責檔案庫房的管理，做好“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
第七條熟悉館藏，做好檔案利用工作，積
極主動熱情為用戶提供服務。
第八條積極參加各種檔案管理培訓活動，不斷提高自身業務素質和崗位工作質量。
第九條加強團結協作，遵守工作紀律，嚴格執行各項工作制度。