物業檔案管理基礎知識

　　一、物業檔案定義

　　物業公司、項目、各部門從事業務等活動中直接形成對企業有價值的各種歷史記錄，包括：各種文字、記錄、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　二、物業檔案管理對企業管理的意義

　　※ 是評優的重要考核條件

　　※ 是質量體系評審的重要條件

　　※ 是企業文化的沉淀和傳承

　　三、物業檔案構成明細

　　會計檔案和職工個人及特殊載體檔案按照國家專門規定整理

　　1、會計檔案管理辦法(財會字〔1998〕32號)

　　2、照片檔案管理規范(GB/T11821-20**)

　　3、磁性載體檔案管理與保護規范(DA/T15-1995)

　　4、企業職工檔案管理工作規定(勞力字〔1992〕33號)

　　四、傳統整理方法--以卷為管理單位

　　一般分類方法有：部門、內容、年度、保存期限、保密程度

　　檔案管理程序：

　　檔案收集---分類整理--編號裝訂--立卷歸檔--檔案修正--檔案使用

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　　立卷：立卷就是把已辦理完有保存價值的文件，根據其固有的特征和內部聯系，分門別類地有序地組合成案卷，也即是將互有聯系的文件進行分類、組合、編目的一個過程

　　備考表：用來登記卷內文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關情況。

　　裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等內容，加蓋保存期限的章

　　五、卷內文件排列

　　(1)管理性企業文件材料按問題、時間或重要程度排列。

　　(2)案卷內文件材料排列：1、文字材料在前，圖樣在后;2、譯文在前，原文在后;3、正件在前，附件在后;4、印件在前，定(草)稿在后;5、 批復在前，請示在后; 6、復文在前，來文在后;7、案件的結論性文件在前，依據性材料在后

　　(3)基建類文件材料按項目依據性材料、基礎性材料、項目設計、項目施工、項目監理、項目竣工驗收排列。

　　(4)設備類文件材料按依據性排列如：使用說明、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修順序排列。

　　六、檔案排架

　　從左到右的順序排列上架, 也可將歷年檔案統一按保管期限分別排架，卷內文件材料頁號的編寫：案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號;雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。一般每卷不超過2公分(200張)。

　　圖樣頁號編寫在標題欄外，卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

　　七、歸檔紙型

　　一般采用國際標準A4型(297mm×210mm)或國家通用16開型(260mm×185mm)。圖樣折疊時標題欄露在右下角，盒脊厚度可根據需要設置為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm，卷盒采用337克重以上的無酸牛皮紙制作。

　　八、檔案保存期限

　　短期檔案：為1-4年;

　　長期檔案：為5-10年;

　　永久檔案：為永久保存;

篇2：干部檔案管理信息網絡系統研究

摘要:隨著社會的不斷發展和進步、離退休人員數量的增加，我國的人口老齡化的趨勢日益顯著。傳統的檔案管理模式由于信息更新不及時、服務內容單一、管理方法簡單程式化等問題，不能適用于離退休干部檔案管理工作的需要。因此，在信息技術快速發展的今天，我們要加強離退休干部檔案管理信息網絡系統的研究，以為政府決策和離退休干部管理工作提供一個全方位的信息化服務。本文就離退休干部檔案管理信息網絡系統的研究工作進行了闡述，為加強信息化檔案管理工作提供了一些參考。

關鍵詞:離退休干部；檔案管理；信息網絡系統；研究

隨著社會的不斷發展和進步、離退休人員數量的增加，我國的人口老齡化的趨勢日益顯著。傳統的檔案管理模式由于信息更新不及時、服務內容單一、管理方法簡單程式化等問題，不能適用于離退休干部檔案管理工作的需要。離退休干部的檔案管理是一項非常關鍵的工作，因此，在信息技術快速發展的今天，我們要加強離退休干部檔案管理信息網絡系統的研究，充分利用信息技術的優勢來不斷提高管理效率和管理質量，為政府決策和離退休干部管理工作提供一個全方位的信息化服務。

1離退休干部檔案管理信息網絡系統建設的重要意義

在信息化時代，加強離退休干部檔案管理信息網絡系統建設是一項極其重要的工作，目前，我國處于人口老齡化的階段，隨著的離退休人員的增加，傳統的干部檔案管理模式，已經不能夠科學全面的記錄干部的相關事跡，因此，需要建立離退休干部檔案信息網絡系統，通過采用信息化的管理方式和管理手段以及檔案管理網絡化的管理方法，來加強離退休干部檔案的信息化管理工作，方便對離退休干部檔案的管理、使用和查詢。加強離退休干部檔案的信息化管理，做好檔案編排工作，可以有效實現對廣大干部的客觀監督，避免一些不良風氣和事件的發生。信息化時代也對離退休干部的檔案管理工作提出了較高的要求，干部人事檔案是組織人事部門了解和正確選用干部的基礎資料，它記錄著干部的成長軌跡、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現及業績等方方面面，因此，要實事求是，確保干部檔案的全面性和真實性。通過建立離退休干部檔案管理信息網絡系統可以節省紙制檔案擺放所需要的空間，使查閱更為便捷，有效提高了檔案管理的時效性、真實性和全面性以及檔案管理辦公效率，實現了科學化的現代辦公。

2離退休干部檔案管理信息網絡系統的建設

在進行離退休干部檔案管理信息網絡系統建設時，要結合離退休干部管理的實際情況及特點來確定總體結構框圖，簡化整個系統設計，建立以C/S模式為主體的體系結構，利用VisualBasic.NET編程語言進行設計開發，將整個系統的設計為檔案管理、功能管理和系統管理三個主要模塊。在檔案管理模塊中建立人員基本信息和管理工作檔案兩個子模塊，管理工作檔案主要是用以日常工作管理，人員基本信息主要用來記錄離退休干部的各項信息數據，如工資情況、健康慰問、黨費交納情況、老有所為活動參與情況、家庭地址和聯系電話等等。這些信息是系統運行的基礎數據，在建立系統時，務必要確保相關數據的準確性，以便在日后進行離退休干部檔案管理時，能夠實現更好的為離退休干部進行管理服務。系統中的功能管理模塊主要設計成管理離退休干部的個人信息、對離退休干部按不同的分類進行統計以及綜合查詢并生成報表打印功能這三個模塊。系統管理模塊主要包括權限管理和系統維護兩個子模塊，通過對管理人員的權限進行限定和更改刪除，使整個系統具有動態靈活性。

3離退休干部檔案信息化管理的建立途徑

3.1完善各項機制建設

干部管理信息化建設首先要完善機制建設，通過加大應用開發力度，打造安全準確、高效便捷的管理平臺，使干部信息化管理工作更為規范化。二是要建立信息維護機制，定期對信息庫進行維護更新，使信息得到及時更新，實現系統中信息的準確和“零”遺漏。三是建立信息督查機制，通過定期或不定期的對信息庫中信息數據進行隨機檢查，及時修正問題信息，確保信息管理實現“零”差錯。四是建立網絡系統運行管理機制，及時對信息管理系統進行升級、備份，加強系統各項設備的維護，確保系統“零”故障運行。五是建立信息安全保密機制，通過設置用戶權限、數據審批等方式，做好干部信息系統信息庫管理的安全保密工作。

3.2拓展各項應用功能

離退休干部檔案管理信息化建設還要以需促用、以用促建為原則，對干部信息庫各項功能進行拓展，使離退休干部檔案管理信息網絡更為專業化。一是要在干部檔案信息管理系統設置信息掌上查詢的子模塊，通過將干部信息掌上查詢系對接干部系統信息庫，使系統數據的查詢和導出更加便捷、簡單。二是要以離退休干部檔案管理信息網絡系統中的干部信息庫建立建立干部數字檔案查詢系統模塊，使干部檔案的安全性得到有效保障。三是建立干部測評數據庫，對離退休干部檔案管理系統進行有針對性的測評及數據分析，使離退休干部檔案管理信息網絡系統更為智能化。四是建立干部變化信息導入功能和系統提醒功能，通過規范的采集模版設定，對離退休干部的各項變化信息進行及時更新，確保信息錄入的確、高效。五是簡化信息查詢過程，使離退休干部檔案管理信息網絡系統的信息查詢更為方便、快捷。

4結論

隨著社會的不斷發展和進步，建設離退休干部檔案管理信息網絡系統已經成為時代發展的必然趨勢，通過離退休干部檔案管理信息網絡系統對離退休干部檔案進行信息化管理，有效提高了離退休干部的管理效率和管理質量，為政府決策和離退休干部管理工作提供一個全方位的信息化服務。

參考文獻

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[2]王曉萍.離退休人員檔案管理信息系統的設計與實現[J].中國集體經濟,20**,17(24):53-54.

[3]閻智靈.離退休人員檔案管理信息系統的設計與實現[J].企業文化旬刊,20**,13(4):154-155.

作者：蘭花 單位：河北唐山開灤（集團）有限責任公司林唐社區服務中心

篇3：精選文書檔案管理員競聘演講稿范本

精選文書檔案管理員競聘演講稿范本

尊敬的各位領導、各位評委：

大家好!

首先由衷的感謝公司各位領導為我提供這次難得的競聘機會。

我叫**，現年**歲，大學**學歷。***年到****。****年******工作。。我這次競聘的崗位是文書及檔案管理。

首先，我向各位領導和評委談談自己對文書及檔案管理工作的認識。

****年***月，我有幸被借調到公司辦公室工作，主要負責公司信訪維穩及文書工作，通過一年多的實踐，使我深刻認識到文檔工作既是辦公室最基礎、最核心的業務，更是企業高效運轉和規范管理的重要支撐，不僅影響著辦公室整體工作價值的發揮，也直接關系到公司建設。

文書工作程序流暢、制度規范健全，就能使公文運轉暢通，反映情況及時，處理問題迅速，即有利于工作的開展，公司的健康發展，反之若文書處理工作混亂，不按行文規則辦事，工作無章可循、無據可查，我們公司如何良性運轉。而對檔案管理工作的認識，檔案管理是“對歷史負責、為現實服務、替將來著想”的一項工作。

我競聘文書及檔案管理一職，我自認為有以下幾點優勢：

一、業務優勢。

****年自己在負責信訪維穩工作的同時也一直兼發文管理這項文書工作，所以對辦公系統的模塊較為熟悉，對系統里公司發文的排版、生成、發送和歸檔、公司電子印章的使用和管理都輕車熟路。同時，通過辦公室實行的“AB”角色切換，使自己對文書和檔案管理工作也有一定的工作經驗，所以我對自己勝任此項工作很有信心。而且，我認為辦公室作為公司永不停歇的中樞機器，辦公室的每一位工作人員都必須是萬能的零件，以備急需，這就要求我還需更加努力學習新的知識來擴充自己的綜合業務能力。

二、年齡優勢。

**歲的我，激情中多了份內斂;成熟中多了份朝氣，既少了份浮躁，又添了份莊重。大家都知道，文書及檔案管理工作是“繁、雜、細、忙、燥”，既是對業務技能的考驗也是對性格的磨練。而我的這個年齡段具有的良好素養之花相信在這個崗位上將淋漓綻放。

如：用成熟和內斂讓自己在公文處理中祛繁留干、忙而有序、雜而有章，及時、準確、從容、細致、嚴密、謹慎的將公司公文上傳下達，督促辦理以確保公文的及時性、準確性、安全性。對檔案管理，我會用激情和朝氣，“燥中創新”讓在自己在檔案管理中，不斷更新觀念，結合集團公司的實際情況，做好開發利用檔案的實用價值。

三、作風上的優勢。

我具有較強的敬業精神。俗話說“干一行，愛一行”。雖然自己一直在平凡的崗位上工作，但對工作認真負責，一絲不茍，勤勤懇懇，任勞任怨，這是我做好工作的基本要求;處事上講究原則，時效，廉潔自律，這是我做好工作的必然條件;待人真誠，與同事團結互助，當好領導的參謀與助手是辦公室文員的優良作風，也是我個人的行為準則。

如果領導和同事們信任我，使我能有幸任文書及檔案管理一職，我將從以下三個方面開展工作：

一、著手抓好行文制度，以文檔工作的規范有序促進公司日常管理規范化

結合公司實施標準化管理為契機，全面貫徹辦公室業務標準化工作指南，大力健全文檔工作規章制度體系和標準化體系。一是清理文檔管理規章制度，制訂管理標準，編制工作流程，形成完善的管理制度和標準體系，為文檔工作的規范有序開展奠定堅實基礎。在實際工作中，堅持落實制度，執行標準，兌現考核，實現“管理有制度、操作有標準、處理有流程、評價有效果”，從而有力地推動公司日常管理規范化。

二、著手抓好質量和效率，以公文處理的嚴謹高效推動公司執行力建設。

公司公文數量大，文種多，可向在收文環節增設文書評估擬辦，按照來文性質、內容和輕重緩急，分提“辦件”、“閱件”和“參閱件”?！稗k件”和“閱件”限時處理，過程督辦，超時考核。在發文環節，嚴把發文的排版、生成、發送最后一道關，堅持“三不放過”

做到標點符號不合格不放過、錯字漏字不放過、格式不規范不放過，力爭做到“零”差錯。并嚴格按照《公文質量考核評價辦法》，實行退文和統計，并進行辦文通報進行考核，以確保公文質量和處理效率。

三、著手抓好檔案工作管理，實現檔案價值及檔案知識共享。

作為一名檔案管理員，我認為除了做好檔案“保管員”已不能充分實現現代檔案管理目標。因此，我將會從檔案實體的“保管員”轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。充分發揮檔案在維護公司利益、促進公司發展中的特殊價值，對涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事、新事及代表重大成就的事的文檔資料，分文逐類，妥善保管。

四、著手抓好公文培訓，以員工素質提升促進辦公室工作水平上臺階。

俗話說“活到老，學到老”。

由于公司管理基礎薄弱，而各個單位公文的行文水平參差不齊，文檔工作要進一步創新創效、體現價值還需加強學習和培訓。如采取授課講解、討論交流、操作示范等方式，系統教授文檔管理業務標準，交流推廣典型經驗與做法，切實強化業務知識培訓。

各位領導，各位同事，崗位代表的是一種信任和責任，參加競聘代表的是一種信心，古人說“天生我才必有用”。既然是花，我就要開放;既然是樹，我就要長成棟梁;既然是石頭，我就要去鋪出大路;既然是公司的一員，我就竭力為公司奉獻自己最璀璨的光和熱。無論競聘的結果怎樣，我都將一如既往地努力工作，象雷鋒同志那樣，做一顆永不生銹的螺絲釘，公司把我擰在哪里，我就在那里閃閃發光!

謝謝大家!