工程管理部資料管理制度

　　目的

　　對工程管理部所有的文件資料及書籍進行有效控制和管理。

　　工程文件資料

　　1.下發的公司文件；

　　2.工程技術書籍；

　　3.與工程有關的政府批文（包括復印件）；

　　4.勘察、設計、施工等有關合同（包括復印件）；

　　5.工程管理部來往文件；

　　6.工程管理部管理制度；

　　7.工作記錄；

　　8.工程地質勘察報告；

　　9.設計圖紙、文件及圖形磁盤；

　　10.施工承包商提交的文件；

　　11.現場簽證單及現場簽證跟蹤單（經濟和工期）、設計變更及設計變更跟蹤單（經濟和工期）；

　　12.竣工圖和竣工資料；

　　13.工程管理部內部各項計劃、文件、報告等；

　　14.其它資料。

　　必須歸檔的工程資料

　　對于必須歸檔的工程資料，資料員應及時了解情況，向有關部門索要資料。

　　其中包括：

　　1.與工程有關的政府批文；

　　2.勘察、設計、施工等有關合同；

　　3.設計圖紙、文件及圖形磁盤；

　　4.竣工圖和竣工資料；

　　5.依照深圳市城市檔案管理處規定必須歸檔的文件。

　　資料室文件資料管理

　　一、文件

　　1.政府來文

　?。?）政府來文是指：政府部門所批的各種批文及通知等；

　?。?）資料員在收到來文后，填好《政府文件登記表》(表4-17-1)，填寫《來文處理單》(表4-17-3)，然后送工程管理部經理審閱；

　?。?）工程管理部經理審閱后，認為需要下發的做出批示，由資料員進行復印、下發，并填好《文件發放登記表》(表4-17-2)，原件不得下發；

　?。?）不能下發的文件，在工程管理部經理批示后可到資料室閱覽。

　　2.內部文件

　?。?）內部文件是指：公司文件及合同等；

　?。?）工程管理部經理在收到內部文件后交資料員；

　?。?）資料員收到文件后對其進行統一編號，分類填好《文件登記表》（表4-17-7）和《合同登記表》(表4-17-6)；

　?。?）內部文件一般不得借閱，工程管理部內部員工可到資料室進行閱覽；

　?。?）若確有需要借閱，應有工程管理部經理的批準簽字。

　?。?）內部文件重新改版后資料員應將舊版文件交工程管理部經理審核，工程管理部經理批示是否消毀。

　　3.其它文件的收發

　?。?）這里主要是指：外部文件及資料等；

　?。?）資料員在收到文件后填好《文件登記表》(表4-17-7)；

　?。?）資料員登記后填寫《來文處理單》(表4-17-3)，然后送工程管理部經理審閱；

　?。?）由工程管理部經理批示來文是否需下發、轉發以及轉發部門；

　?。?）資料員根據工程管理部經理批示進行文件的下發、轉發，并填好《文件發放登記表》(表4-17-2)。

　　二、專業書籍管理

　?。?）專業書籍的購買是由各專業工程師提出，經領導批準，資料室統一購買；

　?。?）資料員應對專業書籍進行詳細登記，填好《專業書籍登記表》（表4-17-4）；

　?。?）借閱的書籍資料員應填好《專業書籍借閱表》（表4-17-5）；

　?。?）已過時的舊版書籍，資料員應及時整理，建議重新申請購買；

　?。?0）對于離職、離崗人員借閱的書籍，資料員應及時索要。

　　三、資料錯漏管理

　　a)凡是資料室下發的資料，接收人若發現有錯漏之處，為避免出現混亂，必須將錯漏之處列項發文到資料室；

　　b)資料室收到文交工程管理部經理審閱后再將文傳到相關部門。相關部門出變更文件，由資料室跟蹤、發文。

　　項目部資料管理

　　i.文件收發

　?。?）項目部在收到資料室的發文后，由項目主管視文件內容下發，并填好《文件發放登記表》（表4-17-2）；

　?。?）項目主管收到其它單位來文后，項目主管審閱后送交資料室處理。

　　ii.資料錯漏管理

　　參閱資料室文件資料的接收與發放。

　　資料分類與編號

　　1.文件資料編號

　　I.政府來文編號規則：

　　"（政）-分類代號-序號"

　　其中：

　　分類代號：

　　JS：建設局；

　　GT：國土局；

　　*F：消防局；

　　ZJ：質檢站；

　　QT：其它。

　　II.公司內部文件編號：

　　"（內）-分類代號-序號"

　　其中：

　　分類代號：

　　ZZ：職責；

　　ZD：制度；

　　QT：其它。

　　III.其它文件編號：

　　"（文）-分類代號-專業代號-序號"

　　其中：

　　分類代號：

　　HT：合同；

　　TZ：圖紙；

　　BG：設計變更；

　　QZ：簽證單；

　　SG：施工單位提交的文件；

　　DZ：電子文檔；

　　QT：其它。

　　專業代號：

　　J：建筑；

　　G：結構；

　　S：給排水；

　　N：采暖、通風；

　　D：電氣；

　　R：弱電；

　　Q：其它。

　　2.工程技術書籍編號規則：

　　"（書）-分類代號-專業代號-序號"

　　其中：

　　分類代號：

　　GF：規范、標準和規定；

　　SC：技術手冊；

　　BZ：各專業標準圖；

　　C*：計算機程序盤；

　　QT：其它工程技術書籍。

　　專業代號：

　　J：建筑；

　　G：結構；

　　S：給排水；

　　N：采

暖、通風；

　　D：電氣；

　　R：弱電；

　　Q：其它。

　　相關記錄和表格

　　4-13-1政府文件登記表

　　4-13-2文件發放登記表

　　4-13-3來文處理單

　　4-13-4專業書籍登記表

　　4-13-5專業書籍借閱表

　　4-13-6合同登記表

　　4-13-7文件登記表

篇2：集團企業圖書、資料管理制度

　　企業集團圖書、資料管理制度

　　一、 圖書、資料購買程序

　　1、技術類、財務類圖書、資料由工程師或財務人員提出申請，經所在部門經理、行政部經理審批后，該部門自行購買。

　　2、其他類型圖書、資料由職員向行政部提出建議，行政部審批后，由提出建議的職員自行購買或由行政部統一購買。

　　3、購買圖書、資料經手人應事先查閱行政部書目，防止重復購買。

　　二、圖書、資料保管與借閱

　　1、圖書、資料購置后，由經手人到行政部進行統一編號登記，由行政部管理。

　　2、行政部對所有圖書、資料做文本和電子版記錄，定期向全體職員發送最新書目，以便職員借閱。

　　3、職員到行政部辦理借閱手續，行政部對借閱期限及圖書資料完好度進行記錄;有借閱沖突時，由借閱職員或圖書管理負責人協調。

　　4、借閱圖書的職員應在借閱期限內歸還，原則上以兩周為限。辦理歸還手續時，行政部對圖書損壞度進行記錄。

　　5、圖書借閱期間受到損壞或丟失，借閱職員應根據情節予以賠償。

篇3：藥業公司內部資料管理制度

　　**藥業公司內部資料管理制度

　　1.目 的：公司內部資料有利于促進公司企業文化建設，增強公司形象提升公司品牌，為了加強公司內部資料的管理，特制定本制度。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司及各分子公司。

　　3.權責說明：

　　3.1成立編委會負責內部資料的組織工作。

　　3.2編委會由各單位指派一名人員組成，并由編委會選出編委會主任一名負責編委會的日常事務。

　　3.3編委會成員在此項工作中的表現將作為個人考核的參考指標。

　　4.內部資料組織

　　4.1為了提升內部資料的制作質量，各單位領導應重視內部資料的采集等工作，將此項工作納入自己的工作范圍。

　　4.2 各單位指定一名或多名記者，負責本單位內部資料的采集工作。

　　5.內部資料不得有如下內容

　　5.1反對憲法確定的基本原則的;

　　5.2危害國家的統一、主權和領土完整的;

　　5.3危害國家的安全、榮譽和利益的;

　　5.4煽動民族分裂，侵害少數民族風俗習慣，破壞民族團結的;

　　5.5泄露國家秘密的;

　　5.6宣揚淫穢、迷信或者渲染暴力，危害社會公德和民族優秀文化傳統的;

　　5.7侮辱或者誹謗他人的;

　　5.8法律、法規規定禁止的其他內容的。

　　6.酬勞：內部資料鼓勵原創，并經編委會確定后予以一定獎勵。

　　7.工作流程

　　7.1 各單位指定的記者或編委按照要求收集、整理本單位內部資料;

　　7.2 各單位領導負責審定本單位報送的內部資料;

　　7.3 將內部資料報送編委會;

　　7.4 編委會對收集到的內部資料匯總、篩選、編輯，制作內部資料初稿;

　　7.5 將內部資料初稿報送分管領導及其他相關領導審閱;

　　7.6 匯總定稿;

　　7.7 分送公司各單位。

　　8.附則

　　8.1 本制度由信息部負責解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

　　8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

　　附：內部資料流程圖：