關于規范行政車輛油費預存的函
*集行中函[20**]71號
致：各區域行政中心/財務中心、各項目行政人事部、財務部
由：集團行政中心
主題：關于規范行政車輛油費預存
為了有效監控公司行政車輛的用油情況，現對該等車輛油費預存事項規范如下：
一、預存油費劃分
所有行政車輛均在指定加油站加油，且辦理油卡，實行一車一卡，每臺車的預存油費和實際用油費記錄臺賬，不得混淆各臺車輛費用。集團行政中心將不定期抽查行政車輛耗油情況。
二、預存費用限額：
每次預存油費為車輛上一預存費用區間實際發生油費的110%與上月預存油費余額之差，即："該臺車上月實際發生油費×1.1-上月預存油費余額"。
三、預存費用區間
一個基本存費區間為一個工作月。各項目行政人事部門固定1天為預存油費的日期。預存費用使用區間內，預存費用不足實際使用的，應查明原因，確屬業務量增加而導致不夠用的，由司機申請經行政人事負責人審批后，可續存油費，但該次續存油費不超過本月已預存油費的30%。
集團各級行政管理部門應加強對定點加油合作單位和司機的監管，預防合謀營私舞弊事件發生，預存油費終始日應記錄公里數，并計算該臺車的實際百公里油耗，一經發現車輛油耗異常立即開展自查和報告集團行政中心。
以上自20**月12月1日起執行。
二〇**年十一月二十八日
篇2：關于規范公司行政車輛油費預存的函
關于規范行政車輛油費預存的函
*集行中函[20**]71號
致：各區域行政中心/財務中心、各項目行政人事部、財務部
由：集團行政中心
主題：關于規范行政車輛油費預存
為了有效監控公司行政車輛的用油情況，現對該等車輛油費預存事項規范如下：
一、預存油費劃分
所有行政車輛均在指定加油站加油，且辦理油卡，實行一車一卡，每臺車的預存油費和實際用油費記錄臺賬，不得混淆各臺車輛費用。集團行政中心將不定期抽查行政車輛耗油情況。
二、預存費用限額：
每次預存油費為車輛上一預存費用區間實際發生油費的110%與上月預存油費余額之差，即："該臺車上月實際發生油費×1.1-上月預存油費余額"。
三、預存費用區間
一個基本存費區間為一個工作月。各項目行政人事部門固定1天為預存油費的日期。預存費用使用區間內，預存費用不足實際使用的，應查明原因，確屬業務量增加而導致不夠用的，由司機申請經行政人事負責人審批后，可續存油費，但該次續存油費不超過本月已預存油費的30%。
集團各級行政管理部門應加強對定點加油合作單位和司機的監管，預防合謀營私舞弊事件發生，預存油費終始日應記錄公里數，并計算該臺車的實際百公里油耗，一經發現車輛油耗異常立即開展自查和報告集團行政中心。
以上自20**月12月1日起執行。
二〇**年十一月二十八日
篇3：公司車輛和油費審計操作規程
車輛的使用是否符合規定
如何做
第一步 看制度
查看制度規定，關注車輛保管、用車規定、車輛違章的處理、車輛維修等行政管理制度。
第二步 訪談
1、詢問行政管理人員
(1)公司一共幾輛車，在哪里，用途是什么，哪些是領導專車
(2)用車需要走什么流程，是否有用車記錄
(3)車輛存放在哪里
(4)是否允許司機開車回家，如果不允許，繼續追問有無特殊和例外的情況。
(5)若車輛發生違章，罰款是公司承擔還是司機承擔，有何規定。
2、詢問司機
(1)是否可以把車輛開回家，如果發生當天無法回公司的情況如何處理
(2)是否有領導專車(這里主要針對車輛配置有明確規定的，如國資企業，集團對下屬公司等)
(3)發生違章誰出錢
(4)車輛發生維修、保養如何辦理，需要什么手續，是否有定點機構，費用如何結算。
(5)詢問員工平時需要用車如何辦理，處理速度如何，有沒有覺得用車流程中有不妥的地方。
第三步 測試
1、獲取車輛的信息、相應的用車記錄，關注以下方面：
(1)用車是否按規定進行相應的申請、審批
(2)用車單、用車記錄是否信息完整、尤其是關鍵信息，如用車時間、用車人、地點等。是否要求在用車結束后將用車里程記錄在案(這里主要針對油耗分析，防止車輛亂開，油卡亂用)。
2、實物保管
(1)在下班后對未存放在指定位置的車輛進行核實
(2)車鑰匙是否要求下班后交回
(3)是否定期進行盤點、檢查盤點記錄
(4)審計人員進行抽盤，尤其關注異地車輛
3、費用檢查
(1)檢查維修、保養的費用是否按規定進行審批、支持性文件是否齊全，可以先做一些分析，例如按月按車輛關注異常。
(2)檢查票據時，注意票據的地點和時間，如過路、過橋費用，查看去的是哪里，是否有可能去，停車費發票上所列的地點是否異常。
(3)洗車費，洗車的頻率是否異常，洗車的地點是否異常。
(4)違規罰款費用是否超過司機允許報銷的限額，可以查詢財務賬中相關費用的列式。
需要資料
1、相關制度、流程文件
2、用車記錄
3、汽車相關費用明細及支持性資料
審計中常見問題
1、公車私用
2、用車未按規定審批
3、用車超標
油卡的使用和管理是否符合規定
如何做
第一步看制度
查看制度規定，關注油卡保管、油卡充值與分配等相關行政管理制度。
第二步訪談
1、詢問行政管理人員
(1)公司目前有幾張油卡，由誰保管，是否一卡一車。
(2)油卡的充值由誰負責辦理，是否定期打印油卡充值記錄。有的公司采取一張總卡加N張副卡策略，相關辦事人員定期對總卡充值，然后在網上通過總卡向副卡進行充值。
(3)是否定期查詢油卡的余額。
(4)是否允許司機自行加油后，回公司報銷，針對這種情況如何規定，是否發生過此類情況。
(5)是否定期進行油耗分析
2、詢問司機
(1)油卡怎么保管，由誰保管
(2)誰去辦理油卡充值
(3)如果遇到油卡不夠，如何處理
(4)是否允許個人先墊付加油款后，回公司報銷的情況。
第三步 測試
1、油卡信息是否有隱瞞，建議采取以下方法：
(1)在進行車輛檢測的時候，先獲取車輛對應的油卡信息
(2)對公司的油卡進行盤點，獲取油卡的數量、卡號、用途等信息。
(3)查詢財務憑證上油卡充值憑證的信息
(4)將上述信息與行政人員提供的油卡信息進行核對，看是否存在異常。
2、是否對油卡實物進行有效管理。
如油卡的數量、保管人、用途是否清楚，建立臺賬的，臺賬是否及時更新;油卡賬實是否相符;油卡由誰保管，是否安全。對油卡進行盤點，檢查賬實是否一致，保管情況是否符合規定。
3、獲取油耗分析記錄及油卡的定期額度，關注以下方面：
(1)是否定期進行油耗分析，分析的依據是否合理
(2)對油耗異常的月份，需要關注當月的用車情況，公司的業務情況等，并詢問相關人員，以驗證對方的解釋是否合理
(3)對于月度使用超額度或接近限額的情況進行關注，并結合里程匹配分析結果是否存在異常，不過這里有一個前提，就是能對油耗進行一個較為合理的評估，一般情況下，都會用車輛里程數來評估，但前提是里程數是正確的，這又涉及到用車記錄上是否對每次的用車里程進行記錄
(4)是否存在余額異常的情況，如余額明顯偏大
需要資料
1、相關制度、流程文件
2、油耗記錄
3、油卡充值記錄、余額
審計中常見問題
1、無相關制度或有制度、但制度規定不完善
2、油卡賬實不符
3、未定期進行油耗分析
4、未定期對油卡使用情況及余額進行監控，致使資金占用