物業公司程序文件
籌備業主大會、選舉業主委員操作程序
流程圖
1.目的
為協助各項目籌備業主大會和選舉業主委員會工作，規范業主大會及業主委員會籌備過程，提供指引。
2.范圍
本指引僅適用于天津zz物業管理有限公司所屬項目的業主委員會成立、業主大會的召開及與業委會溝通工作。
3.定義
無
4．職責
部門/崗位工作職責
品質管理部負責本文件的編寫、修改、發布
各管理處負責本文件的具體實施，并可提出動議修改的意見或建議
管理處經理負責主持業委會的成立總體事宜
管業部負責業主委員會成立工作的具體實施
5.方法和過程控制
5.1前期準備階段
5.1.1人員初選
5.1.1.1業主資料分析物業管理企業應從首位業主入住開始，跟進業主相關情況，并隨時將業主的入住率統計。當入住率達1/4、出售建筑面積1/4以上或首位業主實際入住一年以上時，將相關業主統計情況作相應分析，并暫時確定業主委員會成員的范圍。
5.1.1.2重點業主訪談 在對業主入住情況跟進的同時，了解業主反映及關心的問題，顧客關懷并將業主集中反映的問題進行統計分析，為進行候選人參選做好鋪墊。
5.1.1.3社區文化活動 通過組織社區文化活動，在活動過程中，了解業主間的關系及相關業主在整個小區內的影響力。
5.1.1.4其他形式 將項目擬定業委會委員的人選，根據各項目特點采用相應的方式、方法將其推薦給全體業主，增強其公信力。
5.1.2宣傳活動
5.1.2.1宣傳活動的內容 針對成立業主大會的目的、組建流程、業主大會的權利和義務、業主大會的職責，使業主充分了解成立業主大會是為了全體業主的利益，物業管理企業進行宣傳增進其在業主中的地位，業主了解了組建成立的法律流程，將看到一個透明化、合法化的成立過程，將業主大會權利、義務公布，業主更加了解業主大會，增進業主參與的熱情，并能對業主大會的工作進行監督。
5.1.2.2宣傳活動的方式采取在物業管理區域內張貼的方式，最大限度地讓業主了解成立業主大會的前期情況。
5.1.2.3宣傳活動資料的保管張貼的資料及所拍照片、攝像過程，都要有所保留，并長期保存。
提示：如果采用照相的方式，照片中最好要有業主正在看的畫面，且照片要有日期。
5.1.3預成立時間 預成立時間建議在物業接管后的一年半左右，如果在此之前已達到法規規定應召開首次業主大會的時間，相關工作適當提前。
5.2成立業主大會籌委會
5.2.1成立前提 已交付使用的新建物業滿足1、出售建筑面積達百分之五十以上，2、業主入住率達百分之五十以上，3、首位業主實際入住達二年以上；根據小區實際情況，滿足任意一條件的應當召開首次業主大會會議。
5.2.2成員確定 業主大會籌備組（以下簡稱籌備組），應當在物業管理所在地的區、縣物業管理行政主管部門和街道辦事處的指導下，由前期物業管理企業召集部分熱心公益事業的業主和未售出空置房屋的房地產開發企業組成籌委會，負責業主大會的籌備工作。（見F1）
5.2.2.1籌備組中的業主代表建議參照業委會委員的條件，并應關注以下事項：
a)必須是業主本人（業主身份以售房合同或產權證登記為準）
b)支持、配合管理處工作。
c)模范履行業主義務，不欠交管理費
5.2.2.2籌備組中業主代表和開發商的人數應符合當地法規規定，如當地法規無明確規定，應請示當地房地產行政主管部門意見。
5.2.2.3業主代表由業主自愿申請、或推薦選舉方式參加。
5.2.2.4在獲得主管部門批準后，地產公司應及時在小區通告欄、電子顯示屏、網站等形式召集業主自薦參加業主大會籌備工作。（見F2）
5.2.2.5業主代表報名參加籌備組人數超過房地產行
政主管部門批復的人數時，由開發商代表和政府主管部門組織所有報名的業主代表召開會議推選出籌委會中的業主代表。
5.2.2.6籌備組成員名單確定后，以書面形式在物業管理區域內公告（見F3）
5.2.2.7籌備組應當自組成之日起30日內在房地產行政主管部門的指導下，組織業主召開首次業主大會會議，成立業主大會，并選舉產生業主委員會。
5.2.3籌備組相關籌備工作
5.2.3.1籌備組產生后，履行以下職責：
a、確定首次業主大會會議召開的時間、地點、形式和內容，時間要確定在籌委會成立之日起30日內；
b、擬定《業主大會議事規則》（草案）、《業主公約》（草案）；
c、確認業主身份，確定業主在首次業主大會會議上的投票權數；
d、確定業主委員會成員候選人產生辦法及名單，并公示征詢意見；候選人資料收集時應告知業主需對外公布并征得業主同意；
e、起草前期物業管理服務合同執行情況的報告；報告包括：執行過程中好的方面發揚并針對問題提出建議項；
f、業主超過100人以上的，組織推選業主代表；所推選的業主代表，從前期擬定人員中推薦；
g、做好召開首次業主大會會議的其他準備工作。
前款內容應當在首次業主大會會議召開之日15日前，以書面形式在物業管理區域內公告。成立業主代表會的，應當在會議召開之日15日前以書面形式送交參加會議的業主代表。（見F3）
經當地住宅主管部門批準后，應及時成立籌備工作小組（見 F2）。同時要通過宣傳欄、電子顯示屏、網站等形式向廣大業主宣傳成立業主委員會的目的和意義、業主大會的職權、業主委員會的職權和義務、業主委員會的選舉程序等。
5.3確定業主代表的產生辦法
5.3.1身份確定：以產權證或售房合同為準；
5.3.2業主代表的產生：業主自薦或相關人員推薦。由籌備組向小區也主公示選舉業主代表候選人的通知，業主可通過推薦、自薦的形勢產生業主代表候選人。業主代表候選人應具備以下條件：1、本物業管理區域內具有完全民事行為能力的業主；2、遵守國家有關法律、法規；3、熱心公益事業，責任心強，公正廉潔，具有社會公信力；
5.3.3選舉方式：可實行差額選舉也可實行等額選舉。候選人中的票數多者為業主代表。
5.3.4票權確定：業主可以幢、單元、樓層等為單位推選代表，且業主代表應均分布在物業各個幢、單元、樓層。本區域業主代表代表該區域全體業主行使權力，反映問題。
5.3.5選票發放：如業主代表候選人資料公示期滿業主無異議，則印制選票，并采用上門或物業內固定區域內集中發放、回收選票。選票上加蓋統一印章。
5.3.6選票回收：投票人須是產權人登記人或產權登記人的委托代理人，公司戶應是公司的法定代表人或其書面授權人。委托（授權）人填寫選票須附有產權人簽字的書面委托書。（應由籌備組具體負責實施，物業公司人員可以在籌備組書面授權的情況下進行協助），另為便于選票的統計和確認，選票的發放、回收都應由業主的簽字確認。
5.3.7驗票、唱票：當場開箱驗票、唱票業主所投票數不得超過其投票權數。（唱票、計票人可由業主大會籌備組成員擔任，監票人建議從現場參加會議的業主中以自愿方式產生。驗票時，應注意：1、經籌備組同意，為保證選票的真實性，可在選票上加蓋統一印章；2、業主所投票數不得超過其投票權數；3、所選人數不得少于應選業主代表人數；
5.4確定業主委員會的產生辦法
5.4.1身份確定：以產權證或售房合同上等級為準（若超過一人，均可按享有的產權比例行使業主權利如果同時成為籌備組成員或業主委員會候選人，必須提前向全體業主公布。分期開發的小區，建議業主大會籌備組根據項目實際情況確定每期的業主委員會人數，并且分布合理。
5.4.2委員產生：業主自薦或相關人員推薦。（見F5）
籌備組成立后應及時確定業主委員會候選人（見F4）。業主委員會委員候選人應具備以下條件：1、本物業管理區域內具有完全民事行為能力的業主；2、遵守國家有關法律、法規；3、熱心公益事業，責任心強，公正廉潔，具有社會公信力；4、具有一定組織能力；5、具備必要的工作時間。
5.4.3選舉方式：實行差額選舉，因此候選人應多于應選人數。候選人中的票數多者為業主委員會委員。
5.4.4票權確定：業主可以幢、單元、樓層等為單位推選代表，業主代表作為業主委員會候選人，且業主代表應均分布在物業各個幢、單元、樓層。（見F6）
5.4.5選票發放：如候選人資料公示期滿業主無異議，則印制選票（見F6），并采用上門或物業內固定區域內集中發放、回收選票。選票上加蓋統一印章。
5.4.6選票回收：投票人須是產權人登記人或產權登記人的委托代理人，公司戶應是公司的法定代表人或其書面授權人。委托（授權）人填寫選票須附有產權人簽字的書面委托書。（應由籌備組具體負責實施，物業公司人員可以在籌備組書面授權的情況下進行協助），另為便于選票的統計和確認，選票的發放、回收都應由業主的簽字確認。
5.4.7驗票、唱票：當場開箱驗票、唱票業主所投票數不得超過其投票權數。（唱票、計票人可由業主大會籌備組成員擔任，監票人建議從現場參加會議的業主中以自愿方式產生。驗票時，應注意：1、經籌備組同意，為保證選票的真實性，可在選票上加蓋統一印章；2、業主所投票數不得超過其投票權數；3、所選人數不得超過應選委員人數；
5.5召開首次業主大會會議（見F7）
5.5.1出席會議人員
a、所在地區房地產行政主管部門領導
b、街道辦事處或居民委員會
c、業主大會籌備組成員
d、業委會候選人
e、物業公司代表
5.5.2.決定事項
a、制定業主大會章程
b、修訂業主公約
c、選舉業主委員會主任、副主任及委員
d、確定物業管理服務企業
e、決定物業管理其他重大事項
首次業主大會會議由籌備組負責作書面記錄并存檔，業主委員會成立后，由業主委員會承擔相應職責。
5.6召開第一次業主委員會會議
5.6.1業主委員會應當自選舉產生之日起3日內召開首次業主委員會會議，推選產生業主委員
會主任1人，副主任1-2人（專職執行秘書一人）。
5.6.2由業主委員會代表業主與物業管理公司簽訂《物業管理服務合同》（提前在物業管理區域內公示合同文本）
5.6.3業主委員會召開第一次會議后，應將業主大會和業主委員會會議相關決議在物業管理區域內公告。（見F8）
5.6.4自業主委員會選舉產生之日起三十日內，應指定專人報當地房地產行政主管部門備案（見F9），并申請刻制業主委員會公章。申請備案時需提交如下材料：
a、業主大會章程
b、業主公約
c、經業主大會會議表決產生的業主委員會成員的基本情況
5.6.5業主委員會公章應由專人保管并按公章管理制度使用，涉及重要事項需使用公章時，應由多數委員簽字認可。
5.7注意項
5.7.1業主大會籌建期間的所有相關文件，包括會議紀要、通知、公告、選票和選舉程序、結果等文件和相關照片，必須單獨存檔，妥善保存。
5.7.2所有現場發布的公告底稿要有籌備組負責人審核，并保存記錄。
5.7.3物業管理公司相關工作人員在成立業主大會過程中應積極協助籌備組工作，在對外張貼的資料中，如涉及到物業公司人員參與，應注明"經籌備組授權"。以免造成誤解。
5.7.4涉及業主大會籌建所有的相關文件修改過程需要有修改記錄，以備核查。
6.支持性文件
無
7.質量記錄表格
TJzzWY7.5.1-K01-F1 關于成立業主委員會的函
TJzzWY7.5.1-K01-F2 關于成立業主委員會籌備工作小組的通知
TJzzWY7.5.1-K01-F3 業主委員會籌備工作小組成立公告
TJzzWY7.5.1-K01-F4 關于業主委員會委員候選人接受報名的通知
TJzzWY7.5.1-K01-F5 業主委員會委員候選人推薦表
TJzzWY7.5.1-K01-F6 業主委員會委員選舉選票
TJzzWY7.5.1-K01-F7 關于召開業主大會的通知
TJzzWY7.5.1-K01-F8 關于業主委員會選舉結果的公告
TJzzWY7.5.1-K01-F9 關于業主委員會選舉結果的報告
篇2：小區業主委員會選舉結果報告
zz物業管理有限公司
關于（物業名稱）業主委員會選舉結果的報告
**業籌[****]***
***房地產管理局：
鑒于（物業名稱）已具備成立業主委員會的條件，（前期物業管理企業）于****年**月**日向貴局提出了成立（物業名稱）業主委員會的申請。**月**日，在貴局物業管理科領導的主持下，成立了****業主委員會籌備工作小組，并召開了籌備工作小組首次會議，制定了籌備工作計劃，確定了業主委員會選舉辦法。
**月**日至**月**日，采用10戶聯名方式推舉產生了N名候選人，并于**月**日在小區進行了公示。公示期間小區業主無異議，于**月**日至**月**日進行了上門發放、回收選票的工作。
在區物業管理科領導的指導監督下，于**月**日召開業主大會，并邀請了**居委會、籌備工作小組成員，發展商代表、物業管理公司代表出席大會。會上進行了公開驗票、唱票、計票工作。
本次選舉共發放選票***張，回收選票***張，其中有效票***張，無效票**張，過半數業主投票，符合法定程序。在現場業主的監督下統計各候選人的最終得票數：
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
?。谐鏊泻蜻x人及得票數）
其中：
×××先生/小姐（×棟×座×房）
×××先生/小姐（×棟×座×房）
×××先生/小姐（發展商代表）
×××先生/小姐（×棟×座×房）
×××先生/小姐（××公司代表）
×××先生/小姐（×棟×座×房）
×××先生/小姐（×棟×座×房）
?。谐鏊挟斶x人及房號）
共N人當選（物業名稱）首屆業主委員會委員。
**月**日召開了（物業名稱）業主委員會第一次會議，選舉×××先生/小姐為主任、×××先生/小姐為副主任、×××先生/小姐為副主任、×××先生/小姐為執行秘書。
?。ㄎ飿I名稱）業主委員會組織架構完整，相關資料已完善，現特申請備案，請予批準為賀！
?。ㄎ飿I名稱）業主委員會籌備工作小組
****年**月**日
篇3：縣醫院宿舍小區業主大會選舉業主委員會委員結果公告
縣醫院宿舍小區業主大會選舉業主委員會委員結果的公告
**縣人民醫院宿舍小區業主大會會議于20**年5月16日召開，會議選舉產生了：****為業主委員會委員。20**年5月23日舉行的業主委員會會議，推選蒲自成為主任。本業主大會會議籌備組依法履行職責完畢，自即日起解散，由業主大會的執行機構縣醫院宿舍小區業主委員會依法履行職責。
特此公告！
縣醫院宿舍小區業主大會籌備組
20**年5月24日