物業公司文書管理標準作業規程（四）
1.0目的
規范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發處理工作。
2.0適用范圍
適用于物業公司及下屬項目、部門的文書管理工作。
3.0職責
3.1總經理負責所有發文審批。
3.2部門經理負責本部門文件的擬制與審核。
3.3人事行政部負責公司文件格式及內容的審核打印、文號管理、用印管理、。收發及歸檔工作。
4.0程序要點
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
?。?）按《國家行政公文管理與處理辦法》有關規定要求，常用行政文書包括：命令、指令；決定（決議）；指示；公告、通告（布告）；通知；通報；請示；批復；函；會議紀要；計劃；總結。
?。?）根據物業管理特點，可引入以下文件類別：
上行文：請示、報告、計劃、總結；
下行文：批復、決定、通知、通告、通報；
平行文：函、會議紀要。
4.1.2文件標題：
?。?）行政發文統一使用以上文件類別，字間距要適當，以清晰、美觀為原則；
?。?）標題統一使用2號黑體字，放在公文紙間隔線以下，文號上方居中位置。
4.1.3發文字號：簡稱文號，包括機關代字、年號和順序號三項內容：
?。?）根據發文順序及發文時間對文件編號。
?。?）物業管理公司文號作為以下統一規定。
物業公司文號：如：昌達物發〔2000〕15號，是指物業管理公司2000年所發的公司第15個文件。
?。?）文號統一使用5號宋體字，放在文件標題下一行的偏右位置。
?。?）公司文號由人事行政部統一管理。
?。?）其他部門發文部門需到人事行政部登記領取文號后，方可發文。
4.1.4秘密等級和緊急程度，用來確定公文發送方式及辦理速度：
?。?）普通文件不加注明；
?。?）秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣；
?。?）急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣；
?。?）為示區別，一般用紅色字體進行標注，統一使用2號宋體字。
4.1.5主送機關：是指用來處理或答復公文中有關問題和有關事項的機關；
4.1.6應放在文號下方，正文之上，專行頂格，結尾用“冒號”；
4.1.7主送機關不止一個時，要按其機關級別的高低、職權范圍大小依次排列，中間用“頓號”隔開；
4.1.8根據文件內容量，一般選擇使用4號或小4號宋體字。
4.1.9正文：是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：
?。?）正文文字一律自左而右橫排；
?。?）要合理地劃分段落、正確使用標點符號，每段開頭空兩個字；
?。?）正文字體與主送保持一致。
4.1.9附件：通常指隨正文發出的補充說明
?。?）如果該文件有附件的，應在正文之下、機關落款的左上側，專行空兩格注明“附件：×××”字樣；如果附件較多，還須編上序號1、2、3……末尾用分號，最后一個附件用句號結束；文件無附件的無須注明；
?。?）要寫明附件的全稱；
?。?）附件字體與正文相同。
4.1.10落款：指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名（前面冠以職務身份）署名：
?。?）落款一般放在正文（或附件標記）的右下角，相當于書信中具名的位置；
?。?）如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行“（此頁無正文）”字樣；
?。?）落款字體與正文相同。
4.1.11日期：
?。?）一般應寫發文日期；
?。?）會議通過的文件應寫會議通過的日期；
?。?）重要的文件應寫簽發的日期；
?。?）日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。
4.1.12蓋章：是發文機關對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，一般情況下文件都應加蓋印章（單位經理署名除外）：
?。?）蓋章應在公文打印校對完之后進行，由管理印章的工作人員經手
并登記；
?。?）印章應蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。
4.1.13公文文尾：指落款以下的頁面部分，位于末頁下端，包括：抄送機關、印刷機關、印刷時間和印刷份數等內容：
?。?）公文文尾與文件日期中間應有間隔，一般需用一直線分割以示區別；
?。?）公文文尾字體與正文相同，另行頂格；
?。?）抄送機關是協助或配合主送機關執行任務或需要知道文件內容的機關。對上級機關的抄送叫抄報。先寫抄報機關，再寫抄送機關；
?。?）印刷時間指開印的時間，印刷機關和印刷時間排在一行，通常用兩條黑色橫線夾住，與版頭遙相呼應；
?。?）印刷份數指的是印刷的總份數，位于底線的偏右側位置。
4.2發文辦理：包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發、裝訂、蓋印、發放等工作。
4.2.1交擬和擬議
?。?）經理將撰寫文書的任務和意圖明確具體交代給負責草擬文稿的具體部門或人員。
?。?）擬稿人員接受任務后，對所要撰寫的文書進行醞釀和構思：
深入領會意圖，掌握其精神實質；
注意提煉觀點，選擇材料；
安排文稿的結構、搭好文件的骨架；
如對原交擬意圖不清或需有重大修正時，須征得交擬人同意，不可擅自做主。
4.2.2撰寫和審核（正規文件須打印，一般情況下，人事行政部負責打印，擬稿人進行校對）。
?。?）擬稿人在擬議的基礎上，按照擬議的設計撰寫文稿，撰寫時應注意：
不與國家法律、法規相違背；
把握各種文書的特點、規律和寫作方法；
堅持觀點與材料相統一。
?。?）交擬人對擬稿人的文件進行審核：
審查文稿內容，看其主旨是否符合交擬原意，是否違法；
所提的任務、措施或方法是否切實可行；
所規定的步驟和期限是否恰當；
主送和抄送單位規定的是否恰當；
文字中的引語、事例、數字以及專用術語是否正確。
?。?）公司主管經理或人事行政部經理審核文件以下內容：
文稿體式和格式是否完備、規范；
所用文種和名義是否恰當；
文字表達是否通順、清晰、嚴密，符合標準的，附上《發文審批表》交擬稿部門簽署后報總經理審批；不符合的退回擬稿部門。
4.2.3簽發：總經理對簽發的文件負有完全責任，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，注明“同意發文”字樣后按正常手續辦理；不同意的寫出具體意見返還人事行政部重新撰寫。
4.2.4蓋章和發放：
?。?）蓋章部門管理人員依據總經理簽準的意見加?。?/P>
總經理未簽準的公文一律不能蓋章；
蓋章的份數嚴格按照文件要求印發的份數要求蓋章；
須將蓋章文件至少保留一份存檔（對特殊約定的按約定處理）；
對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
?。?）發放：發放（裝封和發送）工作要迅速、準確、安全：
發文登記：由人事行政部將要發放的文件進行登記后，依據發送范圍（包括：主送單位、抄報部門、抄送部門）填寫《文件發放登記表》；
采用快捷方式（電子郵件、信件或親自送達）發放文件，并落實收到情況；
將發放情況登記在《文件發放登記表》中；
次年二月底將當年的《文件發放登記表》與所發文件底稿移交檔案室保管；
重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理：
包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。
4.3.1收拆：指文書的收到和拆封。
?。?）公司或人事行政部為收拆工作的主要部門。
?。?）凡封套上寫明給本機關或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封；寫明由人事行政部收啟的人事行政部拆封；寫明為具體部門或具體人收啟的信，由收信部門/人拆封，拆封時應注意：
檢查信封內文件是否齊全，發現問題，要做出必要的記載和及時處理；
取凈封內的文件及附件，注意保持封套和文件的完好；
急件拆封后要立即登記分送，密件一般交由部門經理拆封。
4.3.2歸檔：
文件辦理完畢后，由人事行政部按有關規定辦理歸檔工作。
5.0相關記錄表格
5.1《文件審批箋》 文件編碼： CD/RZ/QR/018
5.1《文件更改申請單》 文件編碼： CD/RZ/QR/019
5.1《文件發放登記表》 文件編碼： CD/RZ/QR/020
5.2《文件借閱/復制登記表》文件編碼： CD/PZ/QR/021
6.0相關支持性文件
6.1《國家行政公文管理與處理辦法》
篇2：機關單位印章、文件和文書管理制度
> 某機關單位印章、文件和文書管理制度一、印章由專人負責管理、使用。
二、函件、介紹信需加蓋印章時，以縣人大常委會及其黨組名義發出的，須經人大常委會主任和黨組書記或委托副主任和副書記審核同意，以人大常委會辦公室名義發出的，須經辦公室主任審核同意。
三、以縣人大常委會及其黨組名義發出的文件，由辦公室核稿后，送常委會主任、黨組書記或由主任、黨組書記委托副主任、副書記簽發;以縣人大常委會辦公室名義發出的文件，由辦公室主任簽發，或由辦公室主任委托辦公室副主任簽發。
四、文件印刷由專人負責，手續不完備的文件一概不得打印分發。文件打印后，由起草人負責校對，凡涉及機密的文件，應隨時將校樣銷毀。文件按規定份數印刷后由印章管理人員加蓋印章，并按發文范圍及時登記分發、寄送，上黨政信息網的文件，須經辦公室主任簽發后發送。
五、文件的收發由專人負責，必須建立來文登記制度，上級來文以及縣委、縣政府的文件要及時登記、送批。
六、“急轉”文件要送各有關人員即閱即收。一般傳閱文件在各環節滯留時間：常委會主任、副主任一般不超過三天，各工作委員會負責人一般不超過兩天。
七、呈送領導閱批的文件，先呈送常委會主任，然后再呈送常委會副主任。
八、實行“呈送領導閱批文件清單”制度，清單注明文件目錄、份數、呈送時間和退回時間等，以備查找。
篇3：公司文書管理制度范本（9）
公司文書管理制度范本(九)
總 則
第一條 為適應公司全方位規范化科學管理，做好公司文書管理工作，使之規范化和制度化，特制定本辦法。
第二條 公司文書是傳達方針、發布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況、交流經驗的重要工具，
各級部門必須認真做好文書管理工作。
第三條 文書處理必須做到準確、及時、簡便，文書由辦公室統一收發、分發、傳遞、用印、立卷、歸檔。
第四條 文書管理工作必須嚴格執行保密制度，確保公司機密。
文書主要種類
第五條 公司文書種類主要有：
(一)決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”;經會議討論通過并要求貫徹執行的事項，用“決議”。
(二)通告：公布應當普遍遵守的事項，用“通告”。
(三)通知：發布規章制度，轉發上級，同級和不相隸屬部門的文書，批轉下級部門的公文，要求下級部門辦理和需要周知或共同執行事項，用“通知”。
(四)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況，用“通報”。
(五)報告、請示：向上級部門匯報工作，反映情況，提出建議，用“報告”;向上級請求指示，批準，用“請示”。
(六)批復：答復請示事項或對下級布署工作，用“批復”。
(七)會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求與全單位共同遵守執行者，用“會議紀要”。
(八)工作志：記錄日、周、月工作情況(包括工作安排，工作進度、工作業績、工作設想與建議等)者，用“工作志”。
(九)工作計劃;進行本年、季、月、周工作安排者用“工作計劃”。
文書格式
第六條 文書一般由標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間，抄送機關，附注等部分組成。
(一)文書標題，應當準確、簡要地概括文書的主要內容，一般應標明發文機關和文書種類，除批轉規章制度外，
一般不加書名號。
(二)發文字號，包括機關代字、年號、順序號，如幾個部門聯合發文只標明主辦部門發文字號。
(三)文書一律加蓋印章，上報的文書，應注明簽發人。
(四)秘密文書應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。
(五)緊急文書分別標明“特急”、“急”。
(六)請示一般只寫一個主送部門，如需同時送其他部門，應用抄報形式。
(七)文書如有附件，應在正文之后注明附件名稱和順序。
(八)發文部門應寫全稱和規范化簡稱，幾個部門聯合發文，應將主辦部門排列在前。
(九)會議通過的文件，應在標題之下，正文之前注明會議各名稱和通過日期。
(十)文字從左至右橫寫，橫排。
第七條 文書用紙一般用十六開型(包括國際標準大十六開)，左側裝訂，如公司統一格式者，必須使用公司印制的統一式樣?！巴ǜ妗?、“通知”用紙大小，根據實際需要確定。
文書辦理
第八條 文書處理一般包括登記、分發、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。
第九條 凡需辦理的文書，辦公室應根據內容和性質送總經理，副總經理或交有關部門辦理，并提出辦理時限。
第十條 已送總經理、副總經理批示的文書，應在兩日內批辦，緊急文書應當日批辦，過期不批辦者自動生效，責任由批示人承擔，交有關業務部門辦理的文書，辦公室應根據辦理時限檢查催辦，防止漏辦和延誤，凡逾期延誤或漏辦者，部門負責人負擔相應責任。
第十一條 草擬文書必須符合下列要求：
(一)要符合公司的規章制度及有關規定，如提出新的政策規定，應加以說明。
(二)情況要具體，觀點要明確，內容要全面，表達要規范，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，書寫要工整，標點要準確，篇幅要簡短。
(三)人名、地名、數字、引文要準確、時間應寫具體的年、月、日。
(四)文書中的數字，除發文字號，統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外，
一般用漢字書寫，在同一文書中9數字的使用前后一致。
第十二條 公司對外發出的文書由總經理簽發，公司對內發出的文書，由總經理授權，副總經理簽發，辦公室直
接發出的文書，辦公家主任簽發，其他部門發出的文書，由部門負貴人簽發。
第十三條 各級領導人審批文書要認真負責，文件主批人應簽屬自己明確具體的意見，姓名和時間。
第十四條 草擬和簽批文書，應使用碳素墨水鋼筆或毛筆。
第十五條 行文部門在將文書送領導人簽發之前，應認真做好審核工作，審核的重點為：是否需要行文，文書內
容，文字表達，文種使用
，格式等是否符合本辦法的有關規定。然后上報總經理，主管副總經理，簽報后的文書由辦公室審核。
第十六條 秘密文書不得翻印、轉發，傳遞秘密文書時，必須采取相應的保密措施，確保文件安全。
文書立卷和銷毀
第十七條 文書辦完后，應及時將文書定稿，正本和有關材料整理立卷。
第十八條 文書立卷應根據其特征，相互聯系和依存價值分類整理，保證齊全完整，正確反映部門主要工作情況
便于保管、查找、利用。
第十九條 立卷的文書應按有關規定由力b公室保管，個人不得保存應存檔的文書。
第二十條 沒有存檔價值和存查必要的文書經過鑒別并報.副總經理批準，可定期銷毀，銷毀秘密文書要進行登記，有專人監督，保證不丟失、不漏銷。
附 則
第二十一條 本辦法根據實際情況可制定規定，其修改、補充、解釋權歸公司辦公室。
第二十二條 本辦法從發布之日起施行。