文 件 名:質量記錄的編寫

　　●質量記錄的概念

　　(1)質量記錄是記載本組織的產品或服務過程質量形態、質量管理體系運行狀態和結果的文件。

　　就服務質量形成狀態來說，不僅記載其質量從始到終的形成過程狀態，也應記載其質量形成的最終狀態和結果。

　　基于以上的質量記錄的內涵，各組織在確立質量記錄的對象時，可以根據實際需要和合同要求而定。質量記錄不只是記載產品質量最終狀態或結果，質量記錄應記載整個產品質量功能產生、形成、驗證、保持和實現全過程和體系運行過程及其結果。

　　(2)質量記錄是反映一個組織的產品滿足質量要求程度或質量管理體系運行有效與否 的客觀證據的文件。

　　質量記錄應該能夠直接、間接地證明服務工作能否滿足技術要求、合同要求和法規要求，能夠證明本組織的質量管理體系是否按規定條件運行，是否達到預期的有效性。在合同環境下應能證實組織按合同規定履行了相應要求，并已獲得了滿意的結果。

　　(3)質量記錄是進行可追溯性，采取糾正和預防措施，進行質量改進的重要依據。

　　服務質量管理活動的追溯主要是依據質量記錄。采取糾正措施以及進行質量改進活動也都需要依靠質量記錄所提供的信息來分析評價和驗證。

　　(4)質量記錄表格應受控,填好的記錄應管理。

　　對質量記錄表格應像文件一樣進行控制，對填寫好的質量記錄，應制訂質量記錄的標識、編目、歸檔、存貯、保管和處理程序，并貫徹執行。特別要明確規定每種記錄的保存期。

　　●質量記錄編制原則

　　(1)必要性

　　從整體上考慮質量記錄必須能夠充分地證實質量活動及服務質量形成的全過程，必須有充分 的數據、證據證明體系運行的有效性。但并不是說質量記錄越多越好，在編制時必須對各項 記錄進行重要性、必要性、使用價值等方面逐一評審和取舍，只挑選必要的原始事實和數據 作為質量記錄。

　　(2)規范化

　　編寫質量記錄要盡量采用統一的格式和內容使之規范化，以便于對其進行管理，也便于運用 計算機進行處理。

　　(3)經濟實用性

　　要獲得信息需要支付費用，因此一定要注意信息成本，要經濟實用不要搞花架子，對于在現 有條件下無法保證其準確性的或對目前工作沒有多少意義的信息應考慮不作為質量記錄。 記錄質量信息一定要考慮本部門、本組織的具體情況，按輕重緩急作出取舍。

　　●質量記錄的基本內容

　　(1)管理評審記錄。

　　(2)員工教育、培訓、技能和經驗的適當記錄。

　　(3)與服務有關要求的評審結果及評審所引發的措施的記錄。

　　(4)確定與服務要求有關的設計和開發輸入的記錄。

　　(5)設計評審結果及任何必要措施的記錄。

　　(6)設計驗證結果及任何必要措施的記錄。

　　(7)設計確認結果及任何必要措施的記錄。

　　(8)設計和開發更改的記錄。

　　(9)設計和開發更改的評審結果及任何必要措施的記錄。

　　(10)供方評價結果及評價所引發的任何必要措施的記錄。

　　(11)產品惟一性標識記錄。

　　(12)顧客財產發生丟失、損壞或發現不適用情況的記錄。

　　(13)監測裝置自行校準或驗證依據的記錄。

　　(14)監測裝置失效時，對以往測量結果的有效性進行評價的記錄。

　　(15)內部審核記錄。

　　(16)產品檢測符合接收準則及產品放行人員的記錄。

　　(17)不合格的性質及隨后采取任何措施的記錄。

　　(18)采取糾正措施的記錄。

　　(19)采取預防措施的記錄。

　　●質量記錄編制的要求

　　(1)記錄名稱

　　質量記錄的名稱應簡潔明了，準確地體現所要記錄的對象或記錄的內容。

　　例如：合同評審報告

　　進貨檢驗記錄

　　(2)記錄編號

　　質量記錄應進行統一編號以便進行控制，常用的編號包括記錄代號、記錄分類號、版本號 、 順序號等。組織可根據自己的具體情況設計質量記錄編碼系統?？傊?，記錄表格是受控 文件，要很好地管理。

　　(3)記錄內容

　　按記錄對象要求，確定記錄表格和記錄內容，并要求在實際操作中認真填寫。

　　(4)記錄人員

　　在記錄表上設計好記錄人員簽寫欄，包括操作人員、檢驗人員、技術人員、管理人員或有關 審核人員等。

　　(5)記錄時間

　　一般情況下，年、月、日的填寫設計在記錄表的首部或尾部。時、分、秒的填寫設計在記錄 欄目中，根據活動程序的時間進行準確的填寫。

　　以上主要講述了記錄表中通常包含的內容，每個組織可以根據自己不同的需要和實際情況，靈活進行編制?？偟脑瓌t是能夠準確、充分地記錄證實質量活動的過程和結果。

篇2：某物業公司質量記錄的管理規定

　　 　　某物業公司質量記錄的管理規定

　　1.0目的

　　規范對記錄進行設計、編號標識、收集、編目、查閱、申購、領用、歸檔、貯存、保管和處理的職責和方法，以證明各項服務活動符合規定的要求，并為公司管理體系的有效運行提供可追溯性的證據。

　　2.0適用范圍

　　本規定適用于本公司所有與質量管理工作有關的記錄的控制。

　　3.0職責

　　3.1物業品質部職責

　　3.1.1質量管理記錄控制的歸口管理部門，負責制定本制度。

　　3.1.2負責記錄的編號標識、編目、申購、發放、歸檔、登記和處理;

　　3.1.3負責監督、指導各部門有關記錄的設計、填寫和管理;

　　3.1.4負責歸口管理項目記錄的設計、收集、歸檔、借閱管理。

　　3.2各單位職責

　　3.2.1各部門負責本部門歸口管理的記錄的設計、收集、歸檔、借閱、管理。

　　3.2.2負責按要求填寫各種記錄。

　　3.2.3負責按要求及時提供本部門的有關記錄以供查詢。

　　4.0控制程序

　　4.1記錄的設計、編號、編目管理

　　4.1.1設計：

　　(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項目，需要增加表格的由使用部門制定，填寫《質量記錄增減申請表》經項目負責人審核，品質部審批和統一編號后遞公司領導審批，經公司批準后使用。

　　(2)質量記錄是執行有關要求、規定或制度的個體體現，在提出增加質量記錄表格申請時，必須附上有關規定或制度。

　　(3)當已發布的表格不能在某項工作中通用、兼容或空缺時，使用部門可提出申請增減質量記錄表格，經品質部審核，公司領導批準后方可使用。

　　4.1.2修改：已發布的表格不能適應工作需要，使用部門可填寫《質量記錄更改申請表》提出更改申請，并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。

　　4.1.2編號：記錄表格由品質部按《文件控制程序》對各種記錄表格進行編號。

　　4.1.3編目

　　(1)品質部負責對記錄進行編目，制定公司《質量記錄一覽表》。

　　(2)各部門負責編制本部門的《質量記錄一覽表》。

　　4.2記錄的發放、收集、歸檔保管、借閱管理

　　4.2.1發放、收集

　　(1)空白表格由物業品質部統一管理，各部門根據需要填寫《質量記錄領用申請表》經部門負責人審批后報品質部。

　　(2)每月20日前，各單位遞交《質量記錄領用申請表》，品質部在本月結束前將記錄發放到位，申請單位在《質量記錄發放記錄》上簽收后返回發放記錄。

　　(3)品質部要及時掌握存記錄情況，根據庫存情況組織印刷并填寫《質量記錄印刷申請表》報公司領導審批后組織印刷。

　　4.2.2歸檔保管

　　(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規定歸檔，下半年使用的記錄于次年2月前按規定歸檔。

　　(2)各部門應按記錄的分類制定記錄歸檔清單，并將歸檔清單報品質部，歸檔記錄由各部門保管存放。

　　4.2.3借閱

　　(1)歸檔記錄借閱，由借閱人提出申請，經品質部負責人批準后，品質部辦理借閱手續。

　　(2)在工作現場借閱記錄應經使用部門負責人批準后方可借閱，一般情況下嚴禁將工作記錄帶出使用場所。

　　(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內外部審核等)，經記錄保管部門負責人批準后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負責人保存,并負責按期收回被借記錄。

　　(4)文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進行檢查，及時追回借出文件，防止文件丟失情況發生。

　　(5)行政人事部在有員工離職或調離工作崗位的，要及時知會相關部門查閱是否有借出文件，以便及時收回借出文件。

　　4.3記錄的填寫、更改、使用保管

　　4.3.1填寫、更改

　　(1)記錄應填寫及時、清晰、準確,不能隨意涂改，除備注欄外其他欄目不能出現空格，如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內容。

　　(2)發現有隨意更改的記錄,應追究當事人責任。

　　4.3.2使用保管

　　(1)工作現場的記錄應用按月進行裝訂，保持文件記錄的完整、清潔。

　　(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現場，如要帶出按規定4.2.3規定行。

　　(3)記錄按《質量記錄一覽表》上規定的年限進行保管。

　　5.0支持文件

　　5.1《文件控制程序》

　　6.0質量記錄

　　6.1《質量記錄領用申請表》WY/QR-WY-017

　　6.2《質量記錄印刷申請表》WY/QR-WY-018

　　6.3《質量記錄一覽表》WY/QR-WY-001

　　6.4《文件借閱登記表》WY/QR-WY-019

　　6.5《質量記錄更改申請表》WY/QR-WY-020

　　6.6《質量記錄增減申請表》WY/QR-WY-021

　　6.7《質量記錄發放記錄》WY/QR-WY-022

篇3：M物業質量記錄控制程序

　　M物業質量記錄控制程序

　　1目的

　　對質量管理體系所要求的記錄予以控制。

　　2范圍

　　適用于為證明服務符合要求和質量管理體系有效運行的記錄。

　　3職責

　　3.1質管部負責監督、管理各部門的質量記錄。

　　3.2各部門資料員負責收集、整理、保管本部門的質量記錄。

　　3.3管理部檔案室負責保管超過一年的質量記錄。

　　3.4各部門負責人負責批準本部門編制的質量記錄格式。

　　4程序

　　4.1各部門資料員負責收集、整理、保存本部門的質量記錄。

　　4.2質量記錄的標識編號

　　質量記錄的標識編號按《文件控制程序》執行。

　　4.3質量記錄填寫

　　4.3.1質量記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項目，應能說明理由，并將該項用單杠劃去;各相關欄目負責人簽名不允許空白。

　　4.3.2如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應采用單杠劃去原數據，在其上方寫上更改后的數據，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。

　　4.4質量記錄的保存、保護

　　4.4.1各部門的資料員必須把所有質量記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風，干燥的地方，所有的質量記錄保持清潔，字跡清晰。各部門按規定的期限保存記錄，對于保存一年以上的記錄交檔案室保存。

　　4.4.2質管部編制《質量記錄清單》，將公司所有與質量管理體系運行有關的記錄匯總，包括名稱、編號(版本)、保存期等內容，交管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應將本部門使用的《質量記錄清單》作為部門工作手冊的附錄，并匯總本部門的質量記錄原始樣本。

　　4.4.3質管部每3個月要檢查一次各部門質量記錄的使用、管理情況。

　　4.5質量記錄發放、借閱和復制

　　a)各部門填寫《文件發放、回收記錄》，向質管部領用所需記錄空白表;

　　b)各部門保管的質量記錄應便于檢索，需借閱或復制者要經相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制記錄》，由記錄管理人登記備案。

　　4.6質量記錄的銷毀處理

　　質量記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時，由檔案室主管人員填寫《文件銷毀記錄》，交質管部審核，報管理者代表批準，由授權人執行銷毀。

　　4.7記錄格式

　　4.7.1各部門的質量記錄格式，由各部門經理負責組織編制，部門經理審批，交質管部備案。

　　4.7.2各相關部門可根據工作需要提出記錄格式設計更改，執行《文件控制程序》有關文件更改的規定。

　　5相關文件

　　《文件控制程序》。

　　6質量記錄

　　6.1《質量記錄清單》。

　　6.2《文件發放、回收記錄》。

　　6.3《文件借閱、復制記錄》。

　　6.4《文件銷毀申請》。