物業行政事務制度：檔案管理

　　檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為加強公司檔案管理工作，完整地保存和科學地管理公司檔案，充分發揮檔案在公司發展中的作用，根據國家有關檔案法律法規，結合公司實際情況，特制定此辦法。

　　第二條 公司檔案包括公司在各項經濟活動中形成的全部檔案的總和，按保存時間分為永久保存(五十年以上)、長期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。

　　第三條 公司檔案管理遵循統一領導，集中管理的原則，由綜合部加強對公司檔案管理的領導，負責建立健全檔案工作制度，以達到檔案完整、準確、安全和有效利用的目的。

　　第二章 檔案管理工作機構和管理員職責

　　第四條 公司檔案管理由綜合部統一領導，由業務素質過硬，熱愛公司的專職人員擔任，同時其他各部門要設置兼職的檔案管理員。

　　第五條 檔案管理人員基本職責：

　　一、認真貫徹集團公司有關的檔案管理制度;

　　二、忠于職守，嚴格執行檔案管理制度，維護檔案的完整與安全。

　　三、負責統一管理公司全部檔案(除公司另有管理規定的特殊資料外)。

　　四、負責建立健全公司檔案管理的工作方針、工作目標、工作程序。

　　第三章 檔案的形成

　　第六條 歸檔文件要求書寫工整，圖樣清晰，材料完整，能準確地反映公司本次活動的真實內容和整個過程。

　　第七條 檔案材料必須遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。

　　第八條 檔案管理員必須按集團公司檔案管理的有關制度和要求定期編制各類材料的歸檔范圍。

　　第九條 各部門工作人員因公外出參觀學習等活動中帶回的材料要及時歸檔。

　　第十條 各項經濟活動中形成的文件材料在次年5月份前必須完成歸檔，公司檔案管理員要督促各部門執行。

　　第四章 檔案管理

　　第十一條 公司檔案管理員必須對公司各部門移交的檔案按規定進行分類：

　　一、根據集團公司檔案分類編號的有關規定進行檔案分類編號，并要求保持一定的穩定性，不得隨意改動。

　　二、分類和編號要遵循材料的形成規律，要求為檔案的保管和利用提供方便。

　　三、公司各項經濟活動、技術性及財務等管理性文件，要按其文件內容分別歸入各類檔案中統一編號。

　　第十二條 公司綜合部要根據需要編制案卷總目錄、全引目錄、專題目錄、分案目錄、底圖目錄等不同形式的檢索工具，并且進行檔案著錄工作，便于查找利用。

　　第十三條 檔案保管要求：

　　一、對底圖保管必須采取平放或卷放，不允許折疊保管。

　　二、聲像檔案要統一分類編號，單獨存放。

　　三、實物檔案要統一編號集中保管。

　　第十四條 經鑒定需要銷毀的檔案，要編制銷毀清冊，經批準后指派專人負責監銷，并由監銷人員在銷毀清冊上簽字。

　　第五章 移交和利用

　　第十五條 公司檔案室要按集團公司檔案有關規定及時向集團檔案室移交有關檔案。

　　第十六條 公司檔案應簡化借閱程序，做到科學而不繁瑣，利于公司員工查閱檔案。

　　第十七條 公司檔案原則上不借出，若特殊情況，須由檔案主管領導簽字，并進行登記，但不得超出三天。

　　第十八條 公司檔案原則上不外借，僅供內部參閱。若情況特殊，經主管領導簽字同意，可借出復印件，原件概不外借。

　　第六章 附則

　　第十九條 本辦法自下發之日起執行，解釋權歸綜合部。

篇2：公司行政管理制度:檔案管理制度

　　公司行政管理制度：檔案管理制度

　　檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。

　　第一節檔案范圍

　　公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

　　其中，文件包括：規劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協議、內外行文等。

　　第二節檔案分類及編號

　　一、檔案按其內容及關聯部門可分為六大類：

　　1、行政類

　　2、財務類

　　3、人事類

　　4、業務類

　　5、工程類

　　6、拓展類

　　二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第三節第二條。

　　三、檔案編號以"一案一號"為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。

　　四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。

　　第三節機要檔案

　　一、機要檔案按其內容分為"絕密"、"機密"、"秘密"三級。其中：

　　二、劃分標準：

　　絕密檔案包括：

　　公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。

　　機密檔案包括：

　　1、財務資料；

　　2、公司重要會議紀要；

　　3、公司經營情況；

　　4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；

　　5、技術資料；

　　6、金額在10萬-100萬元的合同。

　　秘密檔案包括：

　　1、重要項目資料；

　　2、項目合同協議。

　　第四節檔案裝訂

　　一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。

　　二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

　　第五節保存期限

　　檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：

　　一、永久保存：1、公司章程；2、股東名簿；3、股東會、董事會、監事會會議紀要；4、公司證照；5、各級批文；6、印鑒；7、公司年度經營計劃；8、公司年度經營總結；9、年度財務報表；10、技術資料；11、不動產所有權狀及其他債權憑證；12、人事資料；13、大型活動圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的文書。

　　二、十五年保存：1、會計憑證；2、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定執行)

　　三、五年保存：1、期滿或解除的合同協議；2、完結后的項目方案；3、其他經核定須保存五年的文書。

　　四、一年保存：1、部門工作計劃及工作總結；2、完結后的部門請求報告；3、完結后無長期保存必要文書。

　　五、公司規章制度由總經理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。

　　第六節保管部門

　　一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。

　　二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

　　三、股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書保管。

　　四、其他檔案均由總經辦指派專人保管。

　　第七節檔案移交

　　一、公司各類證照、批文在頒發之日起移交總經辦。

　　二、公司章程，股東會、董事會、監事會會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交總經辦。

　　三、合同協議應在簽訂之日移交總經辦。

　　四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

　　五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。

　　六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

　　七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經辦留存一份。

　　第八節檔案調閱

　　一、因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》（附表3），并經相應核準人核準后方可調閱。

　　二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準，跨部門檔案調閱須總經辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。

　　三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。

　　四、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱

人。

　　五、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

　　六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

　　七、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。

　　第九節檔案銷毀

　　一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

　　二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經相應核準人核準后方可銷毀。

　　三、部門內部檔案由部門經理核準銷毀；機要檔案由總經理核準銷毀；其余檔案由主管副總經理核準銷毀。

　　四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經辦指定專人監督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。

　　五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。

　　六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經辦一份。

　　第十節其他

　　一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

　　二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。

　　三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。

　　四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。

　　五、以上表格均由總經辦統一編號。

　　六、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。

篇3：物業公司行政工作制度:收發文檔案管理

　　物業公司行政工作制度：收發文及檔案管理

　　3收發文及檔案管理

　　3.1文件定義

　　3.1.1本規定所提的文件是指：證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發出的電子郵件等文件。

　　3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞，即收到和發出的電子郵件不具有法律效力。

　　3.2收發文管理

　　3.2.1收文

　　3.2.1.1收到的文件（包括通過前臺之外來文件，以及內部各部門/管理處文件（密件除外），由物管公司秘書或各管理處行政人員負責收文登記；另物管公司秘書必須在項目管理中心內部網頁進行收文登記。無具體收文部門的文件，由資源部負責收文登記。

　　3.2.1.2收文登記后，及時報公司總經理/管理處主任或授權人簽署意見，再轉交收件人/跟進人處理。無總經理/管理處主任簽署意見的文件，可不予處理。

　　3.2.1.3文件執行或處理完畢后，由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔，重要的文件正文（如有）物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。

　　3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫《收文登記表》。

　　3.3發件

　　3.3.1起草：由需要發件的部門/管理處起草文件。

　　3.3.2編號：對外公文由物管公司秘書上公司網登記索取編號。管理處內部發文由管理處行政人員負責統一編號及填寫《發文登記表》。

　　3.3.3打?。河砂l文部門/管理處負責。

　　3.3.4校對、簽署

　　由發文部門/管理處負責，部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發件人、管理處主任及物管公司總經理的簽名；以管理處名義發出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。

　　3.3.5申請蓋章

　　由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章，按項目中心有關圖章的管理規定執行，文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。

　　3.3.6發出：由發件部門/管理處負責，并作出發文、簽收登記。

　　3.3.7內部傳閱

　　收件人依據傳閱批示盡快傳閱，不應拖延。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。

　　3.3.8歸檔

　　具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室；其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管和處理，做好文件類別、保存份數、存放方式和存放地址等情況的登記。

　　3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發文登記表》。

　　3.4文件保管及處理

　　3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。

　　3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發的文件按不同的類別進行分類，具體類別根據各自的具體情況制定，做到科學、系統、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規則，每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。

　　3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。

　　3.4.4定期組織清理文件（每年的6月和12月）。由各管理處指定專人負責，根據文件的內容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如：

　　3.4.4.1對于保管期限已到的文件，集中銷毀，并做好注銷的登記手續，包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人（管理處主任/物管公司經理）等；

　　3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經常使用的文件，按類別進行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上；

　　3.5檔案管理

　　3.5.1文件的移交

　　3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規定期限內由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室，具體移交期限如下：

　　3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件，應在辦妥后一周內由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。

　　3.5.1.3一般工作性文件，可按工作進度作階段性定期移交。

　　3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫申請，交到項目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點無誤后，予以簽名確認。

　　3.5.2檔案的保管

　　公司的檔案由資源部指定專人進行保管，一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據公司檔案編號的規則，將文件進行編號，分類存放。

　　3.5.3檔案信息的使用

　　3.5.3.1復印檔案

　　公司規定可按暨定的權限進行復印檔案，但必須填寫《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類，由物管公司秘書統一向項目中心行政及信息管理部辦理。

　　3.5.3.2檔案原件的借用

　　1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》，交物管公司經理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。

　　2）檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的，須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。

　　3）檔案借用人應有高度責任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。

　　3.5.3.3檔案原件的歸

還

　　1）借用人將檔案歸還時，須經項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名確認。

　　2）檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人，證明已歸還檔案，完檔案歸還手續。

　　3.5.3.4檔案原件的處理

　　由物管公司秘書統一交項目中心檔案室存檔。

　　4月報制度

　　4.1月報制度：每月25日前，各管理處以規定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。

　　4.2香港月報制度：每月28日前，各管理處以規定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。