世茂第一太平物業文件控制程序
1 范圍
本程序依據 GB/T19001—2000 idt ISO9001:2000 質量標準中 4.2.3 條款和公司質量手冊中相關章節編制。適用于公司質量管理體系要求的所有文件和相關的外來文件(包括與物業管理服務有關的國家法律法規、行業規范、標準、要求及房產商、業戶、相關方提供的有關文件資料等)的管理。
2 目的
對質量管理體系所產生的所有文件的編寫、審批、發放、保管和作廢等全過程進行控制，確保公司所有受控場合使用的文件均為適用的有效版本。
3 職責
3.1 行政人事部負責文件控制的歸口管理，負責公司日常管理性文件的發放、登記、更改以及與物業管理業務相關的外來文件，如：法律、法規、行業標準和規范的發放、登記、備案等管理;品質管理部負責質量手冊、程序文件的編制、修改、發放、回收等管理。
3.2 各部門、分公司(區域)、管理中心(處)經理或指定文件專管人員負責對本部門所使用的質量管理體系所要求的文件和資料(如：作業指導書、操作手冊、物業建筑設備設施、技術圖紙等的管理。
4 程序
4.1 文件和資料的分類
文件分為管理性文件、支持性文件、外來文件和公開文件。
管理性文件主要指公司編制的質量手冊、程序文件。
支持性文件包括管理規程、管理辦法、工作標準、崗位職責以及作業指導書等。
外來文件包括適用于物業管理的法律、法規、行業標準和規范、建筑設備設施圖紙等。
公開文件包括通知、通告、用戶手冊、裝修規定以及收費標準等。
質量記錄空白表式是一種特殊類型的文件，作為相關文件的附件也將予以控制。
4.2 文件的控制
4.2.1 文件的編制和審批
4.2.1.1 文件的編制、修改和審批
文件的編制需填寫《文件編制/修改、審批表》。
4.2.1.2 質量手冊
由品質管理部負責組織有關人員編制，經管理者代表審核，報總經理批準后發布。
4.2.1.3 程序文件
由品質管理部負責組織相關部門人員根據各項過程或要素的要求進行編寫，經管理者代表審核，報總經理批準后發布。
4.2.1.4 支持性文件
各分公司(區域)、管理中心(處)編制的支持性文件(包含作業文件、管理規程)，由管理中心(處)經理審核，報品質管理部備案;職能部門編制的支持性文件，由部門經理審核，報總經理審批。
4.2.1.5 公開文件
公開文件由發放部門負責人審核，管理中心(處)經理批準。必要時，報公司行政人事部備案。
4.2.2 文件控制標識
4.2.2.1 受控的質量手冊、程序文件需加蓋“受控文件”專用印章。
4.2.2.2 沒有“受控文件”專用印章的質量手冊、程序文件在本公司內禁止使用。
4.2.3 文件編碼的規則
4.2.3.1 質量手冊
SS/QM/A-0
修改狀態(從0、1、2……)
版本號(從A、B、C……)
質量手冊
企業代碼
如：“SS/QM/A-0”是指上海世茂第一太平物業服務有限公司編制的質量手冊A 版0 次修改。
4.2.3.2 程序文件
SS/QP/XXX/A-0
修改狀態(從0、1、2……)
版本號(從A、B、C……)
程序文件代碼(如4.2.3、4.2.4、8.2.2……)
程序文件
企業代碼
如：“SS/QP/4.2.3/A-1”是指上海世茂第一太平物業服務有限公司編制的文件控制程序A 版本第一次修改。
4.2.3.3 程序文件記錄
QR/XXXX-001
文件序號(從001、002、003……)
程序文件代碼(如：4.2.3、6.2.2……)
記錄代碼
如：QR/4.2.3-002 是指文件控制程序下的第二張表單記錄。
4.2.3.4 支持性文件
a)公司職能部門代號為二位，為該部門英文縮寫。
部 門 代 號 部 門 代 號
行政人事部 HR 品質管理部 QC
財務部 FD 工程部 ED
SS/XX/001/A-0
修改狀態(從0、1、2……)
版本號(從A、B、C……)
文件序號(從001、002、003……)
部門代碼
企業代碼
如：SS/HR/003/A-0 是指行政人事部編制的第三個文件A 版0 次修改。
b )各分公司(區域)、管理中心(處)代號為四位，從該部門所在地區中取二個漢語拼音字母再加分公司(區域)、管理中心(處)特定代碼(見下表)。由品質管理部負責代碼的制定、下發，不得重復。每年品質管理部負責不定期將代號整理下發到各職能部門、分公司(區域)、管理中心(處)。
SS/XXXX/YY/001/A-0
修改狀態(從0、1、2……)
版本號(從A、B、C……)
文件序號(從001、002、003……)
服務分類
部門代碼
企業代碼
如：SS/KSDH/KF/001/A-0 是指昆山世茂蝶湖灣管理中心編制的客戶服務作業指導書第一個文件A 版0 次修改。
XXXX 表示部門代碼，各管理中心(處)為 4 位拼音字母縮寫，其中前 2 位代表所在城市，后2 位代表項目名稱。
YY 表示服務類別，管理 GL、客戶服務KF、維修WX、保安BA、保潔BJ、綠化LH。
部 門 代 號 部 門 代 號
昆山世茂蝶湖灣花園 KSDH 昆山世茂東一號 KSDY
常熟世茂世紀新城 CSSJ 常州世茂香檳湖 CZXB
紹興世茂迪蕩新城 SXDD 杭州世茂濱江花園 HZBJ
蘇州世茂運河城 SZYH 蕪湖世茂濱江花園 WHBJ
奉賢世茂海濱新城 FXHB ———— ————
4.2.3.5 支持性文件記錄
a)公司職能部門文件記錄
QR/XX/ - 001
順序號(從 001、002、003……)
部門代碼
記錄代碼
如：QR/FD/-005 是財務部第一個文件記錄。
b )各分公司(區域)、管理中心(處)文件記錄
QR/XXXX/ YY - 001
順序號(從 001、002、003……)
服務分類
部門代碼
記錄代碼
如：QR/KSDH/KF-001 是指昆山世茂蝶湖灣管理中心客戶服務第一個記錄。
4.2.3.6 外來文件
SS/WL/XXXX/001
文件序號(從001、002、003……)
收文年份(如：2008、2009 )
外來文件代碼
企業代碼
4.2.4 文件發放與保管
4.2.4.1 受控文件的發放與保管
4.2.4.1.1 品質管理部負責確定質量管理體系《質量手冊》、《程序文件》的發放范圍，經管理者代表審批后，由行政人事部負責做好文印、裝訂、發放，并保持發放記錄。文件編制部門經理審批本部門內《支持性文件》的發放范圍，并做好發放記錄，各部門指定專人負責保管。
4.2.4.1.2 各管理中心(處)與職能部門收到的與公司質量體系或服務質量有關的外來文件(標準、行業規范、法律法規等)須報品質管理部登記備案，按本程序 4.3 執行。
4.2.4.1.3 行政人事部確保各類發放的文件是現行有效的版本。
4.2.4.1.4 文件破損嚴重，影響使用時，應重新辦理申領手續，同時將破損文件交行政人事部統一處理，發放審批手續同4.2.4.1.1 條款。
4.2.4.1.5 每份文件發放時只有一個對應分發號。
4.2.5 文件的評審
4.2.5.1 各級人員在文件實施過程中發現有必要對受控文件做出修改，需填寫《文件評審記錄表》，經原文件評審負責人批準后原文件編寫部門或委托其它部門實施更改。
4.2.6 文件更改和審批
4.2.6.1 各級人員在文件實施過程中發現有必要對受控文件做出修改，需填寫《文件編制/修改審批單》，報原審批部門審批，按4.2.1 執行。
4.2.6.2 更改后的文件按本程序4.2.2 條款標識、編碼，按4.2.4 條款發放，同時收回原文件并做出“作廢”標識或銷毀。
4.2.6.3 對已做出“作廢”標識的文件，行政人事部保存原稿一份，其余文件在辦理完回收手續后銷毀。
4.2.6.4 文件修改可采用換頁方式進行，修改狀態通過更換頁的阿拉伯數字(0、1、2、3…順序)來表示，每修改一次，其編號就隨著變更一次，當目錄修改狀態變更到了 10 次以上，該文件需進行換版。
4.2.6.5 當文件經評審或需換版，版本狀態用英文大寫字母(A、B、C…順序)表示。
4.2.6.6 行政人事部每年不定期編制各類有效文件清單并負責發放。
4.3 外來文件的控制
4.3.1 對各類與質量管理體系有關的外來文件，主要分為行業條例(規定)、標準、通知;政府部門發布的各類法律、法規以及顧客財產有關的文件等。
4.3.2 一般行業條例(規定)、標準、通知、與顧客財產有關的文件由物業運作部負責;政府部門發布的各類法律、法規與質量管理體系相關的規定、資料由品質管理部負責;其他各類文件、資料由相關條線職能部門負責人做適用性評價，報管理者代表審批后，由行政人事部負責備案統一發放。
4.3.3 行政人事部負責要求各部門對照本部門的文件清單進行檢查，防止使用作廢文件。對有特定對象的外來文件可編制相應的清單只發給相關部門。
4.3.4 行政人事部負責現行發放的有效外來文件編制《外來文件清單》，并不定期發布。
4.3.5 各部門、分公司(區域)、管理中心(處)文件管理員負責外來文件的保管，并做好登記。
4.4 公開文件的控制
4.4.1 與質量管理體系相關的公開文件，其相關內容應與現行有效文件一致，注明編制人、批準人和生效(實施)日期。
4.4.2 公開張貼文件，各部門、分公司(區域)、管理中心(處)應按規定履行審核、審批手續，明確公開時效，并由本部門文件管理員做好發放登記，不定期更新公開文件清單。
5 相關文件
《質量手冊》
《記錄控制程序》
6 附錄
《文件編制/修改審批表》
《文件審評記錄表》
《文件發放登記表》
《受控文件清單》
《公開文件清單》
《外來文件清單》
《作廢文件清單》
《銷毀文件清單》
篇2：公司文件控制程序（十三）
公司文件控制程序(十三)
1.目的：
對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。
2.范圍：
本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。
3.職責：
3.1總裁負責管理文件的批準。
3.2管理者代表負責管理文件的審核。
3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。
3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。
4.程序：
4.1文件的編寫、審批。
4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。
a) 管理體系文件由總裁批準。
b) 行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。
c) 作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制，經部門領導人審核后，由主管領導批準。
4.2文件的編號
所有文件都應有唯一的編號，以便區別、歸檔、保存。具體編號方法：
a)管理手冊的編號方法
SY MM ****
年代號
管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)
公司代號()
b)程序文件的編號方法
SY PF **
順序號
程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)
公司代號()
c)作業文件的編號方法
SY OF ***
順序號
作業文件代號(OF-Operantion File)
公司代號()
d)記錄文件的編號方法
RF ** **
順序號
程序文件順序號
記錄代號(RF-Record File：記錄文件)
e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。
4.3文件的發布
4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍，經管理者代表審批，并填寫好《文件發放范圍簽收表》(QR0501)
4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。
4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。
4.4文件的標識
4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態、分發號、持有者。
4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。
4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。
4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。
4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。
4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。
4.5文件的使用的實施
4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。
4.5.2受控文件不可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。
4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。
4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。
4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。
4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)
4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執行。
4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。
4.6文件的更改
4.6.1文件更改程序
4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經審批后交原發放部門執行更改。
4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。
4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統一發放。
4.6.2文件更改方式
4.6.2.1筆誤可用劃改。
4.6.2.2文件只改動某頁內容時，可用換頁方式。
4.6.2.3文件內容多處或多次改動，可用改版方式。
4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態。
4.6.4《文件更改申請單》(QR050
4)應注冊更改性質：筆誤、更改、刪除、新增。
4.7作廢文件處置
4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原《文件發放范圍/簽收表》范圍發放， 并從原使用場所收回失效文件。
4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經管理者代表審批后銷毀。
4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。
4.7.4電子媒體文件作廢處置程序
4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。
4.7.4.2經管理者代表審核，總裁批準。
4.7.4.3由電腦操作員進行清除。
4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經總裁批準后自行銷毀。
4.8文件的歸檔
4.8.1文件經批準發布后，經批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。
4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件，經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。
4.9文件和資料的借閱
4.9.1部門經理及以下人員借閱文件，應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。
4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。
4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。
4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。
4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質管部，技術文件由技術部按本程序控制。
5.相關文件：
SYPF02 《記錄控制程序》
6.記錄：
QR0501《文件發放范圍/簽收表》
QR0502《文件清單》
QR0503《文件檢查記錄表》
QR0504《文件更改申請單》
QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》
QR0506《文件和資料歸檔登記卡》
QR0507《文件和資料借閱登記卡》
QR0508《文件和資料編號登記卡》
QR0509《文件和資料修改狀態控制清單》
篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序
酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序
現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：
備忘錄的傳遞：
各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。
采購單的傳遞：
各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。
文件的傳遞：
各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。
周會紀要的傳遞：
每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。
EOD檢查整改：
每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；
緊急文件和單據的傳遞：
當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。
自行傳遞的內容：
各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。