物業企業投標文件該如何編寫

　　物業企業、物業人員(以下統稱“投標人”)非常重要的一項能力就是編制投標文件。遺憾的是很多投標人缺乏這個能力，特別是當招標文件對投標文件編寫要求不明，或沒有任何規定，一些投標人更不知道怎樣寫。很多投標人迫切需要系統學習掌握編寫技巧。“五大行”及管理成熟的公司能夠快速編制高質量的投標文件，他們的秘密武器就是模板化。因為物業管理業務邏輯一致，有共性內容及通用的固化要素，這些制成模板就可以復制，應對各種業態項目。

投標文件通用的固化要素包括：

　　關鍵性要素——項目整體設想與策劃;組織架構及人員配置;費用測算及成本控制;管理方式、運作程序及管理措施。

　　實質性要素——管理制度;檔案的建立與管理;人員的培訓和管理;物業管理服務內容(早期介入及前期、日常管理期服務方案);各項管理指標及承諾;物資裝備;工作計劃等。

　　這些是每個投標文件都應具備的要素，我們稱之為“基本款”。但具體到每個招標項目，投標人需要根據招標文件要求、業態及項目特點、服務范圍，增加、刪減要素，這就是個性化。所以，掌握投標文件的“基本款+個性款”，就沒有不會編寫的標書。

　　筆者通過實戰案例逐項闡述投標文件的通用要素。本文所列的具體實踐和資源均為示例，并不適用于每個公司/項目。雖然主要針對本文舉例，但很多通用的規則和措施、管理方法亦適用于不同公司。因篇幅所限，示例只截取部分，并且示例只是表述形式的一種。

01物業管理整體設想與策劃

　　這項內容最能彰顯投標人對管理實踐的提煉能力。應述及內容：(一)項目整體分析;(二)項目管理服務的模式和特點;(三)項目管理服務的設想與計劃。

▊ 項目整體分析

　　這是投標人對擬接管項目的分析與合理化建議，包括3個方面：1、項目基本信息描述，如占地面積、建筑面積、物業性質、類型與使用功能等，篇幅不長;2、物業服務需求分析，一般從物業項目特點、開發商、目標客戶對服務需求進行分析，并提出合理化建議，難度系數略高;3、項目的難點重點及應對措施。

示例：某市萬達廣場項目特點與環境對物業管理服務的需求

　　從項目規劃及建設定位分析，項目整體規模較大，生活及配套設施規劃齊備，景觀資源豐富，對物業管理工作要求就很高。投標人將對已建成的建筑、入戶大堂、電梯前室、室外景觀小品、園林、出入口以及先進的設施設備精細管理、定期維護保養，保持長久如新。同時，在物業服務中心的裝飾，項目的標識標牌及人員的服飾、裝備等方面，建立與之相匹配的整套VI系統。

　　開發商對物業管理服務需求的分析：根據該項目招標文件闡述的相關信息和要求，結合投標人近20年豐富的物業管理服務經驗，將與某公司開展專業合作、優勢互補，建立起在某市領先的專業化物業管理服務體系，滿足某公司對卓越的物業服務品質的需求。

　　從未來顧客使用的角度，結合項目建筑圖紙、結構圖紙及規劃設計圖，對公共場所，文化娛樂、健身休閑等配套設施及場所提出合理化建議;

　　從降低物業管理運營成本角度，對某項目規劃設計、設備選型、材料定板等提出優化建議，以節省建造成本、便于后期物業的正常經營和物業管理;

　　從商鋪的經營和管理的角度，對整個項目的規劃設計、功能使用、車輛停放、攤位擺放、交通組織等方面提出合理化建議，真正打造高端社區商業的營運模式……

　　目標客戶對物業管理服務需求的分析：某項目的高端定位吸引著有一定的事業和穩定的社會地位的高端客戶群，他們高度重視生活品質，居住環境、休閑場所、商務社交環境的格調與品味，同時對人身財產安全和隱私保護意識強。所以，投標人量身定制了服務產品，滿足客戶追求高品質的服務體驗、對生活便利及舒適程度的需求以及對社區安全管理的需求。

　　投標人對不同方面的服務需求分析后，對項目物業管理提出合理化建議。

　　示例：xxx物業建議對“某市萬達廣場東區和南區”項目提供：銷售配合服務+前期物業介入服務+項目物業管理服務，并根據項目的特點，量身定制具體的服務方案。通過銷售配合服務，以物業管理的宣傳文案突出項目物業管理亮點;通過銷售現場以及樣板間的優質服務形象的展示，以及顧客對未來物業管理的咨詢答疑，讓購房者更加了解物業管理對購房的重要性，以及對未來物業管理的信心;通過優質物業管理服務，樹立項目高端服務品牌形象，為開發商后續開發項目的銷售奠定基礎，同時延長物業的使用壽命，幫助業主實現資產的保值與增值……

　　項目的難點重點及應對措施：招標文件要求須陳述對擬接管項目物業管理的難點和重點，及采取的不同于其他物業管理項目的特殊措施，投標人一定要響應。如果招標文件沒有要求，筆者建議投標人也要陳述。不同項目、不同業態管理的重點難點不同，精準分析能檢驗出投標人對項目的理解及過往的管理經驗。

示例：“人社廳項目管理服務難點”

　　通過對項目勘察，人社廳的設備設施管理存在很多問題，對后續物業管理造成難度。因地上車位有限，要保證人社廳機關大院內公共秩序井然，對保安的管理要求就很高。人社廳既是機關辦公又是辦事場所，人員多且復雜，對安全的壓力很大，包括成本控制的壓力、人員工資上漲壓力、社保每年遞增壓力及物料消耗成本的壓力。

　　項目的管理服務的重點：公共秩序安全管理，辦公大院物業管理主要是保障廳機關人員財產安全，維護公共秩序，公共活動正常開展，防止各類突發事件及恐怖暴力案件的發生;保密安全管理，主要是強化保守各項工作機密，防止各種文件、資料和信息泄露……

　　投標人日?？梢詫⒏黜椖康碾y點和重點及應對措施梳理出來，編寫這部分內容可以直接或修改采用，提高編制效率和質量。

▊ 項目管理服務的模式和特點

　　基于上述分析確定：1、物業服務的定位。有的招標文件明確要求須陳述物業服務的定位。服務定位與項目定位不同，后者是開發商對項目的定位。2、服務模式及特點，是投標人為擬接管項目量身定制的獨特的服務模式。如xx物業“精·悅”服務模式，通過對服務模式要點、內涵、特色表述，展現了投標人的優勢。

　　很多投標人編寫這部分內容時是拿來主義，沒有自己公司的東西，都是其他公司的服務模式。還有的投標人像開雜貨鋪，各種模式統統塞到自己的投標文件里，看得人云里霧里。服務模式和特點是投標人的管理實踐總結，是固定的內容，不是編制投標文件時才去思考提煉的東西。優秀的企業都有自己獨特的模式及優勢，并且形成標準的文案模板。投標文件質量高低表面看是投標人編制能力的差異，本質是管理思維的差距。所以，本文說的是投標技巧，談的是管理思維和管理方法。

▊ 項目管理服務的設想與計劃

　　1、服務設想，概括性表述實現前述服務模式的整體方案。如：通過對某機關大院項目的深入了解以及客戶需求分析，結合某機關大院各個要素、管理的重點難點，整體管理方案主要概括為“一種模式、三大重點”。一種模式：為辦公樓提供設備維修養護、保潔綠化、消防安全、會議服務等綜合服務一體化物業管理模式。三大重點：設備設施管理(建立空調和鍋爐運行管理制度和安全操作規程);道路、交通、車輛秩序管理;共同營造舒適的辦公環境。

　　2、項目管理服務計劃，簡要概述實現上述設想需要開展哪些工作，不需要詳細的計劃。如：全員全過程服務質量管理;統一按照ISO 9001質量管理體系的要求，嚴格執行各級文件制度……滿足并超越顧客的期望;開展一系列活動：微笑服務月，品質基礎月、5S管理等，提高員工專業技能、禮儀規范、工作態度，樹立住宅小區高端物業形象……投標人日常就可以總結這些管理實踐。

　　3、整體管理目標，是投標人對項目管理服務要達到什么水平、實現什么目標的整體承諾，不是細化目標。整體管理目標承諾一般包括專業管理承諾、項目規范管理推行ISO管理體系承諾;服務期內分階段創優的計劃承諾等。

　　示例：

　　專業管理承諾：“專業管理，星級服務。本公司將從項目的定位開始，針對青島市場及客戶群特點，在悠久管理服務經驗的基礎上，為項目量身定制管理服務方案及管理服務目標，在日常管理服務工作中，一并融入本公司長久貫徹的管理理念及自身獨特的企業文化理念，打造超高管理品質物業。”(圖1)

管理規范及創優承諾：

　　嚴格按照國家和行業有關標準，按照ISO管理體系進行運作和管理。

　　項目整體接管三年內，本公司會按照各級創優的時間節點完成示范大廈的創優工作。

　　(住宅)自合同簽訂之日起，第一年度內，實現物業服務客戶滿意率70%以上。三年內，項目的物業服務達到某區物業管理示范小區標準，并通過政府部門的考評。五年內，項目的物業服務達到某省城市物業管理示范小區標準，并通過政府部門的考評。

投標人有能力的也可以自行增加其他內容，如：

　　項目在管期間，重大安全責任事故發生率為0。

　　項目在管期間，平均客戶滿意率達88%以上。

　　嚴格按照物業管理合同的有關要求開展各項物業管理服務工作等。

02各項指標的承諾及完成承諾指標所采取的措施

　　這是所有投標文件必備的實質性要素，通常是在投標文件后面第六、七章的位置出現。為了讓讀者理解并區分上文中“管理目標”表述，筆者把該節內容提到前面來一并分析。管理目標是整體承諾，概括性提煉，而各項指標是細化表述。各項指標包括行業標準、創優標準、各地物業管理服務收費等級標準以及企業自有標準，企業標準只能高于或等于但不能低于前述標準。

　　各項指標的承諾體現的是公司級承擔的指標，所以也稱“總體指標”，一般以表格形式詳細表述。而部門級承擔的指標如清潔服務、綠化管理、秩序維護等是“分項目標”或“分解目標”，一般是在后面的“物業管理服務內容”章節里體現，也可以放在本節表述。但需要注意的是，在此處表述了，后面就不要再重復出現相同的指標。

　　實操中常見問題是：投標人混淆了公司級指標與部門級指標，表述比較亂，沒有章法，交叉重復。主要原因是投標人沒有公司級指標和部門級指標這個概念，不了解指標的層級意義。公司級指標是公司層面才能承擔的，部門承擔分量不夠。比如火災發生率，就應該是公司級指標。

　　有的招標文件會給出投標人需承諾的總體指標，如住宅項目的“房屋完好率;房屋維修及時率;維修質量合格率及回訪率;管理費收繳率;業主滿意率;業主有效投訴率與處理率;綠化完好率;清潔、保潔率;路燈完好率;道路完好率;治安協防管理與安防設施完好率;機電設備完好率;消防設施完好率;排水系統完好率;管理人員、特殊工種人員持證上崗率;其他有關指標。”并且規定“對以上各項指標，均需注明標準和計算測定依據以及承諾所采取的措施。”投標人應全面響應，不能漏掉指標或者缺少標準及計算依據，更不能只有承諾而沒有實現措施。措施比承諾更重要。

　　如果招標文件沒有給出總體指標，投標人可以借鑒上述總體指標及業態類型進行表述。

　　需要注意的是招標文件要求在“商務標”中體現服務承諾，如“承諾達到當地物業服務收費服務標準的一級要求計15分。對業主需求能及時反應;與業主之間能建立良好的工作關系;財務狀況良好，業主單位評價良好”。這是送分項，而有的投標人覺得“技術標”已經有服務承諾，就不響應該項要求，白白丟分。

示例：總體指標

各項標準的依據：

　　《全國物業管理示范住宅小區標準》;

　　《住宅物業服務等級規范》(一級);

　　《某市住宅小區物業服務收費等級指導標準》

篇2：物業管理投標書編寫注意事項

　　物業管理投標書編寫注意事項

　　(一)物業管理投標書的基本要素

　　物業管理投標書作為評標的基本依據，必須具備統一的編寫基礎，以便于評標工作的順利進行。因此，投標公司必須對投標書的基本要素有所了解。

　　1．計量單位

　　計量單位是投標書中必不可少的衡量標準之一。因此，統一計量單位是避免在定標和履約中出現混亂的有力手段。投標書中必須使用國家統一規定的行業標準計量單位，不允許混合使用不同的度量制。

　　2．貨幣

　　國內物業管理投標書規定使用的貨幣應為“人民幣”，而國際投標中所使用貨幣則應按招標文件的規定執行。

　　3．標準規范

　　編制投標書應使用國家統一頒布的行業標準與規范，如果某些業主由于特定需要要求提供特殊服務，也應按照國家正式批準的統一的服務行業標準規范，嚴格準確地行事。

　　若采用國外的服務標準與規范，應將所使用的標準規范譯成中文，并在投標書中說明。

　　4．表述方式

　　投標書的文字與圖紙是投標者借以表達其意圖的語言，它必須要能準確表達投標公司的投標方案，因此，簡潔、明確、文法通暢、條理清楚是投標書文字必須滿足的基本要求。編制投標書時，切忌拐彎抹角、廢話連篇、用詞模棱兩可，應盡量做到言簡意賅，措辭準確達意，最大限度地減少招標單位的誤解和可能現的爭議。

　　圖紙、表格較之于文字在表達上更為直接，簡單明了，但這同樣要求其編做到前后一致、風格統一、符合招標文件的要求。最好能以索引查閱方式將圖表格裝訂成冊，并和標書中的文字表述保持一致。

　　5．理論技巧

　　投標書的編寫不僅應做到投標目標明確、方案可行，編寫人員還應熟練掌與投標書內容相關的法律、技術和財務知識，并以服務為出發點，綜合運用心學、運籌學、統計學等方面的理論和技巧。

　　6．資料真實性

　　投標文件應對招標文件的要求做出實質響應，其內容應符合招標文件的所條款、條件和規定，且無重大偏離與保留。投標人應按招標文件的要求提供投文件，并保證所提供全部資料的真實性，以使其投標文件對應招標文件的要求否則，其投標將被拒絕。

　　(二)物業管理投標書編寫中應注意的問題

　　1．確保填寫無遺漏，無空缺。投標文件中的每一空白都需填寫，如有空缺，則被認為放棄意見；重要數據未填寫，可能被作為廢標處理。因此投標公司在填寫時務必小心謹慎。

　　2．不得任意修改填寫內容。投標方所遞交的全部文件均應由投標方法人代表或委托代理人簽字：若填寫中有錯誤而不得不修改，則應由投標方負責人在修改處簽字。

　　3．填寫方式規范。投標書最好用打字方式填寫，或者用墨水筆工整填寫；除投標方對錯處作必要修改外，投標文件中不允許出現加行、涂抹或改寫痕跡。

　　4．不得改變標書格式。若投標公司認為原有標書格式不能表達投標意圖，可另附補充說明，但不得任意修改原標書格式。

　　5．計算數字必須準確無誤。投標公司必須對單價、合計數、分步合計、總標價及其大寫數字進行仔細核對。．

　　6．報價合理。投標人應對招標項目提出合理的報價。高于市場的報價難以被接受，低于成本報價將被作為廢標，或者即使中標也無利可圖。因唱標一般只唱正本標文件中的“開標一覽表”，所以投標人應嚴格按照招標文件的要求填寫

　　“開標一覽表”、“投標價格表”等。

　　7.包裝整潔美觀。投標文件應保證字跡清楚、文本整潔，紙張統一，裝幀美觀大方。

　　8．報價方式規范。凡是以電報、電話、傳真等形式進行的投標，招標方概不接受。

　　9．對招標書響應若有偏離，應做出說明，并附偏離度表。

　　10．嚴守秘密，公平競爭。投標人應嚴格執行各項規定，不得行賄、徇私舞弊；不得泄漏自己的標價或串通其他投標人哄抬標價；不得隱瞞事實真相；不得做出損害他人利益的行為。否則，該投標人將被取消投標或承包資格，甚至受到經濟和法律的制裁。

篇3：項目物業管理投標書的編寫內容

　　投標書在內容上必須嚴格根據招標單位發出的《編制標書的項目和要求》來編制。由于招標物業的具體情況不同，招標單位的要求不同，因此投標書內的項目和要求也各不相同。通常物業管理投標書項目主要有以下11項：

　　一、 管理方式

　　投標單位主要是依據招標的物業現狀以及自身的專業經驗和優勢，選擇最適合的招標物業的管理方式。比如選擇獨資管理方式，還是股份制的管理方式，仰或是有限責任公司的管理形式等等，對目標物業的管理與現在的物業管理企業正在管理的物業之間采取形式的聯系等等。

　　二、管理組織架構

　　所謂管理組織架構就是介紹目標物業的組織機構，根據目前我國物業管理發展情況來看，物業管理組織機構有三個特征：

　　1、 管理體制

　　管理體制主要有三類：

　　(1) 總經理負責制;

　　(2) 董事會下的三總師負責制;

　　(3) 董事會下的總經理負責制。

　　2、 管理方法

　　目前國內的管理方法有兩種：

　　(1) 垂直領導方式(直線式管理模式)。優點是政令淌通，管理到位，管理層直接對成本，對管理質量負責。缺點是人力資源分散，橫向協調配合困難。

　　(2) 矩陣式領導方式。這種方式的優點是充分利用人力資源，調動個方面的積極性，可采用現代化管理手段進行管理。缺點是管理結構穩定性較差，人員經常變動，容易形成多頭領導。這種方法適用于多品種而且形成規模的物業管理。

　　3、 機構的設置

　　根據管理物業的多少，以及業主的需求來確定管理組織結構。目前我國物業管理體制下的物業管理的管理機構有以下幾種：

　　(1) 三部一室。即機構具體設置為：辦公室、財務部、管理部、工程部。

　　(2) 四部一室。即機構具體設置為：辦公室、財務部、管理部、工程部、經營服務部。

　　(3) 六部一室。即機構具體設置為：辦公室、財務部、管理部、工程部、房產部、社區文化部、公關部。

　　除了機構明確以外，對參加管理服務人員的素質構成要進行策劃、培訓。比如目標物業管理的管理經理、副經理，他們的文化層次，年齡結構，工作經驗，都應明確規定下來。然后對從事目標物業管理服務的人員結構也要明確，對他們的文化素質，工作能力，基本條件都要提出要求，甚至要制定好接受目標物也管理以后的人才培訓計劃。

　　三、管理費用的收支預算方案

　　經費是物業管理運轉的基礎和保證，所以對目標物業必須要進行經營測算。測算應本著“實事求是”、“取之于民、用之于民”、“用戶至上、服務第一”、“根據物業功能、分層次收費”等原則進行。

　　1、 收入測算

　　物業管理費用主要來源于物業管理服務收取的各類費用。因此，該收的費用都要收齊，不能漏收。通常收費的項目有：

　　(1) 目標物業的管理費用。按照政府物價部門核準的標準進行測算。

　　(2) 物業管理企業根據所給的營業用房而開展“三產”經營獲得的收入。

　　(3) 維修基金每年可取的利息金額。

　　(4) 其他方面的服務收入。

　　2、 支出預算

　　圍繞著目標物業開展管理服務所支出的成本核算。通常有：

　　(1) 人員工資、福利、津貼、獎金，以及其他各類保險支出。

　　(2) 各類服務成本的開支。例如，能源有水，電，氣，汽油等的消耗;各種設備的添置;各類服務所需要的的消耗品。

　　(3) 物業管理企業正常的辦公管理服務所需要的各項開支。

　　(4) 其他有關各項的開支等。

　　通常根據招標文件的要求，要進行3年預算。

　　四、管理操作

　　這部分要求細化，他體現出物業管理企業的管理水平、管理質量，以及規范化的管理的標準，從這些制度中可以看出物業管理企業的實力、能力，所以各物業管理企業都對此很重視。其通常分為兩大類：

　　1、 根據目標的物業情況，認真制定相應的規章制度。