高新技術公司6S管理手冊：6S要求參照標準(2)

　　第二節 辦公室標準

　　一、文件夾

　　1、所有文件應分類分夾管理，每一類文件應附有文件登錄表，格式可根據其性質、用途自行設計，有明確的文件標識以便于索引查詢，做到能夠在最短時間內查詢到所需文件。

　　2、采取形跡管理法，便于隨時了解文件的動向，固定文件的放置順序。

　　二、資料柜、文件柜

　　1、資料柜上應有明確的標識，標識上明確注明所放物品類別，責任人。

　　2、資料柜里面公私物品分類堆放，物品擺放整齊，干凈有序。

　　三、辦公桌

　　1、辦公桌面無多余的物品(工作所需物品除外)，桌面干凈整齊，水杯、名片盒、文件等統一放到指定位置。

　　2、電腦應與辦公桌正面成45O角放置，主機應放到辦公桌下面。

　　3、辦公桌下面物品不能堆放太多，更不能堆放私人物品，隨時保持辦公桌下面清潔衛生。

　　4、電腦、電話用電纜、電線應根據其性質進行分類固定。

　　四、電腦管理

　　1、應保持干凈，衛生。

　　2、電腦資料應按照類別進行隨時整理，多余過時無用的資料及時刪除過濾。對重要資料要及時用軟盤或優盤備份存檔，以防病毒入侵使電腦資料被破壞。

　　3、開機等待時間不得超過10秒。

　　4、屏幕保護色為藍色。

　　5、應用軟件使用規定：

　　A、通用軟件，所有電腦只能安裝WORLD,E*CEL,殺毒軟件;

　　B、專業軟件，各部門根據其業務性質可使用其他軟件，但必須要經專業人士安裝認可，并在行政中心將其存檔備案，以備考核查詢。

　　C、所有娛樂性(如QQ聊天，騰訊TT,騰訊TM,紙牌，撲克等娛樂游戲)軟件不得安裝到電腦上，上班時間更不得玩游戲、搞娛樂。

　　6、辦公室用電腦應盡量使用同一種規格、型號，不得將不同顏色不同規格、型號的電腦進行混用。

　　五、電話管理

　　1、電話要保持干凈衛生，辦公室內電話的規格型號應統一。

　　2、隨時保持通話狀態，不可出現故障、斷線等情況。

　　3、要放在左邊，并按規定放在指定位置。

　　4、電話號碼薄放在電話正對面。

　　第三節 員工禮儀標準

　　一、生活禮儀

　　1、職員必須儀表端莊、整潔。具體要求為：

　　(1)頭發：頭發要經常清洗，梳理整齊，男性員工頭發不宜太長。

　　(2)指甲：指甲不能太長，應經常注意修剪。女性職員涂指甲油盡量用淡色。

　　(3)胡子：胡子不能太長，應經常修剪。

　　(4)女性職員化妝不能濃妝艷抹，不宜使用氣味刺激的香水。

　　(5)上班前不能喝酒或吃有異味的食品。

　　2、工作的服裝應清潔、整齊。具體要求為：

　　(1)襯衫：襯衫的領子與袖口不能臟污。

　　(2)領帶：領帶要與西裝、襯衫顏色相配，領帶不得骯臟或歪斜松馳。

　　(3)鞋子應保持清潔，不得穿帶鞋掌的鞋子。

　　(4) 女性職員要保持服裝淡雅得體。

　　(5)工作時不宜穿過分臃腫的服裝。

　　3、在公司內職員應保持優雅的姿勢和動作。具體要求是：

　　(1)站姿：兩腳跟著地，腳尖分開成45о，腰背挺直，頸脖伸直，頭微向下，使人看清你的面孔。兩臂自然，不聳肩，身體重心在兩腳中間。在上級面前，不得把手交叉抱在胸前。

　　(2)坐姿：坐下后，應盡量坐端正，把雙腿平放好，不得把腿向前向后伸，或俯視前方。要移動椅子的位置時，應先把椅子放在應放的地方，然后再坐。

　　(3)公司內同事相遇應點頭行禮表示致意。

　　(4)握手時同性間應先向地位低的或年紀輕的，異性間應先向男方伸手。

　　(5)出入房間的禮貌：進入房間，要先輕輕敲門三聲，聽到應答再進。進入后，回手關門，不能大力，粗暴。進入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事要打斷說話，也要看準時機。而且要說：“對不起，打斷你們的談話。

　　(6)遞交物件時，如遞文件等，要把正面，文字對著對方的方向遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著;至于刀子或剪刀等利器，應把刀尖向著自己。

　　(7)經過通道、走廊時要放輕腳步。無論在自己公司，還是訪問對方公司，在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹哨等。在通道、走廊里遇到上司或對方要禮讓，不能搶行。

　　二、日常工作禮儀

　　1、正確使用公司的物品和設備提高工作效率。

　　2、公司物品不能私自占用。

　　3、未經同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。

　　4、借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處。

　　5、工作臺上不能擺放與工作無關的物品。

　　6、及時清理、整理文件，對墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時關閉。

　　7、公司內以職務稱呼上司，同事間以李工、黃生、小文等稱呼，對方間以先生、小姐相稱。

　　8、正確迅速地打/接電話。

　　9、工作時間內一般不得打私人電話。

　　10、接聽電話時，至少在第三鈴響前取下話筒。通話時先問候，并自報公司、部門。對方講述時要留心聽，并記下要點。未聽清時，及時告訴對方，結束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話筒。

　　11、通話筒明扼要，不得在電話中聊天。

　　12、對不指名的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要告訴接聽人。

　　三、會客禮儀

　　1、重要對方來訪

　　(1)、接到重要對方預約，前臺應及時通知行政負責人，了解來訪人身份，來訪人數、來訪內容并報公司領導審批。

　　(2)、公司領導批準后，行政負責人以文件形式下發參觀通知書給各相關部門，注明參觀時間、來訪單位、參觀內容、接待標準、特別要求等。

　　(3)、各相關部門根據接待通知事項積極做好接待配合準備工作(各員工注意自己的形態舉止，禮貌回答來訪人員的提問，注意分寸，不該講的不要講)。

　　(4)、客人來訪，前臺應馬上起身接待，安排客人就座，端茶送水(如來訪人數多應立即通知公司相關負責人安排人員幫手)。

　　(5)、行政負責人即時通知相關負責人做好接待工作事宜。

　　2、邀請重要對方來訪

　　(1)、接公司指令邀請重要對方來訪，行政部應發邀請函，確定客人來訪時間、來訪人數、來訪身份。

　　(2)、行政負責人以文件形式下發參觀通知書給各相關部門，注明參觀時間、來訪單位、參觀內容、接待標準、特別要求等。

　　(3)、各相關部門根據接待通知事項積極做好接待配合準備工作(各員工注意自己的形態舉止，禮貌回答來訪人員的提問，注意分寸，不該講的不要講)。

　　(4)、客人來訪，前臺應馬上起身接待，安排客人就座，端茶送水(如來訪人數多應立刻通知行政負責人安排人員幫手)。

　　(5)、行政負責人即時通知相關負責人做好接待工作事宜。

　　3、重要對方臨時來訪

　　(1)、前臺文員馬上起身接待，了解來訪人身份及來訪內容。

　　(2)、由前臺文員安排就座，端茶送水，并請客人稍候。

　　(3)、前臺文員立即通知行政負責人。

　　(4)、行政負責人應馬上通知公司相關負責人做接待工作事宜。

　　4、一般對方來訪

　　(1)、前臺文員馬上起身接待，了解來訪人身份及來訪內容。

　　(2)、由前臺文員安排就座，端茶送水，并請客人稍候。

　　(3)、由前臺通知相關人員做接待工作。

　　(4)、如對方有參觀要求，接待人員必須請示公司領導得到批準后方可參觀。

　　(5)、應按來客先后，不能先接待熟悉對方。

　　(6)、如客人需要就餐，行政部應做好安排事宜。

　　5、有預約的重要對方，要表示歡迎(相關歡迎標語)。

　　6、接待對方的應主動、熱情、大方、微笑服務。

　　7、介紹和被介紹的方法：

　　(1)、無論是何種形式，關系的介紹，應該對介紹負責。

　　(2)、介紹時應先把地位低者介紹給地位高者。若難以判斷，可把年輕的介紹給年長的。在自己公司和其他公司的關系上，可把本公司的人介紹給別的公司的人。

　　(3)、把一個人介紹給很多人時，應先介紹其中地位最高的或酌情而定。

　　(4)、男女間的介紹，應先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時，若女性年輕，可先把女性介紹給男性。

　　8、名片的接受的保管

　　(1)、名片應遞給長輩或上級。

　　(2)、把自己的名片遞出時，應把文字向著對方，雙手拿著，一邊遞交一邊清楚說出自己的姓名。

　　(3)、接對方名片時，應雙手去接，拿到手后，要馬上看正確記住對方姓名，將名片收起。如遇到姓名有難認的文字，馬上詢問。

　　(4)、對收到的名片妥善保管，以便檢索。

　　四、電話接聽禮儀

　　1.左手持聽筒、右手拿筆

　　大多數人習慣用右手拿起電話聽筒，但是，在進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來發出刺耳的聲音，從而給對方帶來不適。

　　為了消除這種不良現象，應提倡用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達到與對方溝通的目的。

　　2.電話鈴聲響過兩聲之后接聽電話

　　在公司內部，很多員工由于擔心處理方式不妥當而得罪對方，從而招致老板的責備，因此，很多人都把電話當作燙手的山芋，抱有能不接電話就盡量不接電話的情緒。實際上，跟對方進行電話溝通的過程也是對員工能力的鍛煉過程。只要養成良好的接聽習慣，接電話并不是一件困難的事情。通常，應該在電話鈴聲響過兩聲之后接聽電話，如果電話鈴聲三響之后仍然無人接聽，對方往往會認為這個公司員工的精神狀態不佳。

　　3.報出公司或部門名稱

　　在電話接通之后，接電話者應該先主動向對方問好，并立刻報出本公司或部門的名稱，如：“您好，這里是某某公司......”。隨著年齡的增長，很多人的身價會越來越放不下來，拿起電話往往張口就問：“喂，找誰，干嘛......?”這是很不禮貌的，應該注意改正，彬彬有禮地向對方問好。

　　4.確定來電者身份姓氏

　　接下來還需要確定來電者的身份。電話是溝通的命脈，如果接聽者沒有問清楚來電者的身份，在轉接過程中遇到問詢時就難以回答清楚，從而浪費了寶貴的工作時間。在確定來電者身份的過程中，尤其要注意給予對方親切隨和的問候，避免對方不耐煩。

　　5.聽清楚來電目的

　　了解清楚來電的目的，有利于對該電話采取合適的處理方式。電話的接聽者應該弄清楚以下一些問題：本次來電的目的是什么?是否可以代為轉告?是否一定要指名者親自接聽?是一般性的電話行銷還是電話來往?公司的每個員工都應該積極承擔責任，不要因為不是自己的電話就心不在焉。

　　6.注意聲音和表情

　　溝通過程中表現出來的禮貌最能體現一個人的基本素養，養成禮貌用語隨時掛在嘴邊的習慣，可以讓對方感到輕松和舒適。因此，接聽電話時要注意聲音和表情。聲音好聽，并且待人親切，會讓對方產生親自來公司拜訪的沖動。不要在接聽電話的過程中暴露出自己的不良心情，也不要因為自己的聲音而把公司的金字招牌踐踏在腳底下。

　　7.保持正確姿勢

　　接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。一般情況下，當人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導致丹田的聲音無法發出;大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口干舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外，保持笑臉也能夠使對方感受到你的愉悅。

　　8.復誦來電要點

　　電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應該對會面時間、地點、聯系電話、區域號碼等各方面的信息進行核查校對，盡可能地避免錯誤。

　　9.最后道謝

　　最后的道謝也是基本的禮儀。來者是客，以客為尊，千萬不要因為電話對方不直接面對而認為可以不用搭理他們。實際上，對方是公司的衣食父母，公司的成長和盈利的增加都與對方的來往密切相關。因此，公司員工對對方應該心存感激，向他們道謝和祝福。

　　10.讓對方先收線

　　在打電話和接電話過程中都應該牢記讓對方先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“喀嗒”的聲音，這會讓對方感到很不舒服。因此，在電話即將結束時，應該禮貌地請對方先收線，這時整個電話才算圓滿結束。

　　【示例】

　　以下為接聽電話禮儀的事例：臺灣LY女士打電話給時光公司的GQ先生洽談事務。

　　TR：您好!×××公司，請問您找誰?

　　LY：請問GQ在嗎?

　　TR：請問您是哪里?

　　LY：我是臺灣LY。

　　TR：麻煩您稍等，我幫您轉接，看他在不在。

　　LY：謝謝您!

　　TR：林小姐，很抱歉!GQ出去還沒回來呢!請問您有什么事需要我轉告他。

　　LY：麻煩您幫我轉告GQ，錄像帶的腳本我已經Mail到他的郵箱中，請他回來看看有沒有需要修改的地方。

　　TR：好的，我會轉告GQ您已經把腳本SEND過來了。

　　LY：謝謝您!

　　TR：不用客氣!

　　LY：再見!

篇2：高新技術公司6S管理手冊：前言

　　高新技術公司6S管理手冊：前言

　　前 言

　　人，都是有理想的。

　　企業內員工的理想，莫過于有良好的工作環境，和諧融洽的管理氣氛。6S借造就安全、舒適、明亮的工作環境，提升員工真、善、美的品質。而對公司來說，理想的產品，最低的成本和最優的品質則是公司的最大追求目標。要實現企業內員工的理想和公司的目標，6S是最佳的管理利器，她既可以幫助員工實現夢想又可以幫助公司實現其即定目標，從而達到雙贏，塑造一流公司的形象，實現共同的夢想。

　　古語說：修身齊家治國平天下。這句話應用到今天的市場經濟和企業管理也是很有用的。很顯然連企業內部的細枝末節都沒有理順，最起碼的臟、亂、差都沒有解決，又哪來的成本差異，品質差異呢?又從何處去談市場競爭呢?

　　對此，行政中心為配合公司廣泛開展6S活動，特編寫了《6S現場管理手冊》，手冊中較為詳細的介紹了6S活動的內容、定義、目的、作用、要領、要求參照標誰、評分內容。具有一定的指導性和可操作性。為此，熱忱希望廣大員工對該手冊勤學習，多領會，常行為，并循序漸進，持之以恒，不斷規范自己的工作行為。促使6S活動向“形式化→行事化→習慣化”演變，為公司的穩步發展打下堅實的基礎。

　　制定人：zz

　　二零**年*月一日

篇3：高新技術公司6S管理手冊：6S管理活動的內容

　　高新技術公司6S管理手冊：6S管理活動的內容

　　第一章 6S管理活動的內容

　　1955年，日本企業針對地，物，提出了整理，整頓2個S。后來因管理的需求及水準的提升，才陸續增加了其余的4個S。從而形成了廣泛推行的6S架構，也使其重點由環境品質擴及到人的行為品質，在安全，衛生，效率，品質及成本方面得到較大的改善。

　　6S活動的內容：包括對現場的整理，整頓，清掃，清潔, 安全和素養。由于他們日文羅馬拼音的字頭均為S，故稱6S。

　　1S 整理：

　　把工作場地內邊邊角角的東西清理掉，把不常用的東西放遠一點，把偶爾使用的東西集中存放，把經常用的東西放在作用區內。

　　目的：騰出空間，提高生產效率。

　　2S 整頓：

　　即定置存放，把需要的東西擦拭干凈，清掃設備和作業場地。

　　目的：排出尋找物品或工具所占用時間的浪費。

　　3S 清掃：

　　徹底清除污垢，用的東西要擦干凈，清掃設備和工作場地。

　　目的：使不足，缺點顯現出來。

　　4S 清潔：

　　任何時候都要維持高水準的工廠整潔，其要點是不搞突擊，貴在堅持和保持，清潔就是美觀，讓人舒服。

　　目的：防止產品的污染和浪費，能留住優秀的員工。

　　5S 安全：

　　即遵守作業指導書和操作規程，其要點是不違章操作。

　　目的：穩定產品品質，提高生產量，排出各種危險事故，降低公司的風險。

　　6S 素養：

　　訓練員工追求良好的工廠整潔，有自律精神，要求員工嚴守作業規則，保持良好的工作習慣，職工自覺動手，創造一個整齊，清潔，方便的工作現場。

　　目的：遵章守紀，嚴格要求自己，加強個人修養從而提升公司的形象和知名度。

　　開始6S活動的意義在于創造一個文明良好的工作環境，是工作環境人性化，工廠合理化，實現安全生產，高生產率和零浪費。